Υποβάλετε ένα αίτημα πληροφοριών στο έργο, δρομολογήστε το στον μελετητή ή τον πελάτη με προθεσμία απάντησης και παρακολουθήστε το από ανοιχτό έως απαντημένο. Καταγράψτε επίπτωση κόστους και χρονοδιαγράμματος, επισυνάψτε αρχεία και κρατήστε πλήρες ίχνος ελέγχου κάθε ερώτησης και απάντησης.
Ερωτήσεις προς τον μελετητή που στέλνονται με email θάβονται, προωθούνται και ξεχνιούνται. Χωρίς αριθμό, προθεσμία και καταγραφή, η εργασία κολλά ή χτίζεται λάθος.
Ένα RFI που στάλθηκε με email μένει αναπάντητο στα εισερχόμενα κάποιου. Κανείς δεν ξέρει ότι είναι ανοιχτό, οπότε το συνεργείο περιμένει ή μαντεύει.
Χωρίς ημερομηνία, ο μελετητής απαντά όποτε προλάβει — ημέρες ή εβδομάδες αργότερα, ενώ η εργασία που μπλοκάρει μένει ακίνητη.
Μια καθυστερημένη απάντηση κοστίζει χρήμα και χρόνο, αλλά η επίπτωση κόστους και χρονοδιαγράμματος δεν καταγράφεται ποτέ, οπότε η αξίωση δεν έχει βάση.
Όταν προκύψει διαφορά, ποιος ρώτησε τι και πότε; Διάσπαρτα email δεν μπορούν να αποδείξουν την ερώτηση, την απάντηση ή την καθυστέρηση.
Από μια ανοιχτή ερώτηση σε μια τεκμηριωμένη, κλεισμένη απάντηση.
Θέμα, ερώτηση, έργο και σύμβαση, με εσωτερικό υπεύθυνο και εξωτερικό παραλήπτη — μελετητή ή πελάτη. Κάθε RFI παίρνει μοναδικό αριθμό.
Ορίστε ημερομηνία απάντησης και στείλτε το στο σωστό μέρος. Τα ανοιχτά και εκπρόθεσμα RFI φαίνονται με μια ματιά, ώστε τίποτα να μην περιμένει σιωπηλά.
Η ερώτηση, η απάντηση και κάθε συνημμένο βρίσκονται σε μία καταγραφή — όχι σε μια ντουζίνα προωθημένα email.
Σημειώστε την επίπτωση κόστους και την επίπτωση χρονοδιαγράμματος σε ημέρες, ώστε μια καθυστερημένη ή ακριβή απάντηση να τεκμηριώνεται για αξίωση.
Πρόχειρο, ανοιχτό, απαντημένο, κλειστό — με διαδρομή ακύρωσης. Πάντα ξέρετε ποιες ερωτήσεις ακόμη μπλοκάρουν την εργασία.
Κάθε RFI κρατά ποιος ρώτησε, ποιος απάντησε και πότε — μια υπερασπίσιμη καταγραφή για διαφορές και παράδοση.
Από μια ανοιχτή ερώτηση σε μια τεκμηριωμένη απάντηση σε τέσσερα βήματα.
Επιλέξτε το έργο και τη σύμβαση, γράψτε το θέμα και την ερώτηση, ορίστε προτεραιότητα και τον εσωτερικό υπεύθυνο.
Απευθύνετέ το στον μελετητή ή τον πελάτη και ορίστε ημερομηνία απάντησης. Το RFI είναι ανοιχτό και παρακολουθούμενο.
Η απάντηση καταγράφεται στο RFI με τυχόν συνημμένα. Η επίπτωση κόστους και χρονοδιαγράμματος καταγράφεται αν είναι σχετική.
Μόλις η απάντηση δοθεί και υλοποιηθεί, κλείστε το RFI. Ακυρώστε το αν δεν χρειάζεται πλέον. Όλα μένουν στην καταγραφή.
