Λογισμικό για κατασκευές - τι να προσέξετε και πώς να επιλέξετε το κατάλληλο προϊόν

Οι περισσότερες εταιρείες επιλέγουν λογισμικό για κατασκευές μόνο όταν έχει ήδη πάει κάτι στραβά: μια λανθασμένη προμέτρηση, ένα πιστοποιητικό που δεν ταιριάζει με το τιμολόγιο ή ένα εργοτάξιο όπου κανείς δεν ξέρει πόσα χρήματα έχουν μείνει. Η επιλογή γίνεται τότε βιαστικά και η λάθος επιλογή πληρώνεται επί μήνες.

Αυτό το άρθρο αφορά τις ερωτήσεις που αξίζει να κάνετε πριν συμβεί αυτό. Δεν θα σας πω ποιο προϊόν είναι το καλύτερο. Θα σας δείξω τι να κοιτάξετε, ώστε να κρίνετε μόνοι σας.

Πρώτα: τι είδους λογισμικό χρειάζεστε πραγματικά

Ο όρος «λογισμικό για κατασκευές» σημαίνει διαφορετικά πράγματα για διαφορετικούς ανθρώπους. Δύο εταιρείες μπορεί να ψάχνουν το ίδιο πράγμα και να χρειάζονται κάτι εντελώς διαφορετικό.

Λογισμικό προμετρήσεων. Φτιάχνει μόνο προμετρήσεις. Σας ταιριάζει αν το μοναδικό σας πρόβλημα είναι οι διαγωνισμοί και δεν χρειάζεστε τίποτε άλλο.

Λογισμικό διαχείρισης κατασκευών. Διαχειρίζεται το εργοτάξιο από τον διαγωνισμό μέχρι το τελευταίο τιμολόγιο: συμβάσεις, πιστοποιητικά, πληρωμές, προγραμματισμό, αποθήκη. Σε αυτή την κατηγορία καταλήγουν οι περισσότερες κατασκευαστικές εταιρείες μόλις αποκτήσουν περισσότερα από ένα εργοτάξια.

Σύστημα ERP με ενότητα κατασκευών. Μεγάλο και γενικής χρήσης. Δουλεύει για μεγάλες εταιρείες με τμήμα εφαρμογής, αλλά για έναν μεσαίο ανάδοχο είναι συχνά υπερβολικά βαρύ.

Λογισμικό μελετών ή στατικών. Υπολογίζει φέρουσα ικανότητα, σχεδιάζει, φτιάχνει μοντέλα. Είναι άλλη δουλειά και άλλο είδος λογισμικού. Το ψάχνουν οι μελετητές, όχι όσοι χτίζουν στο εργοτάξιο.

Πριν συγκρίνετε προϊόντα, αποφασίστε σε ποια από τις τέσσερις ομάδες ανήκετε. Μόνο αυτό αποκλείει τις μισές προσφορές.

Τι πρέπει να κάνει ένα καλό λογισμικό

Η κατασκευαστική δουλειά έχει τη δική της σειρά και το λογισμικό πρέπει να την ακολουθεί. Εδώ είναι εν συντομία:

1. Διαγωνισμοί και προμετρήσεις. Άρθρα, ποσότητες, τιμές μονάδας, τιμοκατάλογοι.
2. Συμβάσεις. Με πελάτες και υπεργολάβους, με τροποποιήσεις και εγγυήσεις.
3. Πιστοποιητικά και πληρωμές. Πρακτικά παραλαβής για τα εκτελεσμένα έργα, πιστοποιητικά πληρωμής, προκαταβολές, κρατήσεις.
4. Τιμολόγια και δαπάνες. Έσοδα και έξοδα συνδεδεμένα με ένα εργοτάξιο και μια σύμβαση.
5. Προγραμματισμός και εργασίες. Προθεσμίες και πρόοδος, όχι απλώς ένας πίνακας ημερομηνιών. Κάθε εργασία έχει υπεύθυνο και προθεσμία, και οι εξαρτήσεις μεταξύ τους δείχνουν τι καθυστερεί το εργοτάξιο. Βοηθά αν το χρονοδιάγραμμα χτίζεται από τα άρθρα που ήδη υπάρχουν στην προμέτρησή σας, αντί να καταχωρίζεται από το μηδέν.
6. Αποθήκη και παραδόσεις. Υλικά, κινήσεις, προμηθευτές, μηχανήματα.
7. Εργασία στο πεδίο. Ημερολόγια, ελαττώματα, φωτογραφίες.
8. Αναφορές και δείκτες. Πόσα κερδίζετε ανά εργοτάξιο, πού ξεπερνάτε τον προϋπολογισμό και πώς συγκρίνεται η εκτέλεση με τον σχεδιασμό. Ένα καλό λογισμικό δείχνει τους βασικούς δείκτες κατασκευής, όπως ο προϋπολογισμός σε σχέση με την πραγματική πρόοδο και η απόκλιση σε χρόνο και κόστος, χωρίς να τους υπολογίζετε με το χέρι.
9. Διαγωνισμοί και προσφορές. Αν συλλέγετε προσφορές από υπεργολάβους και προμηθευτές, βοηθά να έχετε προσκλήσεις, προσφορές και ερωτήσεις σε ένα μέρος αντί για τα email.
10. Ιχνηλασιμότητα. Ποιος άλλαξε τι και πότε. Ακούγεται λεπτομέρεια, μέχρι που κάποιος αλλάζει μια τιμή σε μια σύμβαση και κανείς δεν ξέρει πότε.

