Список дефектов на строительном объекте: от регистрации до приёмки, чтобы не было споров

В среду вечером в общем чате пишут: «слушай, а ту трещину у колонны на четвёртом поправили?». Дальше трое человек листают историю вверх, ищут фото, находят другое фото другой трещины, и в конце кто-то говорит, что вроде маляры проходили там на прошлой неделе.

Сдача - в четверг утром.

Дорогая в этой истории не сама трещина. Это полдня работы и материал на тридцать евро. Дорого то, что никто не может показать, когда её заметили, кому сказали и принял ли кто-то работу после ремонта. Если такой записи нет, вопрос решается иначе: по тому, у кого память лучше и голос твёрже. Обычно платит владелец объекта.

Почему возникает спор

Список дефектов редко проваливается из-за того, что кто-то не знает, что нужно исправить. Это обычно знают все. Проблема - в записи.

Чаще всего нет автора и даты. «Сказал ему на месте» - это не запись, а через две недели обе стороны помнят по-разному, и обе помнят добросовестно. Нет и срока, а дефект без даты, к которой он должен быть готов, - это просто пожелание: не с чем сравнить, чтобы сказать, что он опаздывает.

Наконец, нет фото. Не любого, а сделанного на телефон в момент обнаружения, до того как кто-то успел что-то тронуть. Оно показывает состояние таким, каким оно было, и поэтому весит больше, чем три страницы описания. Без него разговор идёт слово против слова, а в споре слово против слова побеждает тот, кто упорнее.

Дальше показываю, как выглядит ведение такого списка в Construction Team. Демо ниже проходит через всю жизнь одного дефекта.

Один дефект вблизи

Каждый дефект - отдельная запись со своим номером, а номер складывается из кода объекта: для объекта с кодом LOZ дефекты идут DEFLOZ-001, DEFLOZ-002 и дальше. На первый взгляд мелочь, но на площадке она работает: номер пишется мелом прямо у трещины, а потом за секунды находится в списке.

При регистрации обязательны только две вещи: объект и название. Остальное заполняется, если известно в этот момент, а известно бывает многое: подобъект, этаж и ось в свободном тексте, внутренний ответственный, подрядчик, срок, категория, приоритет. Всего два обязательных поля - решение осознанное. Дефект, заведённый на бегу, пока человек обходит этаж, полезнее дефекта, которого вообще нет в списке, потому что форма потребовала двенадцать полей, а обход нужно было продолжать.

Фотографии загружаются на сервер уже после того, как запись создана. На объекте со слабой связью это разница между законченным обходом и обходом, застрявшим на третьем этаже.

Если у объекта есть загруженные чертежи, дефект можно прикрепить меткой прямо на листе. Тогда место не описывается словами, а показывается, и текст расположения заполняется сам.

Готово не значит принято

Статусов пять: открыт, в работе, на проверку, закрыт и возвращён. Движение между ними не свободное. Из «на проверку» есть только два выхода - принять или вернуть на доработку.

Причина не в любви к процедурам. Исполнитель отмечает дефект как готовый; закрытие остаётся за тем, кто отвечает за качество, и система записывает, кто принял и в какой момент. Если оба действия окажутся в одних руках, дефект закроет тот же человек, который его исправил, и запись перестанет что-либо доказывать.

Просроченный - это дефект с истёкшим сроком, который ещё не закрыт и не возвращён. Принятый перестаёт считаться просроченным, хотя дата остаётся той же. Каждое утро в семь уходит напоминание о сроках, которые приближаются или уже прошли, а на сколько дней вперёд смотреть - настраивается.

Ведомость для субподрядчика

Кроме списка на экране есть и экспорт для конкретного субподрядчика: дефектная ведомость в PDF с его дефектами по текущим фильтрам, с фотографиями и соответствующими чертёжными листами. Это документ, который уходит фирме, кладущей плитку, вместо четырнадцати сообщений за четыре разных дня. Комментарии к дефектам туда намеренно не попадают, потому что это внутренняя кухня, а лист уходит наружу.

Есть и поле для ожидаемого влияния на стоимость - сколько будет стоить устранение. Оно не обязательное, но если заполнено, разговор об удержании из следующего акта начинается с цифры.

Где предел

Импорта из файла нет. Дефекты заводятся в системе; экспорт есть - в Excel, CSV или PDF, - а обратного направления нет. Старый список в таблице переносится вручную, а если объект подходит к концу и в одном файле лежит четыреста строк, это день работы, и об этом лучше знать заранее.

Список не заменяет протокол приёмки. Это рабочий инструмент, который к протоколу ведёт.

И он не решает, кто виноват. Он записывает, кто что сказал и когда, только и всего. Как распределится ответственность - остаётся разговором между людьми, только теперь это разговор с датами.

Когда это окупается

Ведение такого списка окупается в тот момент, когда регистрация одного дефекта занимает меньше времени, чем спор, который она предотвращает. Поэтому два обязательных поля и номер, который складывается сам, делают больше работы, чем подробная форма, которую никто не заполняет, пока идёт дождь, а телефон приходится держать одной рукой.

А вопрос со среды вечером получает ответ за тридцать секунд: дата регистрации, фото того дня и имя человека, который принял ремонт.

Связанные статьи

• Управление субподрядчиками в строительстве - как привязать замечания к приёмке и оплате
• Управление рисками в строительстве - как вести реестр рисков, чтобы дефекты не повторялись