Σε όποιον πρέπει να παίρνει απαντήσεις για να προχωρά η εργασία.
Υποβάλετε αριθμημένο RFI τη στιγμή που ένα σχέδιο είναι ασαφές, με προθεσμία, αντί να κυνηγάτε τον μελετητή στο τηλέφωνο.
Παρακολουθήστε κάθε ανοιχτή ερώτηση ανά έργο και κλιμακώστε όσες είναι εκπρόθεσμες και μπλοκάρουν την εργασία.
Δείτε την επίπτωση κόστους και χρονοδιαγράμματος στα RFI και χρησιμοποιήστε την καταγραφή για αξιώσεις καθυστέρησης και αλλαγών.
Λάβετε καθαρές, αριθμημένες ερωτήσεις με προθεσμία αντί για ασαφή νήματα email.
Γιατί μια ειδική ενότητα RFI υπερτερεί ενός νήματος email:
| Λειτουργία | Construction Team | |
|---|---|---|
| Αριθμός παρακολούθησης | Κανένας | Μοναδικός αριθμός RFI ανά ερώτηση |
| Προθεσμία απάντησης | Όταν απαντήσουν | Ημερομηνία με ειδοποιήσεις εκπρόθεσμων |
| Ερώτηση και απάντηση | Σε προωθήσεις | Σε μία καταγραφή |
| Επίπτωση | Δεν καταγράφεται | Καταγραμμένη επίπτωση κόστους και χρόνου |
| Κατάσταση | Αναγνωσμένο / μη | Πρόχειρο, ανοιχτό, απαντημένο, κλειστό |
| Συνημμένα | Χαμένα σε νήματα | Διατηρούνται στο RFI |
| Ίχνος ελέγχου | Διάσπαρτο | Ποιος ρώτησε, ποιος απάντησε, πότε |
Ένα RFI (αίτημα πληροφοριών) είναι μια επίσημη ερώτηση — συνήθως προς τον μελετητή ή τον πελάτη — όταν κάτι στα σχέδια ή τις προδιαγραφές είναι ασαφές. Παρακολουθείται με αριθμό, προθεσμία απάντησης και καταγεγραμμένη απάντηση.
Ναι. Κάθε RFI έχει ημερομηνία απάντησης, και τα ανοιχτά και εκπρόθεσμα RFI επισημαίνονται, ώστε οι ερωτήσεις που μπλοκάρουν την εργασία να μην μένουν αναπάντητες.
Ναι. Κάθε RFI μπορεί να σημειώσει επίπτωση κόστους και επίπτωση χρονοδιαγράμματος σε ημέρες, δίνοντάς σας τεκμηριωμένη βάση για αξίωση καθυστέρησης ή αλλαγής.
Ένα RFI περνά από πρόχειρο σε ανοιχτό, απαντημένο και κλειστό, με επιλογή ακύρωσης. Πάντα βλέπετε ποιες ερωτήσεις είναι ακόμη ανοιχτές και μπλοκάρουν την εργασία.
Ναι. Κάθε RFI έχει εσωτερικό υπεύθυνο και εξωτερικό παραλήπτη — τον μελετητή ή τον πελάτη — ώστε το σωστό μέρος να είναι υπεύθυνο για την απάντηση.
Ναι. Επισυνάψτε το σχετικό απόσπασμα σχεδίου, φωτογραφία ή έγγραφο στο RFI, ώστε η ερώτηση και το πλαίσιό της να μένουν μαζί.
Ναι. Κάθε RFI κρατά ποιος το υπέβαλε, ποιος απάντησε και πότε, δίνοντάς σας υπερασπίσιμη καταγραφή για διαφορές και παράδοση.
Δωρεάν δοκιμή 14 ημερών. Χωρίς πιστωτική κάρτα. Ρυθμίστε την εταιρεία σας σε 10 λεπτά.
Εγγραφείτε δωρεάν