Барања за информации до проектантот (RFI) - како прашањата од градилиштето да не се губат

На плочата над третиот кат дрводелците за оплата запираат во десет наутро. Во архитектонскиот цртеж отворот за шахтата е 60 на 80, а во конструктивниот е 60 на 60. Раководителот на градилиштето го вика проектантот, кој вели „направете го 60 на 80, ќе ви испратам детал“. Деталот никогаш не доаѓа. Плочата се бетонира.

Два месеци подоцна конструкторот го гледа отворот и пита кој го одобрил.

Градилиштето прашало правилно и навреме. Изгубен е одговорот, бидејќи дошол по телефон. Барањето до проектантот, што остатокот од светот го нарекува RFI, постои токму за вакви случаи.

Што е RFI и кога се поднесува

RFI (Request for Information) е писмено прашање со број, датум, адресат и рок, на кое се очекува писмен одговор. Најчесто го поднесува изведувачот, а одговара проектантот, понекогаш нарачателот или градежниот надзор.

Поводите се повторуваат од градилиште до градилиште:

• два цртежа си противречат;
• недостасува димензија, кота или детал;
• спецификацијата не кажува каков материјал или класа се бара;
• состојбата затекната на терен не одговара на проектот (стар кабел, поинаква почва, поместена оска);
• наведениот материјал не може да се набави и се предлага замена.

Не секое прашање е RFI. Ако раководителот на градилиштето го праша колегата каде се клучевите од бараката, тоа останува разговор. Мерилото е дали одговорот менува што ќе се гради, колку ќе чини или кога ќе биде готово. Ако менува кое било од трите, прашањето се запишува.

Како се пишува прашање на кое се одговара брзо

Проектантот работи на неколку градилишта истовремено. Барање што го тера да отвори четири цртежи и да телефонира само за да разбере што се бара ќе чека. Доброто прашање содржи четири работи.

Каде. Проект, под-објект, кат, оска, број на цртежот и неговата ревизија. „Кота на плоча +9,00, меѓу оски 3-4 и B-C, цртеж K-07“ го штеди првиот телефонски повик.

Што се гледа. Фактот, без толкување: „Во цртежот A-12 отворот е 60/80 cm, во K-07 е 60/60 cm.“ Фотографија од локацијата и исечок од двата цртежа со заокружена димензија прават повеќе од еден параграф текст.

Што предлагате. Изведувачот обично има мислење што е изводливо. „Предлагаме 60/80 со дополнителна арматура околу отворот според стандардниот детал“ го претвора прашањето во нешто на што може да се одговори со „да“. Предлогот не е задолжителен, но речиси секогаш го скратува чекањето.

До кога ви треба одговорот и зошто. „Оплатата за плочата почнува на 14-ти, одговорот ни треба до 12-ти“ е рок што проектантот може да го вклопи меѓу сѐ друго. Сите пишуваат „итно“.

Добра практика е едно прашање по барање. Пет прашања во едно писмо добиваат три одговори, а барањето останува отворено поради останатите две.

Зошто не се доволни телефонот и четот

По телефон одговорот доаѓа најбрзо, но потоа нема начин да се докаже. Повикот нема датум ниту текст, а по еден месец двете страни го паметат различно.

Четот изгледа подобро бидејќи остава трага. Но трагата е меѓу фотографии од ручек и прашања за испорака на тули. Пораката нема статус, нема рок и не може да одговори на прашањето „кои барања до конструкторот сѐ уште чекаат“. А кога лицето што ја водело групата ќе ја напушти фирмата, историјата заминува со неговиот телефон.

Тоа не значи дека треба да престанете да телефонирате. Јавете се, договорете се, а потоа прашањето и одговорот запишете ги во барањето, со името на лицето што го дало. Одзема две минути, а потоа наместо „ми рече“ имате „еве што одговори на 12-ти“.

RFI, заповедната книга и промените во проектот

Овој дел не е правен совет.

Одговорот на барањето може да биде три различни нешта. Понекогаш е појаснување: проектот бил точен, требало само да се прочита друг цртеж. Понекогаш е упатство како точно да се изведе нешто. А понекогаш е промена на проектот.

За вториот и третиот случај Бугарија има постапка. Според чл. 5, ст. 7 од Наредбата бр. 3 од 31 јули 2003 година за составување на акти и протоколи во градежништвото, упатствата на проектантот, поврзани со неговите авторски права, за точно придржување до проектот што го изработил се впишуваат во заповедната книга и обврзуваат на другите учесници во градежништвото. А според чл. 7, ст. 3, т. 4, буква „в“ од истата наредба, заповедната книга ги содржи сите упатства и наредби поврзани со изведбата на работите, како и несуштинските измени на одобрените проекти пропишани со наредба на проектантот.

Во пракса RFI е работниот документ: ги содржи прашањето, предлогот, преписката и одговорот. Кога одговорот е упатство или несуштинска измена, проектантот го впишува во заповедната книга и дури тогаш обврзува сите на градилиштето. Добра навика е бројот на RFI да се стави во записот во заповедната книга, а датумот на записот да се забележи во RFI. Така секој од двата документа води до другиот.

Која промена е несуштинска ја оценуваат проектантот и градежниот надзор, а не изведувачот. Ако не сте сигурни во која група спаѓа еден одговор, прашајте го надзорот пред да го извршите.

Одговор што ги менува количините или материјалите ја менува и цената. Тогаш RFI е првиот документ во низата што води до анексот, па вреди да се запишат очекуваниот износ и очекуваното задоцнување на денот на прашањето. Во FIDIC договорите оваа низа е опишана најдетално, со изрична постапка за промени.

Како се следи рокот за одговор

Барање без рок лесно останува без одговор. Рокот се брои наназад: од денот кога работата на тоа место мора да почне одземете ги деновите за нарачка и подготовка. Ако договорот утврдува рок за одговор на барања, запишете го тој.

