Запросы информации к проектировщику (RFI): как не потерять вопросы с объекта

На плите над третьим этажом плотники-опалубщики останавливаются в десять утра. На архитектурном чертеже проём для шахты 60 на 80, на конструктивном - 60 на 60. Прораб звонит проектировщику, и тот говорит: «делайте 60 на 80, я пришлю вам узел». Узел так и не приходит. Плиту заливают.

Через два месяца инженер-конструктор видит проём и спрашивает, кто это утвердил.

Объект спросил правильно и вовремя. Потерялся ответ, потому что он пришёл по телефону. Запрос к проектировщику, который во всём мире называют RFI, существует именно для таких случаев.

Что такое RFI и когда его оформлять

RFI (Request for Information) - это письменный вопрос с номером, датой, адресатом и сроком, на который ожидается письменный ответ. Чаще всего его оформляет подрядчик, а отвечает проектировщик, иногда клиент или строительный надзор.

Поводы повторяются от объекта к объекту:

• два чертежа противоречат друг другу;
• не хватает размера, отметки или узла;
• в спецификации не сказано, какой материал или класс нужен;
• условие, обнаруженное на месте, не соответствует проекту (старый кабель, другой грунт, сместившаяся ось);
• указанный материал нельзя поставить, и предлагается замена.

Не каждый вопрос - RFI. Если прораб спрашивает коллегу, где ключи от бытовки, это остаётся разговором. Проверка простая: меняет ли ответ то, что будет построено, во сколько это обойдётся или к какому сроку будет готово. Если меняет хотя бы одно из трёх, вопрос записывается.

Как написать вопрос, чтобы ответили быстро

Проектировщик работает сразу на нескольких объектах. Запрос, из-за которого приходится открывать четыре чертежа и звонить, чтобы просто понять, о чём спрашивают, будет ждать. В хорошем вопросе есть четыре вещи.

Где. Проект, подобъект, этаж, ось, номер чертежа и его ревизия. «Отметка плиты +9.00, между осями 3-4 и B-C, чертёж K-07» избавляет от первого звонка.

Что вы видите. Факт, без интерпретации: «На чертеже A-12 проём 60/80 см, на K-07 - 60/60 см». Фото с места и вырезка из обоих чертежей с обведённым размером делают больше, чем абзац текста.

Что вы предлагаете. У подрядчика обычно есть мнение о том, что можно построить. «Предлагаем 60/80 с дополнительным армированием вокруг проёма по типовому узлу» превращает вопрос в то, на что можно ответить «да». Предложение необязательно, но почти всегда сокращает ожидание.

К какому сроку нужен ответ и почему. «Опалубка плиты начинается 14-го, ответ нужен до 12-го» - срок, который проектировщик может вписать среди всего остального. Все пишут «срочно».

Хорошая практика - один вопрос в одном запросе. Пять вопросов в одном письме получают три ответа, и запрос остаётся открытым из-за двух других.

Почему недостаточно звонков и чата

По телефону ответ приходит быстрее всего, но потом его нечем доказать. У звонка нет ни даты, ни текста, и через месяц стороны помнят его по-разному.

Чат выглядит лучше, потому что оставляет след. Но этот след лежит между фотографиями обеда и вопросами о поставке кирпича. У сообщения нет статуса и срока, и оно не отвечает на вопрос «какие запросы к конструктору ещё ждут». А когда человек, который вёл группу, уходит из компании, история уходит вместе с его телефоном.

Это не значит, что нужно перестать звонить. Позвоните, договоритесь, а потом запишите вопрос и ответ в запрос, с именем того, кто его дал. Это занимает две минуты, и потом вместо «он мне сказал» у вас есть «вот что он ответил 12-го».

RFI, заповедная книга и изменения проекта

Этот раздел не является юридической консультацией.

Ответом на запрос может быть три разные вещи. Иногда это разъяснение: проект был верным, просто нужно было прочитать другой чертёж. Иногда это указание, как именно что-то выполнить. А иногда это изменение проекта.

Для второго и третьего случая в Болгарии есть процедура. По ст. 5, ч. 7 Наредбы № 3 от 31 июля 2003 г. о составлении актов и протоколов при строительстве указания проектировщика, связанные с его авторскими правами, о точном соблюдении составленного им проекта вносятся в заповедную книгу и обязательны для остальных участников строительства. А по ст. 7, ч. 3, п. 4, буква «в» той же наредбы заповедная книга содержит все указания и предписания, связанные с выполнением работ, а также несущественные изменения утверждённых проектов, предписанные приказом проектировщика.

На практике RFI - рабочий документ: в нём лежат вопрос, предложение, переписка и ответ. Когда ответ - это указание или несущественное изменение, проектировщик вносит его в заповедную книгу, и только тогда оно обязательно для всех на объекте. Хорошая привычка - ставить номер RFI в записи заповедной книги и отмечать в RFI дату записи. Так каждый из двух документов ведёт к другому.

Какое изменение несущественно, определяют проектировщик и строительный надзор, а не подрядчик. Если вы не уверены, к какой группе относится ответ, спросите надзор, прежде чем его выполнять.

Ответ, который меняет объёмы или материалы, меняет и цену. Тогда RFI - первый документ в цепочке, ведущей к дополнительному соглашению, поэтому в день вопроса стоит записать ожидаемую сумму и ожидаемую задержку. В контрактах FIDIC эта цепочка описана подробнее всего, с явной процедурой для изменений.

Как отслеживается срок ответа

Запрос без срока легко остаётся без ответа. Срок отсчитывается назад: от дня, когда на этом месте должна начаться работа, вычтите дни на заказ и подготовку. Если договор задаёт срок ответа на запросы, укажите его.