Δεν χρησιμοποιεί κάθε εταιρεία τα πάντα. Μια εταιρεία που δεν δουλεύει με κρατήσεις δεν χρειάζεται αυτή την ενότητα. Το σημαντικό είναι να μη χρειαστεί ποτέ να επιστρέψετε ένα κομμάτι της δουλειάς στο Excel επειδή το λογισμικό δεν το καλύπτει.

Τι να προσέξετε

Είναι τα δεδομένα συνδεδεμένα

Αυτή είναι η πιο σημαντική ερώτηση και αυτή που χάνεται πιο συχνά. Ρωτήστε ευθέως: όταν δημιουργώ ένα πιστοποιητικό, κρατιέται ο σύνδεσμος με τη σύμβαση; Όταν εκδίδω ένα τιμολόγιο, ξέρει το λογισμικό σε ποιο πιστοποιητικό ανήκει; Αν η απάντηση είναι «όλα καταχωρίζονται ξεχωριστά», απλώς μεταφέρατε το Excel σε ένα νέο παράθυρο.

Δουλεύει από το εργοτάξιο

Οι εργοδηγοί και οι υπεύθυνοι εργοταξίου δεν κάθονται σε υπολογιστή γραφείου. Αν το λογισμικό είναι διαθέσιμο μόνο από ένα μηχάνημα του γραφείου ή θέλει εγκατάσταση, οι μισοί από την ομάδα δεν θα το χρησιμοποιούν. Ελέγξτε πώς φαίνεται στο κινητό.

Γλώσσα και καθοδήγηση

Σε μια ομάδα σπάνια μιλούν όλοι την ίδια γλώσσα. Ο εργοδηγός, ο υπεύθυνος εργοταξίου και ο λογιστής μπορεί να προτιμούν διαφορετικές, και με ξένους υπεργολάβους και πελάτες το χάσμα είναι ακόμη μεγαλύτερο. Ελέγξτε ποιες γλώσσες υποστηρίζει η διεπαφή και αν είναι μεταφρασμένη πλήρως, όχι μόνο τα μενού. Μια μισή μετάφραση είναι χειρότερη από καμία, γιατί οι άνθρωποι μπερδεύονται ακριβώς εκεί που εμφανίζεται ξαφνικά το αγγλικό κείμενο.

Η καθοδήγηση μετράει εξίσου. Ένα καλό λογισμικό δεν σας αφήνει μόνους μπροστά σε μια άδεια οθόνη: κάθε σελίδα έχει βοήθεια που εξηγεί σε τι χρησιμεύει, και τα πιο σύνθετα πεδία έχουν μια σύντομη υπόδειξη για το τι να συμπληρώσετε. Έτσι ένας νέος άνθρωπος δεν παίρνει τηλέφωνο τον προμηθευτή για κάθε μικρό ζήτημα και δεν καταχωρίζει δεδομένα στην τύχη. Ζητήστε να δείτε πώς είναι η βοήθεια στην οθόνη που θα χρησιμοποιείτε περισσότερο.

Πόσο κοστίζει πραγματικά

Η μηνιαία συνδρομή είναι μόνο μέρος του λογαριασμού. Ρωτήστε για την εφαρμογή, την εκπαίδευση, τις πρόσθετες ενότητες, την τιμή ανά χρήστη και το κόστος της υποστήριξης. Υπολογίστε το κόστος του πρώτου έτους για την πραγματική σας ομάδα, όχι από τον διαφημιζόμενο τιμοκατάλογο.

Τι γίνεται με τον προγραμματισμό και τις εργασίες

Ένας πίνακας ημερομηνιών δεν είναι χρονοδιάγραμμα. Ελέγξτε αν οι εργασίες μπορούν να ανατεθούν σε συγκεκριμένο άτομο ή υπεργολάβο, αν φαίνεται ποιος καθυστερεί και αν οι εξαρτήσεις μεταξύ των δραστηριοτήτων επηρεάζουν την ημερομηνία λήξης. Ρωτήστε επίσης αν το χρονοδιάγραμμα μπορεί να χτιστεί από την προμέτρηση που ήδη έχετε, γιατί η χειροκίνητη επανακαταχώριση εκατοντάδων άρθρων είναι ο λόγος που πολλές εταιρείες το εγκαταλείπουν μετά τη δεύτερη εβδομάδα.

