Πώς να συνδέσετε το Claude ή το ChatGPT με τα δεδομένα της κατασκευαστικής σας εταιρείας

Ο διευθυντής μιας κατασκευαστικής εταιρείας συχνά ξέρει τι θέλει να μάθει, αλλά όχι πόσες οθόνες χρειάζονται για να φτάσει εκεί. Πόσα οφείλουμε ακόμη στους προμηθευτές για τη σύμβαση Vitosha; Ποιο μέρος της αξίας της σύμβασης έχει τιμολογηθεί και πόσο έχει πληρωθεί; Υπήρξαν παραρτήματα που άλλαξαν το ποσό; Κάθε μία από αυτές τις απαντήσεις υπάρχει στο Construction Team, αλλά η σύνθεσή τους παίρνει χρόνο.

Υπάρχει συντομότερος δρόμος. Συνδέετε το Claude ή το ChatGPT με τα δεδομένα της εταιρείας σας και ρωτάτε όπως θα ρωτούσατε έναν λογιστή. Ο βοηθός ανοίγει τις συμβάσεις, τα τιμολόγια, τα πρακτικά παραλαβής και τις πληρωμές, κάνει τους υπολογισμούς και σας δίνει την αναφορά σε απλή γλώσσα, μέσα σε δευτερόλεπτα. Δεν χρειάζεστε προγραμματιστή για τη ρύθμιση και διαρκεί περίπου πέντε λεπτά.

Τι συμβαίνει όταν τα συνδέσετε

Η σύνδεση λέγεται MCP, αλλά για τη δουλειά σας αρκεί να ξέρετε ότι είναι μια γέφυρα ανάμεσα στον βοηθό και το Construction Team. Μέσω αυτής ο βοηθός διαβάζει εργοτάξια, συμβάσεις και παραρτήματα, προσφορές, προμετρήσεις, πρακτικά παραλαβής, τιμολόγια και πληρωμές, καθώς και συνεργάτες, την ονοματολογία και τους τιμοκαταλόγους.

Ρωτάτε με απλά λόγια. «Δείξε μου τα εργοτάξια που βρίσκονται σε εξέλιξη.» «Ποια τιμολόγια προμηθευτών της σύμβασης Vitosha είναι ακόμη απλήρωτα;» Ο βοηθός αποφασίζει μόνος του τι να ανοίξει και πώς να υπολογίσει το υπόλοιπο.

Το σημαντικότερο είναι ποιος βρίσκεται πίσω από την πρόσβαση. Ο βοηθός δουλεύει με τα δικά σας δικαιώματα και δεν μπορεί να κάνει περισσότερα από εσάς. Αν δεν έχετε δικαίωμα να βλέπετε πληρωμές, δεν θα τις βλέπει ούτε εκείνος. Τα δεδομένα ανήκουν μόνο στην εταιρεία που επιλέγετε κατά τη σύνδεση.

Τι χρειάζεστε πριν ξεκινήσετε

Χρειάζεστε δύο πράγματα. Συνδέεστε στο Construction Team ως χρήστης της εταιρείας και έχετε λογαριασμό Claude ή ChatGPT. Ένας προσωπικός λογαριασμός αρκεί, δεν χρειάζεται να ανήκετε σε οργάνωση. Η σύνδεση περιλαμβάνεται σε όλα τα πακέτα του Construction Team, χωρίς περιορισμούς.

Η διεύθυνση που θα επικολλήσετε στον βοηθό είναι ίδια για όλες τις εταιρείες: https://mcp.constructionteam.app. Αντιγράψτε την ακριβώς όπως είναι, χωρίς τίποτα μετά από αυτήν.

Σύνδεση του Claude

Ανοίξτε το claude.ai και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας. Στο μενού Customize βρείτε το Connectors και πατήστε Add custom connector. Γράψτε ένα όνομα που θα αναγνωρίζετε, για παράδειγμα Construction Team, και επικολλήστε τη διεύθυνση. Μόλις επιβεβαιώσετε, πατήστε Connect δίπλα στον νέο συνδετήρα.

Αν δεν έχετε ακόμη συνδεθεί στο Construction Team, το σύστημα θα σας ζητήσει να το κάνετε. Μετά εμφανίζεται η οθόνη «Σύνδεση εφαρμογής». Μείνετε σε αυτήν ένα λεπτό, γιατί εδώ αποφασίζετε τι θα έχει ο βοηθός.