Срок что-то значит, только если за ним кто-то следит. Поэтому у каждого запроса есть ответственный человек в вашей компании: он напоминает, звонит и закрывает вопрос, когда ответ выполнен. Это не адресат. Адресат должен ответить, а ответственный следит, чтобы ответ был получен.

Раз в неделю, лучше всего на совещании по объекту, просматривайте открытые запросы: какие просрочены, какие задерживают работу и на какие уже есть ответ, но никто их не закрыл. Запрос с ответом, оставшийся открытым, делает список бесполезным, потому что он больше не показывает, что на самом деле ждёт.

Когда ответ опаздывает и работа останавливается, запишите это и в журнал работ объекта за этот день. Запрос показывает, когда вы спросили, а журнал - во что вам обошлось ожидание.

RFI в Construction Team

В Construction Team запросы находятся в разделе «Стройплощадка» под названием «Запросы (RFI)». Каждый получает номер, построенный из кода проекта: для проекта с кодом LOZ они идут как RFILOZ-001, RFILOZ-002 и далее.

Что заполняется. Обязательны объект, тема и вопрос. Остальное необязательно: подобъект, договор, приоритет, внутренний исполнитель, внешний адресат и срок ответа. Отдельного поля для предложения нет, оно пишется в вопросе. Фотографии и файлы прикрепляются к запросу при создании или позже.

Место на чертеже. Если у объекта загружены чертежи, запрос можно прикрепить к точному месту на листе. Один запрос может находиться на нескольких чертежах, что удобно именно тогда, когда вопрос в несовпадении двух из них.

Статусы. Их пять: «Черновик», «Открыт», «Отвечен», «Закрыт» и «Аннулирован». Кнопкой «Отправить» черновик становится открытым запросом, и записывается дата отправки. Когда приходит ответ, записывается, кто и когда его дал. Редактировать можно только в статусах «Черновик» и «Открыт». После ответа запрос блокируется, чтобы никто не мог переписать вопрос под ответ. Удалить можно только черновик, а ненужный запрос аннулируется и остаётся в истории.

Исполнитель и адресат. «Внутренний ответственный» - коллега, который ведёт запрос. «Внешний адресат» - компания из ваших партнёров, которой адресован вопрос: проектировщик, клиент, надзор.

Ответ без учётной записи. Обычно у проектировщика нет входа в вашу систему. При «Отправить» вы можете послать ему приглашение по электронной почте со ссылкой на страницу, не требующую входа. Там он видит вопрос и прикреплённые файлы, пишет ответ и загружает свои файлы. Поданный ответ меняет статус на «Отвечен», а внутренний исполнитель получает уведомление. Ссылка действует 90 дней и может быть отозвана. Приглашение работает, если в настройках компании включена опция «Разрешить публичный доступ для RFI». Можно и не отправлять приглашение, а вести запрос только внутри компании.

Две отдельные ветки. «Обсуждение» - для коллег, оно никогда не выходит наружу. «Переписка» - с внешним адресатом, и он пишет в ней с той же публичной страницы. Ответ в переписке не является ответом на запрос и не меняет статус. Здесь же записывается ответ, полученный по другому каналу: вы отмечаете опцию записи ответа, полученного по телефону или электронной почте, и вводите имя того, кто его дал. Это место для телефонного звонка из начала этой статьи.

Срок. Запрос в статусе «Открыт» с прошедшим сроком ответа считается просроченным. В списке есть счётчик «Просрочено» и фильтр «Только просроченные», а напоминание уходит и за приближающийся срок, и за прошедший.

Влияние. Два переключателя: «Влияние на стоимость» с ориентировочной суммой и «Влияние на график» с ориентировочным числом дней задержки. Когда у запроса есть влияние на стоимость и он связан с договором, на нём появляется кнопка «Создать дополнительное соглашение». Она открывает новое дополнительное соглашение с заполненной темой, ссылкой на номер запроса и одной позицией на введённую сумму. Всё можно поправить до сохранения, а после этого в запросе появляется ссылка на дополнительное соглашение.

Риск. Если вопрос - симптом более серьёзной проблемы проекта, кнопка «Зарегистрировать как риск» переносит его в реестр рисков с заполненными темой, описанием и влиянием.

Список выгружается в Excel, CSV и PDF с учётом текущих фильтров. В файле есть и даты отправки и ответа, так что видно, сколько ждал каждый запрос.

Подробнее о модуле - на странице о RFI.

Где это заканчивается

Система ничего не вносит в заповедную книгу. Книга бумажная, она лежит на строительной площадке, и запись в ней делает проектировщик. В запросе можно отметить, что запись внесена и когда, например в обсуждении или как прикреплённую фотографию страницы из книги.

Срок ответа задаёте вы. Система не знает, что написано в вашем договоре.

И никакая программа не заставит проектировщика ответить. Она даёт вам ясный список того, что вы спросили, когда, кого и сколько дней уже ждёте.

С чего начать

На следующем объекте договоритесь только об одном: каждый вопрос к проектировщику, меняющий работу, получает номер. После первых десяти запросов у вас будет список, который быстро просматривается на совещании, и вы узнаете, на какие вопросы отвечают за день, а на какие за три недели.

Связанные статьи

• Заповедная книга строительного объекта - кто в неё пишет и что
• Журнал работ объекта - где записывать простои, пока ждёте ответа
• Список дефектов на строительном объекте - когда неясный узел уже построен неправильно
• Управление рисками в строительстве - RFI как ранний признак риска проекта
• Контракты FIDIC в строительстве - как изменения доходят до цены и срока