Καταγραφή της εργασίας σε εργοτάξιο - από το φύλλο παρουσίας στο κόστος

Στο τέλος του μήνα το φύλλο παρουσίας λέει ότι ο Γκεόργκι δούλεψε 22 ημέρες των 8 ωρών. Αυτό αρκεί για να υπολογιστεί η αμοιβή του. Δεν λέει σε ποιο από τα τρία εργοτάξια ήταν, ούτε αν έχτιζε τούβλα ή ξεφόρτωνε φορτηγά. Και αυτές οι δύο απαντήσεις κρίνουν αν το εργοτάξιο βγάζει χρήματα ή χάνει από την εργασία.

Παρακάτω είναι τι να καταγράφετε, ποιος πρέπει να το κάνει και πώς οι καταγραφές γίνονται ένας αριθμός που μπορείτε να συγκρίνετε με την προσφορά.

Γιατί οι ώρες ανά έργο είναι κάτι περισσότερο από φύλλο μισθοδοσίας

Η εργασία είναι το μεγάλο κόστος του εργοταξίου που έρχεται χωρίς τιμολόγιο. Τα υλικά έρχονται με παραστατικό, και τα ενοικιαζόμενα μηχανήματα επίσης. Οι δικοί σας εργάτες πληρώνονται από μία μισθοδοσία για ολόκληρη την εταιρεία, και αν κανείς δεν κατέγραψε ποιος ήταν πού, το κόστος μένει αδιάθετο.

Μια καταγραφή ανά έργο και είδος εργασίας κάνει τρία πράγματα.

Το πρώτο είναι το κόστος. Όταν ξέρετε ότι 640 ώρες χτισίματος πήγαν στο έργο, και όχι «κάτι άνθρωποι για δύο εβδομάδες», μπορείτε να πολλαπλασιάσετε τις ώρες με το κόστος μίας ώρας και να βρείτε το κόστος εργασίας για εκείνη τη δουλειά. Τι μπαίνει στο πλήρες κόστος εργασίας και πώς γίνεται ο υπόλοιπος υπολογισμός εξηγείται στο άρθρο για το κόστος στις κατασκευές.

Το δεύτερο είναι η σύγκριση με την προσφορά. Κάθε τιμή μονάδας έχει μέσα της προβλεπόμενη εργασία. Πάρτε ενδεικτικούς αριθμούς: για 400 m2 τοιχοποιίας προβλέψατε 1,2 ώρες ανά τετραγωνικό μέτρο, 480 ώρες συνολικά. Αν στο εργοτάξιο πήγαν 640, η διαφορά είναι 160 ώρες. Με 12 € την ώρα αυτό είναι 1.920 € μόνο σε αυτό το άρθρο. Χωρίς καταγραφή ανά είδος εργασίας θα βλέπατε μόνο ότι οι μισθοί του μήνα είναι «λίγο περισσότεροι από το αναμενόμενο».

Το τρίτο είναι η αναφορά προς τον πελάτη. Όταν εργάζεστε με ωριαία τιμή, ή όταν ο πελάτης αμφισβητεί πρόσθετες εργασίες, η καταγραφή του ποιος έκανε τι και πότε είναι η απόδειξή σας. Οι άνθρωποι και οι ώρες που καταγράφονται ανά ημέρα στηρίζουν και τον έλεγχο κόστους και τη συζήτηση όταν κοστολογείται η επόμενη προσφορά.

Τι να καταγράφετε

Τέσσερα πράγματα. Οι άνθρωποι δεν θα συμπληρώσουν περισσότερα.

• Ποιος. Συγκεκριμένο πρόσωπο, όχι «το συνεργείο του Ιβάν». Αν καταγράφετε ανά συνεργείο, φροντίστε τουλάχιστον ο αριθμός των ατόμων της ημέρας να είναι ακριβής.
• Πού. Το έργο. Όταν ένα άτομο ήταν το πρωί σε ένα εργοτάξιο και το απόγευμα σε άλλο, αυτές είναι δύο καταγραφές.
• Πόσο. Οι ώρες της ημέρας, με τις υπερωρίες χωριστά από τις κανονικές ώρες. Ενωμένες σε έναν αριθμό, κρύβουν και το υψηλότερο κόστος της εργασίας και τον λόγο του.
• Ποια εργασία. Αυτό είναι το μέρος που λείπει πιο συχνά. Δεν χρειάζεται να κατεβείτε σε θέση της προμέτρησης. Αρκεί μια ανάλυση που ταιριάζει με τον τρόπο που κοστολογείτε: καλούπια, οπλισμός, τοιχοποιία, σοβάδες, γενικές εργασίες.

