Λίστα ελαττωμάτων στο εργοτάξιο: από την καταχώριση έως την παραλαβή, χωρίς διαφωνίες
Την Τετάρτη το βράδυ, στο group του chat, γράφει κάποιος: «ρε, εκείνη η ρωγμή δίπλα στο υποστύλωμα στον τέταρτο διορθώθηκε;». Από εκεί και πέρα τρεις άνθρωποι σκρολάρουν προς τα πάνω, ψάχνουν τη φωτογραφία, βρίσκουν άλλη φωτογραφία από άλλη ρωγμή, και στο τέλος κάποιος λέει ότι νομίζει πως οι μπογιατζήδες πέρασαν από εκεί την προηγούμενη εβδομάδα.
Η παράδοση είναι την Πέμπτη το πρωί.
Το ακριβό σε αυτή την ιστορία δεν είναι η ρωγμή. Είναι μισή μέρα δουλειά με υλικό τριάντα ευρώ. Ακριβό είναι ότι κανείς δεν μπορεί να δείξει πότε εντοπίστηκε, σε ποιον ειπώθηκε και αν κάποιος την παρέλαβε μετά την επισκευή. Χωρίς τέτοια εγγραφή, το ζήτημα λύνεται με άλλο τρόπο: με το ποιος έχει καλύτερη μνήμη και πιο σταθερή φωνή. Συνήθως πληρώνει ο κύριος του έργου.
Πώς φτάνουμε στη διαφωνία
Η λίστα ελαττωμάτων σπάνια αποτυγχάνει επειδή οι άνθρωποι δεν ξέρουν τι πρέπει να διορθωθεί. Αυτό συνήθως το ξέρουν όλοι. Το πρόβλημα είναι στην εγγραφή.
Πιο συχνά λείπει ο συντάκτης και η ημερομηνία. Το «του το είπα επιτόπου» δεν είναι εγγραφή, και δύο εβδομάδες αργότερα οι δύο πλευρές θυμούνται διαφορετικά, η καθεμιά με την καλή της πίστη. Λείπει και η προθεσμία, και ένα ελάττωμα χωρίς ημερομηνία μέχρι πότε πρέπει να είναι έτοιμο είναι απλώς ευχή: δεν υπάρχει τίποτα ως προς το οποίο να πεις ότι καθυστερεί.
Στο τέλος λείπει και η φωτογραφία. Όχι μια οποιαδήποτε, αλλά αυτή που τραβήχτηκε με το κινητό τη στιγμή του εντοπισμού, πριν προλάβει κανείς να πειράξει τίποτα. Δείχνει την κατάσταση όπως ακριβώς ήταν, και γι' αυτό βαραίνει περισσότερο από τρεις σελίδες περιγραφή. Χωρίς αυτήν, η κουβέντα είναι λόγος εναντίον λόγου, και σε αυτή την κατηγορία κερδίζει ο πιο επίμονος.
Από εδώ και πέρα δείχνω πώς μοιάζει η τήρηση μιας τέτοιας λίστας στο Construction Team. Το demo παρακάτω περνά από ολόκληρη τη ζωή ενός ελαττώματος.
ConstructionTeamΑναζητήστε έγγραφα, αντισυμβαλλομένους, συμβάσεις...⌘KΝέο από αρχείο18ΔΔΔιαχειριστής Demo
Ελαττώματα
Εργοτάξιο / Εκκρεμότητες
Ανοιχτά
2
Σε εξέλιξη
1
Για έλεγχο
1
Κλειστά
2
Εκπρόθεσμα
2
Κάθε ελάττωμα σε όλα τα εργοτάξιά σας σε ένα σημείο: ποιος οφείλει τι, μέχρι πότε και ποιες προθεσμίες έχουν ήδη παρέλθει. Το κόκκινο δεν είναι διακόσμηση - είναι τα δύο εκπρόθεσμα ελαττώματα που μετρώνται στην παραπάνω κάρτα.
Ένα ελάττωμα, από κοντά
Κάθε ελάττωμα είναι ξεχωριστή εγγραφή με δικό του αριθμό, και ο αριθμός συντίθεται από τον κωδικό του αντικειμένου: για αντικείμενο με κωδικό LOZ τα ελαττώματα πάνε DEFLOZ-001, DEFLOZ-002 και ούτω καθεξής. Φαίνεται μικρό στην αρχή, αλλά στο εργοτάξιο κάνει τη δουλειά του. Ο αριθμός γράφεται με κιμωλία δίπλα στην ίδια τη ρωγμή και μετά βρίσκεται στη λίστα μέσα σε δευτερόλεπτα.
