Zapytania do projektanta (RFI) - jak nie gubić pytań z budowy

Na płycie nad trzecią kondygnacją cieśle szalunkowi stają o dziesiątej rano. Na rysunku architektonicznym otwór na szyb ma 60 na 80, na konstrukcyjnym 60 na 60. Kierownik budowy dzwoni do projektanta, który mówi: „zróbcie 60 na 80, prześlę wam detal”. Detal nigdy nie przychodzi. Płyta zostaje zabetonowana.

Dwa miesiące później konstruktor widzi otwór i pyta, kto go zatwierdził.

Budowa zapytała poprawnie i na czas. Zgubiła się odpowiedź, bo przyszła przez telefon. Zapytanie do projektanta, które reszta świata nazywa RFI, istnieje właśnie na takie przypadki.

Czym jest RFI i kiedy je zakładać

RFI (Request for Information) to pisemne pytanie z numerem, datą, adresatem i terminem, na które oczekuje się pisemnej odpowiedzi. Najczęściej zakłada je wykonawca, a odpowiada projektant, czasem klient albo nadzór budowlany.

Powody powtarzają się z budowy na budowę:

• dwa rysunki są ze sobą sprzeczne;
• brakuje wymiaru, rzędnej albo detalu;
• specyfikacja nie mówi, jaki materiał lub klasa są wymagane;
• stan zastany na budowie nie zgadza się z projektem (stary kabel, inny grunt, przesunięta oś);
• wskazanego materiału nie da się dostarczyć i proponuje się zamiennik.

Nie każde pytanie to RFI. Jeśli kierownik budowy pyta kolegę, gdzie są klucze do baraku, to zostaje rozmową. Test jest taki: czy odpowiedź zmienia to, co zostanie zbudowane, ile to będzie kosztować albo kiedy będzie gotowe. Jeśli zmienia którąkolwiek z tych trzech rzeczy, pytanie się zapisuje.

Jak napisać pytanie, na które odpowiedzą szybko

Projektant pracuje przy kilku budowach naraz. Zapytanie, które każe mu otworzyć cztery rysunki i zadzwonić tylko po to, by zrozumieć, o co chodzi, poczeka. Dobre pytanie zawiera cztery rzeczy.

Gdzie. Projekt, podobiekt, kondygnacja, oś, numer rysunku i jego rewizja. „Płyta na rzędnej +9,00, między osiami 3-4 i B-C, rysunek K-07” oszczędza pierwszy telefon.

Co widać. Fakt, bez interpretacji: „Na rysunku A-12 otwór ma 60/80 cm, na K-07 wynosi 60/60 cm”. Zdjęcie z miejsca i wycinek obu rysunków z zakreślonym wymiarem robią więcej niż akapit tekstu.

Co proponujesz. Wykonawca zwykle ma zdanie o tym, co da się zbudować. „Proponujemy 60/80 z dodatkowym zbrojeniem wokół otworu według detalu standardowego” zamienia pytanie w coś, na co można odpowiedzieć „tak”. Propozycja nie jest obowiązkowa, ale prawie zawsze skraca oczekiwanie.

Na kiedy potrzebujesz odpowiedzi i dlaczego. „Szalunek płyty zaczyna się 14., odpowiedź potrzebna na 12.” to termin, który projektant może wpisać wśród wszystkiego innego. Wszyscy piszą „pilne”.

Dobrą praktyką jest jedno pytanie na jedno zapytanie. Pięć pytań w jednym piśmie dostaje trzy odpowiedzi, a zapytanie zostaje otwarte przez dwa pozostałe.

Dlaczego telefon i czat nie wystarczą

Przez telefon odpowiedź przychodzi najszybciej, ale potem nie ma jak jej udowodnić. Rozmowa nie ma daty ani tekstu, a po miesiącu obie strony pamiętają ją inaczej.

Czat wygląda lepiej, bo zostawia ślad. Ale ten ślad leży między zdjęciami z obiadu a pytaniami o dostawę cegły. Wiadomość nie ma statusu ani terminu i nie odpowie na pytanie „które zapytania do konstruktora wciąż czekają”. A gdy osoba, która prowadziła grupę, odchodzi z firmy, historia znika razem z jej telefonem.

To nie znaczy, że trzeba przestać dzwonić. Zadzwoń, ustal, a potem wpisz pytanie i odpowiedź do zapytania, z nazwiskiem osoby, która jej udzieliła. To dwie minuty, a potem zamiast „powiedział mi” masz „oto, co odpowiedział 12.”.

RFI, księga zarządzeń i zmiany w projekcie

Ta część nie jest poradą prawną.

