Ewidencja pracy na budowie - od listy obecności do kosztu własnego

Na koniec miesiąca lista obecności mówi, że Georgi przepracował 22 dni po 8 godzin. To wystarcza, żeby policzyć jego wypłatę. Nie mówi, na której z trzech budów był ani czy murował, czy rozładowywał samochody. A te dwie odpowiedzi decydują o tym, czy budowa zarabia na robociźnie, czy traci.

Poniżej jest to, co zapisywać, kto powinien to robić i jak zapisy zamieniają się w liczbę, którą można porównać z ofertą.

Dlaczego godziny według projektu to więcej niż lista płac

Robocizna to jedyny duży koszt budowy, który nie przychodzi z fakturą. Materiały przyjeżdżają z dokumentem, wynajęty sprzęt też. Własnym pracownikom płaci się z jednej listy płac dla całej firmy, a jeśli nikt nie zapisał, kto był gdzie, koszt zostaje nieprzypisany.

Zapis według projektu i rodzaju prac robi trzy rzeczy.

Pierwsza to koszt własny. Gdy wiesz, że w projekt weszło 640 godzin murowania, a nie „jacyś ludzie przez dwa tygodnie”, możesz pomnożyć godziny przez koszt jednej godziny i dostać koszt robocizny tych robót. Co wchodzi w pełny koszt robocizny i jak wygląda reszta kalkulacji, opisuje artykuł o koszcie własnym w budownictwie.

Druga to porównanie z ofertą. W każdej cenie jednostkowej jest założona jakaś robocizna. Weźmy przykładowe liczby: na 400 m2 murowania założono 1,2 godziny na metr kwadratowy, razem 480 godzin. Jeśli na budowę poszło 640, różnica to 160 godzin. Przy 12 € za godzinę to 1 920 € tylko na tej pozycji. Bez zapisu według rodzaju prac zobaczyłbyś jedynie, że wynagrodzenia za miesiąc są „trochę wyższe od oczekiwanych”.

Trzecia to raportowanie wobec klienta. Gdy pracujesz za stawkę godzinową albo klient kwestionuje roboty dodatkowe, zapis o tym, kto, co i kiedy zrobił, jest twoim dowodem. Ludzie i godziny zapisane dzień po dniu są też podstawą kontroli kosztów i rozmowy, gdy wycenia się następną ofertę.

Co zapisywać

Cztery rzeczy. Więcej ludzie nie wypełnią.

• Kto. Konkretna osoba, a nie „brygada Ivana”. Jeśli zapisujesz według brygad, niech przynajmniej liczba ludzi na dany dzień będzie dokładna.
• Gdzie. Projekt. Gdy ktoś rano był na jednej budowie, a po południu na drugiej, to są dwa zapisy.
• Ile. Godziny za dzień, z nadgodzinami oddzielonymi od zwykłych godzin. Złączone w jedną liczbę ukrywają zarówno wyższy koszt pracy, jak i jego przyczynę.
• Jakie roboty. To część, której najczęściej brakuje. Nie trzeba schodzić do pozycji przedmiaru. Wystarczy podział zgodny ze sposobem wyceny: szalunki, zbrojenie, murowanie, tynki, roboty ogólne.

Ostatnie wymaga drobnego przygotowania na początku budowy: z góry ustal krótką listę rodzajów prac. Daj ludziom czterdzieści opcji, a wybiorą pierwszą.

Kto wypełnia i kiedy

Są dwa sposoby. W pierwszym każdy wpisuje własne godziny. Zapis jest dokładniejszy, bo człowiek pamięta swój dzień, ale każdy potrzebuje dostępu do systemu i nawyku, by go otwierać. W drugim brygadzista albo kierownik budowy wypełnia za wszystkich. Jest jeden zapis i jest uporządkowany, ale zależy od pamięci i czasu jednej osoby, która ma już dużo na głowie.

Dla obu obowiązują dwa warunki: wypełnia się codziennie, a nie w piątek po południu za cały tydzień, i zatwierdza ktoś inny, kto zna budowę i może powiedzieć „w środę padało i nie robiłeś szalunków”.

Co psuje się na papierze

Papierowy formularz sam w sobie nie jest zły. Problemy biorą się z jego drogi do biura.

Przychodzi za późno. Kartka leży w baraku budowy do końca tygodnia albo miesiąca i trafia do biura, gdy nic już nie da się naprawić. Jeśli murowanie przekracza założenie o jedną trzecią, chcesz o tym wiedzieć w drugim tygodniu, a nie po ostatniej wypłacie.

Nie da się jej przeczytać. Ktoś w biurze przepisuje do Excela pismo pisane na kolanie, a każde przepisanie dokłada błędy.

Wypełnia się ją na oko. Gdy formularz pisze się po fakcie, w każdej komórce jest 8. Godziny wychodzą równe, nadgodziny znikają, a rodzaj prac jest taki, jaki był ostatni.

I wreszcie nie sumuje się. Nawet dokładne kartki to wciąż osobne kartki. Żeby zobaczyć godziny według projektu za miesiąc, ktoś musi je zsumować ręcznie.

Czego wymaga prawo, a czego nie

Zapis według projektu to narzędzie zarządcze. Nie zastępuje dokumentów, które pracodawca prowadzi na podstawie prawa pracy, i lepiej tych dwóch rzeczy nie mylić. Oto, co w Bułgarii mówią Kodeks pracy (KP) i rozporządzenie o czasie pracy, przerwach i urlopach (RCPU).

