Od potrzeby na budowie do dostarczonego i zafakturowanego towaru: zapotrzebowania materiałowe z zatwierdzaniem, zamówienia zakupu wysyłane automatycznie e-mailem z PDF, przyjęcie dostawy i potrójna weryfikacja ilości zamówionych, dostarczonych i zafakturowanych.
Zapotrzebowania przez telefon, zamówienia w Excelu, faktury bez powiązania z dostawą - to rzeczywistość bez wyspecjalizowanego oprogramowania do zaopatrzenia. Łańcuch zapotrzebowanie, zamówienie, dostawa, faktura zmienia zasady gry.
Budowa prosi o materiał ustnie lub przez telefon, bez żadnego zapisu. Zapotrzebowanie materiałowe zachowuje informację, kto poprosił, kiedy i dlaczego - zanim jeszcze cokolwiek wydasz.
Zamówienie do dostawcy wychodzi e-mailem bez zatwierdzenia i bez powiązania z rzeczywistą potrzebą. Zapotrzebowanie z procesem zatwierdzania zapobiega zakupom „na wyczucie”.
Faktura przychodzi, a nikt nie sprawdza jej względem tego, co zamówiono i dostarczono. Potrójna weryfikacja porównuje ilość zamówioną, dostarczoną i zafakturowaną dla każdej pozycji - przed płatnością.
Zapotrzebowanie jest pokrywane nowym zamówieniem zakupu, mimo że materiał jest już w magazynie. Automatyczne pokrycie rezerwuje dostępny zapas, zanim zaproponuje zamówienie.
Construction Team łączy budowę, magazyn i księgowość w jeden łańcuch.
Kierownik budowy zgłasza pozycje i ilości - bez cen. Zapotrzebowanie przechodzi przez opcjonalny proces zatwierdzania i pokazuje pokrycie w czasie rzeczywistym.
Zamówienie zawiera dostawcę, ceny, walutę, magazyn docelowy i termin realizacji. Tworzysz je z zatwierdzonych zapotrzebowań - zachowując powiązanie z potrzebą - albo bezpośrednio ręcznie.
Jedno kliknięcie generuje PDF zamówienia i wysyła je na zarejestrowany adres dostawcy. Status zmienia się na „Wysłane” - ponowne otwarcie nigdy nie wysyła drugiego e-maila.
System rezerwuje dostępny zapas magazynowy, zanim zaproponuje zamówienie na resztę. Pokrycie jest przeliczane przy każdej zmianie - rezerwacji, zamówieniu, dostawie.
Dostawa tworzy dokument magazynowy wypełniony pozostałymi ilościami i cenami z zamówienia. Otrzymane ilości kumulują się dla każdej pozycji - kilka częściowych dostaw to normalna sytuacja.
Powiązanie faktury przychodzącej z zamówieniem rozdziela kwoty na pozycje, zwiększa zafakturowaną ilość i przenosi zamówienie do statusu „Zakończone” po pełnym zafakturowaniu - dokładnie jeden zapis księgowy, bez duplikacji.
Cztery kroki od potrzeby do zapłaconej faktury:
Budowa tworzy zapotrzebowanie materiałowe z pozycjami i ilościami. Osoba zatwierdzająca je akceptuje - albo zatwierdzanie jest wyłączone w ustawieniach dla mniejszych firm.
Dostępny zapas jest rezerwowany automatycznie. Na resztę tworzysz zamówienie do dostawcy - z cenami, walutą i terminem realizacji - bezpośrednio z zatwierdzonego zapotrzebowania.
Zamówienie jest wysyłane e-mailem wraz z PDF. Gdy towar dociera, przyjmujesz go do zamówienia - otrzymane ilości kumulują się dla każdej pozycji.
Łączysz fakturę dostawcy z zamówieniem. System porównuje ilości zamówione, dostarczone i zafakturowane, przenosząc zamówienie do statusu „Zakończone” przy pełnej zgodności.
Odpowiednie dla każdej firmy budowlanej z aktywnymi zakupami:
Zgłasza to, czego potrzebuje budowa, bez zajmowania się cenami czy dostawcami. Widzi status zapotrzebowania aż do rzeczywistej dostawy.
Pracuje z filtrem Oczekujące na zamówienie - zatwierdzone potrzeby bez jeszcze utworzonego zamówienia. Wybiera dostawcę, cenę i termin realizacji z nomenklatury.
Potrójna weryfikacja ujawnia różnice w ilości i cenie przed płatnością. Dokładnie jeden zapis księgowy dla dostawy i faktury - bez duplikacji.
Pełna identyfikowalność - która potrzeba doprowadziła do którego zamówienia i której faktury. Kontrola nad kosztami w podziale na budowę.
Dlaczego wyspecjalizowane oprogramowanie zastępuje ręczne zapotrzebowania i zamówienia:
| Funkcja | Excel + e-mail | Construction Team |
|---|---|---|
| Zapotrzebowanie z budowy | Telefon lub wiadomość | Dokument z zatwierdzaniem i historią |
| Pokrycie z magazynu | Ręczne sprawdzanie stanu | Automatyczna rezerwacja przed zamówieniem |
| Zamówienie do dostawcy | Szablon Word/Excel, ręczny e-mail | PDF generowany i wysyłany automatycznie |
| Dostawa | Notatka w zeszycie | Przyjęcie do zamówienia, dla każdej pozycji |
| Weryfikacja faktury | Ręczne porównanie | Potrójna weryfikacja zamówione/dostarczone/zafakturowane |
| Zapis księgowy | Ryzyko podwójnego księgowania | Dokładnie jeden zapis, bez duplikacji |
| Identyfikowalność | Brak powiązania między zapotrzebowaniem, zamówieniem i fakturą | Pełny łańcuch od potrzeby do płatności |
Tak. Zamówienie można utworzyć bezpośrednio, bez zapotrzebowania - odpowiednie dla drobnych lub pilnych zakupów. Powiązanie z zapotrzebowaniem służy identyfikowalności, nie jest obowiązkowe.
Zapotrzebowanie przechodzi ze statusu Wersja robocza przez Złożone do Zatwierdzone. Jeśli firma wyłączy obowiązkowe zatwierdzanie w ustawieniach, złożone zapotrzebowanie jest zatwierdzane automatycznie.
Pokrycie to suma zapasu zarezerwowanego i ilości z aktywnych zamówień, ograniczona do ilości żądanej. Nie oznacza to, że materiał jest fizycznie na budowie - faktyczne wydanie pozostaje operacją magazynową.
Dla każdej pozycji zamówienia system porównuje ilość zamówioną, dostarczoną i zafakturowaną, a także cenę z zamówienia z ceną z faktury. Różnice pojawiają się jako ostrzeżenia - niczego nie blokują, jedynie wskazują pozycje warte sprawdzenia przed płatnością.
Nadwyżka jest akceptowana i oznaczana jako nadwyżkowa dostawa. Pokrycie zapotrzebowania nigdy nie przekracza ilości żądanej.
Dokładnie raz. Jeśli faktura przychodzi pierwsza, dostawa nie księguje żadnego zapisu. Jeśli dostawa jest pierwsza, jej zapis jest stornowany w momencie powiązania faktury - bez duplikacji.
Tak, o ile dotyczą tego samego dostawcy. Każda pozycja zachowuje powiązanie ze swoją pozycją zapotrzebowania, więc dostawa aktualizuje dokładnie właściwe zapotrzebowanie - nawet gdy dwa zapotrzebowania dotyczą tego samego artykułu dla różnych budów.
Bezpłatny 14-dniowy okres próbny. Bez karty kredytowej.
Zarejestruj się za darmo