Odpowiedź na zapytanie może być trzech rodzajów. Czasem to wyjaśnienie: projekt był dobry, trzeba było po prostu odczytać inny rysunek. Czasem to polecenie, jak dokładnie coś wykonać. A czasem to zmiana w projekcie.

Dla drugiego i trzeciego przypadku Bułgaria ma procedurę. Według art. 5 ust. 7 bułgarskiego rozporządzenia nr 3 z 31 lipca 2003 r. w sprawie sporządzania aktów i protokołów w toku budowy polecenia projektanta, związane z jego prawami autorskimi, dotyczące dokładnego zachowania zgodności z opracowanym przez niego projektem, wpisuje się do księgi zarządzeń i wiążą one pozostałych uczestników budowy. A według art. 7 ust. 3 pkt 4 lit. „c” tego samego rozporządzenia księga zarządzeń zawiera wszystkie polecenia i zarządzenia związane z wykonywaniem robót, a także nieistotne zmiany w zatwierdzonych projektach nakazane poleceniem projektanta.

W praktyce RFI jest dokumentem roboczym: zawiera pytanie, propozycję, korespondencję i odpowiedź. Gdy odpowiedź jest poleceniem albo nieistotną zmianą, projektant wpisuje ją do księgi zarządzeń i dopiero wtedy wiąże wszystkich na budowie. Dobry nawyk to wpisać numer RFI w zapisie w księdze, a datę wpisu odnotować w RFI. Wtedy każdy z dwóch dokumentów prowadzi do drugiego.

To, która zmiana jest nieistotna, oceniają projektant i nadzór budowlany, a nie wykonawca. Jeśli nie masz pewności, do której grupy należy odpowiedź, zapytaj nadzór, zanim ją wykonasz.

Odpowiedź, która zmienia ilości lub materiały, zmienia też cenę. RFI jest wtedy pierwszym dokumentem w łańcuchu prowadzącym do aneksu, więc warto zapisać spodziewaną kwotę i spodziewane opóźnienie w dniu zadania pytania. W umowach FIDIC ten łańcuch jest opisany najdokładniej, z wyraźną procedurą zmian.

Jak śledzi się termin odpowiedzi

Zapytanie bez terminu łatwo zostaje bez odpowiedzi. Termin liczy się wstecz: od dnia, w którym praca w tym miejscu ma się zacząć, odejmij dni na zamówienie i przygotowanie. Jeśli umowa określa czas odpowiedzi na zapytania, wpisz ten.

Termin coś znaczy tylko wtedy, gdy ktoś go pilnuje. Dlatego każde zapytanie ma w twojej firmie osobę odpowiedzialną: przypomina, dzwoni i zamyka pytanie, gdy odpowiedź została wykonana. Ta osoba nie jest adresatem. Adresat jest winien odpowiedź, a opiekun dba o to, by została otrzymana.

Raz w tygodniu, najlepiej na naradzie budowy, przejrzyj otwarte zapytania: które są przeterminowane, które wstrzymują prace, a które mają już odpowiedź, ale nikt ich nie zamknął. Zapytanie z odpowiedzią, które zostaje otwarte, czyni listę bezużyteczną, bo nie pokazuje już tego, co naprawdę czeka.

Gdy odpowiedź się spóźnia i prace stoją, zapisz to także w dzienniku budowy za dany dzień. Zapytanie pokazuje, kiedy pytałeś, a dziennik pokazuje, ile kosztowało cię czekanie.

RFI w Construction Team

W Construction Team zapytania są w sekcji Teren, pod nazwą „RFI”. Każde dostaje numer zbudowany z kodu projektu: dla projektu o kodzie LOZ kolejne to RFILOZ-001, RFILOZ-002 i dalej.

Co się wypełnia. Obiekt, temat i pytanie są obowiązkowe. Reszta jest opcjonalna: podobiekt, umowa, priorytet, osoba odpowiedzialna wewnętrznie, adresat zewnętrzny i termin odpowiedzi. Nie ma osobnego pola na propozycję, wpisuje się ją w pytanie. Zdjęcia i pliki dołącza się do zapytania przy tworzeniu albo później.

Miejsce na rysunku. Jeśli do obiektu wgrano rysunki, zapytanie można przypiąć do dokładnego miejsca na arkuszu. Jedno zapytanie może leżeć na kilku rysunkach, co jest wygodne właśnie wtedy, gdy pytanie dotyczy niezgodności między dwoma z nich.

Statusy. Jest ich pięć: „Wersja robocza”, „Otwarte”, „Z odpowiedzią”, „Zamknięte” i „Unieważnione”. Przyciskiem „Złóż” wersja robocza staje się otwartym zapytaniem i zapisuje się data wysłania. Gdy przyjdzie odpowiedź, zapisuje się, kto jej udzielił i kiedy. Edycja jest możliwa tylko w statusach „Wersja robocza” i „Otwarte”. Po odpowiedzi zapytanie jest zablokowane, więc nikt nie przepisze pytania pod odpowiedź. Usunąć można tylko wersję roboczą, a niepotrzebne zapytanie się unieważnia i zostaje w historii.

