Αιτήματα πληροφοριών προς τον μελετητή (RFI) - πώς να μη χάνονται οι ερωτήσεις του εργοταξίου

Στην πλάκα πάνω από τον τρίτο όροφο οι ξυλουργοί των καλουπιών σταματούν στις δέκα το πρωί. Στο αρχιτεκτονικό σχέδιο το άνοιγμα για τον κατακόρυφο αγωγό είναι 60 επί 80, στο στατικό είναι 60 επί 60. Ο υπεύθυνος εργοταξίου τηλεφωνεί στον μελετητή, που λέει «κάντε το 60 επί 80, θα σας στείλω λεπτομέρεια». Η λεπτομέρεια δεν έρχεται ποτέ. Η πλάκα σκυροδετείται.

Δύο μήνες αργότερα ο στατικός βλέπει το άνοιγμα και ρωτά ποιος το ενέκρινε.

Το εργοτάξιο ρώτησε σωστά και εγκαίρως. Αυτό που χάθηκε ήταν η απάντηση, επειδή ήρθε τηλεφωνικά. Το αίτημα προς τον μελετητή, που ο υπόλοιπος κόσμος ονομάζει RFI, υπάρχει ακριβώς για τέτοιες περιπτώσεις.

Τι είναι ένα RFI και πότε υποβάλλεται

Ένα RFI (Request for Information) είναι μια γραπτή ερώτηση με αριθμό, ημερομηνία, παραλήπτη και προθεσμία, για την οποία αναμένεται γραπτή απάντηση. Υποβάλλεται συνήθως από τον ανάδοχο και απαντιέται από τον μελετητή, μερικές φορές από τον πελάτη ή την επίβλεψη της κατασκευής.

Οι αφορμές επαναλαμβάνονται από εργοτάξιο σε εργοτάξιο:

• δύο σχέδια αντιφάσκουν μεταξύ τους·
• λείπει διάσταση, στάθμη ή λεπτομέρεια·
• η τεχνική περιγραφή δεν λέει ποιο υλικό ή ποια κλάση απαιτείται·
• μια συνθήκη που βρέθηκε επί τόπου δεν ταιριάζει με τη μελέτη (παλιό καλώδιο, διαφορετικό έδαφος, μετατοπισμένος άξονας)·
• το υλικό που προδιαγράφεται δεν μπορεί να παραδοθεί και προτείνεται υποκατάστατο.

Δεν είναι κάθε ερώτηση RFI. Αν ο υπεύθυνος εργοταξίου ρωτά έναν συνάδελφο πού είναι τα κλειδιά του παραπήγματος, αυτό μένει συζήτηση. Το κριτήριο είναι αν η απάντηση αλλάζει τι θα κατασκευαστεί, πόσο θα κοστίσει ή πότε θα γίνει. Αν αλλάζει κάποιο από τα τρία, η ερώτηση γράφεται.

Πώς γράφεται μια ερώτηση που απαντιέται γρήγορα

Ο μελετητής δουλεύει σε πολλά εργοτάξια ταυτόχρονα. Ένα αίτημα που τον αναγκάζει να ανοίξει τέσσερα σχέδια και να τηλεφωνήσει μόνο και μόνο για να καταλάβει τι ρωτάνε θα περιμένει. Μια καλή ερώτηση περιέχει τέσσερα πράγματα.

Πού. Έργο, υπο-αντικείμενο, όροφος, άξονας, αριθμός σχεδίου και η αναθεώρησή του. Το «Στάθμη πλάκας +9,00, μεταξύ των αξόνων 3-4 και B-C, σχέδιο K-07» γλιτώνει το πρώτο τηλεφώνημα.

Τι βλέπετε. Το γεγονός, χωρίς ερμηνεία: «Στο σχέδιο A-12 το άνοιγμα είναι 60/80 cm, στο K-07 είναι 60/60 cm.» Μια φωτογραφία από το σημείο και ένα απόσπασμα και των δύο σχεδίων με κυκλωμένη τη διάσταση λένε περισσότερα από μια παράγραφο κειμένου.

