Dziennik budowy: co zapisywać każdego dnia i po co

W lutym klient pisze, że budowa jest trzy tygodnie do tyłu i że potrąci karę. Wykonawca odpowiada, że w listopadzie padało jedenaście dni, że zbrojenie przyjechało późno i że tydzień czekał na odpowiedź projektanta. Wszystko to może być prawdą, ale wykonawca musi umieć to pokazać.

Jeśli jest dziennik budowy, który dla każdego z tych dni mówi, jaka była pogoda, kto był na budowie i dlaczego brygada szalunkowa stała, rozmowa jest krótka. Jeśli go nie ma, zostaje pamięć, a pamięć łatwo podważyć.

Dlatego dziennik prowadzi się codziennie i w sposób, który nie obciąża osoby go wypełniającej.

Co trafia do dziennego zapisu

Na małej budowie i na dużej zapisuje się to samo, różni się tylko ilość.

Pogoda. Jaka była, temperatura minimalna i maksymalna, opady. Ma to znaczenie dla betonu, tynków, ocieplenia i każdego sporu o to, czy praca była możliwa. Samo „deszcz” nie wystarczy. „Deszcz od 9 do 14, 12 mm, betonowanie płyty przełożone” załatwia sprawę.

Ludzie. Które brygady były na budowie, z jakiej firmy, ilu ludzi i przez ile godzin. Dzięki temu później widać, czy podwykonawca naprawdę trzymał na budowie ośmiu murarzy, jak twierdzi, czy przyszło trzech.

Sprzęt. Jakie maszyny były na placu i jak długo pracowały. Dźwig stojący cały dzień, bo nie ma czego podnosić, to też zapis: ktoś płaci za postój.

Wykonane roboty. Co dziś skończono i gdzie. Im dokładniejsze miejsce (sekcja, kondygnacja, oś), tym bardziej przydatny jest zapis po miesiącach.

Dostawy. Co przyjechało, ile i od kogo. Widać też, co powinno przyjechać, a nie przyjechało.

Wizyty. Nadzór budowlany, nadzór klienta, projektant, inspekcja pracy. Kto przyszedł, co oglądał, co powiedział.

Zdarzenia i przestoje. Przestoje i ich przyczyny, incydenty, przeprowadzone szkolenia BHP, nakaz wstrzymania robót. To część, której najczęściej brakuje i o którą najczęściej się pyta.

Zdjęcia. Kilka ujęć z dnia, zrobionych na miejscu. Zdjęcia zbrojenia przed betonowaniem nie zrobi się następnego dnia.

Kto prowadzi i kto przyjmuje

Prowadzi go osoba, która jest na budowie od rana do wieczora. Na większości budów jest to kierownik budowy. To nie jest zadanie dla biura: stamtąd widać, co było zaplanowane, a dziennik ma mówić, co się stało.

Dobrze, gdy zapis przechodzi przez drugą osobę. Kierownik projektu albo dyrektor zarządzający sprawdza go i zatwierdza, po czym nikt już go nie rusza. Dziennik, który można poprawić w każdej chwili, niczego nie dowodzi, bo nie wiadomo, kiedy został napisany.

Na budowach z nadzorem klienta pomaga jeszcze jedno: dziennik jest regularnie pokazywany drugiej stronie i, gdy się zgadza, podpisywany także przez nią. Zapis, który klient widział co tydzień i nie zakwestionował, trudno podważyć na koniec.

Co mówią bułgarskie przepisy

Ta część nie jest poradą prawną.

Bułgarskie rozporządzenie nr 3 z 31 lipca 2003 r. w sprawie sporządzania aktów i protokołów w toku budowy wylicza w art. 7 ust. 3 akty i protokoły sporządzane na placu budowy. Wzoru ogólnego dziennika dziennego wśród nich nie ma. Obowiązkową księgą jest księga zarządzeń (zapovedna kniga; art. 7 ust. 3 pkt 4, załącznik 4): zszyta, z ponumerowanymi stronami, poświadczona przez osobę sprawującą nadzór budowlany, a przy obiektach piątej kategorii przez kierownika budowy. Zawiera polecenia i zarządzenia osób upoważnionych oraz organów kontroli. Nie jest miejscem na codzienne notatki.

