Διαχείριση κινδύνων στις κατασκευές - πώς τηρείται μητρώο κινδύνων

Όποιος έχει τρέξει εργοτάξιο ξέρει αυτή τη συζήτηση. Κάτι στράβωσε - η παράδοση του οπλισμού καθυστέρησε, στην εκσκαφή βγήκε υπόγειο νερό, ο υπεργολάβος δεν εμφανίστηκε για δύο εβδομάδες - και κάποιος λέει: «Το ξέραμε ότι μπορεί να γίνει.» Συχνά πράγματι το ήξεραν. Απλώς κανείς δεν το κατέγραψε, κανείς δεν αποφάσισε τι θα κάνει και κανείς δεν το ξανακοίταξε μέχρι να είναι πολύ αργά.

Η διαχείριση κινδύνων είναι η προσπάθεια αυτή η συζήτηση να γίνεται πριν από το πρόβλημα και όχι μετά.

Τι είναι κίνδυνος στις κατασκευές

Κίνδυνος είναι κάτι που δεν έχει συμβεί ακόμη, αλλά μπορεί να συμβεί, και αν συμβεί θα σας κοστίσει κάτι. Τις περισσότερες φορές κοστίζει χρήμα ή χρόνο, μερικές φορές ποιότητα, και στη χειρότερη περίπτωση την υγεία των ανθρώπων στο εργοτάξιο.

Είναι χρήσιμο να ξεχωρίζουμε δύο πράγματα που στην κουβέντα μπερδεύονται: από πού προέρχεται ο κίνδυνος και τι επηρεάζει. Η περίοδος βροχών την ώρα των εργασιών στη στέγη προέρχεται από τον καιρό, αλλά επηρεάζει την προθεσμία. Ένας ασαφής όρος στη σύμβαση προέρχεται από τη σύμβαση, αλλά επηρεάζει τα χρήματα. Αν ταξινομήσετε τους κινδύνους κατά πηγή, βλέπετε πού είναι τα αδύνατα σημεία σας ως εταιρεία. Αν τους δείτε κατά συνέπεια, βλέπετε τι ακριβώς απειλεί το έργο.

Οι τυπικές πηγές κινδύνου σε ένα εργοτάξιο είναι αρκετά σταθερές:

• η μελέτη - σφάλματα, παραλείψεις, αλλαγές κατά την κατασκευή·
• το έδαφος - απρόβλεπτες γεωλογικές συνθήκες, υπόγεια ύδατα, υφιστάμενα υπόγεια δίκτυα·
• η ασφάλεια - εργασία σε ύψος, εκσκαφές, βαρέα μηχανήματα·
• η εκτέλεση - σφάλματα μεθόδου, υλικά κακής ποιότητας·
• οι άνθρωποι και τα μηχανήματα - έλλειψη εργατών, βλάβες εξοπλισμού·
• οι προμήθειες - υλικά που καθυστερούν ή ακριβαίνουν·
• οι υπεργολάβοι - καθυστέρηση, έλλειψη δυναμικότητας, πτώχευση·
• τα οικονομικά - καθυστερημένες πληρωμές από τον κύριο του έργου, απότομες αυξήσεις τιμών·
• η σύμβαση - διαφωνίες, ποινικές ρήτρες, αλλαγές στο αντικείμενο·
• ο καιρός - βροχή, παγετός, άνεμος, καύσωνας·
• οι άδειες - εγκρίσεις και συνδέσεις με τα δίκτυα κοινής ωφέλειας·
• το περιβάλλον - γείτονες, παράπονα, κυκλοφορία, θόρυβος και σκόνη.

Γιατί να ασχοληθείτε καθόλου

Οι κατασκευαστικές εταιρείες σπάνια χρεοκοπούν εξαιτίας ενός μεγάλου προβλήματος. Πιο συχνά η αιτία είναι η συσσώρευση μικρών, προβλέψιμων πραγμάτων, που το καθένα έφαγε λίγο από το κέρδος. Τα περισσότερα από αυτά κάποιος στο εργοτάξιο τα είχε διαισθανθεί νωρίς.

