Λογισμικό διαχείρισης κατασκευαστικής εταιρείας - Τα οφέλη ενός ενιαίου συνδεδεμένου συστήματος

Οι περισσότερες κατασκευαστικές εταιρείες δεν ξεκινούν με ενιαίο σύστημα. Ξεκινούν με Excel για τις ποσότητες, Word για τις συμβάσεις, λογιστικό πρόγραμμα για τα τιμολόγια, Viber για το εργοτάξιο και έναν φάκελο στο cloud για τα σχέδια. Κάθε ένα από αυτά τα προγράμματα κάνει τη δουλειά του. Το πρόβλημα βρίσκεται ανάμεσά τους.

Αυτό το άρθρο εξηγεί τι αλλάζει όταν το λογισμικό διαχείρισης κατασκευαστικής εταιρείας καλύπτει όλες τις διαδικασίες, από την προσφορά μέχρι την αποθήκη, πότε αξίζει πραγματικά και τι να προσέξετε όταν επιλέγετε το πρόγραμμα με το οποίο θα δουλεύετε τα επόμενα χρόνια.

Πού χάνονται χρήματα και νεύρα

Φανταστείτε έναν συνηθισμένο μήνα. Η προσφορά είναι σε ένα αρχείο και, όταν την κερδίσετε, κάποιος την ξαναπληκτρολογεί σε μια σύμβαση. Τα πιστοποιητικά πληρωμής γίνονται από τη σύμβαση, τα τιμολόγια από τα πιστοποιητικά και τα τιμολόγια πηγαίνουν στον λογιστή. Σε κάθε βήμα τα δεδομένα καταχωρούνται ξανά και κάθε καταχώριση είναι μια ευκαιρία για λάθος.

Τα λάθη σπάνια φαίνονται αμέσως. Η τιμή μιας θέσης διαφέρει ανάμεσα στην προσφορά και στο πιστοποιητικό. Η ποσότητα στο πιστοποιητικό έχει ένα μηδενικό παραπάνω. Το τιμολόγιο εκδόθηκε με βάση παλιά έκδοση του ποσού. Το ανακαλύπτετε στο τέλος του μήνα, όταν πρέπει να γίνει συμφωνία, ή χειρότερα, όταν το προσέξει πρώτος ο πελάτης.

Χάνεται και εργάσιμος χρόνος. Όποιος συντάσσει τη μηνιαία αναφορά ξοδεύει δύο μέρες μαζεύοντας στοιχεία από διάφορα αρχεία και επικολλώντας τα σε έναν πίνακα. Δεν μένει ούτε μία ώρα για ανάλυση.

Τι πρέπει να καλύπτει το λογισμικό μιας κατασκευαστικής εταιρείας

Όσο πληρέστερη η κάλυψη, τόσο λιγότερα δεδομένα ξαναπληκτρολογούνται. Για μια κατασκευαστική εταιρεία αυτό συνήθως σημαίνει:

• προσφορές και διαγωνισμούς, μαζί με τις προμετρήσεις που τους συνοδεύουν·
• συμβάσεις με πελάτες και υπεργολάβους, συμπεριλαμβανομένων των προκαταβολών και της παρακράτησης εγγύησης·
• πιστοποιητικά πληρωμής συνδεδεμένα με τη σύμβαση·
• τιμολόγια, δαπάνες, πληρωμές και τραπεζικούς λογαριασμούς·
• αποθήκες, υλικά και μεταφορές ανάμεσα σε εργοτάξια·
• εργασία στο εργοτάξιο: ημερολόγια, χρονοδιαγράμματα, ελαττώματα, σχέδια·
• αναφορές και ανάλυση ανά έργο, σύμβαση και εταιρεία.

Δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε με τα πάντα. Σημασία έχει το πρόγραμμα να μπορεί να τα συνδέσει όταν έρθει η σειρά τους.

Τα οφέλη του ολοκληρωμένου λογισμικού για κατασκευές

Τα οφέλη δεν βρίσκονται στον αριθμό των ενοτήτων αλλά στον τρόπο που συνδέονται. Δείτε τι αλλάζει στην πράξη.

Τα δεδομένα καταχωρούνται μία φορά. Μια θέση από την προσφορά γίνεται θέση στη σύμβαση, μετά στο πιστοποιητικό και στο τιμολόγιο. Κανείς δεν την ξαναπληκτρολογεί, οπότε δεν υπάρχει πού να εμφανιστεί διαφορά.

