Софтвер за управување со градежна компанија - придобивки од еден поврзан систем

Повеќето градежни компании не почнуваат со еден систем. Почнуваат со Excel за количините, Word за договорите, сметководствена програма за фактурите, Viber за градилиштето и папка во облак за цртежите. Секоја од овие програми си ја завршува работата. Проблемот е меѓу нив.

Оваа статија е за тоа што се менува кога софтверот за управување со градежна компанија ги покрива сите процеси, од понудата до магацинот, кога тоа навистина се исплаќа и на што да внимавате кога ја избирате програмата со која ќе работите следните неколку години.

Каде се губат пари и нерви

Замислете еден обичен месец. Понудата е во една датотека, а кога ќе ја добиете, некој ја препишува во договор. Сертификатите за плаќање се прават од договорот, фактурите од сертификатите, а фактурите одат кај сметководителот. На секој чекор податоците се внесуваат одново, а секој внес е шанса за грешка.

Грешките ретко се видливи веднаш. Цената на една позиција се разликува меѓу понудата и сертификатот. Количината во сертификатот има една нула повеќе. Фактурата е издадена за стара верзија на збирот. Дознавате на крајот на месецот кога треба да се усогласува, или уште полошо, кога нарачателот ќе забележи прв.

Се губи и работно време. Оној што го подготвува месечниот извештај губи два дена да собира бројки од различни датотеки и да ги лепи во една табела. За анализа не останува ни час.

Што треба да покрива софтверот за градежна компанија

Колку е покриеноста поцелосна, толку помалку податоци се препишуваат. За градежна компанија тоа обично значи:

• понуди и тендери, заедно со пресметките на количини приложени кон нив;
• договори со нарачатели и подизведувачи, вклучувајќи аванси и гарантни задржувања;
• сертификати за плаќање врзани за договорот;
• фактури, трошоци, плаќања и банкарски сметки;
• залихи, материјали и преноси меѓу градилишта;
• работа на градилиште: дневници, динамички планови, недостатоци, цртежи;
• извештаи и анализи по проект, договор и компанија.

Не мора да почнете со сѐ. Важно е програмата да може да ги поврзе кога ќе дојде нивниот ред.

Придобивки од сеопфатен градежен софтвер

Придобивките не се во бројот на модули, туку во тоа како се поврзани. Еве што се менува во пракса.

Податоците се внесуваат еднаш. Една позиција од понудата станува позиција во договорот, потоа во сертификатот и во фактурата. Никој не ја препишува, па нема каде да се појави разлика.

Потоа доаѓа нешто што во расфрлени системи е речиси невозможно: на прашањето „колку остана по овој договор“ можете да одговорите за минута. Ја знаете вредноста на договорот, што е сертифицирано, што е фактурирано и што е платено. Не мора никого да викате.

Контролата на трошоците станува реална. Кога трошоците на градилиштето се евидентираат во моментот кога настануваат, пречекорувањето го гледате додека уште можете нешто да направите. Во посебни табели го гледате кога е доцна, видете и како да ги контролирате трошоците на градилиште.

И правата на пристап се средени. Во Excel секој што има пристап до датотеката може да менува сѐ. Во еден систем сметководителот ги гледа фактурите, раководителот на градилиште го гледа своето градилиште, а подизведувачот гледа само што се однесува на него. Секоја промена остава трага: кој што променил и кога.

И на крај, работата не зависи од еден човек. Ако цените и количините живеат само во личната табела на колега, а тој е на одмор или болен, неговите сертификати чекаат. Кога се во системот, некој друг со соодветни дозволи ги завршува.

Што не добивате

Праведно е да се каже и спротивното. Еден систем нема да поправи процес што е нејасен. Ако никој во компанијата не знае кој ги одобрува сертификатите, програмата само ќе го направи тоа прашање повидливо. Затоа воведувањето е добар момент да се средат правилата, а не само да се смени алатката.

