Управление рисками в строительстве - как вести реестр рисков

Каждый, кто вёл объект, знает этот разговор. Что-то пошло не так - поставка арматуры задержалась, в котловане пошли грунтовые воды, субподрядчик не появлялся две недели - и кто-то говорит: «Мы же знали, что так может быть». Часто действительно знали. Просто никто это не записал, никто не решил, что делать, и никто не возвращался к вопросу, пока не стало поздно.

Управление рисками - это попытка провести этот разговор до проблемы, а не после неё.

Что такое риск в строительстве

Риск - это то, что ещё не произошло, но может произойти, и если произойдёт, чего-то вам будет стоить. Чаще всего денег или времени, иногда качества, а в худшем случае здоровья людей на объекте.

Полезно разделять две вещи, которые в разговоре смешиваются: откуда исходит риск и на что он влияет. Сезон дождей во время кровельных работ исходит от погоды, но влияет на срок. Неясный пункт договора исходит от договора, но влияет на деньги. Если разложить риски по источнику, видно, где у вас как у компании слабые места. Если смотреть по последствиям, видно, что именно угрожает объекту.

Типичные источники риска на строительном объекте довольно постоянны:

• проект - ошибки, пропуски, изменения в ходе работ;
• грунт - неожиданные геологические условия, грунтовые воды, существующие подземные коммуникации;
• безопасность - работы на высоте, котлованы, тяжёлая техника;
• исполнение - технологические ошибки, некачественные материалы;
• люди и машины - нехватка рабочих, поломки техники;
• поставки - запоздавшие или подорожавшие материалы;
• субподрядчики - задержки, нехватка мощностей, банкротство;
• деньги - задержка платежей от заказчика, скачки цен;
• договор - споры, неустойки, изменения объёма;
• погода - дождь, мороз, ветер, жара;
• разрешения - согласования и подключение к сетям;
• окружение - соседи, жалобы, движение транспорта, шум и пыль.

Зачем вообще этим заниматься

Строительные компании редко разоряются из-за одной большой проблемы. Чаще причина - накопление мелких, предсказуемых вещей, каждая из которых съела немного прибыли. Большинство из них кто-то на объекте почувствовал заранее.

Реестр рисков не предсказывает будущее. Он делает три более скромные и более полезные вещи. Во-первых, превращает смутное беспокойство в конкретную запись с названием и ответственным. Во-вторых, заставляет регулярно возвращаться к риску, а не вспоминать о нём, когда он уже случился. И в-третьих, оставляет след: когда на следующем объекте возникнет та же ситуация, будет где посмотреть, что сработало.

Есть и более прозаичная причина. Всё больше заказчиков, особенно в государственных закупках и по договорам FIDIC, ждут от подрядчика доказательств того, что он управляет своими рисками. Реестр - самое простое такое доказательство.

Как оценивается риск

Самый распространённый и вполне достаточный для практики метод - две шкалы от 1 до 5.

Вероятность - насколько вероятно, что это произойдёт:

Оценка	Описание
1	Редко - менее 10%
2	Маловероятно - от 10% до 30%
3	Возможно - от 30% до 50%
4	Вероятно - от 50% до 80%
5	Почти наверняка - 80% и более

Воздействие - насколько тяжело будет, если это случится. Здесь важно, чтобы шкала была описана конкретными порогами, иначе каждый оценивает «на глаз», и оценки двух людей нельзя сравнить. Для денег, например, пороги можно считать от договорной стоимости объекта: менее 1% - незначительно, от 5% до 10% - существенно, более 10% - тяжело. Для безопасности шкала идёт от «только первая помощь» до «смертельный случай».

Когда риск затрагивает несколько вещей сразу, воздействие оценивают по самой тяжёлой из них. Если задержка крана означает и неделю отставания, и опасность при ручном переносе грузов, решающей будет безопасность.

Произведение двух оценок даёт степень риска от 1 до 25:

• 1-4 - низкий. Отслеживается, но особых действий не требует.
• 5-12 - средний. Нужны меры и ответственный.
• 15-25 - высокий. Требует внимания сейчас и регулярного пересмотра.

Если разложить риски в таблице пять на пять, с вероятностью по одной оси и воздействием по другой, получится матрица рисков. Это самый быстрый способ увидеть состояние объекта одним взглядом: сколько всего стоит в красном углу и заполняется он или пустеет.

Что делать с риском

Сама по себе оценка ничего не меняет. Риск снижают меры: конкретные действия с исполнителем и сроком. «Быть осторожнее с котлованом» - это не мера. «Геодезист снимает существующие коммуникации до пятницы» - это мера.

Риск проходит несколько состояний. Его регистрируют, затем оценивают, затем по нему идут меры. В конце есть два исхода. Либо опасность миновала и риск закрывается, либо она реализовалась и риск наступил. Второй случай - не провал реестра. Именно тогда записанное ценнее всего, потому что меры уже согласованы и люди знают, что делать.

Самое важное во всём процессе - регулярный пересмотр. Риск, оценённый один раз в начале объекта и забытый, почти так же бесполезен, как риск, который вообще не записан. Обстоятельства меняются: котлован закончен, поставщик сменился, пришла зима. Чем выше риск, тем чаще к нему стоит возвращаться.

