От потребности объекта до доставленного и оплаченного товара: заявки на материалы с одобрением, заказы поставщикам с автоматической отправкой по email и PDF, приёмка товара и тройная сверка заказанного, доставленного и выставленного в счёте количества.
Заявки по телефону, заказы в Excel, счета без связи с поставкой - такова реальность без специализированного ПО для снабжения. Цепочка заявка - заказ - поставка - счёт меняет правила игры.
Объект просит материал устно или по телефону, без документа. Заявка на материалы фиксирует, кто, когда и почему попросил - ещё до того, как вы что-либо потратите.
Заказ поставщику уходит по email без одобрения и без связи с реальной потребностью. Заявка с процессом одобрения предотвращает покупки "на глазок".
Счёт приходит, но никто не проверяет его против заказанного и доставленного. Тройная сверка сравнивает заказанное, доставленное и указанное в счёте количество по каждой позиции - до оплаты.
Заявка покрывается новым заказом, хотя материал уже есть на складе. Автоматическое покрытие резервирует наличное количество, прежде чем предложить заказ.
Construction Team связывает объект, склад и бухгалтерию в единую цепочку.
Прораб заявляет позиции и количества - без цен. Заявка проходит необязательный процесс одобрения и показывает покрытие в реальном времени.
Заказ содержит поставщика, цены, валюту, склад доставки и срок поставки. Создаётся из одобренных заявок - с сохранением связи с потребностью - или напрямую вручную.
Одним нажатием формируется PDF заказа и отправляется на зарегистрированный email поставщика. Статус меняется на "Отправлен" - повторное открытие никогда не отправляет письмо повторно.
Система резервирует доступный остаток, прежде чем предложить заказ на недостающее количество. Покрытие пересчитывается при каждом изменении - резервации, заказа, поставки.
Поставка создаёт складское движение, предзаполненное оставшимися количествами и ценами из заказа. Полученные количества накапливаются по позиции - несколько частичных поставок - это нормально.
Связывание входящего счёта с заказом распределяет суммы по позициям, увеличивает выставленное в счёте количество и переводит заказ в статус "Завершён" при полном выставлении счёта - ровно одна бухгалтерская проводка, без дублирования.
Четыре шага от потребности до оплаченного счёта:
Объект создаёт заявку на материалы с позициями и количествами. Ответственный её одобряет - или одобрение отключено в настройках для небольших компаний.
Доступный остаток на складе резервируется автоматически. На недостающее количество вы создаёте заказ поставщику - с ценами, валютой и сроком поставки - прямо из одобренной заявки.
Заказ отправляется по email с PDF. При поступлении товара вы принимаете его по заказу - полученные количества накапливаются по позиции.
Вы связываете счёт поставщика с заказом. Система сверяет заказанное, доставленное и выставленное в счёте количество, переводя заказ в статус "Завершён" при полном соответствии.
Подходит для любой строительной компании с активными закупками:
Заявляет то, что нужно объекту, не имея дела с ценами и поставщиками. Видит статус заявки вплоть до фактической поставки.
Работает с фильтром "Ожидает заказа" - одобренные потребности без заказа. Выбирает поставщика, цену и срок поставки из номенклатуры.
Тройная сверка выявляет расхождения в количестве и цене до оплаты. Ровно одна бухгалтерская проводка на поставку и счёт - без дублирования.
Полная прослеживаемость - какая потребность привела к какому заказу и какому счёту. Контроль затрат по объекту.
Почему специализированное ПО заменяет ручные заявки и заказы:
| Характеристика | Excel + email | Construction Team |
|---|---|---|
| Заявка с объекта | Звонок или сообщение | Документ с одобрением и историей |
| Покрытие со склада | Ручная проверка остатков | Автоматическая резервация до заказа |
| Заказ поставщику | Шаблон Word/Excel, ручная отправка email | PDF формируется и отправляется автоматически |
| Поставка | Запись в тетради | Приёмка по заказу, по каждой позиции |
| Сверка со счётом | Ручное сравнение | Тройная сверка заказано/доставлено/в счёте |
| Бухгалтерская проводка | Риск двойного проведения | Ровно одна проводка, без дублирования |
| Прослеживаемость | Нет связи между заявкой, заказом и счётом | Полная цепочка от потребности до оплаты |
Да. Заказ можно создать напрямую, без заявки - подходит для мелких или срочных закупок. Связь с заявкой нужна для прослеживаемости, но не обязательна.
Заявка проходит путь Черновик → Подана → Одобрена. Если компания отключает обязательное одобрение в настройках, поданная заявка одобряется автоматически.
Покрытие - это сумма зарезервированного на складе и количества по активным заказам, ограниченная заявленным количеством. Это не значит, что материал физически на объекте - фактическая выдача остаётся складской операцией.
По каждой позиции заказа система сравнивает заказанное, доставленное и выставленное в счёте количество, а также цену по заказу с ценой по счёту. Расхождения отображаются как предупреждения - они ничего не блокируют, а лишь указывают на позиции, которые стоит проверить перед оплатой.
Излишек принимается и отмечается как перепоставка. Покрытие заявки никогда не превышает заявленное количество.
Ровно один раз. Если счёт приходит первым, движение поставки не создаёт проводку. Если поставка происходит первой, её проводка сторнируется при привязке счёта - без дублирования.
Да, если они относятся к одному поставщику. Каждая позиция сохраняет связь со своей строкой заявки, поэтому поставка обновляет именно нужную заявку - даже если две заявки запрашивают один и тот же артикул для разных объектов.
Бесплатный 14-дневный пробный период. Без кредитной карты.
Зарегистрироваться бесплатно