Zarządzanie ryzykiem w budownictwie - jak prowadzić rejestr ryzyk
Każdy, kto prowadził budowę, zna tę rozmowę. Coś poszło nie tak - dostawa zbrojenia się spóźniła, w wykopie pojawiła się woda gruntowa, podwykonawca nie przyszedł przez dwa tygodnie - i ktoś mówi: "Wiedzieliśmy, że tak może być." Często rzeczywiście wiedzieli. Tyle że nikt tego nie zapisał, nikt nie zdecydował, co z tym zrobić, i nikt do tematu nie wracał, dopóki nie zrobiło się za późno.
Zarządzanie ryzykiem to próba przeprowadzenia tej rozmowy przed problemem, a nie po nim.
Czym jest ryzyko w budownictwie
Ryzyko to coś, co jeszcze się nie wydarzyło, ale może się wydarzyć, a jeśli tak się stanie, będzie was coś kosztować. Najczęściej pieniądze lub czas, czasem jakość, a w najgorszym razie zdrowie ludzi na budowie.
Warto rozdzielić dwie rzeczy, które w rozmowie się mieszają: skąd pochodzi ryzyko i na co wpływa. Pora deszczowa w trakcie robót dachowych pochodzi z pogody, ale wpływa na termin. Niejasna klauzula w umowie pochodzi z umowy, ale wpływa na pieniądze. Porządkując ryzyka według źródła, widzicie słabe punkty firmy. Patrząc na nie przez skutki, widzicie, co dokładnie zagraża budowie.
Typowe źródła ryzyka na budowie są dość stałe:
- projekt - błędy, pominięcia, zmiany w trakcie realizacji;
- grunt - nieoczekiwane warunki geologiczne, wody gruntowe, istniejące podziemne instalacje;
- bezpieczeństwo - praca na wysokości, wykopy, ciężki sprzęt;
- wykonawstwo - błędy technologiczne, materiały złej jakości;
- ludzie i maszyny - brak pracowników, awarie sprzętu;
- dostawy - spóźnione lub droższe materiały;
- podwykonawcy - opóźnienia, brak mocy przerobowych, upadłość;
- pieniądze - opóźnione płatności od zamawiającego, skoki cen;
- umowa - spory, kary umowne, zmiany zakresu;
- pogoda - deszcz, mróz, wiatr, upał;
- pozwolenia - uzgodnienia i przyłączenie do sieci;
- otoczenie - sąsiedzi, skargi, ruch drogowy, hałas i pył.
Po co w ogóle się tym zajmować
Firmy budowlane rzadko upadają przez jeden duży problem. Częściej przyczyną jest nagromadzenie drobnych, przewidywalnych spraw, z których każda zjadła trochę zysku. Większość z nich ktoś na budowie wyczuł zawczasu.
Rejestr ryzyk nie przewiduje przyszłości. Robi trzy skromniejsze i bardziej przydatne rzeczy. Po pierwsze, zamienia mgliste obawy w konkretny wpis z nazwą i osobą odpowiedzialną. Po drugie, zmusza do regularnego wracania do ryzyka, zamiast przypominać sobie o nim dopiero, gdy się zmaterializuje. Po trzecie, zostawia ślad - gdy na kolejnej budowie pojawi się ta sama sytuacja, jest gdzie sprawdzić, co zadziałało.
Jest też bardziej prozaiczny powód. Coraz więcej zamawiających, zwłaszcza w zamówieniach publicznych i przy umowach FIDIC, oczekuje, że wykonawca wykaże, że zarządza swoimi ryzykami. Rejestr to najprostszy dowód.
Jak ocenia się ryzyko
Najpopularniejsza i w praktyce w pełni wystarczająca metoda opiera się na dwóch skalach od 1 do 5.