Dzienniki w rozporządzeniu jednak się pojawiają. Wzór aktu przyjęcia konstrukcji (załącznik 14) wylicza dokumenty, które przegląda komisja, a wśród nich są „dzienniki wykonanych robót”, obok księgi zarządzeń oraz sporządzonych aktów i protokołów. Innymi słowy, gdy przyjdzie czas na akt z załącznika 14, od wykonawcy oczekuje się takich zapisów.

Poza tym dziennik budowy najczęściej wymaga umowa. Zanim zaczniesz budowę, przeczytaj dokładnie, co w niej stoi: kto go prowadzi, jak często jest przedstawiany klientowi i w jakiej formie. Jeśli umowa milczy, i tak go prowadź: będzie potrzebny, niezależnie od tego, czy ktoś o niego prosił.

Jak pomaga w sporze

Spory na budowie są dwojakiego rodzaju: o czas i o pieniądze. Dziennik pomaga w obu.

W przypadku opóźnienia pytanie dotyczy przyczyny i tego, czyja ona jest. Zła pogoda, spóźniona dostawa, brak dostępu do frontu robót, przestój nakazany przez nadzór, oczekiwanie na odpowiedź projektanta: każde z tych zdarzeń to dzień albo tydzień, a umowa zwykle ma procedurę przedłużenia terminu z ich powodu. Ta procedura prawie zawsze wymaga dowodu z samego dnia. Dziennik budowy jest dokładnie tym dowodem, pod warunkiem że prowadzono go na bieżąco.

W przypadku robót dodatkowych pytanie brzmi: co wykonano poza umową, kto to zrobił i w jakim czasie. Zapis typu „4 osoby, 6 godzin, skucie i ponowne zabetonowanie biegu schodowego na polecenie projektanta, wpisane do księgi zarządzeń tego samego dnia” jest podstawą do rozmowy o aneksie. Bez niego zostaje tylko twierdzenie „pracowaliśmy dodatkowo”.

Jest też trzecia korzyść. Gdy podwykonawca składa zestawienie wykonanych robót (wzór z załącznika 19), dziennik pokazuje, czy jego ludzie byli na budowie w dni, za które żąda płatności.

Częste braki

Najczęstszy to wpisy z datą wsteczną. Pięć dzienników wypełnionych w piątek po południu wygląda jak kopie jeden drugiego i zwykle to widać.

Drugi to zapis ogólnikowy. „Roboty przebiegają zgodnie z harmonogramem” nie mówi nic. Jeśli zapis nie odpowiada na pytania kto, gdzie i ile, lepiej, żeby był krótki, ale konkretny.

Trzeci to zapisywanie tylko dobrych dni. Dzień, w którym nie wykonano pracy, też wymaga zapisu: właśnie wtedy trzeba napisać dlaczego.

Często brakuje też wizyt. Nadzór przyszedł, powiedział coś ustnie i nikt tego nie zapisał. Po dwóch miesiącach jedna strona pamięta, że pozwolił, a druga, że zabronił.

I wreszcie zdjęcia bez związku z dniem. Tysiąc ujęć w telefonie kierownika budowy to nie archiwum. Zdjęcie ma wartość wtedy, gdy leży obok zapisu z tej samej daty.

Jak wygląda dziennik budowy w Construction Team

W Construction Team dzienniki budowy są w sekcji Teren. Zasada jest jedna: jeden dziennik na budowę na dzień. System nie pozwala założyć drugiego na tę samą datę, więc nigdy nie ma dwóch wersji tego samego dnia.

