Списък с дефекти на строителен обект: от завеждането до приемането, за да няма спорове

В сряда вечерта в груповия чат пише: „абе онази пукнатина до колоната на четвърти оправи ли се". Оттам нататък трима души превъртат нагоре, търсят снимката, намират друга снимка на друга пукнатина, и накрая някой казва, че му се струва, че бояджиите са минали оттам миналата седмица.

Предаването е в четвъртък сутринта.

Скъпото в тази история не е пукнатината. Тя е половин ден работа с материал за трийсет евро. Скъпо е, че никой не може да покаже кога е забелязана, на кого е казано и дали някой я е приел след ремонта. Липсва ли такъв запис, въпросът се решава по друг начин: по това кой има по-добра памет и по-твърд глас. Обикновено плаща собственикът на обекта.

Защо се стига до спор

Списъкът с дефекти рядко се проваля, защото хората не знаят какво трябва да се поправи. Това обикновено всички го знаят. Проблемът е в записа.

Най-често липсва авторът и датата. „Казах му на място" не е запис, а две седмици по-късно двете страни помнят различно и двете помнят добросъвестно. Липсва и срокът, а дефект без дата, до която да е готов, си е пожелание: няма спрямо какво да се каже, че закъснява.

Накрая липсва и снимката. Не която и да е, а направената с телефона в момента на откриването, преди някой да е пипал. Тя показва състоянието такова, каквото е било, и затова тежи повече от три страници описание. Без нея разговорът е дума срещу дума, а при дума срещу дума печели по-упоритият.

Оттук нататък показвам как изглежда воденето на такъв списък в Construction Team. Демото по-долу минава през целия живот на един дефект.

Един дефект, отблизо

Всеки дефект е отделен запис със свой номер, а номерът се съставя от кода на обекта: за обект с код LOZ дефектите вървят DEFLOZ-001, DEFLOZ-002 и нататък. Дребно на пръв поглед, но на място върши работа. Номерът се пише с тебешир до самата пукнатина и после се намира в списъка за секунди.

При завеждането задължителни са две неща: обектът и заглавието. Останалото се попълва, ако е известно в момента, а то е доста: подобект, етаж и ос в свободен текст, вътрешен отговорник, подизпълнител, срок, категория, приоритет. Само две задължителни полета е нарочно решение. Дефект, заведен на бегом, докато човекът обикаля етажа, върши повече работа от дефекта, който изобщо не е заведен, защото формата е поискала дванайсет неща, а обхождането е трябвало да продължи.

Снимките се качват към сървъра, след като записът вече съществува. На обект със слаба връзка това е разликата между приключено обхождане и обхождане, заседнало на трети етаж.

Ако обектът има качени чертежи, дефектът може да се закачи и като пин директно върху листа. Тогава мястото не се описва с думи, а се показва, и текстът за локация се попълва сам.

Готово не значи прието

Статусите са пет: открит, в процес, за преглед, затворен и върнат. Движението между тях не е свободно. От „за преглед" се излиза само в две посоки, приемане или връщане за доработка.

Причината не е любов към процедурите. Изпълнителят маркира дефекта като готов; затварянето остава за онзи, който отговаря за качеството, и системата записва кой е приел и в кой момент. Съберат ли се двете действия в едни ръце, дефектът се затваря от човека, който го е поправил, и записът вече не доказва нищо.

Просрочен е дефектът с изтекъл срок, който още не е затворен или върнат. Приетият спира да се брои като просрочен, макар датата да си стои същата. Всяка сутрин в седем тръгва напомняне за сроковете, които наближават или вече са минали, а на колко дни напред да гледа се настройва.

Списъкът за подизпълнителя

Извън списъка на екрана има и износ за конкретен изпълнител: PDF с неговите дефекти по текущите филтри, със снимките и със съответните чертожни листове. Това е документът, който отива при фирмата за фаянса, вместо да ѝ се препращат четиринайсет съобщения от четири различни дни. Коментарите по дефектите нарочно не влизат в него, защото са вътрешна кухня, а листът излиза навън.

Има и поле за очаквано финансово влияние, тоест колко ще струва отстраняването. Не е задължително, но попълни ли се, разговорът за приспадане от следващия акт започва с число.

Докъде стига

Внасяне от файл няма. Дефектите се завеждат в системата; износ има, в Excel, CSV или PDF, но обратната посока липсва. Стар списък в таблица се пренася на ръка, а ако обектът е към края си и в един файл стоят четиристотин реда, това е ден работа и е добре да се знае предварително.

Списъкът не заменя протокола за приемане (акт 15). Той е работният инструмент, който води до протокола.

И не решава кой е виновен. Записва кой какво е казал и кога, толкова. Как ще се разпредели отговорността си остава разговор между хора, само че разговор с дати.

Кога се изплаща

Воденето на такъв списък се изплаща в момента, в който завеждането на един дефект отнема по-малко време от спора, който предотвратява. Затова две задължителни полета и номер, който се съставя сам, вършат повече работа от подробен формуляр, който никой не попълва, докато вали и телефонът се държи с една ръка.

А въпросът от сряда вечерта има отговор за трийсет секунди: дата на завеждане, снимка от онзи ден и името на човека, който е приел ремонта.

Свързани статии

• Акт 14, акт 15 и акт 16 - къде стои списъкът с недостатъци при приемането
• Управление на подизпълнители - забележките по подизпълнител и освобождаването на удръжките
• Управление на рисковете в строителството - когато дефектът се превърне в риск