Lista usterek na budowie: od zgłoszenia do odbioru, żeby nie było sporów

W środę wieczorem na grupowym czacie ktoś pisze: „a ta rysa przy słupie na czwartym, poprawiona już?". Od tego momentu trzy osoby przewijają w górę, szukają zdjęcia, trafiają na inne zdjęcie innej rysy, a w końcu ktoś stwierdza, że chyba malarze byli tam w zeszłym tygodniu.

Odbiór jest w czwartek rano.

Drogie w tej historii nie jest samo pęknięcie. To pół dnia roboty i materiał za trzydzieści euro. Drogie jest to, że nikt nie potrafi pokazać, kiedy je zauważono, komu o nim powiedziano i czy ktoś odebrał naprawę. Bez takiego zapisu sprawa rozstrzyga się inaczej: wygrywa ten, kto ma lepszą pamięć i twardszy głos. Zwykle płaci właściciel obiektu.

Dlaczego dochodzi do sporu

Lista usterek rzadko zawodzi dlatego, że ktoś nie wie, co trzeba poprawić. To zwykle wiedzą wszyscy. Problem leży w zapisie.

Najczęściej brakuje autora i daty. „Powiedziałem mu na miejscu" nie jest zapisem, a dwa tygodnie później obie strony pamiętają inaczej i obie pamiętają w dobrej wierze. Brakuje też terminu, a usterka bez daty, do której ma być gotowa, jest tylko życzeniem: nie ma punktu odniesienia, żeby powiedzieć, że się spóźnia.

Na końcu brakuje zdjęcia. Nie byle jakiego, tylko zrobionego telefonem w chwili wykrycia, zanim ktokolwiek przy tym majstrował. Ono pokazuje stan taki, jaki naprawdę był, i dlatego waży więcej niż trzy strony opisu. Bez niego rozmowa to słowo przeciwko słowu, a w takiej rozmowie wygrywa ten bardziej uparty.

Dalej pokazuję, jak wygląda prowadzenie takiej listy w Construction Team. Demo poniżej przechodzi przez całe życie jednej usterki.

Usterka z bliska

Każda usterka to osobny wpis ze swoim numerem, a numer składa się z kodu obiektu: dla obiektu o kodzie LOZ usterki idą DEFLOZ-001, DEFLOZ-002 i dalej. Drobiazg na pierwszy rzut oka, ale na budowie się sprawdza. Numer pisze się kredą przy samej rysie, a potem odnajduje na liście w kilka sekund.

Przy zakładaniu obowiązkowe są dwie rzeczy: obiekt i tytuł. Reszta wypełnia się, jeśli jest już znana, a jest tego sporo: podobiekt, kondygnacja i oś w wolnym tekście, osoba odpowiedzialna, podwykonawca, termin, kategoria, priorytet. To, że obowiązkowe są tylko dwa pola, to celowa decyzja. Usterka założona w biegu, gdy ktoś obchodzi kondygnację, robi więcej dobrego niż usterka, która w ogóle nie powstała, bo formularz zażądał dwunastu rzeczy, a obchód musiał iść dalej.

Zdjęcia wysyłają się na serwer dopiero, kiedy wpis już istnieje. Na budowie ze słabym zasięgiem to różnica między zakończonym obchodem a obchodem, który utknął na trzecim piętrze.

Jeśli obiekt ma wgrane rysunki, usterkę można też przypiąć pinezką bezpośrednio na planie. Wtedy miejsca nie opisuje się słowami, tylko się je pokazuje, a pole lokalizacji wypełnia się samo.

Gotowe nie znaczy odebrane

Statusów jest pięć: otwarta, w trakcie, gotowa do odbioru, zamknięta i odrzucona. Ruch między nimi nie jest dowolny. Ze statusu „gotowa do odbioru" wychodzi się tylko w dwóch kierunkach: odbiór albo zwrot do poprawy.

Nie chodzi tu o zamiłowanie do procedur. Wykonawca oznacza usterkę jako gotową; zamknięcie zostaje dla tego, kto odpowiada za jakość, a system zapisuje, kto ją odebrał i kiedy. Jeśli obie czynności zejdą się w jednych rękach, usterkę zamyka ten sam, kto ją naprawił, i zapis przestaje cokolwiek dowodzić.

Po terminie jest usterka z minionym terminem, która wciąż nie jest zamknięta ani odrzucona. Odebrana przestaje liczyć się jako po terminie, choć data zostaje ta sama. Każdego ranka o siódmej wychodzi przypomnienie o terminach, które się zbliżają albo już minęły, a na ile dni do przodu patrzeć, da się ustawić.

Lista dla podwykonawcy

Poza listą na ekranie jest też eksport dla konkretnego wykonawcy: PDF z jego usterkami według bieżących filtrów, ze zdjęciami i z odpowiednimi arkuszami rysunków. To jest dokument, który trafia do firmy od glazury, zamiast przesyłać jej czternaście wiadomości z czterech różnych dni. Komentarze do usterek celowo do niego nie trafiają, bo to wewnętrzna kuchnia, a dokument wychodzi na zewnątrz.

Jest też pole na przewidywany wpływ finansowy, czyli ile będzie kosztować usunięcie. Nie jest obowiązkowe, ale kiedy jest wypełnione, rozmowa o potrąceniu z kolejnego protokołu zaczyna się od liczby.

Dokąd sięga

Importu z pliku nie ma. Usterki zakłada się w systemie; eksport jest, do Excela, CSV albo PDF, ale w drugą stronę drogi nie ma. Starą listę w arkuszu przenosi się ręcznie, a jeśli obiekt jest już przy końcu i w jednym pliku siedzi czterysta wierszy, to dzień roboty i dobrze to wiedzieć z góry.

Lista nie zastępuje protokołu odbioru. Jest narzędziem roboczym, które do tego protokołu prowadzi.

I nie rozstrzyga, kto zawinił. Zapisuje, kto co powiedział i kiedy, tyle. Jak rozłoży się odpowiedzialność, zostaje rozmową między ludźmi, tylko że rozmową z datami.

Kiedy się to opłaca

Prowadzenie takiej listy opłaca się w chwili, gdy założenie jednej usterki zajmuje mniej czasu niż spór, któremu zapobiega. Dlatego dwa obowiązkowe pola i numer, który składa się sam, robią więcej dobrego niż szczegółowy formularz, którego nikt nie wypełnia, kiedy pada deszcz, a telefon trzyma się jedną ręką.

A pytanie ze środowego wieczoru ma odpowiedź w trzydzieści sekund: data założenia, zdjęcie z tamtego dnia i nazwisko osoby, która odebrała naprawę.

Powiązane artykuły

• Zarządzanie podwykonawcami w budownictwie - usterki według podwykonawcy i zwalnianie kwot zatrzymanych
• Zarządzanie ryzykiem w budownictwie - gdy usterka staje się ryzykiem