От сметы до акта и счета без повторного ввода позиций
Одна позиция сметы, например бетон для плиты перекрытия, проходит через пять документов, прежде чем клиент ее оплатит. Если эти документы живут в Excel и Word, позицию копируют четыре раза, и каждая копия - это шанс потерять строку или оставить старую цену.
Когда документы связаны в одной программе для смет в строительстве, позиция вводится один раз и доходит от сметы до счета без повторного ввода. В Construction Team каждый вводит только то, за что отвечает: сметчик ставит цену, прораб вводит выполненный объем, проверяющий утверждает акт, а бухгалтер выставляет счет. Если вы только собираетесь составить первую смету, есть отдельная статья о том, что такое смета и как ее составить.
Сметчик, прораб и бухгалтер набирают одно и то же
Когда смета в Excel, а договор и акты в Word, сметчик копирует из сметы в предложение описание, единицу измерения и объем и добавляет цену. Когда клиент соглашается, те же строки переходят в приложение к договору. Каждый месяц прораб готовит акт и снова переносит описание, единицу измерения и единичную цену, на этот раз из договора. В конце бухгалтер переносит суммы из акта в счет.
Ошибки возникают именно при копировании. Цену изменили в предложении, а в договоре осталась старая. Позиция, добавленная позже, отсутствует в акте. В счете стоит сумма прошлого месяца. Одно и то же число лежит в четырех местах, и каждое изменение должно дойти до всех.
Сметчик собирает предложение из готовой сметы
Сметчик создает предложение из готовой сметы, не копируя строки. Описания, единицы измерения и объемы приходят вместе с позициями, а единичная цена каждой из них берется из номенклатуры компании. В предложении сметчик может изменить цену отдельной позиции или наценку, не трогая номенклатуру.
Благодаря номенклатуре программа выполняет роль программы для ценообразования в строительстве: компания хранит в ней свои цены, и каждое новое предложение начинается с них.
Когда клиент принимает предложение, по нему создается договор
Клиент получает ссылку по электронной почте, открывает предложение в браузере и принимает его. Договор создается из принятого предложения, и его позиции переходят в договор вместе с объемами, ценами и подобъектами. Условия предложения тоже переносятся: срок оплаты и гарантия.
В договоре задается и процент гарантийного удержания. Затем этот процент применяется к каждому акту и каждому счету по договору, и никто не вводит его заново.
Прораб вводит только выполненные работы
Прораб создает акт из позиций договора. Описания, единичные цены и суммы уже на месте, и прораб вводит объем, выполненный за период. Программа знает, сколько было предусмотрено договором и сколько уже принято, но сколько бетона залили в этом месяце, ей сообщает человек на объекте. По договору с клиентом акт будет доходным, по договору с субподрядчиком - расходным. Мы также описали, что содержит акт по форме 19.
По каждой позиции договора хранится остаток объема, то есть сколько еще можно принять. Если прораб введет больше, программа не примет объем и покажет, сколько осталось. От акта к акту выполнение по позиции накапливается, а как рассчитывается накопительное выполнение, объясняется в статье об актах.
Перед подписанием проверяющий утверждает акт
У акта есть еще два шага: утверждение и подписание. Проверяющий, обычно технический руководитель, просматривает и утверждает его. Подписать акт можно только после утверждения. Каждый шаг фиксируется с датой, временем и пользователем. Если проверяющий находит ошибку, он отклоняет акт с комментарием, и акт возвращается в черновик для исправления.
Бухгалтер создает счет из подписанного акта
Когда доходный акт подписан, бухгалтер может выставить счет по подписанному акту. Позиции, суммы и НДС берутся из акта, срок оплаты заполняется сам, и вручную остается ввести только дату и способ оплаты. Оба документа остаются связанными, и из одного можно перейти в другой.
В счете за работы вычитается аванс, а гарантийное удержание по договору удерживается отдельно. Аванс можно вычитать сразу после выставления авансового счета, не дожидаясь его оплаты. Для каждого счета по договору с авансом программа предлагает сумму, а если бухгалтер не трогает аванс, он записывает причину. Подробности есть в отдельной статье о том, как вычитается аванс, и в нашем руководстве по гарантийным удержаниям.
