Од потреба на градилиштето до испорачана и фактурирана стока: барања за материјали со одобрување, нарачки до добавувачи со автоматско испраќање по е-пошта и PDF, прием на стока и тростепено усогласување на нарачани, испорачани и фактурирани количини.
Барања по телефон, нарачки во Excel, фактури без врска со испораката - тоа е реалноста без специјализиран софтвер за набавки. Синџирот барање → нарачка → испорака → фактура ги менува правилата.
Градилиштето бара материјал усно или по телефон, без запис. Барањето за материјали чува кој, кога и зошто побарал - пред да потрошите нешто.
Нарачка до добавувач излегува по е-пошта без одобрување и без врска со реална потреба. Барањето со тек на одобрување спречува купување „по чувство".
Фактурата пристигнува, но никој не проверува спрема она што е нарачано и испорачано. Тростепеното усогласување ги споредува нарачаното, испорачаното и фактурираното за секој ред - пред плаќање.
Барањето се покрива со нова нарачка, иако материјалот веќе го има во магацинот. Автоматската покриеност ја резервира достапната количина пред да предложи нарачка.
Construction Team го поврзува градилиштето, магацинот и сметководството во еден синџир.
Раководителот на градилиште бара артикли и количини - без цени. Барањето минува низ тек на одобрување (по избор) и покажува покриеност во реално време.
Нарачката носи добавувач, цени, валута, магацин за испорака и рок. Се создава од одобрени барања - со зачувана врска до потребата - или директно рачно.
Едно кликнување генерира PDF на нарачката и ја испраќа на регистрираната е-пошта на добавувачот. Статусот се менува во „Испратена" - повторното отворање никогаш не испраќа второ писмо.
Системот ја резервира достапната залиха пред да предложи нарачка за остатокот. Покриеноста се пресметува при секоја промена - резервација, нарачка, испорака.
Испораката создава складово движење, однапред пополнето со преостанатите количини и цени од нарачката. Примените количини се собираат по ред - неколку делумни испораки се нормални.
Поврзувањето на влезна фактура со нарачката ги распределува сумите по артикл, ја зголемува фактурираната количина и ја носи нарачката до „Завршена" штом биде целосно фактурирана - точно едно книжење, без дуплирање.
Четири чекори од потреба до платена фактура:
Градилиштето создава барање за материјали со артикли и количини. Одобрувач го потврдува - или одобрувањето е исклучено во поставките за помали фирми.
Достапната залиха во магацинот се резервира автоматски. За остатокот создавате нарачка до добавувач - со цени, валута и рок - директно од одобреното барање.
Нарачката се испраќа по е-пошта со PDF. Кога стигне стоката, ја примате спрема нарачката - примените количини се собираат по ред.
Ја поврзувате фактурата на добавувачот со нарачката. Системот го усогласува нарачаното, испорачаното и фактурираното и ја носи нарачката до „Завршена" при целосно совпаѓање.
Погоден за секоја градежна фирма со активни набавки:
Бара што му треба на градилиштето, без да се занимава со цени и добавувачи. Го гледа статусот на барањето сè до реалната испорака.
Работи од филтерот „Чекаат нарачка" - одобрени потреби без нарачка. Избира добавувач, цена и рок од номенклатурата.
Тростепеното усогласување открива разлики во количина и цена пред плаќање. Точно едно книжење за испорака и фактура - без дуплирање.
Целосна следливост - која потреба довела до која нарачка и која фактура. Контрола врз трошоците по градилиште.
Зошто специјализираниот софтвер ги заменува рачните барања и нарачки:
| Карактеристика | Excel + е-пошта | Construction Team |
|---|---|---|
| Барање од градилиштето | Телефонски повик или порака | Документ со одобрување и историја |
| Покриеност од магацин | Рачна проверка на залихи | Автоматска резервација пред нарачка |
| Нарачка до добавувач | Word/Excel образец, рачна е-пошта | PDF генериран и испратен автоматски |
| Испорака | Белешка во тетратка | Прием на стока спрема нарачката, по ред |
| Усогласување со фактура | Рачна споредба | Тростепено усогласување нарачано/испорачано/фактурирано |
| Книжење | Ризик од двојно книжење | Точно едно книжење, без дуплирање |
| Следливост | Нема врска меѓу барање, нарачка и фактура | Целосен синџир од потреба до плаќање |
Да. Нарачка може да се создаде директно, без барање - погодно за мали или итни набавки. Врската до барање е за следливост, не е задолжителна.
Барањето минува Нацрт → Поднесено → Одобрено. Ако фирмата го исклучи задолжителното одобрување во поставките, поднесеното барање автоматски станува одобрено.
Покриеноста е збир од резервираното од магацинот и количината на активни нарачки, ограничена до бараната количина. Не значи дека материјалот е физички на градилиштето - реалното издавање останува складова операција.
За секој ред од нарачката системот го споредува нарачаното, испорачаното и фактурираното количество, плус цената по нарачка со цената по фактура. Разликите се прикажуваат како предупредувања - не блокираат ништо, туку насочуваат внимание пред плаќање.
Вишокот се прифаќа и се означува како прекумерна испорака. Покриеноста на барањето никогаш не ја надминува бараната количина.
Точно еднаш. Ако фактурата пристигне прва, движењето на испораката не создава книжење. Ако испораката е прва, нејзиното книжење се сторнира кога ќе се поврзе фактурата - без дуплирање.
Да, доколку се за ист добавувач. Секој ред чува врска до својот ред од барањето, така што испораката ја ажурира точната барање - дури и кога две барања бараат ист артикл за различни градилишта.
Бесплатен пробен период од 14 дена. Без кредитна картичка.
Регистрирајте се бесплатно