Запитвания към проектанта (RFI) - как да не се губят въпросите от обекта

На плочата над трети етаж кофражистите спират в десет сутринта. В архитектурния чертеж отворът за шахтата е 60 на 80, в конструктивния е 60 на 60. Техническият ръководител се обажда на проектанта, той казва „направете го 60 на 80, ще ви пратя детайл“. Детайлът не идва. Плочата се излива.

Два месеца по-късно конструкторът вижда отвора и пита кой го е разрешил.

От обекта са попитали правилно и навреме. Изгубил се е отговорът, защото е дошъл по телефона. Запитването към проектанта, което по света наричат RFI, съществува точно заради такива случаи.

Какво е RFI и кога се пуска

RFI (Request for Information) е писмен въпрос с номер, дата, адресат и срок, на който се очаква писмен отговор. Пуска го най-често строителят, а отговаря проектантът, понякога възложителят или строителният надзор.

Поводите се повтарят от обект на обект:

• два чертежа си противоречат;
• липсва размер, кота или детайл;
• спецификацията не казва какъв материал или клас се иска;
• заварено положение на място не отговаря на проекта (стар провод, друга почва, изместена ос);
• материалът по проект не може да се достави и се предлага замяна.

Не всеки въпрос е за запитване. Ако техническият ръководител пита колегата си къде са ключовете от фургона, това си остава разговор. Мерилото е дали отговорът променя какво ще се изпълни, колко ще струва или кога ще стане. Ако променя някое от трите, въпросът се записва.

Как се пише въпрос, на който се отговаря бързо

Проектантът работи по няколко обекта едновременно. Запитване, за което трябва да отвори четири чертежа и да се обади, за да разбере какво го питат, ще чака. Добрият въпрос съдържа четири неща.

Къде. Обект, подобект, етаж, ос, номер на чертежа и ревизията му. „Плоча кота +9,00, между оси 3-4 и Б-В, чертеж К-07“ спестява първото обаждане.

Какво се вижда. Фактът, без тълкуване: „В чертеж А-12 отворът е 60/80 см, в К-07 е 60/60 см.“ Снимка от мястото и изрезка от двата чертежа с ограден размер вършат повече от абзац текст.

Какво предлагате. Строителят обикновено има мнение кое е изпълнимо. „Предлагаме 60/80 с допълнителна армировка около отвора по типовия детайл“ превръща въпроса в нещо, на което може да се отговори с „да“. Предложението не е задължително, но почти винаги скъсява чакането.

До кога ви трябва отговорът и защо. „Кофражът на плочата започва на 14-и, отговорът ни трябва до 12-и“ е срок, който проектантът може да подреди сред останалите. „Спешно“ пишат всички.

Добре е в едно запитване да има един въпрос. Пет въпроса в едно писмо получават отговор на три, а запитването стои отворено заради другите два.

Защо разговорът и чатът не стигат

По телефона отговорът идва най-бързо, но после няма как да се докаже. Разговорът няма дата, няма текст и след месец двете страни го помнят различно.

Чатът изглежда по-добре, защото оставя следа. Само че следата е между снимки от обяд и въпроси за доставката на тухли. Съобщението няма статус, няма срок и не може да отговори на въпроса „кои запитвания към конструктора още чакат“. А когато човекът, водил групата, напусне фирмата, историята си отива с телефона му.

Това не значи да спрете да се обаждате. Обадете се, разберете се и после запишете въпроса и отговора в запитването, с името на човека, който го е дал. Отнема две минути, а после вместо „каза ми“ имате „ето какво е отговорил на 12-и“.

Запитването, заповедната книга и промените в проекта

Тази част не е правен съвет.

Отговорът на запитване може да е три различни неща. Понякога е пояснение: проектът е бил верен, просто е трябвало да се прочете друг чертеж. Понякога е предписание как точно да се изпълни нещо. И понякога е изменение на проекта.

За втория и третия случай у нас има ред. По чл. 5, ал. 7 от Наредба № 3 от 31 юли 2003 г. за съставяне на актове и протоколи по време на строителството предписанията на проектанта, свързани с авторското му право, за точното спазване на изработения от него проект се вписват в заповедната книга и са задължителни за останалите участници в строителството. А според чл. 7, ал. 3, т. 4, буква „в“ от същата наредба заповедната книга съдържа всички предписания и заповеди, свързани с изпълнението на строежа, както и несъществените изменения от одобрените проекти, предписани със заповед на проектанта.

На практика запитването е работният документ: в него е въпросът, предложението, кореспонденцията и отговорът. Когато отговорът е предписание или несъществено изменение, проектантът го вписва в заповедната книга и едва тогава то обвързва всички на строежа. Добър навик е в записа в книгата да се посочи номерът на запитването, а в запитването да се отбележи датата на вписването. Така от всеки от двата документа се стига до другия.

Кое изменение е несъществено, преценяват проектантът и строителният надзор, не строителят. Ако не сте сигурни в коя група попада отговорът, попитайте надзора, преди да изпълните.

Отговор, който променя количества или материали, променя и цената. Запитването тогава е първият документ по веригата към анекса, затова в него си струва да се запише очакваната сума и очакваното забавяне още в деня на въпроса. При договорите FIDIC тази верига е описана най-подробно, с изричен ред за промените.

Как се следи срокът за отговор

Запитване без срок лесно остава без отговор. Срокът се смята отзад напред: от деня, в който работата на това място трябва да започне, се вадят дните за поръчка и подготовка. Ако договорът определя срок за отговор на запитвания, пишете него.

