Πώς αφαιρείται η προκαταβολή σε σύμβαση κατασκευής

Ο πελάτης έχει καταβάλει προκαταβολή σε μια σύμβαση κατασκευής. Τώρα κάθε τιμολόγιο πρέπει να επιστρέφει ένα μέρος της και το τελευταίο πρέπει να την κλείνει πλήρως. Το Construction Team, λογισμικό για τη διαχείριση έργων κατασκευής, υπολογίζει πόσο πρέπει να αφαιρεθεί και δεν αφήνει να περάσει τιμολόγιο που παραβιάζει τον κανόνα.

Τι σημαίνει αφαίρεση προκαταβολής

Η προκαταβολή είναι ένα ποσό που ο πελάτης πληρώνει εκ των προτέρων. Το τιμολόγιό της έχει ήδη εκδοθεί και ο ΦΠΑ της έχει ήδη δηλωθεί. Έτσι κάθε επόμενο τιμολόγιο της ίδιας σύμβασης αφαιρεί αυτό το ποσό από τη βάση του, δηλαδή το ποσό πριν από τον ΦΠΑ. Αν αυτό δεν γίνει, ο ΦΠΑ πληρώνεται δύο φορές για την ίδια προκαταβολή.

Ένα παράδειγμα από την αρχή ως το τέλος

Η σύμβαση είναι για 50.000 € χωρίς ΦΠΑ, με προκαταβολή 20%. Ο πελάτης καταβάλλει 10.000 €. Ακολουθούν τρία τιμολόγια από πρακτικά παραλαβής.

Το πρώτο πρακτικό είναι για 20.000 €. Το Construction Team προτείνει αφαίρεση 4.000 €, το ίδιο 20%, και το τιμολόγιο βγαίνει 16.000 € χωρίς ΦΠΑ. Το δεύτερο πρακτικό πάει με τον ίδιο τρόπο: 20.000 €, αφαίρεση 4.000 €, τιμολόγιο 16.000 €. Απομένουν 2.000 € από την προκαταβολή.

Το τρίτο τιμολόγιο είναι το τελικό, για πρακτικό 10.000 €. Αφαιρεί ό,τι έχει μείνει, δηλαδή 2.000 €, και βγαίνει 8.000 €. Η προκαταβολή έχει κλείσει: 4.000 + 4.000 + 2.000 = 10.000 €.

Το ποσό προτείνεται για εσάς

Όταν εκδίδετε τιμολόγιο από πρακτικό παραλαβής, το πεδίο της αφαίρεσης είναι ήδη συμπληρωμένο. Περιέχει το ποσοστό της σύμβασης εφαρμοσμένο στην αξία του πρακτικού, όμως όχι περισσότερο από τη διαθέσιμη προκαταβολή και όχι περισσότερο από τη βάση του τιμολογίου. Αν η περίπτωσή σας είναι ασυνήθιστη, αλλάζετε το ποσό επιτόπου.

Ποια τιμολόγια απορρίπτονται

Ένα τιμολόγιο σε σύμβαση με προκαταβολή είτε αφαιρεί από αυτήν είτε φέρει αιτιολόγηση για τον λόγο που δεν το κάνει. Η αιτιολόγηση έχει τουλάχιστον 10 χαρακτήρες και αποθηκεύεται στο αρχείο καταγραφής ελέγχου. Το τελικό τιμολόγιο δεν έχει τέτοια επιλογή: εκκαθαρίζει ολόκληρη την υπόλοιπη προκαταβολή.

Απορρίπτονται επίσης αφαίρεση μεγαλύτερη από το υπόλοιπο και πιστωτικό τιμολόγιο επί τιμολογίου προκαταβολής για ποσό μεγαλύτερο από το μη αφαιρεθέν μέρος του.

Το τιμολόγιο ενός προμηθευτή δεν μπορείτε να το επιστρέψετε, γι' αυτό το Construction Team το καταχωρίζει όπως είναι. Αν δεν έχει αφαιρεθεί προκαταβολή σε αυτό, το πρόγραμμα σας προειδοποιεί.

