Управление на рисковете в строителството - как се води регистър на рисковете
Всеки, който е водил обект, познава този разговор. Нещо се е объркало - доставката на арматура е закъсняла, при изкопа е излязла подпочвена вода, подизпълнителят не е дошъл две седмици - и някой казва: „Знаехме, че може да стане." Често наистина са знаели. Просто никой не го е записал, никой не е решил какво да направи и никой не е поглеждал въпроса, докато не е станало късно.
Управлението на рисковете е опит този разговор да се случва преди проблема, а не след него.
Какво е риск в строителството
Риск е нещо, което още не се е случило, но може да се случи и ако стане, ще ви струва нещо. Струва най-често пари или време, понякога качество, а в най-лошия случай здравето на хората на обекта.
Полезно е да се разделят две неща, които в разговор се смесват: откъде идва рискът и какво засяга. Дъждовен сезон по време на покривните работи идва от времето, но засяга срока. Неясна клауза в договора идва от договора, но засяга парите. Ако подредите рисковете по източник, виждате къде са слабите ви места като фирма. Ако ги гледате по последица, виждате какво точно застрашава обекта.
Типичните източници на риск на един строителен обект са доста постоянни:
- проектът - грешки, пропуски, промени по време на изпълнение;
- почвата - неочаквани геоложки условия, подпочвени води, заварени подземни проводи;
- безопасността - работа на височина, изкопи, тежка техника;
- изпълнението - технологични грешки, некачествени материали;
- хората и машините - липса на работници, повреди на техниката;
- доставките - закъснели или поскъпнали материали;
- подизпълнителите - забавяне, липса на капацитет, фалит;
- парите - забавени плащания от възложителя, ценови скокове;
- договорът - спорове, неустойки, промени в обхвата;
- времето - дъжд, мраз, вятър, жега;
- разрешенията - съгласувания и присъединяване към мрежите;
- околните - съседи, жалби, трафик, шум и прах.
Защо изобщо да се занимавате с това
Строителните фирми рядко фалират заради един голям проблем. По-често причината е натрупване на малки, предвидими неща, всяко от които е изяло по малко от печалбата. Повечето от тях някой на обекта е усетил отрано.
Регистърът на рисковете не предсказва бъдещето. Той прави три по-скромни и по-полезни неща. Първо, превръща смътното безпокойство в конкретен запис с име и отговорник. Второ, кара ви да се връщате към риска редовно, вместо да се сетите за него чак когато е станал. И трето, оставя следа - когато на следващия обект се появи същата ситуация, има откъде да се види какво е свършило работа.
Има и по-прозаична причина. Все повече възложители, особено при обществените поръчки и по договорите FIDIC, очакват изпълнителят да показва, че управлява рисковете си. Регистърът е най-простото доказателство.
Как се оценява риск
Най-разпространеният и напълно достатъчен за практиката метод е с две скали от 1 до 5.
Вероятност - колко е вероятно да се случи:
| Оценка | Описание |
|---|---|
| 1 | Рядко - под 10% |
| 2 | Малко вероятно - от 10% до 30% |
| 3 | Възможно - от 30% до 50% |
| 4 | Вероятно - от 50% до 80% |
| 5 | Почти сигурно - 80% и повече |
Въздействие - колко тежко би било, ако се случи. Тук е важно скалата да е описана с конкретни прагове, иначе всеки оценява „по усет" и оценките на двама души не могат да се сравнят. За парите например праговете могат да са спрямо договорената стойност на обекта: под 1% е незначително, между 5% и 10% е голямо, над 10% е тежко. За безопасността скалата върви от „само първа помощ" до „смъртен случай".
Когато един риск засяга няколко неща едновременно, въздействието се оценява по най-тежкото от тях. Ако закъснението на кран означава и седмица забавяне, и опасност при ръчно пренасяне на товари, меродавна е безопасността.
Произведението на двете оценки дава степента на риска от 1 до 25:
- 1-4 - нисък. Следи се, но не иска специални действия.
- 5-12 - среден. Иска мерки и отговорник.
- 15-25 - висок. Иска внимание сега и редовен преглед.
