Oprogramowanie do zarządzania firmą budowlaną - korzyści z jednego połączonego systemu

Większość firm budowlanych nie zaczyna od jednego systemu. Zaczynają od Excela do obmiarów, Worda do umów, programu księgowego do faktur, Vibera do budowy i folderu w chmurze na rysunki. Każdy z tych programów robi swoje. Problem leży między nimi.

Ten artykuł jest o tym, co się zmienia, gdy oprogramowanie do zarządzania firmą budowlaną obejmuje wszystkie procesy, od oferty po magazyn, kiedy naprawdę się to opłaca i na co zwrócić uwagę, wybierając program, z którym będziesz pracować przez kilka najbliższych lat.

Gdzie giną pieniądze i nerwy

Wyobraź sobie zwykły miesiąc. Oferta jest w jednym pliku, a gdy ją wygrasz, ktoś przepisuje ją do umowy. Świadectwa płatności powstają z umowy, faktury ze świadectw, a faktury trafiają do księgowej. Na każdym etapie dane wpisuje się od nowa, a każde wpisanie to szansa na błąd.

Błędy rzadko widać od razu. Cena pozycji różni się między ofertą a świadectwem. Ilość w świadectwie ma o jedno zero za dużo. Faktura została wystawiona na starą wersję sumy. Dowiadujesz się na koniec miesiąca przy uzgadnianiu albo, co gorsza, gdy pierwszy zauważy to klient.

Ginie też czas pracy. Osoba, która składa raport miesięczny, spędza dwa dni na zbieraniu liczb z różnych plików i wklejaniu ich do jednej tabeli. Na analizę nie zostaje ani godzina.

Co powinno obejmować oprogramowanie dla firmy budowlanej

Im pełniejszy zakres, tym mniej przepisywania danych. Dla firmy budowlanej oznacza to zwykle:

• oferty i przetargi wraz z dołączonymi do nich kosztorysami;
• umowy z klientami i podwykonawcami, w tym zaliczki i kaucję gwarancyjną;
• świadectwa płatności powiązane z umową;
• faktury, koszty, płatności i rachunki bankowe;
• magazyn, materiały i przesunięcia między budowami;
• pracę na budowie: dzienniki budowy, harmonogramy, usterki, rysunki;
• raporty i analizy według projektu, umowy i firmy.

Nie musisz zaczynać od wszystkiego. Ważne, żeby program umiał je połączyć, gdy przyjdzie na nie kolej.

Korzyści z oprogramowania budowlanego all-in-one

Korzyść nie tkwi w liczbie modułów, tylko w tym, jak są połączone. Oto co zmienia się w praktyce.

Dane wpisuje się raz. Pozycja z oferty staje się pozycją w umowie, potem w świadectwie i w fakturze. Nikt jej nie przepisuje, więc nie ma gdzie pojawić się różnica.

Potem pojawia się coś, co w rozproszonych systemach jest prawie niemożliwe: na pytanie „ile zostało na tej umowie” odpowiadasz w minutę. Znasz wartość umowy, ile zostało poświadczone, ile zafakturowane i ile zapłacone. Nie musisz do nikogo dzwonić.

Kontrola kosztów staje się realna. Gdy koszty budowy są wpisywane w chwili, w której powstają, przekroczenie widzisz, póki jeszcze możesz coś zrobić. W osobnych arkuszach widzisz je, gdy jest za późno, zobacz też jak kontrolować koszty budowy.

Uprawnienia też są uporządkowane. W Excelu każdy, kto ma dostęp do pliku, może zmienić wszystko. W jednym systemie księgowa widzi faktury, kierownik budowy widzi swoją budowę, a podwykonawca tylko to, co go dotyczy. Każda zmiana zostawia ślad: kto, co i kiedy zmienił.

Wreszcie praca nie zależy od jednej osoby. Jeśli ceny i ilości żyją tylko w prywatnym arkuszu kolegi, a on jest na urlopie lub chory, jego świadectwa czekają. Gdy są w systemie, dokończy je ktoś inny z odpowiednimi uprawnieniami.

Czego nie dostaniesz

Uczciwie trzeba powiedzieć też o drugiej stronie. Jeden system nie naprawi niejasnego procesu. Jeśli nikt w firmie nie wie, kto zatwierdza świadectwa, program tylko uwidoczni to pytanie. Dlatego wdrożenie to dobry moment, by uporządkować zasady, a nie tylko zmienić narzędzie.