Το μητρώο κινδύνων δεν προβλέπει το μέλλον. Κάνει τρία πιο μετριοπαθή και πιο χρήσιμα πράγματα. Πρώτον, μετατρέπει μια αόριστη ανησυχία σε συγκεκριμένη εγγραφή με όνομα και υπεύθυνο. Δεύτερον, σας κάνει να επιστρέφετε στον κίνδυνο τακτικά, αντί να τον θυμηθείτε μόνο όταν έχει ήδη συμβεί. Και τρίτον, αφήνει ίχνος - όταν στο επόμενο έργο εμφανιστεί η ίδια κατάσταση, υπάρχει από πού να δει κανείς τι λειτούργησε.

Υπάρχει και ένας πιο πεζός λόγος. Όλο και περισσότεροι κύριοι του έργου, ιδίως στις δημόσιες συμβάσεις και στις συμβάσεις FIDIC, περιμένουν από τον ανάδοχο να δείχνει ότι διαχειρίζεται τους κινδύνους του. Το μητρώο είναι η απλούστερη απόδειξη.

Πώς αξιολογείται ένας κίνδυνος

Η πιο διαδεδομένη μέθοδος, απολύτως επαρκής για την πράξη, χρησιμοποιεί δύο κλίμακες από 1 έως 5.

Πιθανότητα - πόσο πιθανό είναι να συμβεί:

Βαθμός	Περιγραφή
1	Σπάνιο - κάτω από 10%
2	Απίθανο - από 10% έως 30%
3	Πιθανό - από 30% έως 50%
4	Πολύ πιθανό - από 50% έως 80%
5	Σχεδόν βέβαιο - 80% και άνω

Επίπτωση - πόσο σοβαρό θα ήταν αν συμβεί. Εδώ είναι σημαντικό η κλίμακα να περιγράφεται με συγκεκριμένα όρια, αλλιώς ο καθένας βαθμολογεί «με το μάτι» και οι βαθμολογίες δύο ανθρώπων δεν συγκρίνονται. Για τα χρήματα, για παράδειγμα, τα όρια μπορεί να ορίζονται σε σχέση με τη συμβατική αξία του έργου: κάτω από 1% είναι ασήμαντη, μεταξύ 5% και 10% είναι μεγάλη, πάνω από 10% είναι σοβαρή. Για την ασφάλεια η κλίμακα πηγαίνει από «μόνο πρώτες βοήθειες» έως «θανατηφόρο ατύχημα».

Όταν ένας κίνδυνος επηρεάζει ταυτόχρονα πολλά πράγματα, η επίπτωση βαθμολογείται με βάση το σοβαρότερο από αυτά. Αν η καθυστέρηση ενός γερανού σημαίνει και μία εβδομάδα καθυστέρηση, και κίνδυνο κατά τη χειρωνακτική μεταφορά φορτίων, μετράει η ασφάλεια.

Το γινόμενο των δύο βαθμών δίνει τον βαθμό κινδύνου από 1 έως 25:

• 1-4 - χαμηλός. Παρακολουθείται, αλλά δεν χρειάζεται ειδικές ενέργειες.
• 5-12 - μεσαίος. Χρειάζεται μέτρα και υπεύθυνο.
• 15-25 - υψηλός. Χρειάζεται προσοχή τώρα και τακτική επανεξέταση.

Τοποθετημένοι σε έναν πίνακα πέντε επί πέντε, με την πιθανότητα στον έναν άξονα και την επίπτωση στον άλλον, οι κίνδυνοι σχηματίζουν τη μήτρα κινδύνων. Είναι ο γρηγορότερος τρόπος να δείτε την κατάσταση του έργου με μια ματιά: πόσα πράγματα βρίσκονται στην κόκκινη γωνία και αν αυτή γεμίζει ή αδειάζει.

