Программа для управления строительной компанией: преимущества единой связанной системы

Большинство строительных компаний не начинают с единой системы. Они начинают с Excel для объёмов, Word для договоров, бухгалтерской программы для счетов, Viber для объекта и облачной папки для чертежей. Каждая из этих программ делает своё дело. Проблема возникает между ними.

Эта статья о том, что меняется, когда программа для управления строительной компанией охватывает все процессы, от предложения до склада, когда это действительно оправдано и на что смотреть при выборе программы, с которой вам работать ближайшие несколько лет.

Где теряются деньги и нервы

Представьте обычный месяц. Предложение лежит в одном файле, а когда вы его выигрываете, кто-то заново набирает его в договор. Акты выполненных работ делают по договору, счета по актам, а счета уходят бухгалтеру. На каждом шаге данные вводятся снова, и каждый ввод - это возможность ошибки.

Ошибки редко видны сразу. Цена позиции в предложении и в акте разная. В акте в количестве лишний ноль. Счёт выставлен по старой версии суммы. Вы узнаёте об этом в конце месяца при сверке, а в худшем случае клиент замечает первым.

Теряется и рабочее время. Тот, кто собирает месячный отчёт, тратит два дня на то, чтобы собрать цифры из разных файлов и свести их в одну таблицу. На анализ не остаётся и часа.

Что должна охватывать программа для строительной компании

Чем полнее охват, тем меньше данных переносится вручную. Для строительной компании это обычно означает:

• предложения и тендеры вместе с приложенными к ним сметами;
• договоры с клиентами и субподрядчиками, включая авансы и гарантийное удержание;
• акты выполненных работ, связанные с договором;
• счета, расходы, платежи и банковские счета;
• склад, материалы и перемещения между объектами;
• работу на объекте: журналы работ, графики, дефекты, чертежи;
• отчёты и анализ по проекту, договору и компании.

Начинать со всего сразу не обязательно. Важно, чтобы программа могла их связать, когда придёт очередь.

Преимущества единой программы для строительства

Преимущества не в количестве модулей, а в том, как они связаны. Вот что меняется на практике.

Данные вводятся один раз. Позиция из предложения становится позицией в договоре, затем в акте и в счёте. Никто не набирает её заново, поэтому расхождению неоткуда взяться.

Дальше появляется то, что почти невозможно в разрозненных системах: на вопрос «сколько осталось по этому договору» вы отвечаете за минуту. Вы знаете стоимость договора, сколько сертифицировано, сколько выставлено в счетах и сколько оплачено. Никому не нужно звонить.

Контроль затрат становится настоящим. Когда расходы объекта записываются в момент возникновения, вы видите перерасход, пока ещё можно что-то сделать. В отдельных таблицах вы видите его, когда уже поздно, см. также как контролировать затраты строительного объекта.

Порядок и с правами доступа. В Excel любой, у кого есть доступ к файлу, может менять всё. В единой системе бухгалтер видит счета, руководитель объекта видит свой объект, а субподрядчик видит только то, что его касается. Каждое изменение оставляет след: кто, что и когда изменил.

И наконец, работа не зависит от одного человека. Если цены и объёмы живут только в личной таблице коллеги, а он в отпуске или болеет, его акты ждут. Когда они в системе, их заканчивает другой сотрудник с нужными правами.

Чего вы не получите

Честно сказать нужно и обратное. Единая система не исправит непонятный процесс. Если в компании никто не знает, кто утверждает акты, программа лишь сделает этот вопрос заметнее. Поэтому внедрение - хороший момент навести порядок в правилах, а не просто сменить инструмент.

Единая система, то есть ERP для строительства или специализированная строительная платформа, нужна тоже не всем. Компания с одним объектом, двумя сотрудниками и простым предложением может обойтись таблицей, как показывает сравнение Construction Team и Excel. Проблемы начинаются со второго и третьего одновременного объекта, с ростом команды и с клиентами, которым нужны точные отчёты.

Когда наступает момент

Несколько признаков того, что разрозненные инструменты уже обходятся вам дороже, чем кажется:

• для отчёта по одному проекту нужно открыть больше трёх файлов;
• суммы в акте и в счёте различаются, и никто не знает, какая верна;
• вы не можете быстро сказать, сколько заплатили субподрядчику;
• новый коллега входит в курс дела неделями, потому что всё «в чьей-то голове»;
• в конце месяца кто-то задерживается, чтобы собрать отчёт.

Если вы узнали два-три пункта, стоит присмотреться к единой системе. Если ни одного, она вам, вероятно, пока не нужна.

Как выбрать программу для управления строительными проектами

Здесь легче всего ошибиться, потому что любая демонстрация выглядит убедительно. Вот что стоит сравнить.

Первое: связь между документами (предложения, договоры, сметы, акты, счета). Спросите, как перейти от предложения к акту и счёту. Если ответ «вы экспортируете и импортируете», связь не встроена. Вы хотите увидеть всю цепочку на одном реальном договоре.

Второе: строительная логика. Универсальная программа для выставления счетов не знает, что такое промежуточный акт выполненных работ, смета или гарантийное удержание. Если приходится имитировать их обычными документами, вы будете бороться с программой каждый день. Проверьте, что документы - те, которыми вы действительно пользуетесь.

Третье: роли и права. Кто что видит и меняет и есть ли журнал изменений. Это особенно важно, если вы работаете с субподрядчиками.

Четвёртое: работа с объекта. Если руководитель объекта не может открыть данные с телефона, он продолжит писать их во Viber, а система будет отставать от реальности.

Пятое: как из неё уйти. Можно ли выгрузить свои данные в удобном формате? Компания, которая не может уйти, становится заложником и цены, и условий.

Шестое: как быстро можно начать. Системы, для которых нужны месяцы внедрения и консультанты, часто стоят в настройке дороже, чем год использования. Спрашивайте реальное время до первого документа, а не до «полного внедрения». Подробнее о типах систем и их компромиссах - в обзоре программ для строительства.

Как начать без остановки работы

Самая частая ошибка - попытка перейти на всё сразу. Команда перегружается, и первые трудности убивают желание что-то менять.

Лучше выбрать один процесс и один новый объект. Начните там, где болит сильнее всего, обычно это сметы и предложения или акты и счета. Дайте команде поработать так месяц-два, пока она не привыкнет и вы не увидите пользу. Затем добавьте склад, работу на объекте и финансовые отчёты. Более широко этот путь описан в руководстве по цифровизации строительной компании.

Старые проекты переносить не нужно. Они завершаются по-старому, а новые идут в системе.

Как выбрать программу для управления строительством: коротко

Связанная программа для управления строительными проектами не делает компанию больше. Она делает её организованнее: все знают, где информация, суммы везде одинаковые, а владелец видит состояние бизнеса, не спрашивая. Выбирайте по тому, связаны ли документы между собой, понимает ли программа строительство и будет ли ею реально пользоваться ваша команда, а не по длине списка функций.

Если хотите увидеть, как это выглядит в строительной компании, Construction Team охватывает процессы от предложения до склада и объекта в одном месте. Можно начать с бесплатного аккаунта и попробовать один реальный проект.