Jednego systemu, czyli ERP dla budownictwa albo wyspecjalizowanej platformy budowlanej, nie potrzebuje też każdy. Firma z jedną budową, dwiema osobami i prostą ofertą poradzi sobie z arkuszem, jak pokazuje porównanie Construction Team i Excel. Problemy zaczynają się przy drugiej i trzeciej równoległej budowie, przy większym zespole i klientach, którzy chcą dokładnych raportów.

Kiedy jest na to czas

Kilka znaków, że rozproszone narzędzia kosztują Cię już więcej, niż myślisz:

• raport dla jednego projektu wymaga otwarcia więcej niż trzech plików;
• sumy w świadectwie i w fakturze się różnią i nikt nie wie, która jest właściwa;
• nie umiesz szybko powiedzieć, ile zapłaciłeś podwykonawcy;
• nowy kolega wdraża się tygodniami, bo wszystko jest „w czyjejś głowie”;
• na koniec miesiąca ktoś zostaje po godzinach, żeby złożyć raport.

Jeśli rozpoznajesz dwa lub trzy z nich, warto przyjrzeć się jednemu systemowi. Jeśli żadnego, prawdopodobnie jeszcze go nie potrzebujesz.

Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi

Tu najłatwiej o pomyłkę, bo każda prezentacja wygląda przekonująco. Oto co warto porównać.

Po pierwsze, powiązanie między dokumentami (oferty, umowy, kosztorysy, świadectwa, faktury). Zapytaj, jak przejść od oferty do świadectwa i faktury. Jeśli odpowiedź brzmi „eksportujesz i importujesz”, powiązanie nie jest wbudowane. Chcesz zobaczyć cały łańcuch na jednej prawdziwej umowie.

Po drugie, logika budowlana. Ogólny program do fakturowania nie wie, czym jest przejściowe świadectwo płatności, kosztorys czy kaucja gwarancyjna. Jeśli musisz je udawać zwykłymi dokumentami, będziesz walczyć z programem codziennie. Sprawdź, czy dokumenty są tymi, których naprawdę używasz.

Po trzecie, role i uprawnienia. Kto co widzi i zmienia oraz czy jest dziennik zmian. To szczególnie ważne, jeśli pracujesz z podwykonawcami.

Po czwarte, praca z budowy. Jeśli kierownik budowy nie może otworzyć danych z telefonu, nadal będzie pisał w Viberze, a system będzie pozostawał w tyle za rzeczywistością.

Po piąte, jak się z niego wychodzi. Czy możesz wyeksportować swoje dane w wygodnym formacie? Firma, która nie może odejść, jest zakładnikiem i ceny, i warunków.

Po szóste, jak szybko zaczniesz. Systemy, które wymagają miesięcy wdrożenia i konsultantów, często kosztują więcej w uruchomieniu niż rok użytkowania. Zapytaj o realny czas do pierwszego dokumentu, a nie do „pełnego wdrożenia”. Więcej o rodzajach systemów i ich kompromisach znajdziesz w przeglądzie oprogramowania budowlanego.

Jak zacząć bez zatrzymywania pracy

Najczęstszy błąd to próba przełączenia wszystkiego naraz. Zespół jest przeciążony, a pierwsze trudności zabijają chęć do zmiany.

Lepiej wybrać jeden proces i jedną nową budowę. Zacznij tam, gdzie boli najbardziej, zwykle od kosztorysów i ofert albo od świadectw i faktur. Niech zespół pracuje tak przez miesiąc czy dwa, aż się przyzwyczai i wyraźnie zobaczysz korzyść. Potem dodajesz magazyn, prace na budowie i raporty finansowe. Szerzej tę drogę opisuje poradnik o cyfryzacji firmy budowlanej.

Starych projektów nie trzeba przenosić. Kończą się po staremu, a nowe idą w systemie.

Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania budową: w skrócie

Połączone oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi nie czyni firmy większą. Czyni ją lepiej zorganizowaną: każdy wie, gdzie są informacje, sumy są wszędzie takie same, a właściciel widzi stan firmy bez pytania. Wybieraj według tego, czy dokumenty są ze sobą powiązane, czy program rozumie budownictwo i czy Twój zespół naprawdę będzie z niego korzystać, a nie według długości listy funkcji.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda w firmie budowlanej, Construction Team obejmuje procesy od oferty po magazyn i budowę w jednym miejscu. Możesz zacząć od bezpłatnego konta i wypróbować jeden prawdziwy projekt.