Από την προμέτρηση στο πρακτικό παραλαβής και το τιμολόγιο, χωρίς να ξαναγράφετε τις γραμμές

Μία γραμμή της προμέτρησης, ας πούμε το σκυρόδεμα της πλάκας, περνά από πέντε έγγραφα πριν την πληρώσει ο πελάτης. Αν τα έγγραφα αυτά βρίσκονται σε Excel και Word, η γραμμή αντιγράφεται τέσσερις φορές, και κάθε αντιγραφή είναι μια ευκαιρία να χαθεί μια σειρά ή να μείνει μια παλιά τιμή.

Όταν τα έγγραφα είναι συνδεδεμένα σε ένα λογισμικό προμετρήσεων για κατασκευές, η γραμμή καταχωρείται μία φορά και φτάνει από την προμέτρηση στο τιμολόγιο χωρίς να ξαναγραφτεί. Στο Construction Team ο καθένας καταχωρεί μόνο ό,τι του αναλογεί: ο κοστολόγος ορίζει την τιμή, ο εργοταξιάρχης καταχωρεί την εκτελεσμένη ποσότητα, ο υπεύθυνος έγκρισης εγκρίνει το πρακτικό παραλαβής και ο λογιστής εκδίδει το τιμολόγιο. Αν ετοιμάζεστε για την πρώτη σας προμέτρηση, υπάρχει ξεχωριστό άρθρο για το τι είναι η προμέτρηση και πώς συντάσσεται.

Ο κοστολόγος, ο εργοταξιάρχης και ο λογιστής γράφουν όλοι το ίδιο πράγμα

Όταν η προμέτρηση είναι σε Excel και η σύμβαση με τα πρακτικά σε Word, ο κοστολόγος αντιγράφει την περιγραφή, τη μονάδα και την ποσότητα από την προμέτρηση στην προσφορά και προσθέτει τιμή. Μόλις ο πελάτης αποδεχτεί, οι ίδιες σειρές μπαίνουν στο παράρτημα της σύμβασης. Κάθε μήνα ο εργοταξιάρχης ετοιμάζει πρακτικό παραλαβής και μεταφέρει ξανά την περιγραφή, τη μονάδα και την τιμή μονάδας, αυτή τη φορά από τη σύμβαση. Στο τέλος ο λογιστής περνά τα ποσά από το πρακτικό στο τιμολόγιο.

Τα λάθη προέρχονται από την ίδια την αντιγραφή. Η τιμή άλλαξε στην προσφορά, αλλά η σύμβαση έχει ακόμη την παλιά. Μια γραμμή που προστέθηκε αργότερα λείπει από το πρακτικό. Το τιμολόγιο έχει το ποσό του προηγούμενου μήνα. Ο ίδιος αριθμός βρίσκεται σε τέσσερα σημεία και κάθε αλλαγή πρέπει να φτάσει σε όλα.

Ο κοστολόγος φτιάχνει την προσφορά από την έτοιμη προμέτρηση

Ο κοστολόγος δημιουργεί μια προσφορά από την έτοιμη προμέτρηση χωρίς να αντιγράφει σειρές. Οι περιγραφές, οι μονάδες και οι ποσότητες έρχονται μαζί με τις γραμμές και η τιμή μονάδας της καθεμιάς έρχεται από την ονοματολογία της εταιρείας. Στην προσφορά ο κοστολόγος μπορεί να αλλάξει την τιμή μιας γραμμής ή το περιθώριο κέρδους χωρίς να αγγίξει την ονοματολογία.

Με την ονοματολογία, το λογισμικό κάνει τη δουλειά ενός λογισμικού κοστολόγησης κατασκευών: η εταιρεία κρατά εκεί τις τιμές της και κάθε νέα προσφορά ξεκινά από αυτές.

Μόλις ο πελάτης αποδεχτεί την προσφορά, δημιουργείται από αυτήν σύμβαση

Ο πελάτης λαμβάνει έναν σύνδεσμο με email, ανοίγει την προσφορά στον browser και την αποδέχεται. Η σύμβαση δημιουργείται από την αποδεκτή προσφορά και οι γραμμές της περνούν σε αυτήν με τις ποσότητες, τις τιμές και τα υπο-αντικείμενα. Μαζί έρχονται και οι όροι της προσφοράς: η προθεσμία πληρωμής και η εγγύηση.