Поставени в таблица пет на пет, с вероятността по едната ос и въздействието по другата, рисковете образуват матрица на рисковете. Тя е най-бързият начин да видите състоянието на обекта с един поглед: колко неща стоят в червения ъгъл и дали той се пълни или изпразва.
Какво се прави с един риск
Оценката сама по себе си не променя нищо. Това, което намалява риска, са мерките: конкретни действия с изпълнител и срок. „Да внимаваме с изкопа" не е мярка. „Геодезист да заснеме съществуващите проводи до петък" е мярка.
Един риск минава през няколко състояния. Заведен е, после е оценен, после по него текат мерки. Накрая има два изхода. Или опасността отминава и рискът се затваря, или се случва и рискът е настъпил. Вторият случай не е провал на регистъра. Точно тогава записаното има най-голяма стойност, защото мерките вече са уговорени и хората знаят какво да правят.
Най-важното в целия процес е редовният преглед. Рискът, оценен веднъж в началото на обекта и забравен, е почти толкова безполезен, колкото рискът, който изобщо не е записан. Обстоятелствата се менят: изкопът приключва, доставчикът се сменя, зимата идва. Добре е колкото по-висок е рискът, толкова по-често да се поглежда.
Как работи регистърът на рисковете в Construction Team
В Construction Team регистърът на рисковете се намира в раздел „Терен" и в таба „Рискове" на всеки обект. Ето как изглежда описаното по-горе на практика.
ConstructionTeamТърсене на документи, контрагенти, договори...⌘KНов от файл18ДАДемо Администратор
Регистър на рисковете
Терен / Рискове
Обобщение по обект
Всички рискове по обектите на едно място. Обобщението отгоре казва къде да погледнете първо: активни високи, изтекли прегледи и още неоценени.
Завеждане
С бутона „Нов риск" попълвате наименование („Какво може да се случи?"), обект и категория. Категориите са дванайсетте източника от списъка по-горе плюс „Друга", и до всяка има кратко пояснение какво обхваща. По желание добавяте описание, място на обекта (например „Секция Б, ет. 3") и отмятате какво засяга рискът: цена, срок, качество или безопасност. Всеки риск получава номер от вида RSK с кода на обекта, така че на оперативка може да се говори за конкретен запис.
Рисковете рядко се раждат на бюро. Обикновено изникват от нещо друго: запитване към проектанта, дефект, среща или запис в дневника на обекта. Затова в тези четири записа има бутон „Запиши като риск". Той отваря формата с попълнени от източника полета, а после рискът остава свързан с записа, от който е тръгнал. Отваряйки дефекта, виждате и рисковете, заведени от него.
Оценка
Бутонът „Оцени" отваря вероятността и въздействието. Ако не сте отметнали какво засяга рискът, системата няма да ви остави да го оцените, защото без това не е ясно по коя скала се мери въздействието. До полетата има „Дефиниции на скалите" с праговете за всяко измерение, за да оценяват всички по един и същи начин.
Степента на риска се смята сама и рискът получава цвят: зелен, жълт или червен, а неоценените са сиви. При всяка оценка можете да оставите бележка какво е обсъдено.
Отговорник и мерки
Всеки риск може да има отговорник на риска - човекът, който го следи. Той получава известие, когато бъде посочен.
Мерките се добавят една по една. Всяка има описание, срок и изпълнител. Изпълнителят може да е ваш колега или просто име, например подизпълнител, който няма акаунт в системата. Когато мерките реално започнат, рискът се отбелязва като „Мерки в изпълнение". Просрочените мерки се виждат веднага.
Преглед и напомняния
Всеки риск има дата за следващ преглед, която системата предлага сама според нивото: висок след 7 дни, среден след 14, нисък след 30. Неоценените се преглеждат до седмица, за да не остават безкрайно без оценка. Датата може да се смени ръчно, ако знаете по-добре.
Когато прегледът наближи, отговорникът получава напомняне. Ако няма отговорник или той вече не е във фирмата, напомнянето не изчезва, а отива при друг човек с достъп до рисковете. Същото важи и за сроковете на мерките.
Ако сте погледнали риска и нищо не се е променило, бутонът „Прегледан без промяна" записва прегледа и мести следващата дата. В списъка можете да изберете няколко риска наведнъж и да ги потвърдите заедно, което спестява време на седмичната оперативка.