Prawdopodobieństwo - jak bardzo prawdopodobne jest, że się wydarzy:
| Ocena | Opis |
|---|---|
| 1 | Rzadko - poniżej 10% |
| 2 | Mało prawdopodobne - od 10% do 30% |
| 3 | Możliwe - od 30% do 50% |
| 4 | Prawdopodobne - od 50% do 80% |
| 5 | Prawie pewne - 80% i więcej |
Wpływ - jak poważne byłyby skutki, gdyby się wydarzyło. Ważne jest, by skala miała opisane konkretne progi, inaczej każdy ocenia "na wyczucie" i ocen dwóch osób nie da się porównać. Dla pieniędzy progi mogą odnosić się na przykład do wartości umownej budowy: poniżej 1% to nieistotne, od 5% do 10% to duże, powyżej 10% to poważne. Dla bezpieczeństwa skala sięga od "tylko pierwsza pomoc" do "wypadek śmiertelny".
Gdy jedno ryzyko wpływa jednocześnie na kilka obszarów, wpływ ocenia się według najpoważniejszego z nich. Jeśli spóźnienie dźwigu oznacza zarówno tydzień opóźnienia, jak i zagrożenie przy ręcznym przenoszeniu ładunków, decyduje bezpieczeństwo.
Iloczyn obu ocen daje poziom ryzyka od 1 do 25:
- 1-4 - niski. Obserwuje się go, ale nie wymaga szczególnych działań.
- 5-12 - średni. Wymaga działań i osoby odpowiedzialnej.
- 15-25 - wysoki. Wymaga uwagi teraz i regularnego przeglądu.
Umieszczone w tabeli pięć na pięć, z prawdopodobieństwem na jednej osi i wpływem na drugiej, ryzyka tworzą macierz ryzyka. To najszybszy sposób, by jednym spojrzeniem ocenić stan budowy: ile spraw stoi w czerwonym rogu i czy ten róg się zapełnia, czy opróżnia.
Co robi się z ryzykiem
Sama ocena niczego nie zmienia. Ryzyko zmniejszają działania: konkretne kroki z wykonawcą i terminem. "Uważajmy przy wykopie" to nie jest działanie. "Geodeta zinwentaryzuje istniejące instalacje do piątku" to jest działanie.
Ryzyko przechodzi przez kilka stanów. Zostaje zarejestrowane, potem ocenione, potem realizuje się wobec niego działania. Na końcu są dwa wyjścia. Albo zagrożenie mija i ryzyko się zamyka, albo się materializuje i ryzyko wystąpiło. Drugi przypadek nie jest porażką rejestru. Właśnie wtedy zapisane informacje mają największą wartość, bo działania są już uzgodnione i ludzie wiedzą, co robić.
Najważniejszy w całym procesie jest regularny przegląd. Ryzyko ocenione raz na początku budowy i zapomniane jest niemal równie bezużyteczne jak ryzyko w ogóle niezapisane. Okoliczności się zmieniają: wykop się kończy, dostawca się zmienia, nadchodzi zima. Im wyższe ryzyko, tym częściej warto do niego zaglądać.
Jak działa rejestr ryzyk w Construction Team
W Construction Team rejestr ryzyk znajduje się w sekcji "Plac budowy" oraz w zakładce "Ryzyka" każdego obiektu. Oto jak opisane wyżej zasady wyglądają w praktyce.
ConstructionTeamSzukaj dokumentów, kontrahentów, umów...⌘KNowy z pliku18ADAdministrator Demo
Rejestr ryzyk
Plac budowy / Ryzyka
Podsumowanie według obiektu
Wszystkie ryzyka z obiektów w jednym miejscu. Podsumowanie u góry pokazuje, gdzie spojrzeć najpierw: aktywne wysokie, zaległe przeglądy i ryzyka jeszcze nieocenione.
Rejestracja
Przyciskiem "Nowe ryzyko" wpisujecie nazwę ("Co może się wydarzyć?"), obiekt i kategorię. Kategorie to dwanaście źródeł z powyższej listy plus "Inna", a przy każdej jest krótkie objaśnienie, co obejmuje. Opcjonalnie dodajecie opis, lokalizację na budowie (na przykład "Sekcja B, piętro 3") i zaznaczacie, na co ryzyko wpływa: koszt, termin, jakość lub bezpieczeństwo. Każde ryzyko otrzymuje numer w formacie RSK z kodem obiektu, więc na naradzie można mówić o konkretnym wpisie.
