Протокол от оперативка на строителен обект - образец и кой за какво отговаря

Оперативката е полезна, ако след нея всеки знае какво има да свърши и до кога. Протоколът е единственото, което остава от срещата, и по него следващата седмица се вижда кое е станало. Затова в образеца по-долу има малко текст и две таблици със задачи.

Свалете образеца (Word)

Свалете образеца на протокол от оперативка (Word)

Файлът е .docx с празни полета. Побира осем участници, пет точки в дневния ред и осем нови задачи; редове се добавят при нужда.

Какво има в образеца

В шапката са обектът, датата и часът, мястото, темата, кой води срещата и кой съставя протокола. Следват седем части.

1. Участници - таблица с име, фирма, длъжност или роля на обекта и колона за подпис. Под нея има ред за поканените, които не са дошли.
2. Дневен ред - точките за обсъждане, записани преди срещата.
3. Изпълнение на задачите от предишната оперативка - задача, отговорник, срок и състояние: изпълнена, в срок или закъснява.
4. Обсъждане по точките - за всяка точка какво е установено и какво е решено.
5. Решения и задачи - какво точно се прави, кой отговаря и до коя дата.
6. Въпроси, които чакат външно решение - запитвания към проектанта или възложителя, доставки и разрешителни, с това кой ги движи.
7. Следваща оперативка - дата, час и място.

Накрая подписват съставилият протокола и организаторът.

Кой за какво отговаря

Организаторът

Свиква срещата, праща дневния ред предварително и я води. На обекта това обикновено е ръководителят на проекта или техническият ръководител на главния изпълнител. Негова работа е срещата да започне с третата част на протокола, старите задачи, а не с новите теми. Започне ли се от новото, закъснелите задачи остават за „накрая“ и никой не стига до тях.

Съставилият протокола

Пише по време на срещата, не след нея по памет. Записва докъде се е стигнало, не кой какво е казал. Когато разговорът по някоя точка свърши без решение, той пита „Кой го поема и до кога?“, преди да се мине нататък.

Протоколът се разпраща в деня на срещата. Изпратен три дни по-късно, той вече не върши работа като задание.

Отговорникът по задача

Всяка задача има едно име. „Изпълнителят и подизпълнителят съвместно“ означава, че никой не я е поел. Когато работата наистина е на двама, тя се разделя на две задачи с отделни срокове.

Срокът е дата. „До края на седмицата“ и „възможно най-скоро“ не могат да се проверят на следващата среща.

Участниците

Подизпълнителите идват с човек, който може да поеме ангажимент за срок или за доставка. Представител, който само записва и „ще пита в офиса“, връща всяка точка с една седмица назад.

Представителят на възложителя, строителният надзор и проектантът не са нужни на всяка оперативка. Каните ги, когато в дневния ред има точка, която чака тяхното решение, и тя минава първа, за да не стоят до края.

Който проверява

Между две оперативки някой трябва да следи сроковете, иначе закъснението се открива чак на следващата среща. Обикновено това е организаторът. Затова третата част на образеца има колона „Състояние“ с три възможни отговора. „Работи се“ не е сред тях.

Как да попълните задачите

Добре написаната задача се разбира от човек, който не е бил на срещата.

Слабо	По-добре
Да се реши въпросът с дограмата	Доставчикът на дограма потвърждава писмено датата за доставка за етажи 3 и 4
Електро да ускори	Изтегляне на кабелите на етаж 2 завършва преди мазачите да влязат в понеделник
Да се види течът в сутерена	Оглед на теча при ос 4 в сутерена със снимки и предложение за отстраняване

Срещу всяка стоят едно име и една дата.

Във въпросите, които чакат външно решение, записвайте и от кога чакат. Запитване към проектанта, което стои без отговор трета оперативка поред, вече застрашава срока и си струва да се заведе като риск, а не да се преписва от протокол в протокол.

Забележките по качеството, които излизат на оперативката, не остават само в протокола. Мястото им е в списъка с дефекти, със снимка и отговорник, за да може после да се проверят на място.

Протоколът и законът

Протоколът от оперативка е вътрешен работен документ. Той не е сред образците по Наредба № 3 от 31.07.2003 г. за съставяне на актове и протоколи по време на строителството и не ги замества. Приемането на скрити работи, на конструкцията или на строежа се документира с актовете по наредбата, каквото и да пише в протокола от срещата.

Същото важи за предписанията. По чл. 170, ал. 3 от Закона за устройство на територията всички предписания, свързани с изпълнението на строежа, издадени от оправомощените за това лица и от специализираните контролни органи, се вписват в заповедната книга на строежа. Ако на оперативката проектантът нареди промяна в детайл или надзорът спре работа, записът в протокола не стига: предписанието се вписва и в заповедната книга.

Подписаният протокол все пак има стойност при спор между страните по договор, защото показва кой за какво е бил уведомен и кога. Колко тежи в конкретен случай, е въпрос за юрист.

Протоколът в Construction Team

Слабото място на хартиения протокол е, че задачите остават на листа, отделно от всичко друго по обекта. В модула за срещи срещата се създава с тип Оперативка на обект, а частите от образеца имат свои полета:

• Тема, Дата и час, Място, Организатор и Обект са шапката.
• Дневен ред се попълва още при насрочването.
• Участници са два вида: Служител от вашата фирма или Външен участник с име и фирма. За всеки може да се отбележи дали е присъствал.
• Протокол е текстът от обсъждането.
• Решения и задачи са редовете с Описание, Отговорник и Срок.

Когато срещата е към обект, всяко решение става задача по обекта с действието Създай задача в обекта. Задачата остава свързана със срещата, от която е тръгнала, и вече има отговорник и срок там, където се следят и останалите задачи по обекта.

Срещата минава от Планирана към Проведена или Отменена. От менюто с действия Изтегли PDF дава протокола на A4 с фирмената шапка: тема, дата и час, тип, място, обект и организатор, дневен ред, участници, протокол и задачите с отговорник, срок и статус. Таблицата с участниците има празна колона за подпис, така че листът се подписва на място, а долу са полетата Съставил и Организатор.

Точка от оперативката, която застрашава срока или бюджета, може да се заведе направо от срещата с бутона „Запиши като риск“, когато срещата е към обект.

Свързани статии

• Списък с дефекти на строителен обект - къде отиват забележките по качеството от оперативката
• Управление на рисковете в строителството - кога отложеният въпрос става риск
• Управление на подизпълнители в строителството - координацията между срещите
• Образци на актове и протоколи в строителството - документите по Наредба № 3, които протоколът не замества
• Софтуер за срещи и протоколи в строителството - решенията от срещата стават задачи по обекта

---

Регистрирайте се безплатно и превръщайте решенията от оперативката в задачи с отговорник и срок.