Δημιουργήστε πρωτόκολλα για εκτελεσμένες εργασίες απευθείας από τη σύμβαση, ακολουθήστε ροή έγκρισης/υπογραφής και εξάγετε PDF με το λογότυπο της εταιρείας σας. Ενσωμάτωση με πιστοποιητικά πληρωμής και αυτόματη συσσώρευση.
Τα πρωτόκολλα εκτελεσμένων εργασιών αποτελούν τη βάση της τιμολόγησης στις κατασκευές. Λάθη, καθυστερήσεις ή αναντιστοιχίες μεταξύ πρωτοκόλλων και συμβάσεων οδηγούν σε διαφορές και καθυστερημένες πληρωμές. Το εξειδικευμένο λογισμικό εξαλείφει αυτά τα προβλήματα.
Η δημιουργία πρωτοκόλλου σε Excel από την αρχή κάθε φορά διαρκεί ώρες. Λάθη υπολογισμού, ξεχασμένος ΦΠΑ, αναντιστοιχίες με τη σύμβαση. Το λογισμικό δημιουργεί πρωτόκολλα σε λεπτά.
Το πρωτόκολλο δημιουργείται, στέλνεται με email στον επιβλέποντα, υπογράφεται σε χαρτί. Χάσιμο χρόνου, χωρίς ίχνος ελέγχου. Η ροή Δημιουργία → Έγκριση → Υπογραφή αυτοματοποιεί τη διαδικασία.
Το πρωτόκολλο πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τις θέσεις της σύμβασης. Η χειροκίνητη μεταφορά προκαλεί λάθη. Η σύνδεση με σύμβαση εξασφαλίζει συνέπεια.
Πρωτόκολλα σε Word, υπογεγραμμένα σε χαρτί, σαρωμένα και ανεβασμένα στο Dropbox. Ποιο είναι το τελευταίο; Ποιος υπέγραψε; Το κεντρικό σύστημα δίνει άμεσες απαντήσεις.
Το Construction Team καλύπτει τον πλήρη κύκλο ζωής του πρωτοκόλλου — από τη δημιουργία έως την υπογραφή και την τιμολόγηση.
Συνδέστε το πρωτόκολλο με τη σύμβαση και προσυμπληρώστε θέσεις, τιμές και αξίες. Για ρόλο εργολάβου — δημιουργείται πρωτόκολλο εσόδων (INCOME)· για σύμβαση με προμηθευτή — πρωτόκολλο εξόδων (EXPENSE).
Το πρωτόκολλο ξεκινά σε κατάσταση DRAFT. Ο επιβλέπων το ελέγχει και εγκρίνει, ο υπεύθυνος υπογράφει. Κάθε βήμα με χρονική σήμανση και χρήστη, πλήρες ίχνος ελέγχου.
Κάθε πρωτόκολλο έχει επιβλέποντα από την εταιρεία σας — τον τεχνικό υπεύθυνο για την επιθεώρηση. Το πεδίο supervisorId είναι υποχρεωτικό για επίσημη έγκριση.
Μαζική εισαγωγή πρωτοκόλλων από Excel — χρησιμοποιήστε υπάρχοντα αρχεία με θέσεις και ποσότητες, το σύστημα τα δημιουργεί μαζικά. Γρήγορη φόρτωση ιστορικών δεδομένων.
Δημιουργήστε το πρωτόκολλο ως PDF με το λογότυπο της εταιρείας σας, όλες τις θέσεις, υπολογισμούς ΦΠΑ και πεδίο υπογραφής. Μεταφρασμένο σε 12 γλώσσες.
Δείτε ποια αλυσίδα εγγράφων συνδέεται με το πρωτόκολλο — σύμβαση, προηγούμενα πρωτόκολλα, τιμολόγια. Σε αναντιστοιχία — απορρίψτε με αιτιολογία, το πρωτόκολλο επιστρέφει σε DRAFT για διόρθωση.
Τέσσερα βήματα από την εκτελεσμένη εργασία στο υπογεγραμμένο πρωτόκολλο:
Επιλέξτε σύμβαση (ή εταίρο), εργοτάξιο, ημερομηνία, αξία. Προσθέστε θέσεις χειροκίνητα ή συνδέοντας με τις θέσεις της σύμβασης. Ρυθμίστε ΦΠΑ, τύπο (INCOME/EXPENSE), επιβλέποντα.
Ο επιβλέπων λαμβάνει ειδοποίηση και ελέγχει το πρωτόκολλο. Αν είναι εντάξει — εγκρίνει. Αν όχι — απορρίπτει με σχόλιο, το πρωτόκολλο επιστρέφει σε DRAFT για επεξεργασία.
Μετά την έγκριση, ο υπεύθυνος υπογράφει το πρωτόκολλο. Καταγράφονται τα signedBy και signedAt. Το πρωτόκολλο γίνεται οριστικό και συνδέσιμο με τιμολόγιο.