Ryzyka rzadko rodzą się przy biurku. Zwykle wyłaniają się z czegoś innego: zapytania do projektanta, usterki, narady lub wpisu w dzienniku budowy. Dlatego w tych czterech rekordach jest przycisk "Zarejestruj jako ryzyko". Otwiera on formularz z polami wypełnionymi ze źródła, a potem ryzyko pozostaje powiązane z rekordem, od którego się zaczęło. Otwierając usterkę, widzicie też ryzyka z niej zarejestrowane.
Ocena
Przycisk "Oceń" otwiera prawdopodobieństwo i wpływ. Jeśli nie zaznaczyliście, na co ryzyko wpływa, system nie pozwoli go ocenić, bo bez tego nie wiadomo, według której skali mierzyć wpływ. Obok pól są "Definicje skal" z progami dla każdego obszaru, żeby wszyscy oceniali w ten sam sposób.
Poziom ryzyka wylicza się sam, a ryzyko dostaje kolor: zielony, żółty lub czerwony, a nieocenione są szare. Przy każdej ocenie można zostawić notatkę, co zostało omówione.
Osoba odpowiedzialna i działania
Każde ryzyko może mieć osobę odpowiedzialną za ryzyko, czyli kogoś, kto je śledzi. Otrzymuje ona powiadomienie, gdy zostanie wskazana.
Działania dodaje się pojedynczo. Każde ma opis, termin i wykonawcę. Wykonawcą może być kolega z firmy albo po prostu nazwa, na przykład podwykonawca bez konta w systemie. Gdy działania faktycznie ruszą, ryzyko oznacza się jako "Środki w realizacji". Przeterminowane działania widać od razu.
Przegląd i przypomnienia
Każde ryzyko ma datę następnego przeglądu, którą system proponuje sam w zależności od poziomu: wysokie po 7 dniach, średnie po 14, niskie po 30. Nieocenione przegląda się w ciągu tygodnia, żeby nie zostawały bez oceny w nieskończoność. Datę można zmienić ręcznie, jeśli wiecie lepiej.
Gdy zbliża się przegląd, osoba odpowiedzialna dostaje przypomnienie. Jeśli nie ma osoby odpowiedzialnej albo nie pracuje już w firmie, przypomnienie nie przepada, tylko trafia do innej osoby z dostępem do ryzyk. To samo dotyczy terminów działań.
Jeśli przejrzeliście ryzyko i nic się nie zmieniło, przycisk "Sprawdzone, bez zmian" zapisuje przegląd i przesuwa następną datę. Na liście można zaznaczyć kilka ryzyk naraz i potwierdzić je razem, co oszczędza czas na cotygodniowej naradzie.
Zamknięcie i wystąpienie
Ryzyko zamyka się z krótką notatką, dlaczego, na przykład "Roboty ziemne zakończyły się bez osunięcia". Otwarte działania są anulowane, a przypomnienia ustają.
Jeśli ryzyko się zmaterializuje, oznaczacie je jako takie, które wystąpiło, z datą i opisem skutków. Przegląd się zatrzymuje, ale działania zostają jako działania naprawcze i nadal przypominają o sobie. Skutki można uzupełnić później, gdy znane będą rzeczywiste koszty i opóźnienie. Jeśli zamknęliście ryzyko przedwcześnie, można je otworzyć ponownie.
Każda ocena, każdy przegląd i każda zmiana statusu zostają w historii ryzyka. Dzięki temu po miesiącach widać nie tylko, gdzie ryzyko jest teraz, ale i jak do tego doszło.
Pełny obraz
Listę ryzyk można filtrować według obiektu, kategorii, statusu, poziomu ryzyka, osoby odpowiedzialnej i zaległego przeglądu. Na obiekcie jest macierz ryzyka pięć na pięć: kliknijcie komórkę, a zobaczycie dokładnie, które ryzyka w niej stoją. Obok jest podsumowanie z trzema liczbami, które zasługują na uwagę - aktywne wysokie ryzyka, zaległe przeglądy i nieocenione.