Πού βλέπετε πόση προκαταβολή απομένει

Στην καρτέλα της σύμβασης, κάτω από «Οικονομικοί Όροι» και «Προκαταβολή», θα βρείτε «Παραλήφθηκε», «Αξιοποιήθηκε» και «Υπολειπόμενο προς αξιοποίηση». Αν είστε ο πελάτης, η δεύτερη γραμμή είναι «Αφαιρέθηκε». Από κάτω βρίσκεται η γραμμή «Προκαταβολή προς αφαίρεση (χωρίς ΦΠΑ)». Το ποσό υπολογίζεται από τα τιμολόγια προκαταβολής που έχουν εκδοθεί, ακόμη κι αν ο πελάτης δεν τα έχει εξοφλήσει. Στο παραπάνω παράδειγμα, μετά το δεύτερο τιμολόγιο, είναι 2.000 €.

Στο ίδιο το τιμολόγιο, το ίδιο ποσό βρίσκεται στο μπλοκ «Προκαταβολή σύμβασης» και ονομάζεται «Προκαταβολή προς έκπτωση».

Τι κάνετε όταν το τιμολόγιο είναι μικρότερο από την προκαταβολή

Ας πούμε ότι το τελικό τιμολόγιο είναι μόνο για 3.000 €, ενώ απομένουν 5.200 € προς αφαίρεση. Δεν μπορεί να κλείσει την προκαταβολή, γι' αυτό δεν εκδίδεται. Το μπλοκ δείχνει πόσο μεγάλη είναι η προκαταβολή και πόσο μεγάλη η βάση, και αναφέρει ότι ένα τελικό τιμολόγιο δεν μπορεί να την εκκαθαρίσει.

Υπάρχουν δύο διέξοδοι. Η μία είναι ένα πιστωτικό τιμολόγιο επί του τιμολογίου προκαταβολής για τη διαφορά. Η άλλη είναι να αναγνωρίσετε μια παλαιότερη αφαίρεση σε παλιό τιμολόγιο, αν μέρος της προκαταβολής έχει ήδη αφαιρεθεί εκεί και το Construction Team δεν το βλέπει.

Προκαταβολή σε υπεργολάβο

Το υπόλοιπο τηρείται προς την κατεύθυνση της σύμβασης. Η προκαταβολή σε υπεργολάβο είναι συχνά σταθερό ποσό και όχι ποσοστό. Τότε η αφαίρεση ακολουθεί το μερίδιο της αξίας της σύμβασης που καλύπτει το πρακτικό. Μια παράδοση 15.000 € σε σύμβαση 75.000 € είναι το 20% της, άρα αφαιρείται το 20% της προκαταβολής. Με προκαταβολή 10.000 €, αυτό είναι 2.000 €. Μια μεγαλύτερη παράδοση φέρνει μεγαλύτερη αφαίρεση και μια μικρότερη φέρνει μικρότερη, πάντα επί της ίδιας βάσης.

Τι γίνεται με τα παλιά τιμολόγια

Ένα παλιό τιμολόγιο, στο οποίο η αφαίρεση είναι ενσωματωμένη στις γραμμές, δεν διορθώνεται μόνο του. Αναγνωρίζετε την αφαίρεση με μια ενέργεια στο τιμολόγιο. Ένα πιστωτικό τιμολόγιο επί του τιμολογίου προκαταβολής την απελευθερώνει. Ό,τι επιστρέφεται με πιστωτικό τιμολόγιο ή με ακύρωση του τιμολογίου επιστρέφει στο υπόλοιπο. Η αφαίρεση φαίνεται ως γραμμή στο τιμολόγιο, στο PDF πριν από τον ΦΠΑ και στην καρτέλα της σύμβασης.

Σχετικά άρθρα

• Λογισμικό πιστοποιητικών προόδου - οι πιστοποιήσεις από τις οποίες αφαιρείται η προκαταβολή
• Κόστος στις κατασκευές - η προκαταβολή στις ταμειακές ροές του έργου
• Συμβάσεις FIDIC στις κατασκευές - προκαταβολή και κρατήσεις στους διεθνείς όρους