Листа со забелешки на градежен објект: од заведување до прифаќање, за да нема спор

Во среда навечер во групниот чат пишува: „еј, онаа пукнатина до столбот на четврти, поправена ли е". Оттаму натаму тројца луѓе прелистуваат нагоре, бараат слика, наоѓаат друга слика од друга пукнатина, и на крај некој вели дека му се чини оти молерите биле таму минатата недела.

Примопредавањето е во четврток наутро.

Скапото во оваа приказна не е пукнатината. Таа е половина ден работа со материјал за триесет евра. Скапо е тоа што никој не може да покаже кога е забележана, кому му е кажано и дали некој ја прифатил по поправката. Кога го нема таквиот запис, прашањето се решава на друг начин - по тоа кој има подобро памтење и поцврст глас. Обично плаќа сопственикот на објектот.

Зошто доаѓа до спор

Листата со забелешки ретко пропаѓа затоа што луѓето не знаат што треба да се поправи. Тоа обично сите го знаат. Проблемот е во записот.

Најчесто недостасува авторот и датумот. „Му кажав на лице место" не е запис, а по две недели двете страни паметат поинаку, и двете паметат искрено. Недостасува и рокот, а забелешка без датум до кога треба да биде готова е само желба - нема спрема што да се каже дека доцни.

На крај недостасува и сликата. Не било која, туку онаа направена со телефонот во моментот на откривањето, пред некој да допрел нешто. Таа го покажува состојбата таква каква што била, и затоа тежи повеќе од три страници опис. Без неа разговорот е збор против збор, а во збор против збор победува поупорниот.

Оттука натаму покажувам како изгледа водењето на таква листа во Construction Team. Демото подолу поминува низ целиот живот на една забелешка.

Една забелешка, одблизу

Секоја забелешка е посебен запис со свој број, а бројот се составува од кодот на објектот: за објект со код LOZ забелешките одат DEFLOZ-001, DEFLOZ-002 и така натаму. Ситница на прв поглед, но на терен врши работа. Бројот се пишува со креда до самата пукнатина, а потоа се наоѓа во листата за секунди.

При заведувањето задолжителни се две работи: објектот и насловот. Останатото се пополнува ако е познато во моментот, а тоа не е малку - подобјект, кат и оска во слободен текст, внатрешен одговорен, подизведувач, рок, категорија, приоритет. Само две задолжителни полиња е намерна одлука. Забелешка заведена на брзина, додека човекот го обиколува катот, врши повеќе работа од забелешка што воопшто не е заведена затоа што формуларот побарал дванаесет работи, а обиколката морала да продолжи.

Сликите се качуваат на серверот откако записот веќе постои. На објект со слаба врска тоа е разликата меѓу завршена обиколка и обиколка заглавена на третиот кат.

Ако објектот има качено цртежи, забелешката може да се закачи и како пин директно врз листот. Тогаш локацијата не се опишува со зборови, туку се покажува, а текстот за локацијата се пополнува сам.

Готово не значи прифатено

Статусите се пет: отворена, во тек, за преглед, затворена и вратена. Движењето меѓу нив не е слободно. Од „за преглед" се излегува само во две насоки - прифаќање или враќање на доработка.

Причината не е љубов кон процедурите. Изведувачот ја означува забелешката како готова; затворањето останува за оној што одговара за квалитетот, а системот запишува кој прифатил и во кој момент. Ако двете дејства се соберат во едни раце, забелешката ја затвора истиот што ја поправил, и записот повеќе ништо не докажува.

Задоцнета е забелешката со изминат рок, која сѐ уште не е затворена или вратена. Прифатената престанува да се брои како задоцнета, иако датумот си останува ист. Секое утро во седум тргнува потсетник за роковите што се приближуваат или веќе изминале, а колку дена однапред да гледа се подесува.

Листата за подизведувачот

Покрај листата на екранот има и извоз за конкретен изведувач: PDF со неговите забелешки по тековните филтри, со сликите и со соодветните цртожни листови. Тоа е документот што оди кај фирмата за фајанс, наместо да ѝ се препраќаат четиринаесет пораки од четири различни дена. Коментарите по забелешките намерно не влегуваат во него, зашто се внатрешна работа, а листот излегува надвор.

Има и поле за очекувано финансиско влијание, односно колку ќе чини отстранувањето. Не е задолжително, но кога ќе се пополни, разговорот за одбивање од следниот акт започнува со број.

Докаде стигнува

Внесување од датотека нема. Забелешките се заведуваат во системот; извоз има, во Excel, CSV или PDF, но обратната насока ја нема. Стара листа во табела се пренесува рачно, а ако објектот е кон крајот и во една датотека стојат четиристотини редови, тоа е ден работа и добро е да се знае однапред.

Листата не го заменува записникот за прием. Таа е работната алатка што води до записникот.

И не решава кој е виновен. Запишува кој што кажал и кога, толку. Како ќе се распредели одговорноста си останува разговор меѓу луѓе, само што разговор со датуми.

Кога се исплатува

Водењето на таква листа се исплатува во моментот кога заведувањето на една забелешка одзема помалку време од спорот што го спречува. Затоа две задолжителни полиња и број што се составува сам вршат повеќе работа од детален формулар што никој не го пополнува додека врне, а телефонот се држи со една рака.

А прашањето од среда навечер има одговор за триесет секунди: датум на заведување, слика од оној ден и името на човекот што ја прифатил поправката.

Поврзани статии

• Управување со подизведувачи во градежништвото - забелешките по подизведувач и ослободувањето на задршките
• Управување со ризици во градежништвото - кога дефектот ќе прерасне во ризик