Το ημερολόγιο εργοταξίου: τι καταγράφεται κάθε μέρα και γιατί
Τον Φεβρουάριο ο πελάτης γράφει ότι το εργοτάξιο καθυστερεί τρεις εβδομάδες και ότι θα παρακρατήσει ποινική ρήτρα. Ο ανάδοχος απαντά ότι τον Νοέμβριο έβρεξε έντεκα ημέρες, ότι ο οπλισμός ήρθε αργά και ότι περίμενε μια εβδομάδα απάντηση από τον μελετητή. Όλα αυτά μπορεί να είναι αληθινά, αλλά ο ανάδοχος πρέπει να μπορεί να τα δείξει.
Αν υπάρχει ημερολόγιο που λέει για κάθε μία από αυτές τις ημέρες πώς ήταν ο καιρός, ποιος ήταν στο εργοτάξιο και γιατί το συνεργείο των καλουπιών έμεινε αδρανές, η συζήτηση είναι σύντομη. Αν δεν υπάρχει, μένει η μνήμη, και η μνήμη αμφισβητείται εύκολα.
Γι' αυτό το ημερολόγιο τηρείται κάθε ημέρα και με τρόπο που δεν επιβαρύνει εκείνον που το συμπληρώνει.
Τι μπαίνει στην ημερήσια καταγραφή
Τα ίδια πράγματα καταγράφονται σε ένα μικρό και σε ένα μεγάλο εργοτάξιο, διαφέρει μόνο ο όγκος.
Καιρός. Πώς ήταν, ελάχιστη και μέγιστη θερμοκρασία, βροχόπτωση. Έχει σημασία για το σκυρόδεμα, για τον σοβά, για τη θερμομόνωση και για κάθε διαφωνία για το αν η εργασία ήταν δυνατή. Το «βροχή» δεν αρκεί. Το «βροχή από τις 9 έως τις 14, 12 mm, αναβλήθηκε η σκυροδέτηση πλάκας» κάνει τη δουλειά.
Προσωπικό. Ποια συνεργεία ήταν στο εργοτάξιο, από ποια εταιρεία, πόσοι άνθρωποι και για πόσες ώρες. Έτσι βλέπετε αργότερα αν ο υπεργολάβος κράτησε πράγματι οκτώ χτίστες στο εργοτάξιο, όπως ισχυρίζεται, ή ήρθαν τρεις.
Μηχανήματα. Ποια μηχανήματα ήταν στο εργοτάξιο και πόση ώρα δούλεψαν. Ένας γερανός που στέκεται όλη μέρα επειδή δεν υπάρχει τίποτα να σηκώσει είναι επίσης καταγραφή: κάποιος πληρώνει τον χρόνο αναμονής.
Εργασίες που εκτελέστηκαν. Τι ολοκληρώθηκε σήμερα και πού. Όσο ακριβέστερη η θέση (τμήμα, όροφος, άξονας), τόσο πιο χρήσιμη η καταγραφή μήνες αργότερα.
Παραδόσεις. Τι ήρθε, πόσο και από ποιον. Έτσι φαίνεται και τι έπρεπε να έρθει και δεν ήρθε.
Επισκέψεις. Επίβλεψη κατασκευής, επίβλεψη του πελάτη, ο μελετητής, η επιθεώρηση εργασίας. Ποιος ήρθε, τι είδε, τι είπε.
Συμβάντα και διακοπές. Αδράνεια και αίτιά της, ατυχήματα και επικίνδυνα περιστατικά, ενημερώσεις ασφάλειας που έγιναν, εντολή διακοπής εργασιών. Αυτό είναι το μέρος που λείπει πιο συχνά και ζητείται πιο συχνά.
Φωτογραφίες. Μερικές λήψεις της ημέρας, τραβηγμένες επί τόπου. Φωτογραφία του οπλισμού πριν από τη σκυροδέτηση δεν μπορεί να τραβηχτεί την επόμενη μέρα.
Ποιος το τηρεί και ποιος το αποδέχεται
Το τηρεί αυτός που βρίσκεται στο εργοτάξιο από το πρωί ως το βράδυ. Στα περισσότερα εργοτάξια είναι ο υπεύθυνος εργοταξίου. Δεν είναι δουλειά του γραφείου: από εκεί βλέπετε τι είχε προγραμματιστεί, ενώ το ημερολόγιο πρέπει να λέει τι έγινε.