Ύστερα έρχεται κάτι σχεδόν ανέφικτο σε διάσπαρτα συστήματα: μπορείτε να απαντήσετε σε ένα λεπτό στην ερώτηση «πόσα απομένουν σε αυτή τη σύμβαση». Ξέρετε την αξία της σύμβασης, τι έχει πιστοποιηθεί, τι έχει τιμολογηθεί και τι έχει πληρωθεί. Δεν χρειάζεται να πάρετε κανέναν τηλέφωνο.

Ο έλεγχος κόστους γίνεται πραγματικός. Όταν τα έξοδα του εργοταξίου καταγράφονται τη στιγμή που προκύπτουν, βλέπετε μια υπέρβαση όσο μπορείτε ακόμη να κάνετε κάτι. Σε ξεχωριστά υπολογιστικά φύλλα τη βλέπετε όταν είναι αργά. Δείτε και πώς να ελέγχετε το κόστος ενός εργοταξίου.

Τα δικαιώματα πρόσβασης μπαίνουν σε τάξη. Στο Excel όποιος έχει πρόσβαση στο αρχείο μπορεί να αλλάξει τα πάντα. Σε ένα ενιαίο σύστημα ο λογιστής βλέπει τα τιμολόγια, ο υπεύθυνος του εργοταξίου βλέπει το δικό του εργοτάξιο και ο υπεργολάβος βλέπει μόνο ό,τι τον αφορά. Κάθε αλλαγή αφήνει ίχνος: ποιος άλλαξε τι και πότε.

Τέλος, η δουλειά δεν εξαρτάται από ένα άτομο. Αν οι τιμές και οι ποσότητες ζουν μόνο στο προσωπικό υπολογιστικό φύλλο ενός συναδέλφου και αυτός είναι σε άδεια ή άρρωστος, τα πιστοποιητικά του περιμένουν. Όταν βρίσκονται στο σύστημα, κάποιος άλλος με τα κατάλληλα δικαιώματα τα ολοκληρώνει.

Τι δεν παίρνετε

Είναι δίκαιο να πούμε και το αντίθετο. Ένα ενιαίο σύστημα δεν θα διορθώσει μια διαδικασία που είναι ασαφής. Αν κανείς στην εταιρεία δεν ξέρει ποιος εγκρίνει τα πιστοποιητικά, το πρόγραμμα απλώς θα κάνει αυτό το ερώτημα πιο ορατό. Γι' αυτό η εισαγωγή του είναι καλή στιγμή να ξεκαθαρίσετε τους κανόνες και όχι μόνο να αλλάξετε εργαλείο.

Ένα ενιαίο σύστημα, δηλαδή ERP για κατασκευές ή εξειδικευμένη πλατφόρμα κατασκευών, δεν το χρειάζεται επίσης ο καθένας. Μια εταιρεία με ένα εργοτάξιο, δύο άτομα και απλή προσφορά μπορεί να τα βγάλει πέρα με ένα υπολογιστικό φύλλο, όπως δείχνει η σύγκριση Construction Team και Excel. Τα προβλήματα αρχίζουν με το δεύτερο και το τρίτο ταυτόχρονο εργοτάξιο, με περισσότερα άτομα στην ομάδα και με πελάτες που θέλουν ακριβείς αναφορές.

Πότε είναι η κατάλληλη στιγμή

Μερικά σημάδια ότι τα διάσπαρτα εργαλεία σας κοστίζουν ήδη περισσότερο απ' όσο νομίζετε:

• μια αναφορά για ένα έργο σημαίνει να ανοίξετε πάνω από τρία αρχεία·
• τα ποσά στο πιστοποιητικό και στο τιμολόγιο διαφέρουν και κανείς δεν ξέρει ποιο είναι σωστό·
• δεν μπορείτε να πείτε γρήγορα πόσα έχετε πληρώσει σε έναν υπεργολάβο·
• ένας νέος συνάδελφος χρειάζεται εβδομάδες για να προσαρμοστεί, γιατί όλα είναι «στο μυαλό κάποιου»·
• στο τέλος του μήνα κάποιος μένει μέχρι αργά για να συντάξει την αναφορά.

Αν αναγνωρίζετε δύο ή τρία από αυτά, αξίζει να δείτε ένα ενιαίο σύστημα. Αν δεν αναγνωρίζετε κανένα, μάλλον δεν το χρειάζεστε ακόμη.

Πώς να επιλέξετε λογισμικό για τη διαχείριση κατασκευαστικών έργων

Εδώ είναι πιο εύκολο να κάνετε λάθος, γιατί κάθε επίδειξη φαίνεται πειστική. Να τι αξίζει να συγκρίνετε.