Στην καταχώριση υποχρεωτικά είναι δύο πράγματα: το αντικείμενο και ο τίτλος. Τα υπόλοιπα συμπληρώνονται αν είναι γνωστά εκείνη τη στιγμή, και είναι αρκετά: υπο-αντικείμενο, όροφος και άξονας σε ελεύθερο κείμενο, εσωτερικός υπεύθυνος, εργολάβος, προθεσμία, κατηγορία, προτεραιότητα. Μόνο δύο υποχρεωτικά πεδία είναι σκόπιμη επιλογή. Ένα ελάττωμα που καταχωρήθηκε βιαστικά, ενώ κάποιος γυρνούσε τον όροφο, κάνει περισσότερη δουλειά από το ελάττωμα που δεν καταχωρήθηκε καθόλου επειδή η φόρμα ζήτησε δώδεκα πράγματα και ο γύρος έπρεπε να συνεχιστεί.
Οι φωτογραφίες ανεβαίνουν στον διακομιστή αφού η εγγραφή υπάρχει ήδη. Σε αντικείμενο με αδύναμη σύνδεση, αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα σε έναν γύρο επιθεώρησης που ολοκληρώθηκε και έναν που έμεινε κολλημένος στον τρίτο όροφο.
Αν το αντικείμενο έχει μεταφορτωμένα σχέδια, το ελάττωμα μπορεί επίσης να καρφιτσωθεί απευθείας πάνω στο σχέδιο ως πινέζα. Τότε η θέση δεν περιγράφεται με λόγια, αλλά δείχνεται, και το κείμενο της τοποθεσίας συμπληρώνεται μόνο του.
Έτοιμο δεν σημαίνει παραλήφθηκε
Οι καταστάσεις είναι πέντε: ανοιχτό, σε εξέλιξη, έτοιμο για έλεγχο, κλειστό και επιστράφηκε. Η κίνηση ανάμεσά τους δεν είναι ελεύθερη. Από το «έτοιμο για έλεγχο» βγαίνεις μόνο προς δύο κατευθύνσεις, παραλαβή ή επιστροφή για διόρθωση.
Ο λόγος δεν είναι αγάπη στις διαδικασίες. Ο εργολάβος δηλώνει το ελάττωμα έτοιμο· το κλείσιμο μένει σε όποιον ευθύνεται για την ποιότητα, και το σύστημα καταγράφει ποιος το παρέλαβε και πότε. Αν οι δύο ενέργειες βρεθούν στα ίδια χέρια, το ελάττωμα κλείνει από τον άνθρωπο που το επισκεύασε, και η εγγραφή δεν αποδεικνύει πια τίποτα.
Εκπρόθεσμο είναι το ελάττωμα με ληγμένη προθεσμία που δεν έχει ακόμη κλείσει ή επιστραφεί. Το παραληφθέν παύει να μετράει ως εκπρόθεσμο, ακόμη κι αν η ημερομηνία παραμένει η ίδια. Κάθε πρωί στις επτά φεύγει υπενθύμιση για τις προθεσμίες που πλησιάζουν ή έχουν ήδη περάσει, και πόσες μέρες μπροστά κοιτάει ρυθμίζεται.
Η λίστα για τον υπεργολάβο
Πέρα από τη λίστα στην οθόνη υπάρχει και εξαγωγή για συγκεκριμένο εργολάβο: PDF με τα δικά του ελαττώματα σύμφωνα με τα τρέχοντα φίλτρα, με τις φωτογραφίες και με τα αντίστοιχα σχέδια. Αυτό είναι το έγγραφο που πάει στην εταιρεία των πλακιδίων, αντί να της στέλνονται δεκατέσσερα μηνύματα από τέσσερις διαφορετικές μέρες. Τα σχόλια στα ελαττώματα σκόπιμα δεν μπαίνουν μέσα, επειδή είναι εσωτερικό ζήτημα, ενώ το έγγραφο βγαίνει προς τα έξω.
Υπάρχει και πεδίο για την αναμενόμενη οικονομική επίπτωση, δηλαδή πόσο θα κοστίσει η αποκατάσταση. Δεν είναι υποχρεωτικό, αλλά όταν συμπληρωθεί, η κουβέντα για παρακράτηση στο επόμενο πρακτικό ξεκινάει με έναν αριθμό.