Τι κάνουμε με έναν κίνδυνο

Η αξιολόγηση από μόνη της δεν αλλάζει τίποτα. Αυτό που μειώνει τον κίνδυνο είναι τα μέτρα: συγκεκριμένες ενέργειες με εκτελεστή και προθεσμία. Το «να προσέχουμε στην εκσκαφή» δεν είναι μέτρο. Το «ο τοπογράφος να αποτυπώσει τα υφιστάμενα δίκτυα μέχρι την Παρασκευή» είναι μέτρο.

Ένας κίνδυνος περνά από διάφορες καταστάσεις. Καταχωρίζεται, μετά αξιολογείται, μετά εφαρμόζονται μέτρα. Στο τέλος υπάρχουν δύο εκβάσεις. Είτε ο κίνδυνος περνά και κλείνει, είτε συμβαίνει και ο κίνδυνος έχει επέλθει. Η δεύτερη περίπτωση δεν είναι αποτυχία του μητρώου. Ακριβώς τότε η καταγραφή έχει τη μεγαλύτερη αξία, γιατί τα μέτρα είναι ήδη συμφωνημένα και οι άνθρωποι ξέρουν τι να κάνουν.

Το σημαντικότερο σε όλη τη διαδικασία είναι η τακτική επανεξέταση. Ένας κίνδυνος που αξιολογήθηκε μία φορά στην αρχή του έργου και ξεχάστηκε είναι σχεδόν τόσο άχρηστος όσο ένας κίνδυνος που δεν καταγράφηκε ποτέ. Οι συνθήκες αλλάζουν: η εκσκαφή τελειώνει, ο προμηθευτής αλλάζει, έρχεται ο χειμώνας. Όσο υψηλότερος ο κίνδυνος, τόσο συχνότερα καλό είναι να τον κοιτάτε.

Πώς λειτουργεί το μητρώο κινδύνων στο Construction Team

Στο Construction Team το μητρώο κινδύνων βρίσκεται στην ενότητα «Εργοτάξιο» και στην καρτέλα «Κίνδυνοι» κάθε έργου. Δείτε πώς μοιάζουν στην πράξη όσα περιγράψαμε παραπάνω.

Καταχώριση

Με το κουμπί «Νέος κίνδυνος» συμπληρώνετε τίτλο («Τι μπορεί να συμβεί;»), έργο και κατηγορία. Οι κατηγορίες είναι οι δώδεκα πηγές από τον κατάλογο παραπάνω συν η «Άλλη», και δίπλα σε καθεμία υπάρχει σύντομη εξήγηση του τι καλύπτει. Προαιρετικά προσθέτετε περιγραφή, τοποθεσία στο εργοτάξιο (για παράδειγμα «Τμήμα Β, όροφος 3») και σημειώνετε τι επηρεάζει ο κίνδυνος: κόστος, χρονοδιάγραμμα, ποιότητα ή ασφάλεια. Κάθε κίνδυνος παίρνει αριθμό της μορφής RSK με τον κωδικό του έργου, ώστε στη σύσκεψη να μιλάτε για συγκεκριμένη εγγραφή.

Οι κίνδυνοι σπάνια γεννιούνται στο γραφείο. Συνήθως προκύπτουν από κάτι άλλο: ένα αίτημα προς τον μελετητή, ένα ελάττωμα, μια σύσκεψη ή μια εγγραφή στο ημερολόγιο εργοταξίου. Γι' αυτό σε αυτές τις τέσσερις εγγραφές υπάρχει το κουμπί «Καταχώριση ως κίνδυνος». Ανοίγει τη φόρμα με τα πεδία συμπληρωμένα από την πηγή, και στη συνέχεια ο κίνδυνος μένει συνδεδεμένος με την εγγραφή από την οποία ξεκίνησε. Ανοίγοντας το ελάττωμα, βλέπετε και τους κινδύνους που καταχωρίστηκαν από αυτό.