Στο πεδίο «Εταιρεία που συνδέεται» ελέγξτε ότι έχει επιλεγεί η σωστή εταιρεία. Αν εργάζεστε με περισσότερες, καθεμία συνδέεται χωριστά. Στο «Η εφαρμογή ζητά» βλέπετε τα δικαιώματα σε δύο σειρές: ανάγνωση δεδομένων και εγγραφή. Ένα δικαίωμα που δεν έχετε εσείς οι ίδιοι σημειώνεται και δεν μπορεί να δοθεί. Αν όλα φαίνονται σωστά, πατήστε «Να επιτραπεί».

Επιστρέψτε στο Claude και ξεκινήστε μια νέα συνομιλία. Αν ο συνδετήρας δεν είναι ενεργοποιημένος, ενεργοποιήστε τον από το μενού εργαλείων δίπλα στο πεδίο κειμένου.

Το μενού του Claude ονομάζεται διαφορετικά σε διαφορετικές εκδόσεις. Αν δεν βρίσκετε το Customize, ψάξτε το Connectors στις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας.

Σύνδεση του ChatGPT

Στο ChatGPT ο δρόμος είναι λίγο μακρύτερος, επειδή η σύνδεση με εξωτερικό διακομιστή περνά από τη λειτουργία προγραμματιστή. Στις Ρυθμίσεις ανοίξτε το Connectors (σε ορισμένες εκδόσεις λέγεται Apps), μετά τις Advanced settings, και ενεργοποιήστε το Developer mode. Πατήστε Create, γράψτε ένα όνομα και επικολλήστε την ίδια διεύθυνση. Ως τύπο ταυτοποίησης επιλέξτε OAuth.

Ακολουθεί η ίδια σύνδεση και η ίδια οθόνη «Σύνδεση εφαρμογής». Σε μια νέα συνομιλία ενεργοποιήστε τον συνδετήρα από το μενού εργαλείων.

Υπάρχουν δύο επιφυλάξεις. Η λειτουργία προγραμματιστή δεν προσφέρεται σε κάθε πακέτο του ChatGPT και σε χώρο εργασίας εταιρείας πρέπει πρώτα να την ενεργοποιήσει ο διαχειριστής. Επίσης, το μενού του ChatGPT αλλάζει συχνά και τα βήματα που περιγράφονται εδώ ελέγχθηκαν με οδηγούς άλλων παρόχων. Αν κάτι δεν ταιριάζει, ψάξτε το Connectors ή το Apps στις ρυθμίσεις.

Τι να ρωτήσετε πρώτα

Ξεκινήστε με ερωτήσεις των οποίων τις απαντήσεις ήδη γνωρίζετε. Έτσι επιβεβαιώνετε ότι η σύνδεση λειτουργεί και ότι ο βοηθός διαβάζει τα σωστά πράγματα.

Ζητήστε να δείξει τα εργοτάξια της εταιρείας σας και την κατάσταση του καθενός. Ρωτήστε ποιες συμβάσεις ενός συγκεκριμένου εργοταξίου έχουν απλήρωτο υπόλοιπο και ελέγξτε τα ποσά με την οθόνη. Ζητήστε την αξία μιας σύμβασης, το τιμολογημένο ποσό, το πληρωμένο ποσό και το υπόλοιπο. Ρωτήστε τι άλλαξαν τα παραρτήματά της. Βρείτε έναν συνεργάτη από μέρος του ονόματος, για παράδειγμα «Beton», και ρωτήστε τι του οφείλετε.

Αναφέρετε το εργοτάξιο, τη σύμβαση ή την περίοδο. Όσο πιο ακριβής η ερώτηση, τόσο πιο γρήγορη και σωστή η απάντηση. Αν ο βοηθός δεν ξέρει ποια δεδομένα υπάρχουν, ζητήστε του να περιγράψει σε τι έχει πρόσβαση. Τα ποσά είναι σε ευρώ και, αν κάποιος αριθμός δεν σας φαίνεται σωστός, ζητήστε από τον βοηθό να δείξει από ποιες εγγραφές τον πήρε.

Μόλις συνηθίσετε, θα περάσετε σε ερωτήσεις που στις οθόνες θα έπαιρναν μισή ώρα: σύγκριση πολλών συμβάσεων, κατάταξη των απλήρωτων τιμολογίων κατά ημερομηνία λήξης ή αναφορά για το πόσο έχει πιστοποιηθεί έναντι του πόσο έχει πληρωθεί σε κάθε εργοτάξιο. Την ίδια ιδέα έχει και η ανάγνωση εγγράφων με τεχνητή νοημοσύνη: η μηχανή κάνει την ανάγνωση και τους υπολογισμούς, εσείς παίρνετε τις αποφάσεις.