Ως πού φτάνει
Εισαγωγή από αρχείο δεν υπάρχει. Τα ελαττώματα καταχωρούνται μέσα στο σύστημα· εξαγωγή υπάρχει, σε Excel, CSV ή PDF, αλλά η αντίστροφη κατεύθυνση λείπει. Μια παλιά λίστα σε πίνακα μεταφέρεται με το χέρι, και αν το αντικείμενο πλησιάζει στο τέλος του και σε ένα αρχείο κάθονται τετρακόσιες γραμμές, αυτό είναι μια μέρα δουλειάς και καλό είναι να το ξέρεις εκ των προτέρων.
Η λίστα δεν αντικαθιστά το πρωτόκολλο παραλαβής. Είναι το εργαλείο δουλειάς που οδηγεί σε αυτό.
Και δεν κρίνει ποιος φταίει. Καταγράφει ποιος είπε τι και πότε, τίποτα παραπάνω. Πώς θα μοιραστεί η ευθύνη παραμένει κουβέντα ανάμεσα σε ανθρώπους, μόνο που είναι κουβέντα με ημερομηνίες.
Πότε αποδίδει
Η τήρηση μιας τέτοιας λίστας αποδίδει τη στιγμή που η καταχώριση ενός ελαττώματος παίρνει λιγότερο χρόνο από τη διαφωνία που αποτρέπει. Γι' αυτό δύο υποχρεωτικά πεδία και ένας αριθμός που συντίθεται μόνος του κάνουν περισσότερη δουλειά από μια αναλυτική φόρμα που κανείς δεν συμπληρώνει όσο βρέχει και το κινητό κρατιέται με το ένα χέρι.
Και η ερώτηση από την Τετάρτη το βράδυ έχει απάντηση σε τριάντα δευτερόλεπτα: ημερομηνία καταχώρισης, φωτογραφία από εκείνη τη μέρα και το όνομα του ανθρώπου που παρέλαβε την επισκευή.
Σχετικά άρθρα
- Διαχείριση υπεργολάβων στις κατασκευές - οι παρατηρήσεις συνδεδεμένες με την αποδέσμευση της κράτησης
- Διαχείριση κινδύνων στις κατασκευές - πώς τηρείται μητρώο κινδύνων για το έργο
Συχνές ερωτήσεις
Πότε καταχωρείται ελάττωμα και πότε απλώς το λέτε στον μάστορα;
Αν η αποκατάσταση εξαρτάται από άλλον άνθρωπο ή από άλλη εταιρεία, καταχωρείται. Ό,τι ειπώθηκε προφορικά δεν έχει ημερομηνία, δεν έχει συντάκτη και δεν ελέγχεται δύο εβδομάδες αργότερα. Τα μικρά, που διορθώνονται επί τόπου σε ένα λεπτό, δεν αξίζουν την εγγραφή.
Ποιος πρέπει να κλείνει το ελάττωμα - αυτός που το αποκατέστησε;
Καλύτερα όχι. Ο εργολάβος δηλώνει το ελάττωμα έτοιμο για έλεγχο, ενώ το κλείσιμο μένει σε όποιον ευθύνεται για την ποιότητα. Στο χρονολόγιο καταγράφεται ποιος το παρέλαβε και πότε. Αν οι δύο ενέργειες βρεθούν στα ίδια χέρια, η εγγραφή παύει να σημαίνει οτιδήποτε.
Γιατί να το τηρώ σε σύστημα και όχι σε ένα group στο chat;
Το chat δεν έχει κατάσταση, δεν έχει προθεσμία και δεν μπορεί να απαντήσει στο ερώτημα «ποια ελαττώματα μένουν ακόμη ανοιχτά σε αυτή την είσοδο». Τρεις μήνες αργότερα, το ψάξιμο στο ιστορικό συνομιλιών κοστίζει περισσότερο από την τήρηση της λίστας.
Τι γίνεται αν περάσει η προθεσμία;
Το ελάττωμα χρωματίζεται κόκκινο και μπαίνει στον μετρητή των εκπρόθεσμων. Επιπλέον, κάθε πρωί φεύγει υπενθύμιση για τις προθεσμίες που πλησιάζουν ή έχουν ήδη περάσει, αλλά μόνο για τα ελαττώματα που δεν έχουν κλείσει.