Από την ανάγκη του εργοταξίου έως τα παραδοθέντα και τιμολογημένα αγαθά: αιτήματα υλικών με έγκριση, παραγγελίες αγοράς που αποστέλλονται αυτόματα με email σε PDF, παραλαβή αγαθών και τριπλή συμφωνία παραγγελθείσας, παραδοθείσας και τιμολογημένης ποσότητας.
Αιτήματα με τηλέφωνο, παραγγελίες σε Excel, τιμολόγια χωρίς σύνδεση με την παράδοση - αυτή είναι η πραγματικότητα χωρίς εξειδικευμένο λογισμικό προμηθειών. Η αλυσίδα αίτημα προς παραγγελία προς παράδοση προς τιμολόγιο αλλάζει τους κανόνες.
Το εργοτάξιο ζητά υλικό προφορικά ή τηλεφωνικά, χωρίς καταγραφή. Ένα αίτημα υλικών κρατά ποιος ζήτησε, πότε και γιατί - πριν ξοδέψετε οτιδήποτε.
Μια παραγγελία αγοράς φεύγει με email χωρίς έγκριση και χωρίς σύνδεση με πραγματική ανάγκη. Ένα αίτημα με ροή έγκρισης αποτρέπει τις παρορμητικές αγορές.
Ένα τιμολόγιο φτάνει και κανείς δεν το ελέγχει σε σχέση με ό,τι παραγγέλθηκε και παραδόθηκε. Η τριπλή συμφωνία συγκρίνει παραγγελθείσα, παραδοθείσα και τιμολογημένη ποσότητα για κάθε γραμμή - πριν την πληρωμή.
Ένα αίτημα καλύπτεται με νέα παραγγελία αγοράς παρόλο που το υλικό υπάρχει ήδη στο απόθεμα. Η αυτόματη κάλυψη δεσμεύει το διαθέσιμο απόθεμα πριν προτείνει παραγγελία αγοράς.
Το Construction Team συνδέει το εργοτάξιο, την αποθήκη και τη λογιστική σε μία ενιαία αλυσίδα.
Ο υπεύθυνος εργοταξίου ζητά είδη και ποσότητες - χωρίς τιμές. Το αίτημα περνά από προαιρετική ροή έγκρισης και δείχνει κάλυψη σε πραγματικό χρόνο.
Η παραγγελία αγοράς φέρει προμηθευτή, τιμές, νόμισμα, αποθήκη παράδοσης και χρόνο παράδοσης. Δημιουργείται από εγκεκριμένα αιτήματα - διατηρώντας τη σύνδεση με την ανάγκη - ή απευθείας χειροκίνητα.
Ένα κλικ δημιουργεί PDF της παραγγελίας αγοράς και το στέλνει στην καταχωρημένη διεύθυνση email του προμηθευτή. Η κατάσταση μεταβαίνει σε Απεσταλμένη - το ξανάνοιγμα δεν στέλνει ποτέ δεύτερο email.
Το σύστημα δεσμεύει το διαθέσιμο απόθεμα πριν προτείνει παραγγελία αγοράς για το υπόλοιπο. Η κάλυψη επανυπολογίζεται σε κάθε αλλαγή - δέσμευση, παραγγελία, παράδοση.
Η παράδοση δημιουργεί κίνηση αποθέματος προσυμπληρωμένη με τις υπολειπόμενες ποσότητες και τιμές από την παραγγελία. Οι παραληφθείσες ποσότητες συσσωρεύονται ανά γραμμή - πολλαπλές μερικές παραδόσεις είναι φυσιολογικές.
Η σύνδεση εισερχόμενου τιμολογίου με την παραγγελία αγοράς κατανέμει τα ποσά ανά είδος, αυξάνει την τιμολογημένη ποσότητα και μεταβάλλει την παραγγελία σε Ολοκληρωμένη μόλις τιμολογηθεί πλήρως - ακριβώς μία λογιστική εγγραφή, χωρίς διπλασιασμό.
Τέσσερα βήματα από την ανάγκη έως το πληρωμένο τιμολόγιο:
Το εργοτάξιο δημιουργεί αίτημα υλικών με είδη και ποσότητες. Ένας εγκριτής το εγκρίνει - ή η έγκριση είναι απενεργοποιημένη στις ρυθμίσεις για μικρότερες εταιρείες.
Το διαθέσιμο απόθεμα δεσμεύεται αυτόματα. Για το υπόλοιπο, δημιουργείτε παραγγελία αγοράς προς προμηθευτή - με τιμές, νόμισμα και χρόνο παράδοσης - απευθείας από το εγκεκριμένο αίτημα.
Η παραγγελία αγοράς αποστέλλεται με email σε PDF. Όταν φτάσουν τα αγαθά, τα παραλαμβάνετε έναντι της παραγγελίας - οι παραληφθείσες ποσότητες συσσωρεύονται ανά γραμμή.
Συνδέετε το τιμολόγιο του προμηθευτή με την παραγγελία αγοράς. Το σύστημα συγκρίνει παραγγελθείσα, παραδοθείσα και τιμολογημένη ποσότητα, μεταβάλλοντας την παραγγελία σε Ολοκληρωμένη με πλήρη συμφωνία.