Στη σύμβαση ορίζεται και το ποσοστό της κράτησης εγγύησης. Το ποσοστό αυτό ισχύει έπειτα σε κάθε πρακτικό παραλαβής και κάθε τιμολόγιο της σύμβασης, χωρίς να το πληκτρολογεί κανείς ξανά.

Ο εργοταξιάρχης καταχωρεί μόνο τις εκτελεσμένες εργασίες

Ο εργοταξιάρχης δημιουργεί ένα πρακτικό παραλαβής από τις γραμμές της σύμβασης. Οι περιγραφές, οι τιμές μονάδας και τα ποσά υπάρχουν ήδη και ο εργοταξιάρχης καταχωρεί την ποσότητα που εκτελέστηκε στην περίοδο. Το λογισμικό ξέρει πόσα συμφωνήθηκαν και πόσα έχουν πιστοποιηθεί ως τώρα, αλλά πόσο σκυρόδεμα ρίχτηκε αυτόν τον μήνα του το λέει ο άνθρωπος στο εργοτάξιο. Σε σύμβαση με πελάτη το πρακτικό είναι πρακτικό εσόδων, σε σύμβαση με υπεργολάβο είναι πρακτικό δαπανών. Έχουμε περιγράψει επίσης τι περιέχει ένα πρακτικό τύπου «έντυπο 19».

Για κάθε γραμμή της σύμβασης τηρείται η υπολειπόμενη ποσότητα, δηλαδή πόσα μπορούν ακόμη να πιστοποιηθούν. Αν ο εργοταξιάρχης καταχωρήσει περισσότερα, το λογισμικό απορρίπτει την ποσότητα και δείχνει πόσο απομένει. Από πρακτικό σε πρακτικό η πρόοδος της γραμμής αθροίζεται, και το πώς υπολογίζεται η σωρευτική πρόοδος εξηγείται στο άρθρο για τα πρακτικά παραλαβής.

Πριν υπογραφεί, ο υπεύθυνος έγκρισης εγκρίνει το πρακτικό

Το πρακτικό παραλαβής έχει δύο ακόμη βήματα: έγκριση και υπογραφή. Ο υπεύθυνος έγκρισης, συνήθως ο τεχνικός διευθυντής, το ελέγχει και το εγκρίνει. Μπορεί να υπογραφεί μόνο μετά την έγκριση. Κάθε βήμα καταγράφεται με ημερομηνία, ώρα και χρήστη. Αν ο υπεύθυνος έγκρισης βρει λάθος, το απορρίπτει με σχόλιο και το πρακτικό επιστρέφει σε πρόχειρο για διόρθωση.

Ο λογιστής δημιουργεί το τιμολόγιο από το υπογεγραμμένο πρακτικό

Μόλις υπογραφεί ένα πρακτικό παραλαβής εσόδων, ο λογιστής μπορεί να εκδώσει τιμολόγιο από το υπογεγραμμένο πρακτικό. Οι γραμμές, τα ποσά και ο ΦΠΑ έρχονται από το πρακτικό, η ημερομηνία λήξης συμπληρώνεται μόνη της και μένουν να καταχωρηθούν με το χέρι μόνο η ημερομηνία και ο τρόπος πληρωμής. Τα δύο έγγραφα μένουν συνδεδεμένα και μπορείτε να πάτε από το ένα στο άλλο.

Στο τιμολόγιο για τις εργασίες αφαιρείται η προκαταβολή και παρακρατείται χωριστά η κράτηση εγγύησης της σύμβασης. Η προκαταβολή μπορεί να αφαιρεθεί αμέσως μόλις εκδοθεί το τιμολόγιο προκαταβολής, χωρίς να περιμένετε την εξόφλησή του. Για κάθε τιμολόγιο σε σύμβαση με προκαταβολή το λογισμικό προτείνει ποσό, και αν ο λογιστής δεν αγγίξει την προκαταβολή, σημειώνει τον λόγο. Οι λεπτομέρειες υπάρχουν σε ξεχωριστό άρθρο για το πώς αφαιρείται η προκαταβολή και στον οδηγό μας για τις κρατήσεις εγγύησης.

Όταν ο πελάτης πληρώσει, το τιμολόγιο αλλάζει κατάσταση από «απλήρωτο» σε «μερικώς πληρωμένο» και έπειτα σε «πληρωμένο». Τα τιμολόγια που έχουν περάσει την ημερομηνία λήξης επισημαίνονται ως ληξιπρόθεσμα.