Το τελευταίο θέλει λίγη προετοιμασία στην αρχή του εργοταξίου: συμφωνήστε εκ των προτέρων μια σύντομη λίστα ειδών εργασίας. Αν δώσετε στους ανθρώπους σαράντα επιλογές, θα διαλέξουν την πρώτη.

Ποιος το συμπληρώνει και πότε

Υπάρχουν δύο τρόποι. Στον πρώτο, ο καθένας συμπληρώνει τις δικές του ώρες. Η καταγραφή είναι ακριβέστερη, επειδή ο άνθρωπος θυμάται τη δική του ημέρα, αλλά όλοι χρειάζονται πρόσβαση στο σύστημα και τη συνήθεια να το ανοίγουν. Στον δεύτερο, ο εργοδηγός ή ο υπεύθυνος εργοταξίου τις συμπληρώνει για όλους. Υπάρχει μία καταγραφή και είναι τακτοποιημένη, αλλά εξαρτάται από τη μνήμη και τον χρόνο ενός ανθρώπου που έχει ήδη πολλά να κάνει.

Και για τους δύο ισχύουν δύο προϋποθέσεις: συμπληρώνεται κάθε μέρα, όχι την Παρασκευή το απόγευμα για ολόκληρη την εβδομάδα, και εγκρίνεται από κάποιον άλλο που ξέρει το εργοτάξιο και μπορεί να πει «την Τετάρτη έβρεχε και δεν έκανες καλούπια».

Τι στραβώνει με το χαρτί

Ένα χάρτινο έντυπο δεν είναι κακό από μόνο του. Τα προβλήματα προκύπτουν από το ταξίδι του προς το γραφείο.

Φτάνει αργά. Το φύλλο μένει στο παράπηγμα του εργοταξίου ως το τέλος της εβδομάδας ή του μήνα και φτάνει στο γραφείο όταν δεν διορθώνεται πια τίποτα. Αν η τοιχοποιία ξεπερνά κατά ένα τρίτο το προβλεπόμενο, θέλετε να το μάθετε τη δεύτερη εβδομάδα, όχι μετά την τελευταία μισθοδοσία.

Δεν διαβάζεται. Κάποιος στο γραφείο ξαναγράφει σε Excel γραφή που γράφτηκε πάνω στο γόνατο, και κάθε επανακαταχώριση προσθέτει λάθη.

Συμπληρώνεται με το μάτι. Όταν το έντυπο γράφεται εκ των υστέρων, κάθε κελί λέει 8. Οι ώρες βγαίνουν ίσες, οι υπερωρίες εξαφανίζονται και το είδος της εργασίας είναι ό,τι ήρθε τελευταίο.

Και τέλος, δεν αθροίζεται. Ακόμη και τα ακριβή φύλλα παραμένουν ξεχωριστά φύλλα. Για να δει κάποιος τις ώρες ανά έργο για τον μήνα, πρέπει να τις αθροίσει με το χέρι.

Τι απαιτεί ο νόμος και τι όχι

Η καταγραφή ανά έργο είναι εργαλείο διοίκησης. Δεν αντικαθιστά τα έγγραφα που τηρεί ο εργοδότης σύμφωνα με το εργατικό δίκαιο, και καλύτερα να μην τα μπερδεύετε. Ακολουθεί τι λένε στη Βουλγαρία ο Κώδικας Εργασίας (ΚΕ) και ο Κανονισμός για τον χρόνο εργασίας, τα διαλείμματα και τις άδειες (ΚΧΕΔΑ).