Είναι καλό η καταγραφή να περνά από δεύτερο πρόσωπο. Ο υπεύθυνος του έργου ή ο διευθύνων σύμβουλος την ελέγχει και την εγκρίνει, και μετά δεν την ξαναπειράζει κανείς. Ένα ημερολόγιο που μπορεί να διορθωθεί οποιαδήποτε στιγμή δεν αποδεικνύει τίποτα, επειδή κανείς δεν ξέρει πότε γράφτηκε.
Στα εργοτάξια με επίβλεψη από τον πελάτη βοηθά και κάτι ακόμα: το ημερολόγιο δείχνεται τακτικά στην άλλη πλευρά και, όταν συμφωνεί, υπογράφεται και από αυτήν. Μια καταγραφή που ο πελάτης έβλεπε κάθε εβδομάδα και δεν αμφισβήτησε είναι δύσκολο να αμφισβητηθεί στο τέλος.
Τι λένε οι βουλγαρικοί κανόνες
Αυτό το μέρος δεν αποτελεί νομική συμβουλή.
Ο Κανονισμός αρ. 3 της 31ης Ιουλίου 2003 της Βουλγαρίας για τη σύνταξη πιστοποιητικών και πρωτοκόλλων κατά την κατασκευή απαριθμεί στο άρθρο 7, παρ. 3 τα πιστοποιητικά και τα πρωτόκολλα που συντάσσονται σε ένα εργοτάξιο. Έντυπο για γενικό ημερολόγιο δεν υπάρχει ανάμεσά τους. Το υποχρεωτικό βιβλίο είναι το βιβλίο εντολών (άρθρο 7, παρ. 3, σημείο 4, Παράρτημα 4): ραμμένο, με αριθμημένες σελίδες, θεωρημένο από το πρόσωπο που ασκεί την επίβλεψη της κατασκευής και, για εργοτάξια πέμπτης κατηγορίας, από τον υπεύθυνο εργοταξίου. Περιέχει τις οδηγίες και τις εντολές των αρμοδίων προσώπων και των ελεγκτικών οργάνων. Δεν είναι χώρος για καθημερινές σημειώσεις.
Ημερολόγια πάντως εμφανίζονται στον κανονισμό. Το έντυπο του πιστοποιητικού παραλαβής του φέροντος οργανισμού (Παράρτημα 14) απαριθμεί τα έγγραφα που εξετάζει η επιτροπή, και ανάμεσά τους είναι τα «ημερολόγια των εργασιών που εκτελέστηκαν», δίπλα στο βιβλίο εντολών και στα πιστοποιητικά και πρωτόκολλα που έχουν συνταχθεί. Με άλλα λόγια, όταν έρθει η ώρα του πιστοποιητικού του Παραρτήματος 14, αναμένεται ο ανάδοχος να έχει τέτοιες καταγραφές.
Πέρα από αυτό, το ημερολόγιο το απαιτεί συχνότερα η σύμβαση. Πριν ξεκινήσετε ένα εργοτάξιο, διαβάστε τι ακριβώς λέει: ποιος το τηρεί, πόσο συχνά παρουσιάζεται στον πελάτη και με ποια μορφή. Αν η σύμβαση σιωπά, τηρήστε το έτσι κι αλλιώς: θα το χρειαστείτε είτε το ζήτησε κάποιος είτε όχι.
Πώς βοηθά σε μια διαφωνία
Οι διαφωνίες σε ένα εργοτάξιο είναι δύο ειδών: για τον χρόνο και για τα χρήματα. Το ημερολόγιο βοηθά και στα δύο.
Στην καθυστέρηση, το ερώτημα είναι το αίτιο και ποιανού είναι. Κακοκαιρία, καθυστερημένη παράδοση, έλλειψη πρόσβασης στο μέτωπο εργασιών, διακοπή που διέταξε η επίβλεψη, αναμονή απάντησης από τον μελετητή: καθένα από αυτά είναι μια μέρα ή μια εβδομάδα, και η σύμβαση συνήθως έχει διαδικασία παράτασης της προθεσμίας γι' αυτά. Η διαδικασία αυτή σχεδόν πάντα ζητά απόδειξη από την ίδια την ημέρα. Το ημερολόγιο είναι ακριβώς αυτό, εφόσον τηρήθηκε εκείνη τη στιγμή.
