Колко струва на строителната фирма една изгубена фактура

Изгубената фактура рядко е изгубена наистина. Стои в жабката на служебния автомобил, в папката с протоколите или в джоба на работно яке. Намира се след месец-два, обикновено защото доставчикът се е обадил. Дотогава вече е струвала пари, макар никой да не е видял ред с тази сума.

Сметнахме го върху един случай. Примерът е измислен и служи само за илюстрация: числата са подбрани така, че да се следят лесно, и не описват нито конкретна фирма, нито бранша като цяло.

Примерът

На 28 май на обекта пристига арматура. Доставчикът оставя фактура за 12 000 € без ДДС, с 2 400 € данък, общо 14 400 €. Падежът е след 30 дни, на 27 юни. В договора има неустойка 0,1% на ден върху забавената сума.

Техническият ръководител подписва, прибира фактурата при останалите книжа и се връща към бетонирането. До офиса тя не стига. В началото на август доставчикът отказва следващата заявка, докато не му се плати, и във фирмата започват да търсят.

Данъчният кредит идва три месеца по-късно

По чл. 72, ал. 1 от ЗДДС правото на приспадане се упражнява за данъчния период, през който е възникнало, или в един от следващите 12 данъчни периода. Затова 2 400 € не са загубени: фактурата влиза в дневника за покупките за август вместо в този за май.

Губи се време: три месеца фирмата е внасяла данък, без да приспадне тези 2 400 €, тоест парите са стояли в бюджета, а не в оборота ѝ. За фирма, която плаща заплати и доставчици от текущи постъпления, това се усеща.

По-лошо е, когато фактурата изплува след повече от 12 данъчни периода: тогава вече не носи кредит и данъкът остава чист разход.

Неустойката

Плащането излиза на 11 август. От 27 юни дотогава са 45 дни: 3 през юни, 31 през юли и 11 през август. При 0,1% на ден неустойката е 14,40 € дневно, или 648 € общо.

В примера не сме сложили цена на спряната доставка, на бригадата, която чака арматура, и на разговора, в който доставчикът ви мести от клиентите с отложено плащане при тези с предплата.

Случва се и обратното. Доставчикът праща копие по имейл, счетоводството го въвежда и плаща. Седмици по-късно оригиналът пристига от обекта, попада при друг колега и тръгва към второ плащане. Парите се връщат, но след писма и чакане.

Обектът изглежда по-добре, отколкото е

Това според нас е най-скъпата част, макар да не може да се запише с точна сума. Два месеца и половина разход от 12 000 € липсва в резултата на обекта. Ако справката в края на юни показва 30 000 € печалба, истинската е 18 000 €.

По това число управителят решава дали да отстъпи от цената по допълнителното споразумение, дали да вземе още хора и колко да заложи в следващата оферта за подобна сграда. Решението е взето на грешна основа, а грешката се вижда чак когато обектът приключи с по-слаб резултат от очаквания. За това как такива разминавания се трупат писахме в статията за причините за надхвърлен бюджет.

Часовете за търсене

Счетоводителката губи 4 часа в преглед на извлечения, писма и папки. Техническият ръководител отделя 2 часа за колата и фургона, а управителят още 2 за разговори с доставчика. Това са 8 часа. При условна цена на труда 15 € на час излизат 120 €.

Сборът

Преките разходи са 648 € неустойка и 120 € труд, общо 768 €. Към тях се добавят 2 400 € данъчен кредит, получен с три месеца закъснение, и резултат на обекта, завишен с 12 000 € точно през месеците, в които се вземат решенията.

Говорим за една фактура, а фирма с няколко обекта получава десетки на месец и всяка минава по същия път: от шофьора през обекта до офиса.

Как се избягва

Проблемът е в пътя на хартията от обекта до офиса. В Construction Team техническият ръководител снима фактурата с телефона още на обекта и качва снимката в съветника „Създай документ от файл“. Избира „Разход“, а системата разчита номера, датата, страните, сумите и позициите. Повече за самото разчитане има в статията за извличането на данни от строителни документи.

После идва проверката. Съветникът търси доставчика по ЕИК и по име, предлага обект и договор и показва колко е сигурен в разчетеното. Човек преглежда, поправя и записва. Снимката остава закачена към документа, а оригиналът може да стигне до офиса и по-късно.

От този момент разходът е отнесен към обекта и се вижда при него още същия ден. Падежът е в системата и известието идва няколко дни преди него, колкото сте задали в настройките. Ако плащането все пак се забави, документът се появява в „Просрочени разходи“ и го виждате, преди доставчикът да се е обадил.

За фактурите, които все пак закъснеят, разходният документ има поле „ДДС период на приспадане“. В него избирате месеца, в който ползвате кредита, а менюто предлага само допустимите по закон.

Текстът не е данъчен съвет. Как да третирате конкретна фактура решава вашият счетоводител.

Свързани статии

• Какво върши изкуственият интелект в една строителна фирма - разчитането на документи и още три неща
• AI извличане на данни от строителни документи - как системата разчита фактури, оферти и количествени сметки
• Контрол на разходите в строителството - как се следят разходите по обект, докато още може да се реагира
• Защо строителните проекти надхвърлят бюджета - откъде идват разминаванията между план и факт