Jak potrącić zaliczkę w umowie budowlanej

Klient wpłacił zaliczkę na umowę budowlaną. Teraz każda faktura musi zwrócić jej część, a ostatnia musi ją zamknąć w całości. Construction Team, program do zarządzania projektami budowlanymi, wylicza, ile potrącić, i nie przepuści faktury, która łamie tę zasadę.

Co znaczy potrącić zaliczkę

Zaliczka to kwota, którą klient płaci z góry. Faktura na nią została już wystawiona, a jej VAT już zadeklarowany. Dlatego każda kolejna faktura do tej samej umowy odejmuje tę kwotę od swojej podstawy, czyli od kwoty bez VAT. Jeśli tak się nie stanie, VAT zostaje zapłacony dwa razy od tej samej zaliczki.

Przykład od początku do końca

Umowa opiewa na 50 000 € bez VAT, z zaliczką 20%. Klient wpłaca 10 000 €. Potem następują trzy faktury z protokołów.

Pierwszy protokół opiewa na 20 000 €. Construction Team podpowiada potrącenie 4 000 €, czyli te same 20%, i faktura wychodzi na 16 000 € bez VAT. Drugi protokół przebiega tak samo: 20 000 €, potrącenie 4 000 €, faktura 16 000 €. Zostaje 2 000 € zaliczki.

Trzecia faktura jest końcowa, do protokołu na 10 000 €. Potrąca wszystko, co zostało, czyli 2 000 €, i wychodzi na 8 000 €. Zaliczka jest zamknięta: 4 000 + 4 000 + 2 000 = 10 000 €.

Kwota jest podpowiadana za ciebie

Gdy wystawiasz fakturę z protokołu, pole potrącenia jest już wypełnione. Zawiera procent z umowy zastosowany do wartości protokołu, ale nie więcej niż pozostała dostępna zaliczka i nie więcej niż podstawa faktury. Jeśli twój przypadek jest nietypowy, zmieniasz kwotę od razu na miejscu.

Które faktury zostaną odrzucone

Faktura do umowy z zaliczką albo ją potrąca, albo zawiera powód, dla którego tego nie robi. Powód ma co najmniej 10 znaków i zapisuje się w dzienniku zmian. Faktura końcowa nie ma takiej możliwości: rozlicza całą pozostałą zaliczkę.

Odrzucane jest też potrącenie większe niż to, co zostało, oraz korekta do faktury zaliczkowej na kwotę większą niż jej niepotrącona część.

Faktury dostawcy nie da się odesłać, więc Construction Team rejestruje ją w takiej postaci, jaka jest. Jeśli nie potrącono w niej zaliczki, program ostrzega.

Gdzie zobaczysz, ile zaliczki zostało

Na karcie umowy, w sekcji „Warunki finansowe” i bloku „Zaliczka”, znajdziesz wiersze „Otrzymano”, „Wykorzystane” i „Pozostało do wykorzystania”. Jeśli jesteś klientem, drugi wiersz nazywa się „Potrącone”. Poniżej jest wiersz „Zaliczka do potrącenia (bez VAT)”. Kwota jest liczona z wystawionych faktur zaliczkowych, nawet jeśli klient jeszcze ich nie opłacił. W powyższym przykładzie, po drugiej fakturze, wynosi 2 000 €.

Na samej fakturze ta sama kwota znajduje się w bloku „Zaliczka do umowy” i nazywa się „Zaliczka do potrącenia”.

Co zrobić, gdy faktura jest mniejsza niż zaliczka

Załóżmy, że faktura końcowa opiewa tylko na 3 000 €, a do potrącenia zostało 5 200 €. Nie może zamknąć zaliczki, więc nie zostanie wystawiona. Blok pokazuje, jak duża jest zaliczka i jak duża jest podstawa, oraz informuje, że faktura końcowa nie może jej rozliczyć.

Są dwa wyjścia. Pierwsze to korekta do faktury zaliczkowej na różnicę. Drugie to uznanie dawnego potrącenia na starszej fakturze, jeśli część zaliczki została tam już potrącona, a Construction Team tego nie widzi.

Zaliczka dla podwykonawcy

Saldo jest prowadzone zgodnie z kierunkiem umowy. Zaliczka dla podwykonawcy jest często stałą kwotą, a nie procentem. Wtedy potrącenie zależy od tego, jaką część wartości umowy obejmuje protokół. Dostawa za 15 000 € przy umowie na 75 000 € to 20% umowy, więc potrąca się 20% zaliczki. Przy zaliczce 10 000 € to 2 000 €. Większa dostawa niesie większe potrącenie, a mniejsza mniejsze, zawsze względem tej samej podstawy.

Co dzieje się ze starymi fakturami

Stara faktura, w której potrącenie jest wbudowane w pozycje, sama się nie poprawi. Potrącenie uznajesz akcją na fakturze. Korekta do faktury zaliczkowej ją zwalnia. To, co wraca korektą lub anulowaniem faktury, wraca do salda. Potrącenie widać jako wiersz na fakturze, w PDF przed VAT oraz na karcie umowy.

Powiązane artykuły

• Oprogramowanie do świadectw płatności w budownictwie - świadectwa, z których potrącana jest zaliczka
• Koszt własny w budownictwie - zaliczka w przepływach pieniężnych obiektu
• Kontrakty FIDIC w budownictwie - zaliczka i potrącenia w warunkach międzynarodowych