Lista usterek na budowie: jak ją prowadzić, żeby nie było sporów przy odbiorze
Odbiór wyznaczony na czwartek. W środę wieczorem ktoś pyta na grupie „a ta rysa przy słupie na czwartym została poprawiona", i od tego momentu przez pół godziny szuka się, kto ją sfotografował, kiedy, i czy w ogóle powiedziano o niej podwykonawcy.
To jest ten drogi moment. Nie sama rysa - to pół dnia roboty. Drogie jest to, że nikt nie potrafi udowodnić, kiedy ją zauważono, komu ją zlecono i czy została odebrana. W sporze wygrywa ten, kto ma daty i zdjęcia. Przy remisie płaci właściciel obiektu.
Co się tak naprawdę psuje
Lista usterek rzadko wykłada się dlatego, że ktoś nie wie, co trzeba poprawić. Wykłada się w trzech miejscach:
Brak autora i daty. „Mówiłem mu" to nie jest wpis. Po dwóch tygodniach obie strony pamiętają inaczej.
Brak terminu. Usterka bez terminu to nie zadanie, tylko życzenie. Nikt nie powie, czy jest opóźniona.
Brak dowodu. Zdjęcie zrobione na miejscu, w chwili wykrycia, jest warte więcej niż trzy strony opisu. Jeśli go nie ma, spór to słowo przeciwko słowu.
Dalej pokazuję, jak wygląda prowadzenie takiej listy w Construction Team. Demo poniżej przechodzi przez całe życie jednej usterki i odtwarza się samo.
Listy usterek
Plac budowy / Usterki
Otwarte
2
W trakcie
1
Gotowe do odbioru
1
Zamknięte
2
Po terminie
2
Wszystkie usterki ze wszystkich budów w jednym miejscu: kto co ma naprawić, do kiedy i które terminy już minęły. Czerwony kolor to nie ozdoba - to te dwie przeterminowane pozycje policzone w karcie powyżej.
Jak się to prowadzi
Każda usterka to osobny wpis z numerem. Numer składa się sam z kodu obiektu - dla obiektu o kodzie LOZ usterki idą DEFLOZ-001, DEFLOZ-002 i tak dalej. To znaczy, że numer można zapisać na miejscu, kredą na samej ścianie, a potem odnaleźć go na liście.
Obowiązkowe są tylko dwie rzeczy: obiekt i tytuł. Reszta - lokalizacja, osoba odpowiedzialna, wykonawca, termin, kategoria - wypełnia się, jeśli jest znana. Usterka założona w biegu, z dwoma polami, jest bardziej przydatna niż usterka niezałożona, bo nie było czasu na pełny formularz.
Zdjęcia idą z telefonu, na miejscu. Wysyłają się na serwer po utworzeniu wpisu, czyli nie czekasz na zasięg, żeby dokończyć obchód.
Statusów jest pięć, a przejścia między nimi są ograniczone. Otwarta, W trakcie, Gotowa do odbioru, Zamknięta, Odrzucona. System nie pozwala na dowolny ruch: z „Gotowa do odbioru" wychodzą tylko dwie możliwości - odbiór albo zwrot do poprawy. To nie jest ograniczenie dla samego ograniczenia, tylko sposób, żeby nie zamykać usterki, na którą nikt nie spojrzał.
Po terminie jest ta, której termin minął, a która nadal nie jest zamknięta ani odrzucona. Odebrana usterka przestaje się liczyć jako po terminie, choć data jest ta sama. Każdego ranka o siódmej wychodzi przypomnienie o terminach, które się zbliżają albo już minęły - na ile dni do przodu patrzeć, ustawia się.
Trzy rzeczy, które rozstrzygają spór
Jeśli sprowadzić to do najważniejszego, prowadzona lista daje trzy zapisy, których papier i czat nie dają.
Numer i data założenia. Pokazują, kiedy problem został zauważony, a nie kiedy ktoś przypomniał sobie, żeby o nim wspomnieć.
Zdjęcie z tamtej chwili. Załączone do wpisu, a nie wysłane na czat i zgubione między czterystoma innymi wiadomościami.
Kto odebrał i kiedy. Oś czasu przechowuje autora, moment zgłoszenia do odbioru, moment odbioru i nazwisko odbierającego. To jest ten zapis, który w sporze mówi za Ciebie, i właśnie dlatego odbiór jest osobną czynnością od usunięcia.
Do tego dochodzi wpływ na koszty - pole, w którym zapisuje się, ile kosztuje usunięcie. Nie jest obowiązkowe, ale kiedy jest wypełnione, rozmowa z podwykonawcą o potrąceniu staje się rozmową o liczbach, a nie o wrażeniach.
Czego to nie robi
Nie ma importu z pliku. Usterki zakłada się w systemie. Eksport jest - do Excela, CSV albo PDF, do protokołu albo do wysyłki - ale w drugą stronę nie ma. Starą listę w arkuszu przenosi się ręcznie.
Nie zastępuje protokołu odbioru. Lista to narzędzie robocze, które prowadzi do protokołu, a nie sam protokół.
Nie rozstrzyga, kto zawinił. Zapisuje, kto co powiedział i kiedy. Odpowiedzialność zostaje rozmową między ludźmi, tyle że rozmową z datami.
W skrócie
Listę usterek prowadzi się dobrze wtedy, gdy założenie wpisu zajmuje mniej czasu niż spór, któremu zapobiega. Dlatego dwa obowiązkowe pola, numer, który składa się sam, i zdjęcie z telefonu robią więcej roboty niż szczegółowy formularz, którego nikt nie wypełnia na budowie.
A przy odbiorze w czwartek rano odpowiedź na „została poprawiona ta rysa" to jeden ekran, a nie pół godziny grzebania.
Najczęściej zadawane pytania
Kiedy zakłada się usterkę, a kiedy wystarczy powiedzieć majstrowi?
Jeśli usunięcie zależy od innej osoby albo od innej firmy, zakładasz wpis. To, co powiedziane na głos, nie ma daty, nie ma autora i nie da się tego sprawdzić dwa tygodnie później. Drobiazgi, które poprawia się na miejscu w minutę, nie są warte wpisu.
Kto powinien zamykać usterkę - ten, kto ją usunął?
Nie. Usunięcie i odbiór to dwie różne czynności i właśnie tam rwie się łańcuch. Wykonawca oznacza usterkę jako gotową do odbioru, a zamknięcie zostaje dla tego, kto odpowiada za jakość. Na osi czasu zapisuje się, kto ją odebrał.
Po co prowadzić to w systemie, a nie na grupie na czacie?
Czat nie ma statusu, nie ma terminu i nie odpowie na pytanie „które usterki nadal są otwarte w tej klatce". Trzy miesiące później przeszukiwanie historii czatu kosztuje więcej niż prowadzenie listy.
Co się dzieje, jeśli termin minie?
Usterka podświetla się na czerwono i wchodzi do licznika po terminie. Poza tym każdego ranka wychodzi przypomnienie o terminach, które się zbliżają albo już minęły, ale tylko dla niezamkniętych usterek.