Αξιολόγηση

Το κουμπί «Αξιολόγηση» ανοίγει την πιθανότητα και την επίπτωση. Αν δεν έχετε σημειώσει τι επηρεάζει ο κίνδυνος, το σύστημα δεν σας αφήνει να τον αξιολογήσετε, γιατί χωρίς αυτό δεν είναι σαφές με ποια κλίμακα μετριέται η επίπτωση. Δίπλα στα πεδία υπάρχουν οι «Ορισμοί κλιμάκων» με τα όρια για κάθε διάσταση, ώστε όλοι να βαθμολογούν με τον ίδιο τρόπο.

Ο βαθμός κινδύνου υπολογίζεται αυτόματα και ο κίνδυνος παίρνει χρώμα: πράσινο, κίτρινο ή κόκκινο, ενώ οι μη αξιολογημένοι είναι γκρι. Σε κάθε αξιολόγηση μπορείτε να αφήσετε σημείωση για το τι συζητήθηκε.

Υπεύθυνος και μέτρα

Κάθε κίνδυνος μπορεί να έχει υπεύθυνο κινδύνου - τον άνθρωπο που τον παρακολουθεί. Αυτός λαμβάνει ειδοποίηση όταν οριστεί.

Τα μέτρα προστίθενται ένα ένα. Το καθένα έχει περιγραφή, προθεσμία και εκτελεστή. Ο εκτελεστής μπορεί να είναι συνάδελφός σας ή απλώς ένα όνομα, για παράδειγμα ένας υπεργολάβος που δεν έχει λογαριασμό στο σύστημα. Όταν τα μέτρα ξεκινήσουν στην πράξη, ο κίνδυνος σημειώνεται ως «Μέτρα σε εξέλιξη». Τα εκπρόθεσμα μέτρα φαίνονται αμέσως.

Επανεξέταση και υπενθυμίσεις

Κάθε κίνδυνος έχει ημερομηνία επόμενης επανεξέτασης, την οποία το σύστημα προτείνει μόνο του ανάλογα με το επίπεδο: υψηλός σε 7 ημέρες, μεσαίος σε 14, χαμηλός σε 30. Οι μη αξιολογημένοι επανεξετάζονται μέσα σε μία εβδομάδα, ώστε να μη μένουν επ' αόριστον χωρίς αξιολόγηση. Την ημερομηνία μπορείτε να την αλλάξετε χειροκίνητα, αν ξέρετε καλύτερα.

Όταν πλησιάζει η επανεξέταση, ο υπεύθυνος λαμβάνει υπενθύμιση. Αν δεν υπάρχει υπεύθυνος ή αυτός δεν είναι πια στην εταιρεία, η υπενθύμιση δεν χάνεται, αλλά πηγαίνει σε άλλον άνθρωπο με πρόσβαση στους κινδύνους. Το ίδιο ισχύει και για τις προθεσμίες των μέτρων.

Αν κοιτάξατε τον κίνδυνο και τίποτα δεν άλλαξε, το κουμπί «Επανεξετάστηκε, χωρίς αλλαγή» καταγράφει την επανεξέταση και μεταθέτει την επόμενη ημερομηνία. Στη λίστα μπορείτε να επιλέξετε πολλούς κινδύνους μαζί και να τους επιβεβαιώσετε όλους μαζί, κάτι που γλιτώνει χρόνο στην εβδομαδιαία σύσκεψη.

Κλείσιμο και επέλευση

Ο κίνδυνος κλείνει με μια σύντομη σημείωση για τον λόγο, για παράδειγμα «Οι εκσκαφές ολοκληρώθηκαν χωρίς κατολίσθηση». Τα ανοιχτά μέτρα του ακυρώνονται και οι υπενθυμίσεις σταματούν.

Αν ο κίνδυνος συμβεί, τον σημειώνετε ως κίνδυνο που επήλθε, με ημερομηνία και περιγραφή των συνεπειών. Η επανεξέταση σταματά, αλλά τα μέτρα μένουν ως ενέργειες αντιμετώπισης και συνεχίζουν να στέλνουν υπενθυμίσεις. Οι συνέπειες μπορούν να συμπληρωθούν αργότερα, όταν ξεκαθαρίσουν το πραγματικό κόστος και η καθυστέρηση. Αν κλείσατε έναν κίνδυνο βιαστικά, μπορεί να ανοίξει ξανά.

