Насрочвайте срещи на обекта, координационни, с клиента и по безопасност, записвайте дневен ред, присъстващи и протоколи и превръщайте всяко решение в проследима задача — или проектна задача. Един ясен запис на среща, не изгубен имейл.
Решения, взети на среща на обекта, се надраскват в тетрадка или забравен имейл. Задачите никога не се назначават, а на следващата среща същите въпроси изникват отново.
Решение е взето по време на разговора, но никой не го записва с отговорник. Следващата седмица същият въпрос се задава отново.
Протоколите изброяват действия, но те стоят в документ, който никой не отваря. Нищо не се назначава и нищо не се случва.
Кой беше на срещата? Кой за какво се съгласи? Без запис на присъстващите решенията се оспорват по-късно.
Задача от срещата трябва да стане задача на обекта — но тя живее в отделен файл с протоколи, който никой не свързва с работата.
От насрочване на среща до приключени задачи.
Срещи на обекта, координационни, с клиента или по безопасност — с обекта, датата, мястото, организатора и дневен ред, всичко на едно място.
Записвате кой е присъствал — вашия екип и външни участници с име и фирма — така че присъствието е в записа.
Пишете протокола спрямо дневния ред в записа на срещата, така че решенията живеят със срещата, а не в изгубен имейл.
Записвате всяко решение като задача с изпълнител и срок и я проследявате от отворена до изпълнена.
Превръщате задача в проектна задача с един клик, така че попада в правилния списък и се изпълнява на обекта.
Проследявате всяка среща като насрочена, проведена или отменена и прикачвате файловете и документите към нея.
От насрочване на среща до приключени задачи в четири стъпки.
Изберете обекта и типа, задайте дата и място, добавете организатора и дневния ред и поканете присъстващите.
Отбележете кой е присъствал — вътрешни и външни — и пишете протокола спрямо дневния ред по време на срещата.
Записвате всяко решение като задача с отговорник и срок, така че нищо не се оставя на паметта.
Проследявате задачите от отворена до изпълнена и превръщате тези, които изискват работа, в проектни задачи с един клик.
За всеки, който провежда или участва в срещи по проект.
Провеждате координационни срещи и срещи с клиента с ясен дневен ред и превръщате всяко решение в проследима задача.
Провеждате седмични срещи на обекта, записвате протокола и назначавате задачи, преди всички да напуснат стаята.
Пазите защитим запис кой за какво се е съгласил, с присъстващи и датирани протоколи.
Виждате протоколите и отворените задачи от всяка среща на едно място, а не заровени в имейл.
Защо специализиран модул за срещи побеждава документ с протоколи:
| Функция | Документ / имейл | Construction Team |
|---|---|---|
| Задачи | Заровени в текст | Проследени с отговорник и срок |
| Присъствие | По памет | Записано на всяка среща |
| Връзка с работата | Няма | Конвертиране в проектна задача |
| Дневен ред и протокол | Отделни файлове | В един запис на среща |
| Статус | Няма | Насрочена, проведена, отменена |
| Търсене | Прелистване на файлове | Филтър по обект и дата |
| Отчетност | Неясна | Кой се е съгласил, кой отговаря, до кога |
Срещи на обекта, координационни, с клиента, по безопасност и други — всяка с обекта, датата, мястото, организатора, дневния ред, присъстващите и протокола в един запис.
Всяко решение се записва като задача с изпълнител и срок и се проследява от отворена до изпълнена, така че нищо не се оставя на паметта.
Да. Превърнете всяка задача в проектна задача с един клик, така че попада в правилния списък и се изпълнява на обекта.
Да. Записвате собствения си екип и външни участници — с име и фирма — така че присъствието е в записа за всяка среща.
Протоколът се пише спрямо дневния ред в самия запис на срещата, така че решенията остават със срещата вместо в отделен, изгубен файл.
Да. Прикачвате документите, чертежите или файловете към срещата, така че всичко е на едно място.
Да. Задачите се проследяват през срещите, така че виждате какво е отворено, кой отговаря и кога е срокът, и филтрирате срещите по обект и дата.
Безплатен 14-дневен пробен период. Без кредитна карта. Настройте фирмата си за 10 минути.
Регистрирайте се безплатно