Τιμολογήθηκε το πρακτικό του προηγούμενου μήνα;

Η απάντηση βρίσκεται στο ίδιο το πρακτικό παραλαβής. Δείχνει ένα διάγραμμα της αλυσίδας εγγράφων: τη σύμβαση, τα προηγούμενα πρακτικά της και τα τιμολόγια. Αν λείπει ένας κρίκος, επισημαίνεται, και βλέπετε πού σταμάτησε η διαδικασία χωρίς να ψάχνετε σε φακέλους.

Στο παράδειγμα, το σκυρόδεμα της πλάκας πιστοποιείται σε δύο πρακτικά

Το παράδειγμα είναι επινοημένο και οι αριθμοί του δεν προέρχονται από πραγματικό έργο. Ας πούμε ότι η προμέτρηση έχει τη γραμμή «Σκυρόδεμα C25/30 για πλάκα» με 120 m³. Η προσφορά έχει γίνει αποδεκτή, η σύμβαση έχει προκαταβολή 1.800 € και κράτηση εγγύησης 5%, και κάθε πρακτικό αφαιρεί το 10% της αξίας του μέχρι να εξαντληθεί η προκαταβολή. Ο ΦΠΑ μένει εκτός, ώστε η γραμμή να παρακολουθείται εύκολα.

Έγγραφο	Τι δείχνει η γραμμή (στο παράδειγμα)	Ποιος καταχωρεί τι
Προμέτρηση	Σκυρόδεμα C25/30 για πλάκα, 120 m³	ο συντάκτης της προμέτρησης: την περιγραφή, τη μονάδα και την ποσότητα
Προσφορά	120 m³ × 150 € = 18.000 €	ο κοστολόγος: την τιμή μονάδας, που έρχεται από την ονοματολογία
Σύμβαση	120 m³ × 150 € = 18.000 €, υπο-αντικείμενο «Κτίριο Α»	κανείς δεν την ξαναγράφει: η γραμμή λαμβάνεται από την αποδεκτή προσφορά
Πρακτικό παραλαβής 1	εκτελέστηκαν 70 m³ = 10.500 €, απομένουν 50 m³	ο εργοταξιάρχης: 70 m³
Τιμολόγιο για το πρακτικό 1	10.500 €, αφαίρεση προκαταβολής 1.050 €, κράτηση εγγύησης 525 € παρακρατείται χωριστά	ο λογιστής: ημερομηνία και τρόπος πληρωμής
Πρακτικό παραλαβής 2	εκτελέστηκαν 50 m³ = 7.500 €, απομένουν 0	ο εργοταξιάρχης: 50 m³
Τιμολόγιο για το πρακτικό 2	7.500 €, αφαίρεση προκαταβολής 750 €, κράτηση εγγύησης 375 € παρακρατείται χωριστά	ο λογιστής: ημερομηνία και τρόπος πληρωμής

Στο δεύτερο πρακτικό ο εργοταξιάρχης πληκτρολογεί κατά λάθος 55 m³. Το λογισμικό απορρίπτει την ποσότητα και δείχνει ότι απομένουν 50 m³. Ο εργοταξιάρχης διορθώνει τον αριθμό, ο υπεύθυνος έγκρισης εγκρίνει το πρακτικό, ακολουθεί η υπογραφή και ο λογιστής δημιουργεί το δεύτερο τιμολόγιο. Μετά από αυτό, η προκαταβολή των 1.800 € έχει αφαιρεθεί ολόκληρη.

Η περιγραφή και η μονάδα της γραμμής καταχωρήθηκαν μία φορά, στην προμέτρηση, και η τιμή μία φορά, στην προσφορά. Από εκεί και πέρα οι άνθρωποι προσθέτουν μόνο ποσότητες, εγκρίσεις και ημερομηνίες.

Τι γίνεται με τις γραμμές μετά την προμέτρηση;

Ένα λογισμικό σύνταξης προμέτρησης γλιτώνει τον κοστολόγο από την αντιγραφή στην προσφορά. Αν οι γραμμές δεν συνεχίζουν στη σύμβαση, το πρακτικό παραλαβής και το τιμολόγιο, ο εργοταξιάρχης και ο λογιστής τις πληκτρολογούν ακόμη με το χέρι κάθε μήνα και τα λάθη της αντιγραφής μένουν σε αυτούς.

Πώς είναι η ίδια η προμέτρηση και πώς φτιάχνεται από αυτήν προσφορά θα το δείτε στη σελίδα του λογισμικού προμετρήσεων για κατασκευές. Από το κουμπί εκεί μπορείτε να εγγραφείτε.