Журнал работ объекта: что записывать каждый день и зачем

В феврале клиент пишет, что объект отстаёт на три недели и что он удержит неустойку. Подрядчик отвечает, что в ноябре одиннадцать дней шёл дождь, что арматура приехала поздно и что он неделю ждал ответа от проектировщика. Всё это может быть правдой, но подрядчик должен суметь это показать.

Если есть журнал работ, в котором за каждый из этих дней записано, какая была погода, кто был на объекте и почему бригада опалубщиков простаивала, разговор короткий. Если его нет, остаётся память, а память легко оспорить.

Поэтому журнал работ ведут каждый день, и так, чтобы это не обременяло того, кто его заполняет.

Что входит в ежедневную запись

На малом объекте и на большом записывают одно и то же, различается только объём.

Погода. Какая была, минимальная и максимальная температура, осадки. Это важно для бетона, штукатурки, утепления и для любого спора о том, можно ли было работать. Одного слова «дождь» мало. Запись «дождь с 9 до 14, 12 мм, заливка плиты перенесена» свою работу делает.

Люди. Какие бригады были на объекте, из какой компании, сколько человек и сколько часов. Так потом видно, действительно ли субподрядчик держал на объекте восемь каменщиков, как заявляет, или пришли трое.

Техника. Какие машины были на объекте и сколько работали. Кран, который весь день простаивает, потому что поднимать нечего, - тоже запись: за простой кто-то платит.

Выполненные работы. Что закончено сегодня и где. Чем точнее место (секция, этаж, ось), тем полезнее запись через месяцы.

Поставки. Что приехало, сколько и от кого. Так видно и то, что должно было приехать и не приехало.

Посещения. Строительный надзор, надзор клиента, проектировщик, инспекция по труду. Кто приходил, что смотрел, что сказал.

События и остановки. Простои и их причины, происшествия, проведённые инструктажи по безопасности, предписание остановить работы. Именно этой части чаще всего не хватает и именно её чаще всего требуют.

Фотографии. Несколько снимков за день, сделанных на месте. Фотографию арматуры перед бетонированием на следующий день уже не сделать.

Кто ведёт и кто принимает

Его ведёт тот, кто находится на объекте с утра до вечера. На большинстве объектов это прораб. Это не работа для офиса: оттуда видно то, что было запланировано, а журнал должен говорить, что произошло.

Хорошо, чтобы запись проходила через второго человека. Руководитель проекта или управляющий проверяет и утверждает её, после чего её больше не трогают. Журнал, который можно исправить в любой момент, ничего не доказывает, потому что неизвестно, когда он был написан.

На объектах с надзором со стороны клиента помогает ещё одно: журнал регулярно показывают другой стороне и, если она согласна, она тоже его подписывает. Запись, которую клиент каждую неделю видел и не оспаривал, в конце трудно оспорить.

Что говорят болгарские правила

Этот раздел не является юридической консультацией.

Наредба № 3 от 31 июля 2003 г. о составлении актов и протоколов при строительстве перечисляет в ст. 7, ч. 3 акты и протоколы, составляемые на строительной площадке. Формы общего журнала работ среди них нет. Обязательная книга - заповедная книга (ст. 7, ч. 3, п. 4, Приложение № 4): прошнурованная, с пронумерованными страницами, заверенная лицом, осуществляющим строительный надзор, а на объектах пятой категории - руководителем объекта. В ней фиксируются указания и предписания уполномоченных лиц и контролирующих органов. Это не место для повседневных заметок.

Журналы в наредбе всё же появляются. В форме акта о приёмке конструкции (Приложение № 14) перечислены документы, которые рассматривает комиссия, и среди них «журналы выполненных работ», рядом с заповедной книгой и составленными актами и протоколами. Иначе говоря, когда приходит время акта по Приложению № 14, от подрядчика ожидают, что такие записи у него есть.

Кроме того, журнал работ чаще всего требует договор. Прежде чем начинать объект, прочтите, что именно там написано: кто его ведёт, как часто его предъявляют клиенту и в какой форме. Если договор молчит, всё равно ведите его: он понадобится вам независимо от того, просил ли кто-нибудь.

Как он помогает при споре

Споры на стройке бывают двух видов: о времени и о деньгах. Журнал работ помогает в обоих.

При задержке вопрос в причине и в том, чья она. Плохая погода, поздняя поставка, нет доступа к фронту работ, остановка по предписанию надзора, ожидание ответа проектировщика: каждое из этого - день или неделя, и в договоре обычно есть процедура продления срока по таким причинам. Эта процедура почти всегда требует доказательств за тот же день. Журнал работ - именно они, если его вели в своё время.

При дополнительных работах вопрос в том, что было сделано вне договора, кем и за какое время. Запись вроде «4 человека, 6 часов, пробивка и повторная заливка лестничного марша по указанию проектировщика, внесено в заповедную книгу в ту же дату» - основание для разговора о дополнительном соглашении. Без неё остаётся только утверждение «мы работали сверхурочно».