Еден систем, односно ERP за градежништво или специјализирана градежна платформа, исто така не им треба на сите. Компанија со едно градилиште, двајца луѓе и едноставна понуда може да се снајде со табела, како што покажува споредбата Construction Team и Excel. Проблемите почнуваат со второто и третото истовремено градилиште, со повеќе луѓе во тимот и со нарачатели што бараат прецизни извештаи.

Кога е моментот

Неколку знаци дека расфрланите алатки веќе ве чинат повеќе отколку што мислите:

• извештај за еден проект значи отворање на повеќе од три датотеки;
• збировите во сертификатот и во фактурата се разликуваат и никој не знае кој е точен;
• не можете брзо да кажете колку сте му платиле на подизведувач;
• на нов колега му требаат недели да се снајде, бидејќи сѐ е „во нечија глава“;
• на крајот на месецот некој останува до доцна да го состави извештајот.

Ако препознавате два или три од нив, вреди да погледнете еден систем. Ако не препознавате ниту еден, веројатно сѐ уште не ви треба.

Како да изберете софтвер за управување со градежни проекти

Тука најлесно се греши, затоа што секоја демонстрација изгледа убедливо. Еве што вреди да се спореди.

Прво, врската меѓу документите (понуди, договори, пресметки на количини, сертификати, фактури). Прашајте како се стигнува од понудата до сертификатот и фактурата. Ако одговорот е „извезувате и увезувате“, врската не е вградена. Сакате да ја видите целата низа изведена за еден реален договор.

Второ, градежната логика. Општа програма за фактурирање не знае што е привремен сертификат за плаќање, пресметка на количини или гарантно задржување. Ако мора да ги симулирате со обични документи, секој ден ќе се борите со програмата. Проверете дали документите се оние што навистина ги користите.

Трето, улоги и права. Кој што гледа и менува и дали има дневник на промени. Ова е особено важно ако работите со подизведувачи.

Четврто, работа од градилиште. Ако раководителот на градилиште не може да ги отвори податоците од телефон, тој ќе продолжи да ги пишува во Viber, а системот ќе заостанува зад реалноста.

Пето, како се излегува. Можете ли да ги извезете вашите податоци во погоден формат? Компанија што не може да си замине е заложник и на цената и на условите.

Шесто, колку брзо се започнува. Системите што бараат месеци воведување и консултанти често чинат повеќе за поставување отколку една година употреба. Побарајте реално време до првиот документ, а не до „целосното воведување“. Повеќе за видовите системи и нивните компромиси има во прегледот на градежен софтвер.

Како да започнете без да запрете со работа

Најчестата грешка е обидот сѐ да се префрли одеднаш. Тимот се преоптоварува, а првите тешкотии ја убиваат желбата за промена.

Подобро е да изберете еден процес и едно ново градилиште. Почнете таму каде најмногу боли, обично пресметките на количини и понудите, или сертификатите и фактурите. Оставете го тимот така да работи еден-два месеца, додека не се навикне и јасно не ја видите придобивката. Потоа додавате магацин, работа на градилиште и финансиски извештаи. Поширок поглед на овој пат има во водичот за дигитализација на градежна компанија.

Старите проекти не треба да се префрлаат. Тие завршуваат по старо, а новите се водат во системот.

Како да изберете софтвер за управување со градежништво: накратко

Поврзаниот софтвер за управување со градежни проекти не ја прави компанијата поголема. Ја прави подобро организирана: сите знаат каде е информацијата, збировите се исти насекаде, а сопственикот ја гледа состојбата на бизнисот без да прашува. Изберете според тоа дали документите се поврзани меѓу себе, дали програмата го разбира градежништвото и дали вашиот тим навистина ќе ја користи, а не според должината на списокот со функции.

Ако сакате да видите како тоа изгледа во градежна компанија, Construction Team ги покрива процесите од понудата до магацинот и градилиштето на едно место. Можете да започнете со бесплатна сметка и да испробате еден реален проект.