Τι προτείνετε. Ο ανάδοχος έχει συνήθως άποψη για το τι είναι κατασκευάσιμο. Το «Προτείνουμε 60/80 με πρόσθετο οπλισμό γύρω από το άνοιγμα σύμφωνα με την τυπική λεπτομέρεια» κάνει την ερώτηση κάτι που απαντιέται με ένα «ναι». Η πρόταση δεν είναι υποχρεωτική, αλλά σχεδόν πάντα συντομεύει την αναμονή.

Μέχρι πότε χρειάζεστε την απάντηση και γιατί. Το «Τα καλούπια της πλάκας ξεκινούν στις 14, χρειαζόμαστε την απάντηση έως τις 12» είναι προθεσμία που ο μελετητής μπορεί να χωρέσει ανάμεσα στα υπόλοιπα. Όλοι γράφουν «επείγον».

Είναι καλή πρακτική να υπάρχει μία ερώτηση ανά αίτημα. Πέντε ερωτήσεις σε ένα γράμμα παίρνουν τρεις απαντήσεις, και το αίτημα μένει ανοιχτό εξαιτίας των άλλων δύο.

Γιατί δεν αρκούν τα τηλεφωνήματα και η συνομιλία

Τηλεφωνικά η απάντηση έρχεται πιο γρήγορα, αλλά μετά δεν υπάρχει τρόπος να αποδειχθεί. Ένα τηλεφώνημα δεν έχει ημερομηνία ούτε κείμενο, και ένα μήνα αργότερα οι δύο πλευρές το θυμούνται διαφορετικά.

Η συνομιλία φαίνεται καλύτερη επειδή αφήνει ίχνος. Αλλά το ίχνος βρίσκεται ανάμεσα σε φωτογραφίες από το μεσημεριανό και ερωτήσεις για μια παράδοση τούβλων. Ένα μήνυμα δεν έχει κατάσταση, ούτε προθεσμία, και δεν μπορεί να απαντήσει στο ερώτημα «ποια αιτήματα προς τον στατικό περιμένουν ακόμη». Και όταν αυτός που διαχειριζόταν την ομάδα φύγει από την εταιρεία, το ιστορικό φεύγει μαζί με το κινητό του.

Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να σταματήσετε να τηλεφωνείτε. Τηλεφωνήστε, συμφωνήστε και μετά γράψτε την ερώτηση και την απάντηση στο αίτημα, με το όνομα του προσώπου που την έδωσε. Παίρνει δύο λεπτά και μετά, αντί για «μου είπε», έχετε «να τι απάντησε στις 12».

Το RFI, το βιβλίο εντολών και οι αλλαγές στη μελέτη

Αυτό το μέρος δεν αποτελεί νομική συμβουλή.

Η απάντηση σε ένα αίτημα μπορεί να είναι τρία διαφορετικά πράγματα. Κάποιες φορές είναι διευκρίνιση: η μελέτη ήταν σωστή, απλώς έπρεπε να διαβαστεί άλλο σχέδιο. Κάποιες φορές είναι οδηγία για το πώς ακριβώς να εκτελεστεί κάτι. Και κάποιες φορές είναι αλλαγή της μελέτης.

Για τη δεύτερη και την τρίτη περίπτωση η Βουλγαρία έχει διαδικασία. Σύμφωνα με το άρθρο 5(7) του Κανονισμού αρ. 3 της 31ης Ιουλίου 2003 για τη σύνταξη πρακτικών και πρωτοκόλλων κατά την κατασκευή, οι οδηγίες του μελετητή, που συνδέονται με τα δικαιώματα του δημιουργού του, για την ακριβή τήρηση της μελέτης που εκπόνησε καταχωρούνται στο βιβλίο εντολών και δεσμεύουν τους υπόλοιπους συμμετέχοντες στην κατασκευή. Και σύμφωνα με το άρθρο 7(3), σημείο 4, στοιχείο «γ» του ίδιου κανονισμού, το βιβλίο εντολών περιέχει όλες τις οδηγίες και εντολές που αφορούν την εκτέλεση των εργασιών, καθώς και τις μη ουσιώδεις αλλαγές στις εγκεκριμένες μελέτες που ορίζονται με εντολή του μελετητή.