Rejestr można pobrać jako PDF lub Excel z filtrami i sortowaniem wybranymi na liście. W PDF przy każdym ryzyku widnieje ocena początkowa i bieżąca, więc widać, czy działania zadziałały. To wygodne przy raporcie albo rozmowie z zamawiającym.
Co zostaje po waszej stronie
System nie wie, jakie ryzyka są na waszej budowie. Nie oceni, czy podwykonawca da radę, ani jak bardzo prawdopodobne jest, że gmina opóźni uzgodnienie. Przechowuje to, co zapisane, przypomina i pokazuje obraz, ale myślenie należy do ludzi, którzy znają budowę.
Nie oczekujcie też, że rejestr będzie pełny od pierwszego dnia. Dobry początek to pięć, sześć ryzyk, które zespół i tak omawia na każdej naradzie. Gdy przegląd wejdzie w nawyk, lista rośnie sama.
Od czego zacząć
- Posadźcie przy jednym stole kierownika budowy, kierownika robót i osobę od zaopatrzenia.
- Każdy wymienia trzy rzeczy, które najbardziej go niepokoją na tej budowie.
- Zapiszcie je jako ryzyka, oceńcie je i wyznaczcie do każdego osobę odpowiedzialną.
- Dla każdego wysokiego ryzyka zapiszcie co najmniej jedno działanie z terminem.
- Wpiszcie przegląd ryzyk jako stały punkt cotygodniowej narady.
To wystarczy. Złożone metody mają swoje miejsce przy dużych projektach, ale na większości budów o różnicy nie decyduje metoda, tylko to, czy ktoś w ogóle wraca do listy.
Powiązane artykuły
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest rejestr ryzyk w budownictwie?
Rejestr ryzyk to lista zdarzeń, które mogą wystąpić na budowie i kosztować pieniądze, czas, jakość lub bezpieczeństwo. Dla każdego ryzyka zapisuje się, skąd pochodzi, jak bardzo jest prawdopodobne, jak mocno by uderzyło, kto za nie odpowiada i jakie działania się podejmuje. Chodzi o to, by ryzyko było widoczne i regularnie przeglądane, a nie tkwiło w pamięci jednej osoby.
Jak ocenia się ryzyko?
Najpopularniejszy sposób to dwie skale od 1 do 5: prawdopodobieństwo i wpływ. Ich iloczyn daje poziom ryzyka od 1 do 25. Zwykle 1-4 to ryzyko niskie, 5-12 średnie, a 15-25 wysokie. Wpływ ocenia się według najpoważniejszego skutku - jeśli ryzyko uderza zarówno w termin, jak i w bezpieczeństwo, liczy się poważniejszy z nich.
Jak często należy przeglądać ryzyka?
Im poważniejsze ryzyko, tym częściej. Rozsądną praktyką jest przeglądanie ryzyk wysokich co tydzień, średnich co dwa tygodnie, a niskich raz w miesiącu. Świeżo zarejestrowane, jeszcze nieocenione ryzyka też warto przejrzeć w ciągu tygodnia.
Czym różni się ryzyko zamknięte od ryzyka, które wystąpiło?
Ryzyko zamknięte nie może już wystąpić - na przykład roboty ziemne zakończyły się bez osunięcia. Ryzyko, które wystąpiło, stało się faktem i jest już problemem: zapisuje się datę i skutki, a działania są kontynuowane jako działania naprawcze. Oba zostają w historii, bo na nich uczy się następna budowa.
Czy do zarządzania ryzykiem potrzebne jest specjalne oprogramowanie?
Nie jest konieczne. Małą budowę można prowadzić nawet w arkuszu. Problem arkusza polega na tym, że nikt nie przypomina o terminie przeglądu, działania nie mają terminów ani wykonawców, a historia ocen ginie przy każdej edycji. Oprogramowanie pomaga najbardziej tam, gdzie ryzyk jest dużo, a odpowiadają za nie różne osoby.