Срокът има смисъл, ако някой го гледа. Затова всяко запитване има човек от вашата фирма, който отговаря за него: той напомня, той звъни, той затваря въпроса, когато отговорът е изпълнен. Този човек не е адресатът. Адресатът дължи отговора, отговорникът се грижи да го получи.

Веднъж седмично, най-добре на оперативката, минете през отворените запитвания: кои са просрочени, кои спират работа и кои вече имат отговор, но никой не ги е затворил. Отговорено запитване, което стои отворено, прави списъка безполезен, защото вече не личи кое наистина чака.

Когато отговорът закъснява и работата спира, запишете това и в дневника на строежа за съответния ден. Запитването показва кога сте попитали, дневникът показва какво ви е струвало чакането.

Запитванията в Construction Team

В Construction Team запитванията са в раздел „Терен“, под името „Запитвания (RFI)“. Всяко получава номер от кода на обекта: за обект с код LOZ те вървят RFILOZ-001, RFILOZ-002 и нататък.

Какво се попълва. Задължителни са обектът, темата и въпросът. Останалото е по избор: подобект, договор, приоритет, вътрешен отговорник, външен адресат и срок за отговор. Отделно поле за предложение няма, то се пише във въпроса. Снимките и файловете се прикачват към запитването, още при създаването или след това.

Място върху чертежа. Ако обектът има качени чертежи, запитването може да се закачи с пин на точното място върху листа. Едно запитване може да стои на няколко чертежа, което е удобно точно когато въпросът е за разминаване между два от тях.

Статуси. Пет са: „Чернова“, „Открито“, „Отговорено“, „Затворено“ и „Анулирано“. С „Изпрати“ черновата става открито запитване и се записва датата на изпращане. Когато дойде отговор, се записва кой и кога го е дал. Редакция е възможна само в „Чернова“ и „Открито“. След отговора запитването се заключва, за да не може някой да пренапише въпроса според отговора. Изтрива се само чернова, а ненужното запитване се анулира и остава в историята.

Отговорник и адресат. „Вътрешен отговорник“ е колегата, който движи запитването. „Външен адресат“ е фирмата от вашите контрагенти, към която е въпросът: проектант, възложител, надзор.

Отговор без акаунт. Проектантът обикновено няма вход в системата ви. При „Изпрати“ можете да му пратите покана по имейл с линк към страница без вход. Там той вижда въпроса и прикачените файлове, пише отговора и качва свои файлове. Подаденият отговор сменя статуса на „Отговорено“ и вътрешният отговорник получава известие. Линкът важи 90 дни и може да бъде отзован. Поканата работи, ако във фирмените настройки е включено „Позволи публичен вход за RFI“. Можете и да пропуснете поканата и да водите запитването само вътрешно.

Две отделни нишки. „Обсъждане“ е за колегите и никога не излиза навън. „Кореспонденция“ е с външния адресат и той пише в нея от същата публична страница. Реплика в кореспонденцията не е отговор и не сменя статуса. Там се записва и отговор, получен по друг канал: отмятате „Записвам отговор, получен по друг канал (телефон, имейл)“ и вписвате името на човека, който го е казал. Това е мястото за телефонния разговор от началото на статията.

Срок. Запитване със статус „Открито“ и изтекъл срок за отговор се брои за просрочено. В списъка има брояч „Просрочени“ и филтър „Само просрочени“, а за наближаващ и изтекъл срок тръгва напомняне.

Влияние. Две отметки: „Финансово влияние“ с очаквана сума и „Влияние върху графика“ с очаквани дни забавяне. Когато запитването има финансово влияние и е свързано с договор, на него се появява бутон „Създай анекс“. Той отваря нов анекс с попълнена тема, препратка към номера на запитването и една позиция на стойност въведената сума. Всичко може да се поправи преди запис, а след това запитването показва връзка към анекса.

Риск. Ако въпросът е симптом на по-голям проблем в проекта, „Запиши като риск“ го прехвърля в регистъра на рисковете с попълнени тема, описание и влияние.

Списъкът се изнася в Excel, CSV и PDF по текущите филтри. Във файла има и датите на изпращане и на отговор, така че се вижда колко е чакало всяко запитване.

Повече за модула има на страницата за запитванията.

Докъде стига

Системата не вписва нищо в заповедната книга. Книгата е на хартия, на строежа, и записът в нея се прави от проектанта. В запитването можете да отбележите, че е вписано и кога, например в обсъждането или като прикачена снимка на страницата от книгата.

Срокът за отговор го определяте вие. Системата не знае какво пише в договора ви.

И никой софтуер не кара проектанта да отговори. Дава ви ясен списък какво сте попитали, кога, кого и колко дни чакате.

С какво да започнете

На следващия обект се уговорете само за едно: всеки въпрос към проектанта, който променя изпълнението, получава номер. След първите десет запитвания ще имате списък, по който на оперативката се минава бързо, и ще знаете на кои въпроси се отговаря за ден и на кои за три седмици.

Свързани статии

• Заповедна книга на строежа - кой пише в нея и какво
• Дневник на строежа - къде се записва престоят, докато чакате отговор
• Списък с дефекти на строителен обект - когато неясният детайл вече е изпълнен грешно
• Управление на рисковете в строителството - запитването като ранен знак за риск по проекта
• FIDIC договори в строителството - как промените стигат до цената и срока