• Σύμφωνα με το άρθρο 142(1) ΚΕ, ο χρόνος εργασίας υπολογίζεται σε εργάσιμες ημέρες, ημέρα προς ημέρα. Η παράγραφος 2 επιτρέπει στον εργοδότη να εισαγάγει σωρευτικό υπολογισμό με τον τρόπο που ορίζει κανονισμός του Υπουργικού Συμβουλίου, και σύμφωνα με την παράγραφο 3 η περίοδος γι' αυτόν είναι από 1 έως 4 μήνες.
• Όπου εφαρμόζεται σωρευτικός υπολογισμός, ο εργοδότης εγκρίνει ονομαστικά προγράμματα εργασίας για ολόκληρη την περίοδο και τα φυλάσσει για τουλάχιστον 3 έτη μετά τη λήξη της (άρθρο 9α(1) ΚΧΕΔΑ).
• Για τις υπερωρίες τηρείται ειδικό μητρώο και οι υπερωρίες που εργάστηκαν μέσα στο έτος δηλώνονται στην επιθεώρηση εργασίας έως τις 31 Ιανουαρίου του επόμενου έτους (άρθρο 149 ΚΕ).
• Στο εργοτάξιο και στον χώρο εργασίας ο εργοδότης έχει διαθέσιμα στα ελεγκτικά όργανα αντίγραφο του εσωτερικού κανονισμού εργασίας και τα έγγραφα για την κατανομή του χρόνου εργασίας, μαζί με τις εντολές υπερωριών και, σε σωρευτικό υπολογισμό, τα ονομαστικά προγράμματα (άρθρο 403α(1) ΚΕ).

Αυτό το άρθρο δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Πώς ακριβώς θα οργανώσετε τον χρόνο εργασίας στην εταιρεία σας είναι κάτι που ρυθμίζεται με τον λογιστή σας ή με δικηγόρο εργατικού δικαίου.

Από τις ώρες στο κόστος του έργου

Πρώτα, οι ώρες αθροίζονται ανά έργο και είδος εργασίας για την περίοδο. Δεύτερον, πολλαπλασιάζονται με ένα κόστος ανά ώρα. Αυτό δεν είναι ο ακαθάριστος μισθός διά των ωρών: περιλαμβάνει και τις ασφαλιστικές εισφορές του εργοδότη, τις άδειες και τον χρόνο που το άτομο είναι στη μισθοδοσία αλλά όχι στο εργοτάξιο. Τρίτον, ο αριθμός που προκύπτει τοποθετείται δίπλα στην εργασία που προβλέφθηκε στην προσφορά για την ίδια δουλειά.

Η σύγκριση έχει νόημα μόνο αν οι δύο πλευρές αναλύονται με τον ίδιο τρόπο. Γι' αυτό τα είδη εργασίας στην καταγραφή πρέπει να ακολουθούν τη δομή της προσφοράς και όχι το αντίστροφο.

Πώς φαίνεται αυτό στο Construction Team

Η ενότητα Φύλλα εργασίας βρίσκεται στο Πεδίο και έχει δύο μέρη: ώρες και αναφορές εργασιών.

Οι ώρες καταχωρούνται σε εβδομαδιαίο πλέγμα από Δευτέρα έως Κυριακή, στη σελίδα Το φύλλο εργασίας μου. Κάθε γραμμή είναι ένα έργο και, προαιρετικά, μια εργασία μέσα σε αυτό, με πεδίο περιγραφής. Οι στήλες είναι οι ημέρες. Οι υπερωρίες μπαίνουν σε ξεχωριστό κελί κάτω από τις κανονικές ώρες και αθροίζονται χωριστά. Κάθε χρήστης συμπληρώνει τη δική του εβδομάδα. Με την Υποβολή για έγκριση η εβδομάδα κλειδώνει γι' αυτόν και όσοι έχουν δικαίωμα έγκρισης λαμβάνουν ειδοποίηση. Ο εγκρίνων βλέπει τις εβδομάδες ανά εργαζόμενο και μπορεί να εγκρίνει ή να απορρίψει, με υποχρεωτική αιτιολογία απόρριψης. Μια απορριφθείσα εβδομάδα ξεκλειδώνει για διόρθωση.

Η σελίδα Ώρες ανά έργο συγκεντρώνει ό,τι καταγράφηκε: για επιλεγμένη περίοδο δείχνει κανονικές ώρες και υπερωρίες για κάθε έργο, με φίλτρο μόνο για εγκεκριμένες ώρες και εξαγωγή σε Excel. Η αναφορά είναι σε ώρες, όχι σε χρήματα. Ο πολλαπλασιασμός με το κόστος ανά ώρα και η σύγκριση με την προσφορά είναι κάτι που κάνετε προς το παρόν μόνοι σας, με τη δική σας τιμή.