Рокот има значење само ако некој го следи. Затоа секое барање има лице во вашата фирма што е одговорно за него: потсетува, телефонира, го затвора прашањето кога одговорот е извршен. Тоа лице не е адресатот. Адресатот го должи одговорот, одговорникот се грижи да биде примен.

Еднаш неделно, најдобро на состанокот на градилиштето, преминете ги отворените барања: кои задоцнуваат, кои ја задржуваат работата и кои веќе имаат одговор, а никој не ги затворил. Одговорено барање што останува отворено го прави списокот бескорисен, бидејќи повеќе не покажува што навистина чека.

Кога одговорот доцни и работата запира, запишете го тоа и во дневникот на градилиштето за тој ден. Барањето покажува кога сте прашале, дневникот покажува што ве чини чекањето.

RFI во Construction Team

Во Construction Team барањата се во делот Терен, под името „Барања (RFI)“. Секое добива број составен од шифрата на проектот: за проект со шифра LOZ тие одат RFILOZ-001, RFILOZ-002 и натаму.

Што се пополнува. Објектот, предметот и прашањето се задолжителни. Останатото е по избор: под-објект, договор, приоритет, внатрешен одговорник, надворешен адресат и рок за одговор. Нема посебно поле за предлог, тој се пишува во прашањето. Фотографии и датотеки се прикачуваат на барањето, при создавањето или подоцна.

Место на цртежот. Ако за објектот има качени цртежи, барањето може да се закачи на точното место на листот. Едно барање може да стои на неколку цртежи, што е практично токму кога прашањето е за неусогласеност меѓу два од нив.

Статуси. Има пет: „Нацрт“, „Отворено“, „Одговорено“, „Затворено“ и „Поништено“. Со „Поднеси“ нацртот станува отворено барање и се запишува датумот на испраќање. Кога ќе дојде одговор, се запишува кој го дал и кога. Уредување е можно само во „Нацрт“ и „Отворено“. По одговорот барањето е заклучено, па никој не може да го препише прашањето за да му одговара на одговорот. Може да се избрише само нацрт, а непотребно барање се поништува и останува во историјата.

Одговорник и адресат. „Внатрешен одговорен“ е колегата што го води барањето. „Надворешен адресат“ е фирмата меѓу вашите партнери за која е прашањето: проектант, нарачател, надзор.

Одговор без профил. Проектантот обично нема најава во вашиот систем. При „Поднеси“ можете да му испратите покана по е-пошта со врска до страница што не бара најава. Таму го гледа прашањето и прикачените датотеки, го пишува одговорот и качува свои датотеки. Поднесен одговор го менува статусот во „Одговорено“, а внатрешниот одговорник добива известување. Врската важи 90 дена и може да се повлече. Поканата работи ако во поставките на фирмата е вклучено „Дозволи јавен пристап за RFI“. Можете и да ја прескокнете поканата и барањето да го водите само внатрешно.

Две одделни нишки. „Дискусија“ е за колегите и никогаш не излегува надвор. „Кореспонденција“ е со надворешниот адресат, а тој пишува во неа од истата јавна страница. Одговор во кореспонденцијата не е одговор на барањето и не го менува статусот. Тука се запишува и одговор примен по друг канал: ја штиклирате опцијата за запишување одговор примен по телефон или е-пошта и го внесувате името на лицето што го дало. Ова е местото за телефонскиот повик од почетокот на оваа статија.

Рок. Барање со статус „Отворено“ и поминат рок за одговор се смета за задоцнето. Списокот има бројач „Задоцнети“ и филтер „Само задоцнети“, а потсетник се испраќа за рок што наближува и за поминат рок.

Влијание. Два прекинувачи: „Финансиско влијание“ со проценет износ и „Влијание врз динамиката“ со проценети денови задоцнување. Кога барањето има влијание врз трошокот и е поврзано со договор, на него се појавува копче „Создај анекс“. Тоа отвора нов анекс со пополнет предмет, повикување на бројот на барањето и една позиција за внесениот износ. Сѐ може да се исправи пред зачувувањето, а потоа барањето покажува врска до анексот.

Ризик. Ако прашањето е симптом на поголем проблем во проектот, „Заведи како ризик“ го преместува во регистарот на ризици со пополнети предмет, опис и влијание.

Списокот се извезува во Excel, CSV и PDF според тековните филтри. Датотеката ги има и датумите на испраќање и одговор, па се гледа колку долго чекало секое барање.

Повеќе за модулот има на страницата за барања (RFI).

Докаде оди

Системот не впишува ништо во заповедната книга. Книгата е на хартија, на градилиштето, а записот во неа го прави проектантот. Во барањето можете да забележите дека е впишано и кога, на пример во дискусијата или како прикачена фотографија од страницата од книгата.

Рокот за одговор го поставувате вие. Системот не знае што пишува во вашиот договор.

И ниту еден софтвер не го тера проектантот да одговори. Ви дава јасен список што сте прашале, кога, кого и колку дена чекате.

Од каде да се почне

На следното градилиште договорете се само за едно: секое прашање до проектантот што ја менува работата добива број. По првите десет барања ќе имате список што брзо се преминува на состанокот на градилиштето и ќе знаете на кои прашања се одговара за еден ден, а на кои за три недели.

Поврзани статии

• Заповедна книга на градилиште - кој пишува во неа и што
• Дневник на градилиште - каде да се запишат застоите додека чекате одговор
• Список со дефекти на градилиште - кога нејасниот детал веќе е изграден погрешно
• Управување со ризици во градежништвото - RFI како рано предупредување за ризик во проектот
• FIDIC договори во градежништвото - како промените стигнуваат до цената и времето