• Według art. 142 ust. 1 KP czas pracy liczy się w dniach roboczych, dzień po dniu. Ustęp 2 pozwala pracodawcy wprowadzić rozliczanie sumaryczne w trybie określonym rozporządzeniem Rady Ministrów, a według ustępu 3 okres rozliczeniowy wynosi od 1 do 4 miesięcy.
• Tam, gdzie stosuje się rozliczanie sumaryczne, pracodawca zatwierdza imienne grafiki pracy na cały okres i przechowuje je co najmniej 3 lata po jego zakończeniu (art. 9a ust. 1 RCPU).
• Dla nadgodzin prowadzi się specjalny rejestr, a przepracowane w roku nadgodziny zgłasza się inspekcji pracy do 31 stycznia następnego roku (art. 149 KP).
• Na budowie i w miejscu pracy pracodawca ma do dyspozycji organów kontroli kopię wewnętrznego regulaminu pracy i dokumenty o rozkładzie czasu pracy, w tym polecenia pracy w nadgodzinach, a przy rozliczaniu sumarycznym imienne grafiki (art. 403a ust. 1 KP).

Ten artykuł nie jest poradą prawną. Jak dokładnie zorganizować czas pracy w twojej firmie, ustal z księgowym albo prawnikiem od prawa pracy.

Od godzin do kosztu w projekcie

Najpierw godziny sumuje się według projektu i rodzaju prac za okres. Potem mnoży się je przez koszt godziny. To nie jest wynagrodzenie brutto podzielone przez godziny: wchodzą w to także składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, urlop i czas, gdy osoba jest na liście płac, ale nie na budowie. Na końcu otrzymaną liczbę zestawia się z robocizną założoną w ofercie na te same roboty.

Porównanie ma sens tylko wtedy, gdy obie strony są rozbite tak samo. Dlatego rodzaje prac w zapisie muszą wynikać ze struktury oferty, a nie odwrotnie.

Jak to wygląda w Construction Team

Moduł Ewidencja czasu pracy jest w sekcji Teren i ma dwie części: godziny i raporty z robót.

Godziny wpisuje się w tygodniowej siatce od poniedziałku do niedzieli, na stronie Moja ewidencja. Każdy wiersz to projekt i, opcjonalnie, zadanie w tym projekcie, z polem opisu. Kolumny to dni. Nadgodziny wpisuje się w osobnej komórce pod zwykłymi godzinami i sumuje osobno. Każdy użytkownik wypełnia własny tydzień. Po wybraniu „Złóż do zatwierdzenia” tydzień jest dla niego zablokowany, a osoby z prawem zatwierdzania dostają powiadomienie. Zatwierdzający widzi tygodnie według pracownika i może je zatwierdzić albo odrzucić, przy czym powód odrzucenia jest obowiązkowy. Odrzucony tydzień jest odblokowany do poprawy.

Strona Godziny według projektu zbiera to, co zapisano: dla wybranego okresu pokazuje zwykłe i nadgodziny dla każdego projektu, z filtrem tylko na godziny zatwierdzone i eksportem do Excela. Raport jest w godzinach, nie w pieniądzach. Pomnożenie przez koszt godziny i porównanie z ofertą robi się na razie samodzielnie, z własną stawką.

Raporty z robót pojawiły się w wersji 1.15 i służą do pracy płaconej od wykonanej ilości. Kierownik budowy przygotowuje szablon z listą czynności. Każda czynność ma jednostkę miary, stawkę dla pracownika i cenę sprzedaży dla klienta. Pracownik wybiera szablon, projekt i datę i wpisuje ilości, na przykład 18 m2 szalunku. Brygadzista może złożyć raport za pracę całej brygady.

Przy zatwierdzaniu widać, ile zatwierdzono już za tę samą czynność w projekcie, a ilości i stawki można poprawiać wiersz po wierszu. Ceny sprzedaży widzą tylko użytkownicy z prawem zarządzania raportami z robót.

Z zatwierdzonych raportów wynikają dwie rzeczy. Raport wynagrodzeń akordowych liczy ilość razy stawka dla każdego pracownika i ostrzega, gdy za te same dni są też zatwierdzone godziny, żeby tej samej pracy nie zapłacić dwa razy. A z zatwierdzonych raportów jednego projektu powstaje wstępny protokół dla klienta (bułgarskie zestawienie wykonanych robót): tam, gdzie czynność jednoznacznie odpowiada pozycji umowy, używa się ceny z umowy, a czynności bez ceny sprzedaży zostają wewnętrzne i nie trafiają do protokołu.

Obie części odpowiadają na różne pytania. Godziny mówią, ile czasu poszło, raporty z robót mówią, co zrobiono. Firma, która płaci od dniówki, korzysta z pierwszych, a przy akordzie działają te drugie. Więcej o module jest na stronie o ewidencji czasu pracy.

Od czego zacząć

Nie zaczynaj od wszystkich budów naraz. Wybierz jedną, na którą dopiero wchodzisz. Ustal pięć albo sześć rodzajów prac zgodnych z ofertą. Zdecyduj, kto wypełnia, a kto zatwierdza. Po czterech tygodniach zestaw godziny według rodzaju prac z założonymi i zobacz, gdzie się rozchodzą. To pierwsze porównanie zwykle pokazuje też, co poprawić w następnej ofercie.

Powiązane artykuły

• Dziennik budowy - ludzie i sprzęt na budowie, dzień po dniu
• Koszt własny w budownictwie - co wchodzi w pełny koszt robocizny i koszt własny budowy
• Kontrola kosztów w budownictwie - jak śledzić koszty budowy względem budżetu
• Brak rąk do pracy w budownictwie - dlaczego czas ludzi, których masz, jest wart coraz więcej
• Construction Team v1.15 - raporty z robót i pozostałe nowości w wydaniu