Κατάλληλο για κάθε κατασκευαστική εταιρεία με ενεργές αγορές:
Ζητά ό,τι χρειάζεται το εργοτάξιο, χωρίς να ασχολείται με τιμές ή προμηθευτές. Βλέπει την κατάσταση του αιτήματος μέχρι την πραγματική παράδοση.
Εργάζεται από το φίλτρο Σε αναμονή παραγγελίας - εγκεκριμένες ανάγκες χωρίς ακόμη παραγγελία αγοράς. Επιλέγει προμηθευτή, τιμή και χρόνο παράδοσης από την ονοματολογία.
Η τριπλή συμφωνία αναδεικνύει διαφορές ποσότητας και τιμής πριν την πληρωμή. Ακριβώς μία λογιστική εγγραφή για παράδοση και τιμολόγιο - χωρίς διπλασιασμό.
Πλήρης ιχνηλασιμότητα - ποια ανάγκη οδήγησε σε ποια παραγγελία και ποιο τιμολόγιο. Έλεγχος του κόστους ανά αντικείμενο.
Γιατί το εξειδικευμένο λογισμικό αντικαθιστά τα χειροκίνητα αιτήματα και τις παραγγελίες:
| Δυνατότητα | Excel + email | Construction Team |
|---|---|---|
| Αίτημα από το εργοτάξιο | Τηλεφωνική κλήση ή μήνυμα | Έγγραφο με έγκριση και ιστορικό |
| Κάλυψη από απόθεμα | Χειροκίνητος έλεγχος αποθέματος | Αυτόματη δέσμευση πριν την παραγγελία |
| Παραγγελία προς προμηθευτή | Πρότυπο Word/Excel, χειροκίνητο email | PDF που δημιουργείται και αποστέλλεται αυτόματα |
| Παράδοση | Σημείωση σε τετράδιο | Παραλαβή έναντι της παραγγελίας, ανά γραμμή |
| Συμφωνία τιμολογίου | Χειροκίνητη σύγκριση | Τριπλή συμφωνία παραγγελθέν/παραδοθέν/τιμολογημένο |
| Λογιστική εγγραφή | Κίνδυνος διπλής καταχώρισης | Ακριβώς μία εγγραφή, χωρίς διπλασιασμό |
| Ιχνηλασιμότητα | Καμία σύνδεση μεταξύ αιτήματος, παραγγελίας και τιμολογίου | Πλήρης αλυσίδα από την ανάγκη έως την πληρωμή |
Ναι. Μια παραγγελία αγοράς μπορεί να δημιουργηθεί απευθείας, χωρίς αίτημα - κατάλληλο για μικρές ή επείγουσες αγορές. Η σύνδεση με αίτημα είναι για ιχνηλασιμότητα, όχι υποχρεωτική.
Ένα αίτημα μεταβαίνει από Πρόχειρο σε Υποβληθέν σε Εγκεκριμένο. Αν η εταιρεία απενεργοποιήσει την υποχρεωτική έγκριση στις ρυθμίσεις, ένα υποβληθέν αίτημα εγκρίνεται αυτόματα.
Η κάλυψη είναι το άθροισμα του δεσμευμένου αποθέματος και της ποσότητας σε ενεργές παραγγελίες αγοράς, με ανώτατο όριο τη ζητούμενη ποσότητα. Δεν σημαίνει ότι το υλικό βρίσκεται φυσικά στο εργοτάξιο - η πραγματική έκδοση παραμένει λειτουργία αποθήκης.
Για κάθε γραμμή της παραγγελίας αγοράς, το σύστημα συγκρίνει παραγγελθείσα, παραδοθείσα και τιμολογημένη ποσότητα, καθώς και την τιμή παραγγελίας με την τιμή τιμολογίου. Οι διαφορές εμφανίζονται ως προειδοποιήσεις - δεν μπλοκάρουν τίποτα, απλώς επισημαίνουν γραμμές που αξίζει να ελεγχθούν πριν την πληρωμή.
Το πλεόνασμα γίνεται αποδεκτό και επισημαίνεται ως υπερπαράδοση. Η κάλυψη του αιτήματος δεν υπερβαίνει ποτέ τη ζητούμενη ποσότητα.
Ακριβώς μία φορά. Αν το τιμολόγιο φτάσει πρώτο, η κίνηση παράδοσης δεν καταχωρεί εγγραφή. Αν η παράδοση είναι πρώτη, η εγγραφή της αντιστρέφεται όταν συνδεθεί το τιμολόγιο - χωρίς διπλασιασμό.
Ναι, αρκεί να αφορούν τον ίδιο προμηθευτή. Κάθε γραμμή διατηρεί σύνδεση με τη γραμμή του αιτήματός της, οπότε η παράδοση ενημερώνει το ακριβές αίτημα - ακόμη και όταν δύο αιτήματα ζητούν το ίδιο είδος για διαφορετικά αντικείμενα.