Есть и третья польза. Когда субподрядчик подаёт акт выполненных работ (форма по Приложению № 19), журнал работ показывает, были ли его люди на объекте в те дни, за которые он требует оплату.

Частые пробелы

Самый частый - запись задним числом. Пять журналов, заполненных в пятницу днём, выглядят как копии друг друга, и это обычно заметно.

Второй - общие слова. «Работы идут по графику» ничего не говорит. Если запись не отвечает на вопросы «кто», «где» и «сколько», лучше написать коротко, но конкретно.

Третий - писать только про хорошие дни. День, когда работ не было, тоже нужно записать: именно тогда в записи должно быть сказано почему.

Часто не хватает и посещений. Надзор зашёл, что-то сказал вслух, и никто этого не записал. Через два месяца одна сторона помнит, что это разрешили, а другая - что запретили.

И наконец, фотографии без привязки ко дню. Тысяча снимков в телефоне прораба - не архив. Фотография имеет ценность, когда лежит рядом с записью за ту же дату.

Как выглядит журнал работ в Construction Team

В Construction Team журналы работ находятся в разделе «Стройплощадка». Правило одно: один журнал работ на объект в день. Система не даёт создать второй на ту же дату, поэтому двух версий одного дня никогда не бывает.

Форма устроена в несколько разделов:

• Погодные условия - погода (солнечно, дождь, снег, туман и так далее), минимальная и максимальная температура, осадки в миллиметрах и заметки. Когда вы выбираете объект и дату, система сама пытается подставить погоду по местоположению объекта. То, что вы ввели вручную, не перезаписывается.
• Бригады и рабочие - по каждой бригаде: субподрядчик, специальность, число рабочих и отработанные часы. Общее число рабочих и часов за день считается автоматически.
• Поставленные материалы - материал, количество, единица измерения и поставщик.
• Техника на объекте - машина из реестра техники или свободный текст для сторонней и разовой техники. Для машины из реестра вы вводите использование в часах или в днях.
• Описание дня - отдельные поля для выполненных работ, задержек и простоев, безопасности и происшествий, посетителей и прочих заметок.
• Фотографии - загружаются при создании или позже и хранятся вместе с журналом за ту же дату.

На большинстве объектов бригады и машины сегодня те же, что вчера. Кнопка «Скопировать с предыдущего дня» переносит их из последнего журнала, и остаётся поправить только отличия. Материалы и погода вводятся заново, потому что меняются каждый день.

У журнала работ три статуса: «Черновик», «Отправлен» и «Утверждён». Черновик редактируется свободно. Кнопкой «Отправить» он уходит на проверку, а для утверждения нужно отдельное право, поэтому тот, кто пишет, и тот, кто принимает, могут быть разными людьми. Утверждённый журнал заблокирован для редактирования, а команда объекта получает уведомление. Удалить можно только черновик.

На странице журнала вы скачиваете PDF формата A4 с фирменным бланком компании: погода, бригады с общим числом рабочих и часов, поставленные материалы, техника, описание дня и фотографии. Внизу три поля для подписи: «Подготовил», «Утвердил» и «Технический надзор». Третье оставлено пустым намеренно, и его подписывают на объекте, если вы договорились, что клиент видит журнал.

Под записью есть «Обсуждение», внутренняя ветка для уточнений между коллегами. А когда в журнале появляется то, что похоже на более серьёзную проблему (третий день простоя подряд, повторяющееся происшествие), кнопка «Зарегистрировать как риск» переносит это в реестр рисков с заполненными полями задержек и безопасности.

Подробнее о модуле - на странице о журналах работ объекта.

Где он заканчивается

Журнал работ в системе - это не заповедная книга, и он её не заменяет. Она остаётся бумажной, прошнурованной и заверенной, на объекте.

Бригады записываются по числу людей и часам, а не поимённо. Часы конкретного рабочего хранятся в другом месте, в табелях.

Использование техники в журнале работ - это количество, без денег. Оно оценивается в бюджетном анализе объекта, который находится за отдельным правом.

И система не знает, что произошло на объекте. Она хранит то, что кто-то записал. Если поле задержек пусто, через три месяца окажется, что задержек не было.

С чего начать

Выберите один объект и одного человека. Договоритесь, что журнал заполняется каждый день перед уходом и утверждается не позднее следующего утра. Первая неделя займёт больше времени, потом бригады и машины будут копироваться, и останется вводить только отличия.

Через месяц откройте любую дату и попробуйте сказать, что тогда произошло. Если запись отвечает, журнал работ работает.

Связанные статьи

• Заповедная книга строительного объекта - кто в неё пишет и что
• Табели на строительном объекте - часы по объектам и по видам работ
• Список дефектов на строительном объекте - другая ежедневная запись с площадки
• Управление рисками в строительстве - когда то, что в журнале, становится риском
• Управление субподрядчиками - как поданный акт сверяется с людьми на объекте