Δημιουργήστε PDF με λογότυπο εταιρείας. Το πρωτόκολλο βρίσκεται στην αλυσίδα εγγράφων — μπορείτε να το τιμολογήσετε ή να το χρησιμοποιήσετε σε πιστοποιητικό πληρωμής για σωρευτική συσσώρευση.
Το Construction Team είναι κατάλληλο για κάθε κατασκευαστική εταιρεία που εργάζεται με πρωτόκολλα προόδου:
Δημιουργείτε πρωτόκολλα στο τέλος κάθε μήνα για εκτελεσμένες εργασίες. Γρήγορη ροή εργασίας, ελάχιστη διοίκηση, πλήρης ιχνηλασιμότητα.
Εγκρίνετε πρωτόκολλα εργολάβων. Δείτε όλα τα εισερχόμενα πρωτόκολλα σε ένα μέρος, εγκρίνετε ή απορρίπτετε γρήγορα με ίχνος ελέγχου.
Τιμολόγηση βάσει πρωτοκόλλων — όλα συνδεδεμένα, χωρίς χειροκίνητη μεταφορά. Πρωτόκολλο → τιμολόγιο με ένα κλικ.
Κεντρικοποιήστε πρωτόκολλα από όλους τους υπεργολάβους. Μαζικός έλεγχος, έγκριση, πληρωμές. Εισαγωγή από Excel για μαζικές λειτουργίες.
Γιατί το εξειδικευμένο λογισμικό αντικαθιστά το Excel για πρωτόκολλα:
| Λειτουργία | Excel | Construction Team |
|---|---|---|
| Δημιουργία από σύμβαση | Χειροκίνητη μεταφορά | Προσυμπλήρωση από θέσεις σύμβασης |
| Ροή έγκρισης | Email + χαρτί | Δημιουργία → Έγκριση → Υπογραφή με χρονική σήμανση |
| Επιβλέπων | Σε σχόλιο | Υποχρεωτικό πεδίο με τίτλο |
| Αποθήκευση ως PDF | Branded PDF με λογότυπο | |
| Εισαγωγή από Excel | Χειροκίνητο copy-paste | Μαζική εισαγωγή με επικύρωση |
| Σύνδεση με τιμολόγιο | Χειροκίνητη | Αυτόματη αλυσίδα εγγράφων |
| Ίχνος ελέγχου | Κανένα | Πλήρες audit log ανά πρωτόκολλο |
DRAFT → (προαιρετικά Approved) → Signed. Κάθε βήμα απαιτεί κατάλληλη άδεια. Η απόρριψη επιστρέφει το πρωτόκολλο σε DRAFT για διόρθωση. Κάθε ενέργεια έχει χρονική σήμανση και χρήστη.
Ναι. Για άμεσα έξοδα χωρίς σύμβαση, δημιουργήστε πρωτόκολλο συνδεδεμένο απευθείας με εταίρο (partnerId) χωρίς contractId. Χρήσιμο για ad-hoc υπηρεσίες.
Το πρωτόκολλο INCOME αφορά εργασίες που εκτελείτε εσείς (είστε ο εργολάβος, δημιουργείτε έσοδα). Το πρωτόκολλο EXPENSE αφορά εργασίες που εκτελούνται για εσάς (από υπεργολάβο — δικό σας έξοδο).
Ναι, μέσω της λειτουργίας importFromExcel. Ανεβάστε αρχείο Excel, το σύστημα αναγνωρίζει τη δομή και δημιουργεί πρωτόκολλα μαζικά. Χρήσιμο κατά τη μετάβαση από παλαιό σύστημα.
Η αλυσίδα εγγράφων δείχνει όλα τα συνδεδεμένα έγγραφα — από τη σύμβαση, μέσω των πρωτοκόλλων, έως το τελικό τιμολόγιο. Δείτε την πλήρη αλυσίδα με ένα κλικ για κάθε πρωτόκολλο.
Μετά την υπογραφή του πρωτοκόλλου, μπορείτε να δημιουργήσετε τιμολόγιο από αυτό. Θέσεις, αξίες και ΦΠΑ μεταφέρονται αυτόματα. Η σύνδεση πρωτόκολλο↔τιμολόγιο είναι ορατή στην αλυσίδα εγγράφων.
Επί του παρόντος η signAct σημειώνει το πρωτόκολλο ως υπογεγραμμένο στο σύστημα με χρήστη και χρόνο. Η κρυπτογραφική e-υπογραφή με αναγνωρισμένο πιστοποιητικό είναι στο roadmap.
Δωρεάν δοκιμή 14 ημερών. Χωρίς πιστωτική κάρτα. Δημιουργήστε το πρώτο σας πρωτόκολλο σε 5 λεπτά.
Εγγραφή δωρεάν