Καταγράφεται ποιος κάνει τι

Όταν δουλεύουν περισσότεροι άνθρωποι στο λογισμικό, αργά ή γρήγορα θα χρειαστεί να βρείτε ποιος άλλαξε μια τιμή, διέγραψε ένα έγγραφο ή ενέκρινε ένα πιστοποιητικό. Ρωτήστε αν υπάρχει ιστορικό αλλαγών, με ποια φίλτρα μπορείτε να το αναζητήσετε και αν τα διαγραμμένα στοιχεία μπορούν να ανακτηθούν. Αν η απάντηση είναι «όχι», στην πρώτη διαφωνία θα βασίζεστε στη μνήμη των ανθρώπων.

Δείχνει τους πραγματικούς αριθμούς ενός εργοταξίου

Μια αναφορά του τύπου «πόσα έχουμε τιμολογήσει» δεν αρκεί. Αναζητήστε δείκτες που συγκρίνουν τον σχεδιασμό με την πραγματικότητα: πόσος από τον προϋπολογισμό έχει δαπανηθεί, πόσο από το έργο έχει γίνει και πού υπάρχει απόκλιση σε χρόνο ή κόστος. Ζητήστε να σας δείξουν πώς λειτουργεί αυτό για ένα εργοτάξιο και από πού προέρχονται οι αριθμοί. Αν για κάθε αναφορά πρέπει να τραβάτε δεδομένα στο Excel με το χέρι, το λογισμικό δεν κάνει τη δουλειά του.

Τι γίνεται με τα δεδομένα σας

Αν μια μέρα αποφασίσετε να αλλάξετε λογισμικό, θα μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας; Σε ποια μορφή; Ορισμένα συστήματα το δυσκολεύουν και έτσι σας κρατούν δεσμευμένους. Ρωτήστε πριν από την αγορά, όχι μετά.

Ποιος θα το χρησιμοποιεί

Το πιο ακριβό λογισμικό είναι αυτό που οι άνθρωποι παρακάμπτουν. Αν ο λογιστής, ο υπεύθυνος εργοταξίου και ο εργοδηγός δεν το καταλαβαίνουν, θα συνεχίσουν να δουλεύουν σε λογιστικά φύλλα και το λογισμικό θα μείνει άδειο. Ρωτήστε πόσο δύσκολη είναι η εκπαίδευση και πόσα άτομα από την ομάδα πρέπει να συμμετέχουν στην εφαρμογή.

Τεχνητή νοημοσύνη σε λογισμικό κατασκευών

Σχεδόν κάθε προϊόν ισχυρίζεται πια ότι έχει «τεχνητή νοημοσύνη». Συχνά είναι απλώς ένα παράθυρο συνομιλίας που απαντά σε γενικές ερωτήσεις και δεν ξέρει τίποτα για το εργοτάξιό σας. Το πραγματικό όφελος είναι άλλο: η τεχνητή νοημοσύνη πρέπει να κάνει την βαρετή δουλειά που αλλιώς γίνεται με το χέρι.

Να πού έχει πραγματικά νόημα:

• Ανάγνωση εγγράφων. Ανεβάζετε ένα τιμολόγιο ως PDF ή φωτογραφία και το λογισμικό εξάγει μόνο του τον προμηθευτή, την ημερομηνία, τον ΦΠΑ και τα επιμέρους άρθρα. Εσείς απλώς επιβεβαιώνετε.
• Προμετρήσεις από σχέδια και μοντέλα. Αν δουλεύετε με BIM, το λογισμικό μπορεί να πάρει ποσότητες από το μοντέλο αντί να τις υπολογίζει κάποιος από ένα σχέδιο.
• Αναζήτηση βάσει νοήματος. Ψάχνετε «θερμομόνωση πρόσοψης» και το λογισμικό βρίσκει και το άρθρο που έχει καταχωριστεί ως «τοποθέτηση EPS σε εξωτερικούς τοίχους». Ψάχνετε «εκσκαφή θεμελίων» και βλέπετε και «άνοιγμα τάφρου». Η συνηθισμένη αναζήτηση με λέξεις-κλειδιά δεν το κάνει, γιατί οι λέξεις δεν έχουν τίποτα κοινό.
• Βοηθός που γνωρίζει τα δεδομένα σας. Ρωτάτε, για παράδειγμα, πόσα έχουν δαπανηθεί για μια συγκεκριμένη σύμβαση και παίρνετε απάντηση από τους δικούς σας αριθμούς, όχι μια γενική αναφορά.
• Πρόχειρο χρονοδιάγραμμα. Το λογισμικό προτείνει σειρά δραστηριοτήτων από την προμέτρηση και εσείς τη διορθώνετε.

Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι να αγοράζετε λογισμικό για την «τεχνητή νοημοσύνη» ως υπόσχεση. Δοκιμάστε την σε τρία δικά σας έγγραφα και δείτε πόσο χρόνο εξοικονομεί πραγματικά.

Τα πιο συνηθισμένα λάθη στην επιλογή

Αγορά από επίδειξη. Η επίδειξη δείχνει την καλύτερη περίπτωση. Στη δοκιμαστική περίοδο καταχωρίστε ένα πραγματικό εργοτάξιο με τα άρθρα και τα πιστοποιητικά σας και δείτε πού χαλάει.

Σύγκριση μόνο στην τιμή. Το φθηνότερο προϊόν συχνά βγαίνει ακριβότερο όταν πρέπει να πληρώσετε για ενσωματώσεις, εκπαίδευση ή πρόσθετες ενότητες.

Αναζήτηση «όλα σε ένα» χωρίς ερώτηση για το βάθος. Ένα λογισμικό με είκοσι ενότητες, πέντε από τις οποίες είναι επιφανειακές, είναι χειρότερο από ένα με λιγότερες αλλά καλοφτιαγμένες ενότητες.

Να μη ρωτήσετε την ομάδα. Την απόφαση την παίρνει ο διευθυντής, αλλά με το λογισμικό δουλεύουν άλλοι. Αφήστε τους να το δοκιμάσουν πρώτοι.

Βιασύνη. Τρεις εβδομάδες δοκιμών κοστίζουν λιγότερο από τρεις μήνες με λάθος λογισμικό.

Excel ή λογισμικό

Το Excel κάνει τη δουλειά όσο υπάρχουν ένα ή δύο εργοτάξια και όλα είναι στα χέρια ενός ανθρώπου. Τα προβλήματα έρχονται σταδιακά: εμφανίζονται πολλές εκδόσεις του ίδιου αρχείου, κανείς δεν ξέρει ποιο πιστοποιητικό υπογράφηκε τελευταίο και ένα λάθος κελί στην προμέτρηση βγαίνει ακριβό.

Αν αναγνωρίζετε την κατάσταση, διαβάστε την πιο αναλυτική σύγκριση του Excel και του λογισμικού κατασκευών. Και αν κάνετε τώρα την πρώτη σας επιλογή, ο οδηγός επιλογής λογισμικού κατασκευών εξετάζει αναλυτικότερα τους τρεις τύπους λύσεων.

Μια σύντομη λίστα ελέγχου πριν αποφασίσετε

Αν θέλετε να ελέγξετε γρήγορα ένα προϊόν, κάντε αυτές τις ερωτήσεις:

• Είναι συνδεδεμένα η σύμβαση, το πιστοποιητικό και το τιμολόγιο;
• Μπορώ να το ανοίξω από το κινητό μου στο εργοτάξιο;
• Δουλεύει με τα έγγραφα και τις τιμές μονάδας που χρησιμοποιώ;
• Τι ακριβώς περιλαμβάνεται στην τιμή και τι πληρώνεται επιπλέον;
• Μπορούν οι εργασίες να ανατεθούν σε άτομα και μπορεί το χρονοδιάγραμμα να χτιστεί από την προμέτρηση;
• Είναι η διεπαφή και η βοήθεια στη γλώσσα μας, πλήρως;
• Κάνει η τεχνητή νοημοσύνη πραγματική δουλειά με τα έγγραφά μου;
• Υπάρχει ιστορικό του ποιος άλλαξε τι;
• Δείχνει τον προϋπολογισμό σε σχέση με την πραγματική πρόοδο ανά εργοτάξιο;
• Μπορώ να εξαγάγω τα δεδομένα μου;
• Πόσα άτομα από την ομάδα μου πρέπει να συμμετέχουν στην εφαρμογή;
• Μπορώ να το δοκιμάσω με ένα πραγματικό εργοτάξιο;

Αν περισσότερες από δύο ερωτήσεις δεν έχουν σαφή απάντηση, συνεχίστε την αναζήτηση.

Αν θέλετε να δείτε πώς το λύνουμε εμείς

Το Construction Team είναι λογισμικό κατασκευών στο cloud με πάνω από 40 ενότητες: από τον διαγωνισμό και την προμέτρηση, μέσω συμβάσεων, πιστοποιητικών και τιμολογίων, μέχρι την αποθήκη και τις αναφορές. Τα δεδομένα ρέουν κατά μήκος της αλυσίδας χωρίς επανακαταχώριση και η δοκιμαστική περίοδος σας επιτρέπει να καταχωρίσετε ένα πραγματικό εργοτάξιο και να τα ελέγξετε όλα μόνοι σας. Για περισσότερες λεπτομέρειες, επικοινωνήστε μαζί μας.