От потребност на обекта до доставена и фактурирана стока: заявки за материали с одобрение, поръчки към доставчици с автоматично изпращане по имейл и PDF, заприходяване и тройна сверка поръчано/доставено/фактурирано.
Заявки по телефона, поръчки в Excel, фактури без връзка с доставката - това е реалността без специализиран софтуер за снабдяване. Веригата заявка → поръчка → доставка → фактура променя правилата.
Обектът иска материал устно или по телефон, без документ. Заявката за материали пази кой, кога и защо е поискал - преди да похарчите нищо.
Поръчка към доставчик излиза по имейл без одобрение и без връзка с реална потребност. Заявката с процес на одобрение предотвратява купуване „по усет".
Фактурата пристига, но никой не проверява срещу какво е поръчано и доставено. Тройната сверка сравнява поръчано, доставено и фактурирано за всеки ред - преди плащане.
Заявка се покрива с нова поръчка, въпреки че материалът вече го има в склада. Автоматичното покритие резервира наличното, преди да предложи поръчка.
Construction Team свързва обекта, склада и счетоводството в една верига.
Техническият ръководител заявява артикули и количества - без цени. Заявката минава през процес на одобрение (по избор) и показва покритие в реално време.
Поръчката носи доставчик, цени, валута, склад за доставка и срок. Създава се от одобрени заявки - с връзка към потребността - или директно на ръка.
Едно натискане генерира PDF на поръчката и я изпраща на записания имейл на доставчика. Статусът минава на „Изпратена" - повторното отваряне не праща второ писмо.
Системата резервира налично количество от склада, преди да предложи поръчка за остатъка. Покритието се преизчислява при всяка промяна - резервация, поръчка, доставка.
Доставката създава складово движение с остатъчните количества и цените от поръчката. Получените количества се трупат по ред - няколко частични доставки са нормални.
Свързването на входяща фактура с поръчката разнася сумите по артикул, увеличава фактурираното количество и вдига поръчката до „Приключена" при пълно фактуриране - точно една счетоводна статия, без дублиране.
Четири стъпки от потребност до платена фактура:
Обектът създава заявка за материали с артикули и количества. Отговорникът я одобрява - или одобрението е изключено от настройките за по-малки фирми.
Наличното в склада се резервира автоматично. За остатъка създавате поръчка към доставчик - с цени, валута и срок - директно от одобрената заявка.
Поръчката се изпраща по имейл с PDF. При пристигане на стоката я заприходявате срещу поръчката - получените количества се трупат по ред.
Обвързвате фактурата на доставчика с поръчката. Системата сверява поръчано, доставено и фактурирано и вдига поръчката до „Приключена" при пълно съответствие.
Подходящ за всяка строителна фирма с активни доставки:
Заявява каквото трябва на обекта, без да борави с цени и доставчици. Вижда статуса на заявката до реалната доставка.
Работи от филтъра „Чакащи поръчка" - одобрени потребности без поръчка. Избира доставчик, цена и срок от номенклатурата.
Тройната сверка показва разлики в количество и цена преди плащане. Точно една счетоводна статия за доставка и фактура - без дублиране.
Пълна проследимост - коя потребност е довела до коя поръчка и коя фактура. Контрол върху разходите по обект.
Защо специализираният софтуер замества ръчните заявки и поръчки:
| Характеристика | Excel + имейл | Construction Team |
|---|---|---|
| Заявка от обекта | Обаждане или съобщение | Документ с одобрение и история |
| Покритие от склад | Ръчна проверка на наличности | Автоматична резервация преди поръчка |
| Поръчка към доставчик | Word/Excel шаблон, ръчен имейл | PDF генериран и изпратен автоматично |
| Доставка | Бележка в тетрадка | Заприходяване срещу поръчката, по ред |
| Сверка с фактура | Ръчно сравнение | Тройна сверка поръчано/доставено/фактурирано |
| Счетоводна статия | Риск от двойно осчетоводяване | Точно една статия, без дублиране |
| Проследимост | Няма връзка заявка-поръчка-фактура | Пълна верига от потребност до плащане |
Да. Поръчка може да се създаде директно, без заявка - подходящо за дребни или спешни покупки. Връзката към заявка е за проследимост, не е задължителна.
Заявката минава Чернова → Подадена → Одобрена. Ако фирмата изключи задължителното одобрение от настройките, подадената заявка става одобрена автоматично.
Покритието е сборът от резервираното от склада и поръчаното с активни поръчки, ограничено до заявеното количество. Не значи, че материалът е физически на обекта - изписването остава складова операция.
За всеки ред от поръчката системата сравнява поръчано, доставено и фактурирано количество, плюс цена по поръчка срещу цена по фактура. Разликите излизат като предупреждения - не блокират нищо, а насочват вниманието преди плащане.
Излишъкът се приема и се отбелязва като превишена доставка. Покритието на заявката не надхвърля заявеното количество.
Точно веднъж. Ако фактурата дойде първа, движението не пише статия. Ако доставката е първа, нейната статия се сторнира при обвързването на фактурата - без дублиране.
Да, стига да са към един доставчик. Всеки ред пази връзка към своя заявков ред, така че доставката обновява точната заявка - дори когато две заявки искат един и същ артикул за различни обекти.
Безплатен пробен период за 14 дни. Без кредитна карта.
Регистрирайте се безплатно