Κάθε αξιολόγηση, κάθε επανεξέταση και κάθε αλλαγή κατάστασης μένει στο ιστορικό του κινδύνου. Έτσι, μήνες μετά, φαίνεται όχι μόνο πού βρίσκεται ο κίνδυνος τώρα, αλλά και πώς έφτασε εκεί.

Η συνολική εικόνα

Η λίστα κινδύνων φιλτράρεται κατά έργο, κατηγορία, κατάσταση, βαθμό κινδύνου, υπεύθυνο και εκπρόθεσμη επανεξέταση. Στο έργο υπάρχει μήτρα κινδύνων πέντε επί πέντε: κάνετε κλικ σε ένα κελί και βλέπετε ακριβώς ποιοι κίνδυνοι βρίσκονται σε αυτό. Δίπλα της υπάρχει σύνοψη με τους τρεις αριθμούς που αξίζουν προσοχή - ενεργοί υψηλοί κίνδυνοι, εκπρόθεσμες επανεξετάσεις και μη αξιολογημένοι.

Το μητρώο μπορεί να εξαχθεί σε PDF ή Excel με τα φίλτρα και την ταξινόμηση που έχετε επιλέξει στη λίστα. Στο PDF, δίπλα σε κάθε κίνδυνο εμφανίζονται η αρχική και η τρέχουσα αξιολόγηση, ώστε να φαίνεται αν τα μέτρα απέδωσαν. Είναι βολικό για αναφορά ή για συζήτηση με τον κύριο του έργου.

Τι μένει σε εσάς

Το σύστημα δεν ξέρει ποιοι κίνδυνοι υπάρχουν στο έργο σας. Δεν μπορεί να κρίνει αν ο υπεργολάβος θα τα βγάλει πέρα, ούτε πόσο πιθανό είναι ο δήμος να καθυστερήσει την έγκριση. Κρατά ό,τι καταγράφηκε, υπενθυμίζει και δείχνει την εικόνα, αλλά η σκέψη μένει στους ανθρώπους που γνωρίζουν το έργο.

Μην περιμένετε ούτε το μητρώο να είναι πλήρες από την πρώτη μέρα. Καλή αρχή είναι πέντε-έξι κίνδυνοι που η ομάδα ούτως ή άλλως συζητά σε κάθε σύσκεψη. Όταν η επανεξέταση γίνει συνήθεια, η λίστα μεγαλώνει από μόνη της.

Από πού να ξεκινήσετε

1. Καθίστε σε ένα τραπέζι τον υπεύθυνο του έργου, τον εργοταξιάρχη και τον υπεύθυνο προμηθειών.
2. Ο καθένας λέει τα τρία πράγματα που τον ανησυχούν περισσότερο σε αυτό το έργο.
3. Καταγράψτε τα ως κινδύνους, αξιολογήστε τα και ορίστε υπεύθυνο για τον καθένα.
4. Για κάθε υψηλό κίνδυνο καταγράψτε τουλάχιστον ένα μέτρο με προθεσμία.
5. Βάλτε την επανεξέταση των κινδύνων ως μόνιμο θέμα στην εβδομαδιαία σύσκεψη.

Αυτό αρκεί. Οι σύνθετες μέθοδοι έχουν τη θέση τους στα μεγάλα έργα, αλλά στα περισσότερα εργοτάξια τη διαφορά δεν την κάνει η μέθοδος, αλλά το αν κάποιος επιστρέφει καθόλου στη λίστα.

Σχετικά άρθρα

• Γιατί τα κατασκευαστικά έργα ξεπερνούν τον προϋπολογισμό
• Έλεγχος κόστους στις κατασκευές
• Λίστα ελαττωμάτων σε εργοτάξιο
• Διαχείριση υπεργολάβων