Πρώτον, η σύνδεση ανάμεσα στα έγγραφα (προσφορές, συμβάσεις, προμετρήσεις, πιστοποιητικά, τιμολόγια). Ρωτήστε πώς φτάνετε από την προσφορά στο πιστοποιητικό και στο τιμολόγιο. Αν η απάντηση είναι «εξάγετε και εισάγετε», η σύνδεση δεν είναι ενσωματωμένη. Θέλετε να δείτε ολόκληρη την αλυσίδα για μία πραγματική σύμβαση.

Δεύτερον, η κατασκευαστική λογική. Ένα γενικό πρόγραμμα τιμολόγησης δεν ξέρει τι είναι ενδιάμεσο πιστοποιητικό πληρωμής, προμέτρηση ή παρακράτηση εγγύησης. Αν πρέπει να τα προσομοιώνετε με συνηθισμένα έγγραφα, θα παλεύετε με το πρόγραμμα κάθε μέρα. Ελέγξτε ότι τα έγγραφα είναι αυτά που πραγματικά χρησιμοποιείτε.

Τρίτον, ρόλοι και δικαιώματα. Ποιος βλέπει και αλλάζει τι, και αν υπάρχει αρχείο αλλαγών. Αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία αν δουλεύετε με υπεργολάβους.

Τέταρτον, η δουλειά από το εργοτάξιο. Αν ο υπεύθυνος του εργοταξίου δεν μπορεί να ανοίξει τα δεδομένα από το κινητό του, θα συνεχίσει να τα γράφει στο Viber και το σύστημα θα μένει πίσω από την πραγματικότητα.

Πέμπτον, πώς φεύγετε. Μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας σε βολική μορφή; Μια εταιρεία που δεν μπορεί να φύγει είναι όμηρος και της τιμής και των όρων.

Έκτον, πόσο γρήγορα ξεκινάτε. Συστήματα που χρειάζονται μήνες υλοποίησης και συμβούλους συχνά κοστίζουν περισσότερο στη ρύθμιση απ' ό,τι ένας χρόνος χρήσης. Ζητήστε τον πραγματικό χρόνο μέχρι το πρώτο έγγραφο, όχι μέχρι την «πλήρη υλοποίηση». Περισσότερα για τα είδη συστημάτων και τους συμβιβασμούς τους υπάρχουν στην επισκόπηση του λογισμικού για κατασκευές.

Πώς να ξεκινήσετε χωρίς να σταματήσει η δουλειά

Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι η προσπάθεια να αλλάξουν όλα μαζί. Η ομάδα υπερφορτώνεται και οι πρώτες δυσκολίες σκοτώνουν την επιθυμία για αλλαγή.

Είναι καλύτερο να διαλέξετε μία διαδικασία και ένα νέο εργοτάξιο. Ξεκινήστε από εκεί που πονάει περισσότερο, συνήθως οι προμετρήσεις και οι προσφορές ή τα πιστοποιητικά και τα τιμολόγια. Αφήστε την ομάδα να δουλέψει έτσι για ένα ή δύο μήνες, μέχρι να το συνηθίσει και να δει καθαρά το όφελος. Μετά προσθέτετε την αποθήκη, την εργασία στο εργοτάξιο και τις οικονομικές αναφορές. Μια ευρύτερη εικόνα αυτής της διαδρομής δίνεται στον οδηγό για την ψηφιοποίηση μιας κατασκευαστικής εταιρείας.

Τα παλιά έργα δεν χρειάζεται να μεταφερθούν. Ολοκληρώνονται με τον παλιό τρόπο και τα νέα τρέχουν μέσα στο σύστημα.

Πώς να επιλέξετε λογισμικό διαχείρισης κατασκευών: συνοπτικά

Ένα συνδεδεμένο λογισμικό διαχείρισης κατασκευαστικών έργων δεν κάνει μια εταιρεία μεγαλύτερη. Την κάνει πιο οργανωμένη: όλοι ξέρουν πού βρίσκεται η πληροφορία, τα ποσά είναι τα ίδια παντού και ο ιδιοκτήτης βλέπει την κατάσταση της επιχείρησης χωρίς να ρωτά. Επιλέξτε με βάση το αν τα έγγραφα συνδέονται μεταξύ τους, το αν το πρόγραμμα καταλαβαίνει τις κατασκευές και το αν η ομάδα σας θα το χρησιμοποιήσει πραγματικά, όχι με βάση το μήκος της λίστας λειτουργιών.

Αν θέλετε να δείτε πώς φαίνεται αυτό σε μια κατασκευαστική εταιρεία, το Construction Team καλύπτει τις διαδικασίες από την προσφορά μέχρι την αποθήκη και το εργοτάξιο σε ένα μέρος. Μπορείτε να ξεκινήσετε με δωρεάν λογαριασμό και να δοκιμάσετε ένα πραγματικό έργο.