Στις πρόσθετες εργασίες, το ερώτημα είναι τι έγινε εκτός σύμβασης, από ποιον και σε πόσο χρόνο. Μια καταγραφή όπως «4 άτομα, 6 ώρες, σπάσιμο και ξαναχύτευση του σκαλοπατιού κατόπιν εντολής του μελετητή, καταχωρημένο στο βιβλίο εντολών την ίδια ημερομηνία» είναι βάση για συζήτηση περί τροποποίησης. Χωρίς αυτήν μένει μόνο ο ισχυρισμός «δουλέψαμε επιπλέον».
Υπάρχει και τρίτο όφελος. Όταν ένας υπεργολάβος υποβάλλει κατάσταση εκτελεσθεισών εργασιών (το έντυπο του Παραρτήματος 19), το ημερολόγιο δείχνει αν οι άνθρωποί του ήταν στο εργοτάξιο τις ημέρες για τις οποίες ζητά πληρωμή.
Συνηθισμένα κενά
Το πιο συχνό είναι η μεταχρονολόγηση. Πέντε ημερολόγια συμπληρωμένα ένα απόγευμα Παρασκευής μοιάζουν αντίγραφα το ένα του άλλου, και συνήθως φαίνεται.
Το δεύτερο είναι η γενική καταγραφή. Το «οι εργασίες προχωρούν κατά πρόγραμμα» δεν λέει τίποτα. Αν μια καταγραφή δεν απαντά ποιος, πού και πόσο, καλύτερα να είναι σύντομη αλλά συγκεκριμένη.
Το τρίτο είναι να γράφονται μόνο οι καλές μέρες. Και η ημέρα που δεν έγινε εργασία χρειάζεται καταγραφή: τότε ακριβώς πρέπει να λέει γιατί.
Συχνά λείπουν και οι επισκέψεις. Η επίβλεψη πέρασε, είπε κάτι προφορικά και κανείς δεν το σημείωσε. Δύο μήνες αργότερα η μία πλευρά θυμάται ότι το επέτρεψε, η άλλη ότι το απαγόρευσε.
Και τέλος, οι φωτογραφίες χωρίς σύνδεση με την ημέρα. Χίλιες λήψεις στο κινητό του υπεύθυνου εργοταξίου δεν είναι αρχείο. Μια φωτογραφία έχει αξία όταν βρίσκεται δίπλα στην καταγραφή της ίδιας ημερομηνίας.
Πώς είναι το ημερολόγιο στο Construction Team
Στο Construction Team τα ημερολόγια βρίσκονται στην ενότητα Πεδίο. Ο κανόνας είναι ένας: ένα ημερολόγιο ανά εργοτάξιο ανά ημέρα. Το σύστημα δεν σας αφήνει να δημιουργήσετε δεύτερο για την ίδια ημερομηνία, οπότε δεν υπάρχουν ποτέ δύο εκδοχές της ίδιας ημέρας.
Η φόρμα είναι οργανωμένη σε διάφορες ενότητες:
- Καιρικές συνθήκες - καιρός (ηλιοφάνεια, βροχή, χιόνι, ομίχλη κ.ο.κ.), ελάχιστη και μέγιστη θερμοκρασία, βροχόπτωση σε χιλιοστά και σημειώσεις. Όταν επιλέγετε εργοτάξιο και ημερομηνία, το σύστημα προσπαθεί να συμπληρώσει μόνο του τον καιρό από τη θέση του εργοταξίου. Ό,τι έχετε καταχωρήσει με το χέρι δεν αντικαθίσταται.
- Συνεργεία και εργαζόμενοι - για κάθε συνεργείο: υπεργολάβος, ειδικότητα, αριθμός εργαζομένων και ώρες εργασίας. Ο συνολικός αριθμός εργαζομένων και ωρών της ημέρας υπολογίζεται αυτόματα.
- Υλικά που παραδόθηκαν - υλικό, ποσότητα, μονάδα και προμηθευτής.
- Μηχανήματα στο εργοτάξιο - ένα μηχάνημα από το μητρώο μηχανημάτων ή ελεύθερο κείμενο για μηχανήματα τρίτων και εφάπαξ χρήσης. Για μηχάνημα από το μητρώο καταχωρείτε τη χρήση σε ώρες ή σε ημέρες.