Затваряне и настъпване
Рискът се затваря с кратка бележка защо, например „Изкопните работи приключиха без свличане". Отворените мерки по него се отменят, а напомнянията спират.
Ако рискът се случи, го отбелязвате като настъпил, с дата и описание на последиците. Прегледът спира, но мерките остават като ответни действия и продължават да напомнят. Последиците могат да се допълнят по-късно, когато реалните разходи и забавяне станат ясни. Ако сте затворили риск прибързано, той може да се отвори отново.
Всяка оценка, всеки преглед и всяка смяна на статуса остават в историята на риска. Така след месеци се вижда не само къде е рискът сега, а и как е стигнал дотам.
Общата картина
Списъкът на рисковете се филтрира по обект, категория, статус, степен на риска, отговорник и изтекъл преглед. На обекта има матрица на рисковете пет на пет: щракнете върху клетка и виждате точно кои рискове стоят в нея. До нея има обобщение с трите числа, които заслужават внимание - активни високи рискове, изтекли прегледи и неоценени.
Регистърът може да се изтегли като PDF или Excel с филтрите и подредбата, които сте избрали в списъка. В PDF-а до всеки риск стоят първоначалната и текущата оценка, така че се вижда дали мерките са свършили работа. Удобно е за отчет или за разговор с възложителя.
Какво остава за вас
Системата не знае кои рискове има на вашия обект. Не може да оцени дали подизпълнителят ще се справи, нито колко вероятно е общината да забави съгласуването. Тя пази записаното, напомня и показва картината, но мисленето остава на хората, които познават обекта.
Не очаквайте и регистърът да е пълен от първия ден. Добро начало са пет-шест риска, които екипът и без това обсъжда на всяка оперативка. Когато прегледът стане навик, списъкът расте сам.
Откъде да започнете
- Съберете на една маса ръководителя на обекта, техническия ръководител и човека по доставките.
- Всеки казва трите неща, които най-много го притесняват на този обект.
- Запишете ги като рискове, оценете ги и сложете отговорник на всеки.
- За всеки висок риск запишете поне една мярка със срок.
- Сложете прегледа на рисковете като постоянна точка в седмичната оперативка.
Това е достатъчно. Сложните методи имат своето място при големите проекти, но на повечето обекти разликата не я прави методът, а това дали някой изобщо се връща към списъка.
Свързани статии
Често задавани въпроси
Какво е регистър на рисковете в строителството?
Регистърът на рисковете е списък на нещата, които могат да се случат по обекта и да струват пари, време, качество или безопасност. За всеки риск се записва откъде идва, колко е вероятен, колко тежко би ударил, кой отговаря за него и какви мерки се предприемат. Смисълът му е рискът да се вижда и да се преглежда редовно, а не да се помни от един човек.
Как се оценява риск?
Най-разпространеният начин е с две скали от 1 до 5: вероятност и въздействие. Произведението им дава степента на риска от 1 до 25. Обичайно 1-4 е нисък риск, 5-12 среден, а 15-25 висок. Въздействието се оценява по най-тежката последица - ако рискът удря и срока, и безопасността, меродавна е по-тежката от двете.
Колко често трябва да се преглеждат рисковете?
Колкото по-сериозен е рискът, толкова по-често. Разумна практика е високите рискове да се преглеждат всяка седмица, средните на две седмици, а ниските веднъж месечно. Новозаведените, още неоценени рискове също трябва да се погледнат до седмица.
Каква е разликата между затворен и настъпил риск?
Затвореният риск вече не може да се случи - например изкопните работи са приключили без свличане. Настъпилият риск се е случил и вече е проблем: записват се датата и последиците, а мерките продължават като ответни действия. И двата остават в историята, защото от тях се учи следващият обект.
Нужен ли е специален софтуер за управление на рисковете?
Не е задължително. Малък обект може да се води и в таблица. Проблемът на таблицата е, че никой не напомня кога е време за преглед, мерките нямат срокове и изпълнители, а историята на оценките се губи при всяка редакция. Софтуерът помага най-много там, където рисковете са много и отговорниците са различни хора.