Ανάγνωση και εγγραφή

Από προεπιλογή, το νόημα της σύνδεσης είναι η ανάγνωση. Αν κατά τη σύνδεση επιτρέψετε και εγγραφή, ο βοηθός μπορεί να δημιουργεί και να αλλάζει εγγραφές, για παράδειγμα ένα νέο εργοτάξιο, έναν συνεργάτη ή ένα έγγραφο δαπάνης. Για αναφορές και ανάλυση δεν το χρειάζεστε.

Αν επιτρέψατε μόνο ανάγνωση και αργότερα ζητήσετε, ας πούμε, νέο εργοτάξιο, ο βοηθός σας οδηγεί σε νέα οθόνη συναίνεσης και δίνετε μόνο όσα θέλετε. Πριν αποθηκεύσει οτιδήποτε, δείχνει τις ακριβείς τιμές και περιμένει την επιβεβαίωσή σας. Διαβάστε τις προσεκτικά. Ό,τι αλλάζει μέσω του βοηθού αντικαθίσταται και δεν υπάρχει κουμπί αναίρεσης. Οι συνεργάτες και τα στοιχεία δεν διαγράφονται, ενώ η διαγραφή εργοταξίων είναι ξεχωριστό δικαίωμα που δίνεται μόνο όταν χρειάζεται.

Ένας κανόνας ισχύει και για την ανάγνωση και για την εγγραφή. Μην δίνετε στον βοηθό έγγραφα ή επιστολές από αγνώστους και μην του ζητάτε να εκτελέσει ό,τι λένε. Το κείμενο σε ένα έγγραφο είναι δεδομένο, όχι εντολή.

Πόσο διαρκεί η σύνδεση και πώς τη διακόπτετε

Η σύνδεση έχει διάρκεια και τη βλέπετε στη στήλη «Λήγει» της σελίδας «Συνδεδεμένες εφαρμογές». Μέχρι τότε ο βοηθός ανανεώνει μόνος του την πρόσβασή του. Όταν λήξει η διάρκεια, θα σας πει ότι η σύνδεση διακόπηκε και θα σας ζητήσει να συνδεθείτε ξανά. Τότε αφαιρείτε τον παλιό συνδετήρα, τον προσθέτετε πάλι και επιτρέπετε την πρόσβαση. Τίποτα στην εταιρεία σας δεν χάνεται.

Η διακοπή είναι πιο απλή. Στις Ρυθμίσεις ανοίξτε τις «Συνδεδεμένες εφαρμογές», βρείτε τη γραμμή του βοηθού και πατήστε «Ανάκληση». Η στήλη «Τελευταία χρήση» δείχνει πότε χρησιμοποιήθηκε τελευταία φορά. Η πρόσβαση σταματά αμέσως. Ο διαχειριστής βλέπει επίσης τις συνδέσεις των συναδέλφων και μπορεί να τις ανακαλέσει. Ανακαλέστε τη σύνδεση και αν τον λογαριασμό σας Claude ή ChatGPT τον έχει χρησιμοποιήσει κάποιος άλλος.

Τι γίνεται με τα δεδομένα που διαβάζει

Ό,τι διαβάζει ο βοηθός γίνεται μέρος της συνομιλίας σας μαζί του. Από εκείνη τη στιγμή ισχύουν οι όροι του λογαριασμού σας Claude ή ChatGPT. Γι' αυτό μην συνδέετε τον βοηθό σε συνομιλίες που μοιράζεστε με εξωτερικούς και μη ζητάτε δεδομένα που δεν χρειάζεστε για τη δουλειά. Το Construction Team δίνει στον βοηθό μόνο όσα επιτρέπουν τα δικαιώματά σας.

Από πού να ξεκινήσετε

Συνδέστε τον βοηθό μόνο για ανάγνωση και ρωτήστε πέντε οικονομικές ερωτήσεις των οποίων τις απαντήσεις γνωρίζετε. Αν οι αριθμοί ταιριάζουν, προσθέστε τις ερωτήσεις που πραγματικά σας γλιτώνουν χρόνο. Αφήστε την εγγραφή για αργότερα και επιτρέψτε την μόνο όταν έχετε συγκεκριμένη δουλειά γι' αυτήν. Περισσότερα για τον ρόλο της τεχνητής νοημοσύνης στον κλάδο θα βρείτε στο άρθρο τεχνητή νοημοσύνη στις κατασκευές, ενώ τα αναλυτικά βήματα υπάρχουν και στη βοήθεια του συστήματος, στη σελίδα «Σύνδεση βοηθού τεχνητής νοημοσύνης».