Formularz jest podzielony na kilka sekcji:

• Warunki pogodowe - pogoda (słonecznie, deszcz, śnieg, mgła itd.), temperatura minimalna i maksymalna, opady w milimetrach oraz uwagi. Po wybraniu budowy i daty system próbuje sam uzupełnić pogodę na podstawie lokalizacji budowy. To, co wpisano ręcznie, nie jest nadpisywane.
• Brygady i pracownicy - dla każdej brygady: podwykonawca, branża, liczba pracowników i przepracowane godziny. Łączna liczba pracowników i godzin za dzień liczy się automatycznie.
• Dostarczone materiały - materiał, ilość, jednostka i dostawca.
• Sprzęt na budowie - maszyna z rejestru sprzętu albo dowolny tekst dla sprzętu obcego i jednorazowego. Dla maszyny z rejestru wpisuje się jej użycie w godzinach lub dniach.
• Opis dnia - osobne pola na wykonane roboty, opóźnienia i przestoje, BHP i incydenty, gości oraz inne uwagi.
• Zdjęcia - wgrywane przy tworzeniu lub później i przechowywane przy dzienniku z tej samej daty.

Na większości budów brygady i maszyny dziś są te same co wczoraj. Przycisk „Kopiuj z poprzedniego dnia” przenosi je z ostatniego dziennika i poprawia się tylko różnice. Materiały i pogodę wpisuje się na nowo, bo zmieniają się codziennie.

Dziennik ma trzy statusy: Wersja robocza, Złożony i Zatwierdzony. Wersję roboczą edytuje się dowolnie. Przyciskiem „Złóż” trafia do sprawdzenia, a zatwierdzenie wymaga osobnego uprawnienia, więc osoba, która pisze, i osoba, która przyjmuje, mogą być różne. Zatwierdzony dziennik jest zablokowany do edycji, a zespół budowy dostaje powiadomienie. Usunąć można tylko wersję roboczą.

Ze strony szczegółów dziennika pobiera się PDF w formacie A4 z papierem firmowym: pogoda, brygady z łączną liczbą pracowników i godzin, dostarczone materiały, sprzęt, opis dnia i zdjęcia. Na dole są trzy pola na podpisy: Sporządził, Zatwierdził i Nadzór budowy. Trzecie jest celowo puste i podpisuje się je na budowie, jeśli ustalono, że klient widzi dziennik.

Pod zapisem jest „Dyskusja”, wewnętrzny wątek do wyjaśnień między współpracownikami. A gdy w dzienniku pojawi się coś, co wygląda na większy problem (trzeci dzień przestoju z rzędu, powtarzający się incydent), przycisk „Zarejestruj jako ryzyko” przenosi to do rejestru ryzyk z wypełnionymi uwagami o opóźnieniach i BHP.

Więcej o module jest na stronie o dziennikach budowy.

Gdzie to się kończy

Dziennik budowy w systemie nie jest księgą zarządzeń i jej nie zastępuje. Ta zostaje na papierze, zszyta i poświadczona, na budowie.

Brygady są zapisywane według liczby ludzi i godzin, a nie z nazwiska. Godziny konkretnego pracownika są gdzie indziej, w ewidencji czasu pracy.

Użycie sprzętu w dzienniku jest ilością, bez pieniędzy. Wycenia się je w analizie budżetu budowy, która jest za osobnym uprawnieniem.

I wreszcie system nie wie, co działo się na budowie. Przechowuje to, co ktoś zapisał. Jeśli pole opóźnień jest puste, po trzech miesiącach okaże się, że opóźnień nie było.

Od czego zacząć

Wybierz jedną budowę i jedną osobę. Ustalcie, że dziennik wypełnia się codziennie przed wyjściem i zatwierdza najpóźniej do następnego ranka. Pierwszy tydzień zajmie więcej czasu, potem brygady i maszyny się kopiują i zostaje wpisanie samych różnic.

Po miesiącu otwórz dowolną datę i spróbuj powiedzieć, co się wtedy działo. Jeśli zapis odpowiada, dziennik budowy działa.

Powiązane artykuły

• Księga zarządzeń na budowie - kto w niej pisze i co
• Ewidencja czasu pracy na budowie - godziny według budowy i rodzaju prac
• Lista usterek na budowie - drugi codzienny zapis z terenu
• Zarządzanie ryzykiem w budownictwie - kiedy to, co jest w dzienniku, staje się ryzykiem
• Zarządzanie podwykonawcami - jak złożone zestawienie sprawdza się z ludźmi na budowie