Οι αναφορές εργασιών ήρθαν με την έκδοση 1.15 και προορίζονται για εργασία που πληρώνεται με το κομμάτι. Ο υπεύθυνος εργοταξίου ετοιμάζει ένα πρότυπο με λίστα δραστηριοτήτων. Κάθε δραστηριότητα έχει μονάδα μέτρησης, τιμή για τον εργάτη και τιμή πώλησης προς τον πελάτη. Ο εργάτης επιλέγει πρότυπο, έργο και ημερομηνία και καταχωρεί τις ποσότητες, για παράδειγμα 18 m2 καλουπιών. Ο εργοδηγός μπορεί να υποβάλει αναφορά για την εργασία ολόκληρου συνεργείου.

Κατά την έγκριση βλέπετε πόσα έχουν ήδη εγκριθεί για την ίδια δραστηριότητα στο έργο, και οι ποσότητες και οι τιμές μπορούν να διορθωθούν γραμμή προς γραμμή. Οι τιμές πώλησης είναι ορατές μόνο σε χρήστες με δικαίωμα διαχείρισης των αναφορών εργασιών.

Από τις εγκεκριμένες αναφορές προκύπτουν δύο πράγματα. Η αναφορά Αμοιβής με το κομμάτι υπολογίζει ποσότητα επί τιμή για κάθε εργάτη και προειδοποιεί όταν υπάρχουν και εγκεκριμένες ώρες για τις ίδιες ημέρες, ώστε η ίδια εργασία να μην πληρωθεί δύο φορές. Και από τις εγκεκριμένες αναφορές ενός έργου δημιουργείται πρόχειρο πρακτικό παραλαβής προς τον πελάτη (η βουλγαρική κατάσταση εκτελεσθεισών εργασιών): όπου μια δραστηριότητα αντιστοιχεί σαφώς σε θέση της σύμβασης, χρησιμοποιείται η τιμή της σύμβασης, και οι δραστηριότητες χωρίς τιμή πώλησης μένουν εσωτερικές και δεν μπαίνουν στο πρακτικό.

Τα δύο μέρη απαντούν σε διαφορετικά ερωτήματα. Οι ώρες λένε πόσος χρόνος πήγε, οι αναφορές εργασιών λένε τι έγινε. Μια εταιρεία που πληρώνει με το ημερομίσθιο χρησιμοποιεί το πρώτο, και για την εργασία με το κομμάτι λειτουργεί το δεύτερο. Περισσότερα για την ενότητα υπάρχουν στη σελίδα των φύλλων εργασίας.

Από πού να ξεκινήσετε

Μην ξεκινήσετε με όλα τα εργοτάξια ταυτόχρονα. Διαλέξτε ένα που μόλις ξεκινάτε. Συμφωνήστε πέντε ή έξι είδη εργασίας που ταιριάζουν με την προσφορά. Αποφασίστε ποιος συμπληρώνει και ποιος εγκρίνει. Μετά από τέσσερις εβδομάδες βάλτε τις ώρες ανά είδος εργασίας δίπλα σε αυτές που προβλέφθηκαν και δείτε πού αποκλίνουν. Αυτή η πρώτη σύγκριση συνήθως δείχνει και τι να διορθώσετε στην επόμενη προσφορά.

Σχετικά άρθρα

• Ημερολόγιο εργοταξίου - οι άνθρωποι και τα μηχανήματα στο εργοτάξιο, μέρα με τη μέρα
• Κόστος στις κατασκευές - τι μπαίνει στο πλήρες κόστος εργασίας και στο κόστος του εργοταξίου
• Έλεγχος κόστους στις κατασκευές - πώς παρακολουθούνται τα έξοδα του εργοταξίου έναντι του προϋπολογισμού
• Έλλειψη εργατικού δυναμικού στις κατασκευές - γιατί ο χρόνος των ανθρώπων που έχετε αξίζει όλο και περισσότερο
• Construction Team v1.15 - οι αναφορές εργασιών και τα υπόλοιπα νέα της έκδοσης