Στην πράξη το RFI είναι το έγγραφο εργασίας: περιέχει την ερώτηση, την πρόταση, την αλληλογραφία και την απάντηση. Όταν η απάντηση είναι οδηγία ή μη ουσιώδης αλλαγή, ο μελετητής την καταχωρεί στο βιβλίο εντολών και μόνο τότε δεσμεύει όλους στο εργοτάξιο. Καλή συνήθεια είναι να βάζετε τον αριθμό του RFI στην καταχώριση του βιβλίου εντολών και να σημειώνετε την ημερομηνία της καταχώρισης στο RFI. Έτσι καθένα από τα δύο έγγραφα οδηγεί στο άλλο.

Ποια αλλαγή είναι μη ουσιώδης κρίνεται από τον μελετητή και την επίβλεψη της κατασκευής, όχι από τον ανάδοχο. Αν δεν είστε βέβαιοι σε ποια ομάδα ανήκει μια απάντηση, ρωτήστε την επίβλεψη πριν την εκτελέσετε.

Μια απάντηση που αλλάζει ποσότητες ή υλικά αλλάζει και την τιμή. Το RFI είναι τότε το πρώτο έγγραφο στην αλυσίδα που οδηγεί στην τροποποιητική πράξη, γι' αυτό αξίζει να καταγράψετε το αναμενόμενο ποσό και την αναμενόμενη καθυστέρηση την ημέρα της ερώτησης. Στις συμβάσεις FIDIC αυτή η αλυσίδα περιγράφεται με τη μεγαλύτερη λεπτομέρεια, με ρητή διαδικασία για τις αλλαγές.

Πώς παρακολουθείται η προθεσμία απάντησης

Ένα αίτημα χωρίς προθεσμία εύκολα μένει αναπάντητο. Η προθεσμία μετριέται προς τα πίσω: από την ημέρα που πρέπει να αρχίσει η εργασία σε εκείνο το σημείο, αφαιρέστε τις ημέρες για παραγγελία και προετοιμασία. Αν η σύμβαση ορίζει χρόνο απάντησης για τα αιτήματα, γράψτε αυτόν.

Μια προθεσμία έχει νόημα μόνο αν κάποιος την παρακολουθεί. Γι' αυτό κάθε αίτημα έχει ένα πρόσωπο στην εταιρεία σας που το έχει αναλάβει: υπενθυμίζει, τηλεφωνεί, κλείνει την ερώτηση όταν η απάντηση έχει εκτελεστεί. Αυτό το πρόσωπο δεν είναι ο παραλήπτης. Ο παραλήπτης οφείλει την απάντηση, ο υπεύθυνος φροντίζει να παραληφθεί.

Μία φορά την εβδομάδα, κατά προτίμηση στη σύσκεψη του εργοταξίου, περάστε από τα ανοιχτά αιτήματα: ποια έχουν καθυστερήσει, ποια καθυστερούν την εργασία και ποια έχουν ήδη απάντηση αλλά κανείς δεν τα έκλεισε. Ένα απαντημένο αίτημα που μένει ανοιχτό κάνει τη λίστα άχρηστη, επειδή δεν δείχνει πια τι περιμένει πραγματικά.

Όταν μια απάντηση καθυστερεί και η εργασία σταματά, καταγράψτε το και στο ημερολόγιο εργοταξίου της ημέρας. Το αίτημα δείχνει πότε ρωτήσατε, το ημερολόγιο δείχνει τι σας κόστισε η αναμονή.

Τα RFI στο Construction Team

Στο Construction Team τα αιτήματα βρίσκονται στην ενότητα Πεδίο, με το όνομα «Αιτήματα (RFI)». Κάθε ένα παίρνει αριθμό που προκύπτει από τον κωδικό του έργου: για έργο με κωδικό LOZ είναι RFILOZ-001, RFILOZ-002 και ούτω καθεξής.

