Софтуер за управление на строителна фирма - ползи от единна система

Повечето строителни фирми не започват с една система. Започват с Excel за количествените сметки, Word за договорите, счетоводна програма за фактурите, Viber за обекта и една папка на облака за чертежите. Всяка от тези програми върши работата си. Проблемът е между тях.

Тази статия е за това какво се променя, когато софтуерът за управление на строителна фирма обхваща всички процеси от офертата до склада, кога това наистина си струва и по какви признаци да изберете програмата, с която ще работите следващите години.

Къде се губят пари и нерви

Представете си обикновен месец. Офертата е в един файл, а когато я спечелите, някой я преписва в договор. От договора се правят актове, от актовете фактури, а фактурите отиват при счетоводителя. На всяка стъпка данните се въвеждат наново, и всяко въвеждане е възможност за грешка.

Грешките рядко се виждат веднага. Цената на един ред е различна в офертата и в акта. Количеството в акта е с една нула повече. Фактурата е издадена за стара версия на сумата. Разбирате го на края на месеца, когато трябва да сверявате, или още по-лошо, когато клиентът го забележи пръв.

Губи се и работно време. Който сглобява месечната справка, два дни събира цифри от различни файлове и ги слага в една таблица. За анализ не остава нито час.

Кои процеси трябва да обхваща софтуерът за строителство

Колкото по-пълно е покритието, толкова по-малко данни се преписват. За строителна фирма това обикновено са:

• оферти и тръжни процедури, заедно с количествено-стойностните сметки към тях;
• договори с възложители и подизпълнители, включително авансите и гаранционните задържания;
• актове и сертификати за плащане, свързани с договора;
• фактури, разходи, плащания и банкови сметки;
• склад, материали и движения между обектите;
• работа на терен: дневници, графици, дефекти, чертежи;
• справки и анализи по обект, договор и фирма.

Не е нужно да започнете с всичко. Важното е програмата да може да ги свърже, когато му дойде редът.

Ползи от единен софтуер за строителство

Ползите не са в броя на модулите, а в това как те са свързани. Ето какво се променя на практика.

Данните се въвеждат веднъж. Редът от офертата става ред в договора, после в акта и във фактурата. Никой не го препечатва, затова няма откъде да се появи разлика.

Следва нещо, което в разпокъсаните системи е почти невъзможно: можете да отговорите на въпроса „колко ни остана по този договор" за минута. Знаете договорената стойност, изпълненото по актове, фактурираното и платеното. Не трябва да звъните на никого.

Контролът на разходите става реален. Когато разходите по обекта се записват в момента, в който възникнат, виждате превишение, докато още можете да направите нещо. В отделните таблици го виждате, когато вече е късно, вижте и как да контролирате разходите на строителния обект.

Има и ред в правата. В Excel всеки с достъп до файла може да промени всичко. В единна система счетоводителят вижда фактурите, прорабът вижда обекта си, а подизпълнителят само това, което го засяга. Всяка промяна оставя следа: кой, кога и какво е променил.

Не на последно място, работата не зависи от един човек. Ако цените и количествата са само в личната таблица на колега и той е в отпуск или болен, актовете му чакат. Когато са в системата, друг с нужните права ги довършва.

Какво не получавате

Честно е да кажем и обратното. Единната система няма да оправи процес, който не е ясен. Ако във фирмата никой не знае кой одобрява актовете, програмата само ще покаже този въпрос по-ясно. Затова внедряването е добър повод да подредите правилата, а не само да смените инструмента.

Единната система, тоест ERP за строителство или специализирана строителна платформа, също не е нужна на всеки. Фирма с един обект, двама души и проста оферта може да се справи с таблица, както показва сравнението Construction Team и Excel. Проблемите започват при втория и третия едновременен обект, при повече хора в екипа и при клиенти, които искат точни справки.

Кога е моментът

Няколко признака, че разпокъсаността вече ви струва повече, отколкото си мислите:

• за една справка по обект трябва да отворите повече от три файла;
• сумите в акта и във фактурата се разминават и никой не знае кой е прав;
• не можете бързо да кажете колко сте изплатили на подизпълнителя;
• новият колега се обучава седмици, защото всичко е „в главата" на някого;
• в края на месеца някой остава до късно, за да сглоби отчета.

Ако разпознавате два или три от тях, струва си да погледнете към единна система. Ако не разпознавате нито един, вероятно все още нямате нужда от нея.

Как да изберете софтуер за управление на строителни проекти

Тук е най-лесно да сгрешите, защото всички демонстрации изглеждат убедително. Ето по какво си струва да сравнявате.

Първо, връзката между документите (оферти, договори, КСС, актове, фактури). Попитайте как се стига от офертата до акта и фактурата. Ако отговорът е „експортирате и импортирате", връзката не е вградена. Искате да видите как се прави цялата верига за един реален договор.

Второ, строителната логика. Обща програма за фактури не знае какво е акт обр. 19, количествено-стойностна сметка или гаранционно задържане. Ако се налага да ги симулирате с обикновени документи, ще се борите с програмата всеки ден. Проверете дали документите са такива, каквито ги ползвате.

Трето, роли и права. Кой какво вижда и променя, и има ли журнал на промените. Това е важно особено ако работите с подизпълнители.

Четвърто, работата от обекта. Ако прорабът не може да отвори данните от телефона си, ще продължи да ги пише в Viber, и системата ще изостава от реалността.

Пето, как излизате от нея. Можете ли да изнесете данните си в удобен формат? Фирма, която не може да си тръгне, е заложник и на цената, и на условията.

Шесто, колко бързо тръгвате. Системи, които изискват месеци внедряване и консултанти, често струват повече за настройка, отколкото за една година ползване. Попитайте за реалния срок до първия документ, а не до „пълното внедряване". Повече за видовете системи и техните компромиси има в прегледа на строителния софтуер.

Как да започнете, без да спирате работа

Най-честата грешка е опитът да се премине наведнъж. Така екипът се затрупва, а първите затруднения убиват желанието за промяна.

По-добре е да изберете един процес и един нов обект. Започнете с мястото, където боли най-много, обикновено КСС и оферти или актове и фактури. Нека екипът работи така един-два месеца, докато свикне и докато ясно видите ползата. После добавяте склада, терена и финансовите справки. По-широк поглед върху този път дава ръководството за дигитализация на строителната фирма.

Старите обекти не е нужно да се пренасят. Те си приключват по стария начин, а новите вървят в системата.

Как да изберете програма за управление на строителство: накратко

Единният софтуер за управление на строителни проекти не прави фирмата по-голяма. Прави я по-подредена: всеки знае къде е информацията, сумите са еднакви навсякъде и собственикът вижда състоянието на бизнеса, без да пита. Избирайте по това дали документите са свързани помежду си, дали програмата разбира строителството и дали екипът ви ще я ползва реално, а не по дължината на списъка с функции.

Ако искате да видите как изглежда това при строителна фирма, Construction Team покрива процесите от офертата до склада и терена на едно място. Можете да започнете с безплатен акаунт и да пробвате един реален обект.