Od kosztorysu do protokołu i faktury bez przepisywania pozycji

Jedna pozycja z kosztorysu, na przykład beton na strop, przechodzi przez pięć dokumentów, zanim klient za nią zapłaci. Jeśli te dokumenty są w Excelu i Wordzie, pozycja jest kopiowana cztery razy, a każda kopia to okazja, żeby zgubić wiersz albo zostawić starą cenę.

Gdy dokumenty są powiązane w jednym programie do kosztorysowania budowlanego, pozycję wpisuje się raz i przechodzi ona od kosztorysu do faktury bez przepisywania. W Construction Team każdy wpisuje tylko to, za co odpowiada: kosztorysant ustala cenę, kierownik budowy wpisuje wykonaną ilość, osoba zatwierdzająca zatwierdza protokół, a księgowa wystawia fakturę. Jeśli dopiero przygotowujesz swój pierwszy kosztorys, osobny artykuł wyjaśnia, czym jest kosztorys i jak go sporządzić.

Kosztorysant, kierownik budowy i księgowa wpisują to samo

Gdy kosztorys jest w Excelu, a umowa i protokoły w Wordzie, kosztorysant kopiuje opis, jednostkę i ilość z kosztorysu do oferty i dodaje cenę. Gdy klient ją przyjmie, te same wiersze trafiają do załącznika do umowy. Co miesiąc kierownik budowy przygotowuje protokół i znów przenosi opis, jednostkę i cenę jednostkową, tym razem z umowy. Na końcu księgowa przepisuje kwoty z protokołu do faktury.

Błędy biorą się z samego kopiowania. Cenę zmieniono w ofercie, a w umowie została stara. Pozycji dodanej później brakuje w protokole. Faktura ma kwotę z poprzedniego miesiąca. Ta sama liczba jest w czterech miejscach i każda zmiana musi dotrzeć do wszystkich.

Kosztorysant tworzy ofertę z gotowego kosztorysu

Kosztorysant tworzy ofertę z gotowego kosztorysu bez kopiowania wierszy. Opisy, jednostki i ilości przychodzą razem z pozycjami, a cena jednostkowa każdej z nich pochodzi z katalogu firmy. W ofercie kosztorysant może zmienić cenę pojedynczej pozycji albo marżę, nie ruszając katalogu.

Dzięki katalogowi program pełni rolę programu do wyceny robót budowlanych: firma trzyma w nim swoje ceny i każda nowa oferta od nich się zaczyna.

Gdy klient przyjmie ofertę, powstaje z niej umowa

Klient dostaje link e-mailem, otwiera ofertę w przeglądarce i ją akceptuje. Z przyjętej oferty powstaje umowa, do której przechodzą pozycje razem z ilościami, cenami i podobiektami. Przechodzą też warunki oferty: termin płatności i gwarancja.

W umowie ustala się również procent kaucji gwarancyjnej. Ten procent obowiązuje potem w każdym protokole i każdej fakturze do umowy i nikt nie musi go wpisywać ponownie.

Kierownik budowy wpisuje tylko wykonane roboty

Kierownik budowy tworzy protokół z pozycji umowy. Opisy, ceny jednostkowe i kwoty już tam są, a kierownik wpisuje ilość wykonaną w danym okresie. Program wie, ile zakontraktowano i ile odebrano do tej pory, ale to, ile betonu wylano w tym miesiącu, musi mu podać osoba z budowy. Przy umowie z klientem protokół jest przychodowy, przy umowie z podwykonawcą kosztowy. Opisaliśmy też, co zawiera protokół na formularzu nr 19.

Dla każdej pozycji umowy prowadzona jest pozostała ilość, czyli to, ile jeszcze można odebrać. Jeśli kierownik wpisze więcej, program odrzuca tę ilość i pokazuje, ile zostało. Z protokołu na protokół zaawansowanie pozycji narasta, a jak liczy się zaawansowanie narastająco, wyjaśnia artykuł o protokołach.

Przed podpisaniem protokół zatwierdza osoba zatwierdzająca

Protokół ma jeszcze dwa kroki: zatwierdzenie i podpis. Osoba zatwierdzająca, zwykle kierownik techniczny, sprawdza go i zatwierdza. Podpisać go można dopiero po zatwierdzeniu. Każdy krok jest zapisywany z datą, godziną i użytkownikiem. Jeśli osoba zatwierdzająca znajdzie błąd, odrzuca protokół z komentarzem, a ten wraca do wersji roboczej do poprawy.