Τι συμπληρώνεται. Το αντικείμενο, το θέμα και η ερώτηση είναι υποχρεωτικά. Τα υπόλοιπα είναι προαιρετικά: υπο-αντικείμενο, σύμβαση, προτεραιότητα, εσωτερικός υπεύθυνος, εξωτερικός παραλήπτης και προθεσμία απάντησης. Δεν υπάρχει ξεχωριστό πεδίο για πρόταση, γράφεται μέσα στην ερώτηση. Φωτογραφίες και αρχεία επισυνάπτονται στο αίτημα, είτε κατά τη δημιουργία είτε αργότερα.

Θέση στο σχέδιο. Αν στο αντικείμενο έχουν ανεβεί σχέδια, το αίτημα μπορεί να καρφιτσωθεί στο ακριβές σημείο του φύλλου. Ένα αίτημα μπορεί να βρίσκεται σε περισσότερα σχέδια, κάτι που είναι βολικό ακριβώς όταν η ερώτηση αφορά ασυμφωνία μεταξύ δύο από αυτά.

Καταστάσεις. Υπάρχουν πέντε: «Πρόχειρο», «Ανοιχτό», «Απαντήθηκε», «Κλειστό» και «Άκυρο». Με την «Υποβολή» ένα πρόχειρο γίνεται ανοιχτό αίτημα και καταγράφεται η ημερομηνία αποστολής. Όταν έρθει απάντηση, καταγράφεται ποιος την έδωσε και πότε. Επεξεργασία είναι δυνατή μόνο στα «Πρόχειρο» και «Ανοιχτό». Μετά την απάντηση το αίτημα κλειδώνει, ώστε κανείς να μην ξαναγράψει την ερώτηση για να ταιριάζει με την απάντηση. Διαγράφεται μόνο ένα πρόχειρο, και ένα αίτημα που δεν χρειάζεται ακυρώνεται και μένει στο ιστορικό.

Υπεύθυνος και παραλήπτης. Ο «Εσωτερικός υπεύθυνος» είναι ο συνάδελφος που οδηγεί το αίτημα. Ο «Εξωτερικός παραλήπτης» είναι η εταιρεία ανάμεσα στους συνεργάτες σας για την οποία προορίζεται η ερώτηση: μελετητής, πελάτης, επίβλεψη.

Απάντηση χωρίς λογαριασμό. Ο μελετητής συνήθως δεν έχει σύνδεση στο σύστημά σας. Στην «Υποβολή» μπορείτε να του στείλετε πρόσκληση με email, με σύνδεσμο προς σελίδα που δεν απαιτεί σύνδεση. Εκεί βλέπει την ερώτηση και τα επισυναπτόμενα αρχεία, γράφει την απάντηση και ανεβάζει δικά του αρχεία. Μια υποβληθείσα απάντηση αλλάζει την κατάσταση σε «Απαντήθηκε» και ο εσωτερικός υπεύθυνος λαμβάνει ειδοποίηση. Ο σύνδεσμος ισχύει 90 ημέρες και μπορεί να ανακληθεί. Η πρόσκληση λειτουργεί αν στις ρυθμίσεις της εταιρείας είναι ενεργοποιημένη η «Επιτρέπεται η δημόσια πρόσβαση για RFI». Μπορείτε και να παραλείψετε την πρόσκληση και να χειριστείτε το αίτημα μόνο εσωτερικά.

Δύο ξεχωριστά νήματα. Η «Συζήτηση» είναι για συναδέλφους και δεν βγαίνει ποτέ προς τα έξω. Η «Αλληλογραφία» γίνεται με τον εξωτερικό παραλήπτη, και εκείνος γράφει σε αυτήν από την ίδια δημόσια σελίδα. Μια απάντηση στην αλληλογραφία δεν είναι απάντηση στο αίτημα και δεν αλλάζει την κατάσταση. Εδώ καταγράφεται και μια απάντηση που ελήφθη από άλλο κανάλι: τσεκάρετε την επιλογή καταγραφής απάντησης που ελήφθη τηλεφωνικά ή με email και εισάγετε το όνομα του προσώπου που την έδωσε. Αυτό είναι το σημείο για το τηλεφώνημα από την αρχή του άρθρου.

