От КСС до акта и фактурата, без да преписвате позициите

Една позиция от количествената сметка, да кажем бетонът за плочата, минава през пет документа, докато възложителят я плати. Ако документите са в Excel и Word, тя се копира четири пъти, а при всяко копиране може да се изгуби ред или да остане старата цена.

Когато документите са свързани в една програма за количествени сметки в строителството, позицията се въвежда веднъж, а пътят ѝ от КСС до фактура е без преписване. В Construction Team всеки въвежда само това, за което отговаря: офертистът слага цената, строителният ръководител пише изпълненото количество, супервайзорът одобрява акта, а счетоводителят издава фактурата. Ако тепърва ще правите първата си КСС, има отделна статия за това какво е КСС и как се прави.

Офертистът, строителният ръководител и счетоводителят пишат едно и също

Когато КСС е в Excel, а договорът и актовете в Word, офертистът копира описанието, мярката и количеството от КСС в офертата и слага цена. Щом клиентът приеме, същите редове отиват в приложението към договора. Всеки месец строителният ръководител прави акт и пак пренася описанието, мярката и единичната цена, този път от договора. Накрая счетоводителят прехвърля сумите от акта във фактурата.

Грешките идват от самото пренасяне. В офертата цената е сменена, а в договора е останала предишната. Позиция, добавена по-късно, липсва в акта. Във фактурата е въведена сума от миналия месец. Едно и също число стои на четири места и всяка промяна трябва да стигне до всичките.

Офертистът прави офертата от готовата КСС

Офертистът прави оферта от готовата КСС, без да копира редовете. Описанията, мерните единици и количествата идват с позициите, а единичната цена на всяка е от номенклатурата на фирмата. В офертата той сменя цената на отделна позиция или маржа, без да пипа номенклатурата.

С номенклатурата програмата върши работата на софтуер за ценообразуване в строителството: фирмата пази цените си там и всяка нова оферта започва от тях.

Щом клиентът приеме офертата, от нея се прави договор

Клиентът получава линк по имейл, отваря офертата в браузъра и я приема. От приетата оферта се създава договорът, а позициите ѝ отиват в него с количествата, цените и подобектите. С тях идват и условията на офертата: срокът за плащане и гаранцията.

В договора се задава и процентът на гаранционната удръжка. Този процент важи после за всеки акт и всяка фактура по договора, без някой да го пише отново.

Строителният ръководител пише само изпълненото

Строителният ръководител създава акт от позициите на договора. Описанията, единичните цени и стойностите вече са в него, а ръководителят въвежда изпълненото през периода количество. Програмата знае колко е договорено и колко е актувано досега, но колко бетон е положен този месец, казва човекът от обекта. По договор с възложител актът е за приход, по договор с подизпълнител е за разход. Отделно сме описали какво съдържа акт обр. 19.

По всяка позиция от договора се пази остатъкът, тоест колко още може да се актува. Ако ръководителят въведе количество над него, програмата не го приема и казва колко е остатъкът. От акт на акт изпълнението по позицията се натрупва, а как се смята натрупаното изпълнение, сме обяснили в статията за актовете.

Преди подписа супервайзорът одобрява акта

Актът има още две стъпки: одобрение и подпис. Супервайзорът, обикновено техническият ръководител, го преглежда и одобрява. Подписът е възможен едва след одобрението. Всяка стъпка се записва с дата, час и потребител. Ако супервайзорът намери грешка, отказва с коментар и актът се връща като чернова за поправка.

Счетоводителят прави фактурата от подписания акт

Щом актът за приход е подписан, счетоводителят може да издаде фактура от подписания акт. Позициите, стойностите и ДДС идват от акта, падежът се попълва сам, а на ръка остават датата и начинът на плащане. Двата документа остават свързани и от единия се стига до другия.

Във фактурата за работата авансът се приспада, а гаранционната удръжка по договора се задържа отделно. Авансът може да се приспада веднага след издаването на авансовата фактура, без да се чака плащането ѝ. За всяка фактура по договор с аванс програмата предлага сума, а ако счетоводителят остави аванса непокътнат, пише причината. Подробностите са в две отделни статии: как се приспада авансът и какво става с гаранционните удръжки.

Когато клиентът плаща, фактурата сменя състоянието си от „неплатена“ през „частично платена“ до „платена“. Фактурите с изтекъл падеж програмата ги маркира като просрочени.

Фактуриран ли е актът от миналия месец?

Отговорът е в самия акт. В него има схема на веригата от документи: договорът, предишните актове по него и фактурите. Ако някое звено липсва, то е отбелязано и се вижда къде е спрял процесът, без да се търси по папки.

В примера бетонът за плочата се актува на два пъти

Примерът е измислен и числата в него не идват от реален обект. Да кажем, че в КСС има позиция „Бетон C25/30 за плоча“ със 120 м³. Офертата е приета, по договора има аванс 1 800 € и гаранционна удръжка 5%, а при всеки акт се приспадат 10% от стойността му, докато авансът свърши. ДДС е оставен настрана, за да се вижда позицията.

Документ	Какво пише в позицията (в примера)	Кой какво въвежда
КСС	Бетон C25/30 за плоча, 120 м³	ценообразувателят: описанието, мярката и количеството
Оферта	120 м³ по 150 € = 18 000 €	офертистът: единичната цена, която идва от номенклатурата
Договор	120 м³ по 150 € = 18 000 €, подобект „Сграда А“	никой не преписва: позицията е взета от приетата оферта
Акт 1	изпълнени 70 м³ = 10 500 €, остатък 50 м³	строителният ръководител: 70 м³
Фактура по акт 1	10 500 €, приспаднат аванс 1 050 €, удръжка 525 € задържана отделно	счетоводителят: дата и начин на плащане
Акт 2	изпълнени 50 м³ = 7 500 €, остатък 0	строителният ръководител: 50 м³
Фактура по акт 2	7 500 €, приспаднат аванс 750 €, удръжка 375 € задържана отделно	счетоводителят: дата и начин на плащане

Във втория акт строителният ръководител пише по грешка 55 м³. Програмата не приема количеството и казва, че остатъкът е 50 м³. Ръководителят поправя числото, супервайзорът одобрява акта, следва подписът и счетоводителят прави втората фактура. След нея целият аванс от 1 800 € е приспаднат.

Описанието и мярката на позицията са въведени веднъж, в КСС, а цената веднъж, в офертата. След това хората добавят само количества, одобрения и дати.

Какво става с позициите след КСС?

Програма за изготвяне на КСС спестява на офертиста копирането към офертата. Ако позициите не продължат към договора, акта и фактурата, строителният ръководител и счетоводителят пак ги пишат на ръка всеки месец и грешките от пренасянето остават при тях.

Как изглежда самата КСС и как от нея се прави оферта, ще видите на страницата на нашата програма за количествени сметки в строителството. Регистрацията е от бутона там.