Księgowa tworzy fakturę z podpisanego protokołu

Po podpisaniu protokołu przychodowego księgowa może wystawić fakturę z podpisanego protokołu. Pozycje, kwoty i VAT pochodzą z protokołu, termin płatności uzupełnia się sam, a ręcznie zostaje do wpisania tylko data i forma płatności. Oba dokumenty pozostają powiązane i można przejść z jednego do drugiego.

W fakturze za wykonane roboty potrąca się zaliczkę, a kaucję gwarancyjną z umowy zatrzymuje się osobno. Zaliczkę można potrącać zaraz po wystawieniu faktury zaliczkowej, bez czekania na jej opłacenie. Dla każdej faktury do umowy z zaliczką program podpowiada kwotę, a jeśli księgowa nie potrąca zaliczki, zapisuje powód. Szczegóły są w osobnym artykule o tym, jak potrąca się zaliczkę, oraz w naszym poradniku o kaucjach gwarancyjnych.

Gdy klient płaci, faktura zmienia status z „nieopłacona” przez „częściowo opłacona” na „opłacona”. Faktury po terminie płatności są oznaczane jako przeterminowane.

Czy protokół z zeszłego miesiąca został zafakturowany?

Odpowiedź jest w samym protokole. Pokazuje on schemat łańcucha dokumentów: umowę, wcześniejsze protokoły do niej i faktury. Jeśli brakuje jakiegoś ogniwa, jest ono oznaczone i widać, gdzie proces się zatrzymał, bez przeszukiwania folderów.

W przykładzie beton na strop jest odbierany w dwóch protokołach

Przykład jest wymyślony, a jego liczby nie pochodzą z prawdziwej budowy. Załóżmy, że kosztorys ma pozycję „Beton C25/30 na strop” o ilości 120 m³. Oferta została przyjęta, umowa przewiduje zaliczkę 1 800 € i kaucję gwarancyjną 5%, a każdy protokół potrąca 10% swojej wartości, aż zaliczka się wyczerpie. VAT pomijamy, żeby łatwo było śledzić pozycję.

Dokument	Co pokazuje pozycja (w przykładzie)	Kto co wpisuje
Kosztorys	Beton C25/30 na strop, 120 m³	kosztorysant: opis, jednostkę i ilość
Oferta	120 m³ po 150 € = 18 000 €	kosztorysant: cenę jednostkową, która pochodzi z katalogu
Umowa	120 m³ po 150 € = 18 000 €, podobiekt „Budynek A”	nikt jej nie przepisuje: pozycja jest przejęta z przyjętej oferty
Protokół 1	wykonano 70 m³ = 10 500 €, pozostało 50 m³	kierownik budowy: 70 m³
Faktura do protokołu 1	10 500 €, potrącona zaliczka 1 050 €, kaucja 525 € zatrzymana osobno	księgowa: data i forma płatności
Protokół 2	wykonano 50 m³ = 7 500 €, pozostało 0	kierownik budowy: 50 m³
Faktura do protokołu 2	7 500 €, potrącona zaliczka 750 €, kaucja 375 € zatrzymana osobno	księgowa: data i forma płatności

W drugim protokole kierownik budowy przez pomyłkę wpisuje 55 m³. Program odrzuca tę ilość i podaje, że pozostało 50 m³. Kierownik poprawia liczbę, osoba zatwierdzająca zatwierdza protokół, następuje podpis, a księgowa tworzy drugą fakturę. Po niej cała zaliczka 1 800 € jest już potrącona.

Opis i jednostkę pozycji wpisano raz, w kosztorysie, a cenę raz, w ofercie. Potem ludzie dopisują już tylko ilości, zatwierdzenia i daty.

Co dzieje się z pozycjami po kosztorysie?

Program do sporządzania kosztorysów oszczędza kosztorysantowi kopiowania do oferty. Jeśli jednak pozycje nie przechodzą dalej do umowy, protokołu i faktury, kierownik budowy i księgowa nadal co miesiąc wpisują je ręcznie, a błędy z kopiowania zostają u nich.

Jak wygląda sam kosztorys i jak tworzy się z niego ofertę, zobaczysz na stronie naszego programu do kosztorysowania budowlanego. Tam też możesz się zarejestrować przyciskiem.