Как се внедрява софтуер в строителна фирма - етап по етап

Неуспешните внедрявания си приличат: фирмата купува системата, прави обучение за всички в един следобед и чака да заработи. След два месеца половината хора са пак в таблиците, а другата половина въвежда данните на две места.

По-долу е редът, който според нас работи. Колко ще отнеме, зависи от това колко живи обекта имате и колко подредени са таблиците ви.

Кой води внедряването

Води го един човек от фирмата, посочен по име. Комисия не върши работа, външен консултант също: той си тръгва, а въпросите остават.

Най-подходящ е този, който знае как реално се движат документите. Често това е инженерът, който прави количествените сметки и актовете, или офис мениджърът, през чието бюро минава всичко. Може и да не разбира от информационни технологии, стига да знае защо фактурата от обекта идва със седмица закъснение и кой подписва актовете.

Трябва му и гръб. Ако управителят продължи да иска справките по стария начин, всички ще разберат, че новата система е по желание.

Предлагаме три пакета за внедряване, описани на страницата с цените. Базовият включва импорт на номенклатурата и контрагентите, настройка и два часа онлайн обучение. Стандартният добавя пренасяне на активните договори и обекти и съдействие през първия месец, а разширеният продължава съдействието до три месеца. Пакетът помага, но не замества човека вътре във фирмата.

Етап 1: основата

При първото влизане съветник ви води през пет стъпки: данните на фирмата, номенклатурата, организацията, поканите към колегите, офисите и сметките. Това става бързо. Повече време искат номенклатурата и контрагентите.

Номенклатурата е списъкът с артикули, от които се правят позициите във всяка количествена сметка, договор и акт. В съветника можете да заредите стандартни групи и артикули за строителна дейност, а своите да добавите с импорт от Excel по шаблон. Тя се пренася първа, защото позиция в количествена сметка иска артикул от номенклатурата. Без нея следващите етапи спират.

Не я правете прекалено подробна в началото. Сто артикула, които всички разпознават, работят по-добре от две хиляди, сред които никой не намира своя.

Контрагентите идват веднага след това: клиенти, доставчици, подизпълнители. Импортът от Excel показва предварително кои редове ще се създадат, кои се пропускат и кои са с грешка. Запис със същото име или ЕИК се пропуска, затова попълнете ЕИК навсякъде, където го имате. Иначе една и съща фирма, изписана по два начина, влиза два пъти и после половината ѝ фактури са при единия запис, а останалите при другия.

Етап 2: текущите обекти и договори

Пренасят се само живите. Обект, приключил преди две години, няма работа в първия месец. Ако някога потрябва, таблицата му си стои в архива.

Редът е обект, после договор. Обектът се създава отделно и чак тогава се избира в договора, защото по него системата предлага кои количествени сметки и оферти могат да се внесат в позициите му.

Най-трудното решение тук е какво да правите с договор по средата на изпълнението. Имате три издадени акта в Excel и предстоят още пет. Според нас е по-добре да въведете договора с позициите му и да продължите оттам, вместо да възстановявате цялата история документ по документ. Доколко назад да стигнете, решете заедно със счетоводителя си, защото от това зависят натрупаните количества и суми.

Етап 3: един обект, два модула

Не пускайте всичко наведнъж. Изберете един обект, по възможност в ранна фаза, и го водете изцяло в системата. Останалите продължават по стария начин още известно време.

Първи трябва да са договорите и разходите. Заедно те дават числото, заради което сте купили системата: колко е договорено по обекта и колко е похарчено досега. Когато това число се вижда на екрана, без някой да е сглобявал справка, по-лесно се решава кои обекти да влязат следващи.

Има и втора причина. С тези два модула работят хората в офиса, които и без това са пред компютър. Грешките от първите седмици остават при тях и не стигат до обекта.

Складът, графиците и модулите за терена идват после, един по един. Всеки нов модул е отделно малко внедряване: кой го ползва, какви данни му трябват, кой отговаря.

Етап 4: хората на обекта

От хората на обекта зависи дали системата ще се ползва. Техническият ръководител няма време за обучение в зала и няма да запомни двайсет екрана.

Покажете му едно действие, на обекта, с неговия телефон. Например как се снима фактура от доставчик, за да стигне до офиса същия ден (какво струва обратното, сметнахме в статията за изгубената фактура). Или как се записва дефект със снимка. Когато това стане навик, добавете второ.

Помага и редът, в който давате достъп. Потребителите могат да се въведат предварително, с офис, отдел и набор от права, а достъпът до системата се включва отделно за всеки. Така хората от обекта влизат едва когато има какво да правят вътре и виждат само своето.

Условен пример: ръководител на обект получава достъп в понеделник, във вторник някой от офиса е при него за половин час и двамата качват три фактури от седмицата. До петък той го прави сам. Това е цялото обучение за първия месец.

Какво се обърква най-често

Двойното водене няма край. Нормално е няколко седмици таблицата и системата да вървят заедно. Лошо е, когато никой не е казал докога. Определете дата, след която за пилотния обект важи само системата, и я спазете.

Управителят не влиза. Ако справките за него продължават да се правят на ръка, екипът въвежда данни, които никой не гледа, и го усеща.

Пренася се всичко. Пет години история, всички приключени обекти, всеки доставчик, от когото някога е купено нещо. Първият месец отива за въвеждане на данни, които няма да потрябват, и хората се изморяват, преди да са видели полза.

Никой не отговаря за основните данни. Всеки добавя артикули и контрагенти както му е удобно и след половин година номенклатурата е неизползваема. Един човек трябва да решава какво влиза в нея.

Всички получават всичко. Двайсет души с пълен достъп до модули, които не ползват, трудно намират своето в менюто.

Какво следва

Ако още избирате система, започнете от сравнението с Excel и от ръководството за дигитализация, където е описано как се оценява докъде е фирмата. Ако вече сте избрали, определете човека, който ще води внедряването, и обекта, с който ще започнете.

Свързани статии

• Construction Team vs Excel - какво струва работата с таблици и кога е време за смяна
• Дигитализация на строителната фирма - петте области и откъде да започнете
• Програма за строителство - как се избира система за строителна фирма
• Колко струва на строителната фирма една изгубена фактура - сметка върху един пример