Как работает реестр рисков в Construction Team

В Construction Team реестр рисков находится в разделе «Стройплощадка» и на вкладке «Риски» каждого объекта. Вот как описанное выше выглядит на практике.

Регистрация

По кнопке «Новый риск» вы заполняете название («Что может произойти?»), объект и категорию. Категории - это двенадцать источников из списка выше плюс «Другая», и у каждой есть короткое пояснение, что она охватывает. При желании добавляете описание, место на объекте (например, «Секция Б, эт. 3») и отмечаете, на что влияет риск: стоимость, срок, качество или безопасность. Каждый риск получает номер вида RSK с кодом объекта, так что на планёрке можно говорить о конкретной записи.

Риски редко рождаются за столом. Обычно они вырастают из чего-то другого: запроса к проектировщику, дефекта, совещания или записи в журнале работ. Поэтому в этих четырёх записях есть кнопка «Зарегистрировать как риск». Она открывает форму с полями, заполненными из источника, а потом риск остаётся связанным с записью, из которой появился. Открыв дефект, вы видите и риски, зарегистрированные из него.

Оценка

Кнопка «Оценить» открывает вероятность и воздействие. Если вы не отметили, на что влияет риск, система не даст его оценить, потому что без этого непонятно, по какой шкале мерить воздействие. Рядом с полями есть «Определения шкал» с порогами по каждому измерению, чтобы все оценивали одинаково.

Степень риска считается автоматически, и риск получает цвет: зелёный, жёлтый или красный, а неоценённые - серые. При каждой оценке можно оставить заметку о том, что обсуждалось.

Ответственный и меры

У каждого риска может быть ответственный за риск - человек, который его отслеживает. Он получает уведомление, когда его назначают.

Меры добавляются по одной. У каждой есть описание, срок и исполнитель. Исполнителем может быть ваш коллега или просто имя, например субподрядчик, у которого нет учётной записи в системе. Когда меры реально начались, риск отмечается как «Меры в исполнении». Просроченные меры видны сразу.

Пересмотр и напоминания

У каждого риска есть дата следующего пересмотра, которую система предлагает сама в зависимости от уровня: высокий через 7 дней, средний через 14, низкий через 30. Неоценённые пересматриваются в течение недели, чтобы не висели без оценки бесконечно. Дату можно поменять вручную, если вы знаете лучше.

Когда пересмотр приближается, ответственный получает напоминание. Если ответственного нет или он уже не работает в компании, напоминание не пропадает, а уходит другому человеку с доступом к рискам. То же касается и сроков мер.

Если вы посмотрели риск и ничего не изменилось, кнопка «Проверено, без изменений» фиксирует пересмотр и сдвигает следующую дату. В списке можно выбрать несколько рисков сразу и подтвердить их вместе, что экономит время на еженедельной планёрке.

Закрытие и наступление

Риск закрывается с короткой заметкой о причине, например «Земляные работы завершены без обрушения». Открытые меры по нему отменяются, а напоминания прекращаются.

Если риск случился, вы отмечаете его как наступивший, с датой и описанием последствий. Пересмотр прекращается, но меры остаются как ответные действия и продолжают напоминать о себе. Последствия можно дополнить позже, когда станут ясны реальные затраты и задержка. Если риск закрыли поспешно, его можно открыть снова.

Каждая оценка, каждый пересмотр и каждая смена статуса остаются в истории риска. Так через несколько месяцев видно не только, где риск сейчас, но и как он к этому пришёл.

Общая картина

Список рисков фильтруется по объекту, категории, статусу, степени риска, ответственному и просроченному пересмотру. На объекте есть матрица рисков пять на пять: нажмите на ячейку и увидите, какие именно риски в ней находятся. Рядом - сводка с тремя числами, которые заслуживают внимания: активные высокие риски, просроченные пересмотры и неоценённые.

Реестр можно выгрузить в PDF или Excel с фильтрами и сортировкой, выбранными в списке. В PDF рядом с каждым риском стоят первоначальная и текущая оценка, так что видно, сработали ли меры. Это удобно для отчёта или разговора с заказчиком.

Что остаётся за вами

Система не знает, какие риски есть на вашем объекте. Она не может оценить, справится ли субподрядчик и насколько вероятно, что муниципалитет затянет согласование. Она хранит записанное, напоминает и показывает картину, но думать остаётся людям, которые знают объект.

Не ждите и того, что реестр будет полным с первого дня. Хорошее начало - пять-шесть рисков, которые команда и так обсуждает на каждой планёрке. Когда пересмотр станет привычкой, список будет расти сам.

С чего начать

1. Соберите за одним столом руководителя объекта, технического руководителя и человека, отвечающего за снабжение.
2. Пусть каждый назовёт три вещи, которые больше всего беспокоят его на этом объекте.
3. Запишите их как риски, оцените и назначьте ответственного за каждый.
4. Для каждого высокого риска запишите хотя бы одну меру со сроком.
5. Сделайте пересмотр рисков постоянным пунктом еженедельной планёрки.

Этого достаточно. У сложных методов есть своё место в крупных проектах, но на большинстве объектов разницу делает не метод, а то, возвращается ли кто-нибудь к списку вообще.

Похожие статьи

• Почему строительные проекты выходят за рамки бюджета
• Контроль затрат в строительстве
• Список дефектов на строительном объекте
• Управление субподрядчиками