Когда клиент платит, статус счета меняется с "не оплачен" на "частично оплачен" и затем на "оплачен". Счета с истекшим сроком оплаты отмечаются как просроченные.
Выставлен ли счет по акту за прошлый месяц?
Ответ есть в самом акте. В нем показана схема цепочки документов: договор, предыдущие акты по нему и счета. Если звена не хватает, оно отмечено, и видно, где остановился процесс, без поиска по папкам.
В примере бетон плиты принимается двумя актами
Пример вымышленный, и его цифры не взяты с реального объекта. Допустим, в смете есть позиция "Бетон C25/30 для плиты перекрытия" объемом 120 м³. Предложение принято, в договоре аванс 1 800 € и гарантийное удержание 5%, и каждый акт вычитает 10% своей стоимости, пока аванс не будет исчерпан. НДС оставлен в стороне, чтобы за позицией было легко следить.
| Документ | Что показывает позиция (в примере) | Кто что вводит |
|---|---|---|
| Смета | Бетон C25/30 для плиты перекрытия, 120 м³ | сметчик: описание, единицу измерения и объем |
| Предложение | 120 м³ по 150 € = 18 000 € | сметчик: единичную цену, которая берется из номенклатуры |
| Договор | 120 м³ по 150 € = 18 000 €, подобъект "Здание А" | никто не вводит заново: позиция берется из принятого предложения |
| Акт 1 | выполнено 70 м³ = 10 500 €, остаток 50 м³ | прораб: 70 м³ |
| Счет по акту 1 | 10 500 €, вычтен аванс 1 050 €, удержание 525 € отдельно | бухгалтер: дату и способ оплаты |
| Акт 2 | выполнено 50 м³ = 7 500 €, остаток 0 | прораб: 50 м³ |
| Счет по акту 2 | 7 500 €, вычтен аванс 750 €, удержание 375 € отдельно | бухгалтер: дату и способ оплаты |
Во втором акте прораб по ошибке вводит 55 м³. Программа не принимает объем и сообщает, что остаток 50 м³. Прораб исправляет число, проверяющий утверждает акт, затем следует подписание, и бухгалтер создает второй счет. После него весь аванс 1 800 € вычтен.
Описание и единица измерения позиции были введены один раз, в смете, а цена один раз, в предложении. Дальше люди добавляют только объемы, утверждения и даты.
Что происходит с позициями после сметы?
Программа для составления смет избавляет сметчика от копирования в предложение. Если позиции не идут дальше в договор, акт и счет, прораб и бухгалтер по-прежнему каждый месяц набирают их вручную, и ошибки копирования остаются у них.
Как выглядит сама смета и как из нее делается предложение, можно посмотреть на странице нашей программы для смет в строительстве. Там же по кнопке можно зарегистрироваться.
Часто задаваемые вопросы
Как создать счет по акту?
Когда доходный акт подписан, по нему создается счет. Позиции, суммы и НДС берутся из акта, срок оплаты заполняется сам, а бухгалтер добавляет дату и способ оплаты. Акт и счет остаются связанными в цепочке документов.
Можно ли в акте указать объем больше договорного?
Нет. Программа хранит остаток объема по каждой позиции договора. Если в акте указано больше, чем осталось, она не принимает объем и показывает, сколько осталось.
Что вводится вручную, когда смета, предложение, договор, акт и счет связаны?
Описание, единица измерения и объем вводятся один раз, в смете. В предложении вы меняете цену и наценку, в акте вводите объемы, выполненные за период, а в счете дату и способ оплаты. Проверяющий, обычно технический руководитель, утверждает акт, и подписать его можно только после этого утверждения.
Как аванс и гарантийное удержание отражаются в счете?
В счете за работы вычитается аванс, а гарантийное удержание по договору удерживается отдельно. Процент удержания задается в договоре. Аванс можно вычитать сразу после выставления авансового счета, не дожидаясь его оплаты.