Προθεσμία. Ένα αίτημα με κατάσταση «Ανοιχτό» και ληγμένη προθεσμία απάντησης θεωρείται καθυστερημένο. Η λίστα έχει μετρητή «Εκπρόθεσμα» και φίλτρο «Μόνο εκπρόθεσμα», και αποστέλλεται υπενθύμιση για προθεσμία που πλησιάζει και για προθεσμία που έχει περάσει.

Επίπτωση. Δύο διακόπτες: «Οικονομική επίπτωση» με εκτιμώμενο ποσό και «Επίπτωση στο χρονοδιάγραμμα» με εκτιμώμενες ημέρες καθυστέρησης. Όταν το αίτημα έχει επίπτωση στο κόστος και συνδέεται με σύμβαση, εμφανίζεται σε αυτό το κουμπί «Δημιουργία εντολής αλλαγής». Ανοίγει νέα εντολή αλλαγής (παράρτημα της σύμβασης) με συμπληρωμένο το θέμα, αναφορά στον αριθμό του αιτήματος και μία γραμμή για το ποσό που καταχωρήθηκε. Όλα μπορούν να διορθωθούν πριν την αποθήκευση, και μετά το αίτημα δείχνει σύνδεσμο προς την εντολή αλλαγής.

Κίνδυνος. Αν η ερώτηση είναι σύμπτωμα μεγαλύτερου προβλήματος στο έργο, η «Καταχώριση ως κίνδυνος» τη μεταφέρει στο μητρώο κινδύνων με συμπληρωμένα το θέμα, την περιγραφή και την επίπτωση.

Η λίστα εξάγεται σε Excel, CSV και PDF σύμφωνα με τα τρέχοντα φίλτρα. Το αρχείο έχει και τις ημερομηνίες αποστολής και απάντησης, ώστε να βλέπετε πόσο περίμενε κάθε αίτημα.

Περισσότερα για την ενότητα υπάρχουν στη σελίδα για τα RFI.

Μέχρι πού φτάνει

Το σύστημα δεν καταχωρεί τίποτα στο βιβλίο εντολών. Το βιβλίο είναι σε χαρτί, στο εργοτάξιο, και την καταχώριση σε αυτό την κάνει ο μελετητής. Στο αίτημα μπορείτε να σημειώσετε ότι έχει καταχωρηθεί και πότε, για παράδειγμα στη συζήτηση ή ως επισυναπτόμενη φωτογραφία της σελίδας του βιβλίου.

Την προθεσμία απάντησης την ορίζετε εσείς. Το σύστημα δεν ξέρει τι γράφει η σύμβασή σας.

Και κανένα λογισμικό δεν κάνει τον μελετητή να απαντήσει. Σας δίνει μια καθαρή λίστα του τι ρωτήσατε, πότε, ποιον και πόσες ημέρες περιμένετε.

Από πού να ξεκινήσετε

Στο επόμενο εργοτάξιό σας συμφωνήστε μόνο ένα πράγμα: κάθε ερώτηση προς τον μελετητή που αλλάζει την εργασία παίρνει αριθμό. Μετά τα πρώτα δέκα αιτήματα θα έχετε μια λίστα που περνιέται γρήγορα στη σύσκεψη του εργοταξίου, και θα ξέρετε ποιες ερωτήσεις απαντιούνται σε μία ημέρα και ποιες σε τρεις εβδομάδες.

Σχετικά άρθρα

• Βιβλίο εντολών του εργοταξίου - ποιος γράφει σε αυτό και τι
• Ημερολόγιο εργοταξίου - πού να καταγράψετε την αδράνεια όσο περιμένετε απάντηση
• Λίστα εκκρεμοτήτων εργοταξίου - όταν η ασαφής λεπτομέρεια έχει ήδη κατασκευαστεί λάθος
• Διαχείριση κινδύνων στις κατασκευές - το RFI ως πρώιμο σημάδι κινδύνου του έργου
• Συμβάσεις FIDIC στις κατασκευές - πώς οι αλλαγές φτάνουν στην τιμή και στον χρόνο