- Αφήγηση της ημέρας - ξεχωριστά πεδία για τις εργασίες που έγιναν, τις καθυστερήσεις και διακοπές, την ασφάλεια και τα συμβάντα, τους επισκέπτες και άλλες σημειώσεις.
- Φωτογραφίες - ανεβαίνουν κατά τη δημιουργία ή αργότερα και φυλάσσονται μαζί με το ημερολόγιο της ίδιας ημερομηνίας.
Στα περισσότερα εργοτάξια τα συνεργεία και τα μηχανήματα σήμερα είναι τα ίδια με χθες. Το κουμπί «Αντιγραφή από την προηγούμενη ημέρα» τα μεταφέρει από το τελευταίο ημερολόγιο και διορθώνετε μόνο τις διαφορές. Τα υλικά και ο καιρός καταχωρούνται από την αρχή, επειδή αλλάζουν κάθε μέρα.
Το ημερολόγιο έχει τρεις καταστάσεις: Πρόχειρο, Υποβληθέν και Εγκεκριμένο. Το πρόχειρο επεξεργάζεται ελεύθερα. Με την «Υποβολή» πηγαίνει για έλεγχο και η έγκριση απαιτεί ξεχωριστή άδεια, οπότε αυτός που γράφει και αυτός που αποδέχεται μπορεί να είναι διαφορετικά πρόσωπα. Ένα εγκεκριμένο ημερολόγιο κλειδώνει για επεξεργασία και η ομάδα του εργοταξίου λαμβάνει ειδοποίηση. Διαγράφεται μόνο το πρόχειρο.
Από τη σελίδα λεπτομερειών του ημερολογίου κατεβάζετε ένα PDF Α4 με την επιστολή της εταιρείας: καιρός, συνεργεία με τον συνολικό αριθμό εργαζομένων και ωρών, υλικά που παραδόθηκαν, μηχανήματα, αφήγηση της ημέρας και φωτογραφίες. Στο κάτω μέρος υπάρχουν τρία πεδία υπογραφής: Συντάχθηκε από, Εγκρίθηκε από και Επίβλεψη εργοταξίου. Το τρίτο μένει σκόπιμα κενό και υπογράφεται επί τόπου, αν έχετε συμφωνήσει ότι ο πελάτης βλέπει το ημερολόγιο.
Κάτω από την καταγραφή υπάρχει η «Συζήτηση», ένα εσωτερικό νήμα για διευκρινίσεις μεταξύ συναδέλφων. Και όταν στο ημερολόγιο εμφανιστεί κάτι που μοιάζει με μεγαλύτερο πρόβλημα (τρίτη διαδοχική ημέρα αδράνειας, επαναλαμβανόμενο συμβάν), το κουμπί «Καταχώριση ως κίνδυνος» το μεταφέρει στο μητρώο κινδύνων με συμπληρωμένες τις καθυστερήσεις και τις σημειώσεις ασφάλειας.
Περισσότερα για την ενότητα υπάρχουν στη σελίδα για τα ημερολόγια εργοταξίου.
Πού σταματά
Το ημερολόγιο στο σύστημα δεν είναι το βιβλίο εντολών και δεν το αντικαθιστά. Εκείνο μένει σε χαρτί, ραμμένο και θεωρημένο, στο εργοτάξιο.
Τα συνεργεία καταγράφονται με αριθμό ατόμων και ώρες, όχι με ονόματα. Οι ώρες ενός συγκεκριμένου εργαζομένου τηρούνται αλλού, στα φύλλα εργασίας.
Η χρήση μηχανημάτων στο ημερολόγιο είναι ποσότητα, χωρίς χρήματα. Κοστολογείται στην ανάλυση προϋπολογισμού του εργοταξίου, που βρίσκεται πίσω από ξεχωριστή άδεια.
Και το σύστημα δεν ξέρει τι έγινε στο εργοτάξιο. Φυλάσσει ό,τι κάποιος κατέγραψε. Αν το πεδίο των καθυστερήσεων είναι κενό, τρεις μήνες αργότερα θα βγει ότι δεν υπήρξαν καθυστερήσεις.
Από πού να ξεκινήσετε
Διαλέξτε ένα εργοτάξιο και ένα πρόσωπο. Συμφωνήστε ότι το ημερολόγιο συμπληρώνεται κάθε μέρα πριν φύγετε και εγκρίνεται το αργότερο μέχρι το επόμενο πρωί. Την πρώτη εβδομάδα θα πάρει περισσότερο χρόνο, μετά τα συνεργεία και τα μηχανήματα αντιγράφονται και μένει να καταχωρούνται μόνο οι διαφορές.