Osoba odpowiedzialna i adresat. „Osoba odpowiedzialna (wewnętrzna)” to kolega, który prowadzi zapytanie. „Adresat zewnętrzny (projektant/klient)” to firma spośród twoich kontrahentów, do której jest pytanie: projektant, klient, nadzór.

Odpowiedź bez konta. Projektant zwykle nie ma loginu do twojego systemu. Przy „Złóż” możesz wysłać mu zaproszenie e-mailem z linkiem do strony, która nie wymaga logowania. Tam widzi pytanie i dołączone pliki, pisze odpowiedź i wgrywa własne pliki. Przesłana odpowiedź zmienia status na „Z odpowiedzią”, a osoba odpowiedzialna wewnętrznie dostaje powiadomienie. Link jest ważny 90 dni i można go cofnąć. Zaproszenie działa, jeśli w ustawieniach firmy włączono „Zezwól na publiczny dostęp do RFI”. Można też pominąć zaproszenie i prowadzić zapytanie tylko wewnętrznie.

Dwa osobne wątki. „Dyskusja” jest dla kolegów i nigdy nie wychodzi na zewnątrz. „Korespondencja” jest z adresatem zewnętrznym, który pisze w niej z tej samej strony publicznej. Odpowiedź w korespondencji nie jest odpowiedzią na zapytanie i nie zmienia statusu. Tu też zapisuje się odpowiedź otrzymaną innym kanałem: zaznaczasz opcję zapisania odpowiedzi otrzymanej telefonicznie albo e-mailem i wpisujesz nazwisko osoby, która jej udzieliła. To jest miejsce na telefon z początku tego artykułu.

Termin. Zapytanie ze statusem „Otwarte” i przekroczonym terminem odpowiedzi liczy się jako przeterminowane. Lista ma licznik „Po terminie” i filtr „Tylko po terminie”, a przypomnienie wychodzi przed terminem i po jego upływie.

Wpływ. Dwa przełączniki: „Wpływ na koszty” z szacowaną kwotą i „Wpływ na harmonogram” z szacowaną liczbą dni opóźnienia. Gdy zapytanie ma wpływ na koszt i jest powiązane z umową, pojawia się na nim przycisk „Utwórz aneks”. Otwiera nowe polecenie zmiany (aneks) z uzupełnionym tematem, odwołaniem do numeru zapytania i jedną pozycją na wpisaną kwotę. Wszystko można poprawić przed zapisaniem, a potem zapytanie pokazuje link do polecenia zmiany.

Ryzyko. Jeśli pytanie jest objawem większego problemu w projekcie, „Zarejestruj jako ryzyko” przenosi je do rejestru ryzyk z uzupełnionym tematem, opisem i wpływem.

Listę eksportuje się do Excela, CSV i PDF według bieżących filtrów. Plik zawiera też daty wysłania i odpowiedzi, więc widać, jak długo czekało każde zapytanie.

Więcej o module jest na stronie o RFI.

Jak daleko to sięga

System niczego nie wpisuje do księgi zarządzeń. Księga jest papierowa, na budowie, a wpisu w niej dokonuje projektant. W zapytaniu możesz odnotować, że wpis został zrobiony i kiedy, na przykład w dyskusji albo jako dołączone zdjęcie strony z księgi.

Termin odpowiedzi ustawiasz ty. System nie wie, co stoi w twojej umowie.

I żadne oprogramowanie nie sprawi, że projektant odpowie. Daje ci czytelną listę tego, o co pytałeś, kiedy, kogo i ile dni czekasz.

Od czego zacząć

Na następnej budowie ustalcie tylko jedno: każde pytanie do projektanta, które zmienia pracę, dostaje numer. Po pierwszych dziesięciu zapytaniach będziesz mieć listę, którą szybko przejrzy się na naradzie, i będziesz wiedzieć, które pytania dostają odpowiedź w dzień, a które w trzy tygodnie.

Powiązane artykuły

• Księga zarządzeń budowy - kto w niej pisze i co
• Dziennik budowy - gdzie zapisać przestój podczas oczekiwania na odpowiedź
• Lista usterek na budowie - gdy niejasny detal został już źle wykonany
• Zarządzanie ryzykiem w budownictwie - RFI jako wczesny sygnał ryzyka w projekcie
• Umowy FIDIC w budownictwie - jak zmiany trafiają do ceny i czasu