Μετά από ένα μήνα ανοίξτε μια τυχαία ημερομηνία και δοκιμάστε να πείτε τι έγινε τότε. Αν η καταγραφή απαντά, το ημερολόγιο λειτουργεί.
Σχετικά άρθρα
- Βιβλίο εντολών εργοταξίου - ποιος γράφει σε αυτό και τι
- Φύλλα εργασίας σε ένα εργοτάξιο - ώρες ανά εργοτάξιο και ανά είδος εργασίας
- Λίστα εκκρεμοτήτων εργοταξίου - η άλλη καθημερινή καταγραφή από το εργοτάξιο
- Διαχείριση κινδύνων στις κατασκευές - όταν αυτό που υπάρχει στο ημερολόγιο γίνεται κίνδυνος
- Διαχείριση υπεργολάβων - πώς ελέγχεται μια υποβληθείσα κατάσταση σε σχέση με τους ανθρώπους στο εργοτάξιο
Συχνές ερωτήσεις
Είναι υποχρεωτικό το ημερολόγιο σε ένα εργοτάξιο;
Ο Κανονισμός αρ. 3 του 2003 της Βουλγαρίας για τη σύνταξη πιστοποιητικών και πρωτοκόλλων κατά την κατασκευή δεν προβλέπει έντυπο για γενικό ημερολόγιο. Το υποχρεωτικό βιβλίο σύμφωνα με αυτόν είναι το βιβλίο εντολών (άρθρο 7, παρ. 3, σημείο 4). Το ημερολόγιο προκύπτει συνήθως από τη σύμβαση με τον πελάτη ή από τους εσωτερικούς κανόνες της εταιρείας. Το έντυπο του Παραρτήματος 14 του ίδιου κανονισμού αναφέρει πράγματι «ημερολόγια των εργασιών που εκτελέστηκαν» ανάμεσα στα έγγραφα που εξετάζει η επιτροπή, γι' αυτό είναι φρόνιμο να υπάρχουν.
Ποιος τηρεί το ημερολόγιο;
Αυτός που βρίσκεται καθημερινά στο εργοτάξιο και βλέπει τι γίνεται, συνήθως ο υπεύθυνος εργοταξίου. Καλό είναι να το ελέγχει και να το εγκρίνει κάποιος άλλος, για παράδειγμα ο υπεύθυνος του έργου. Μια καταγραφή που την γράφει και την αποδέχεται το ίδιο πρόσωπο έχει μικρότερο βάρος.
Πότε συμπληρώνεται: το βράδυ ή στο τέλος της εβδομάδας;
Στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, όσο οι λεπτομέρειες είναι φρέσκες. Την Παρασκευή το απόγευμα κανείς δεν θυμάται αν η αντλία σκυροδέματος ήρθε στις δέκα ή στη μία την Τρίτη, και αυτές ακριβώς οι ώρες αποδεικνύονται αργότερα σημαντικές.
Πώς βοηθά το ημερολόγιο σε διαφωνία για καθυστέρηση;
Δείχνει, μέρα με τη μέρα, πώς ήταν ο καιρός, πόσοι άνθρωποι και μηχανήματα ήταν στο εργοτάξιο και γιατί σταμάτησε η εργασία. Μια καταγραφή της ίδιας ημέρας πείθει πολύ περισσότερο από μια εξήγηση γραμμένη τρεις μήνες αργότερα. Αν αρκεί σε μια συγκεκριμένη διαφωνία, εξαρτάται από τη σύμβαση και είναι ερώτημα για δικηγόρο.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ του ημερολογίου και του βιβλίου εντολών;
Το βιβλίο εντολών είναι επίσημο έγγραφο σύμφωνα με τον Κανονισμό αρ. 3 της Βουλγαρίας. Περιέχει τις οδηγίες και τις εντολές των αρμοδίων προσώπων, θεωρείται από την επίβλεψη της κατασκευής και φυλάσσεται στο εργοτάξιο. Το ημερολόγιο είναι η εργασιακή καταγραφή του αναδόχου για κάθε ημέρα: καιρός, προσωπικό, μηχανήματα, παραδόσεις, εργασίες που έγιναν. Το ένα δεν αντικαθιστά το άλλο.