Запити інформації до проєктувальника (RFI): як не загубити питання з об'єкта

На плиті над третім поверхом опалубники зупиняються о десятій ранку. В архітектурному кресленні отвір для шахти 60 на 80, у конструктивному - 60 на 60. Керівник об'єкта дзвонить проєктувальнику, який каже: «Робіть 60 на 80, я вишлю вам деталь». Деталь так і не приходить. Плиту залито.

Через два місяці інженер-конструктор бачить отвір і питає, хто його погодив.

Об'єкт запитав правильно і вчасно. Загубилася відповідь, бо вона прозвучала по телефону. Запит до проєктувальника, який у решті світу називають RFI, існує саме для таких випадків.

Що таке RFI і коли його оформлювати

RFI (Request for Information) - це письмове питання з номером, датою, адресатом і строком, на яке очікують письмову відповідь. Найчастіше його подає підрядник, а відповідає проєктувальник, іноді клієнт або будівельний нагляд.

Приводи повторюються від об'єкта до об'єкта:

• два креслення суперечать одне одному;
• бракує розміру, відмітки або вузла;
• специфікація не каже, який матеріал чи клас потрібен;
• умова на місці не збігається з проєктом (старий кабель, інший ґрунт, зміщена вісь);
• вказаний у проєкті матеріал неможливо поставити, і пропонують заміну.

Не кожне питання є RFI. Якщо керівник об'єкта питає колегу, де ключі від побутівки, це лишається розмовою. Перевірка проста: чи змінює відповідь те, що буде збудовано, скільки це коштуватиме або коли буде готове. Якщо змінює хоч одне з трьох, питання записують.

Як написати питання, на яке відповідають швидко

Проєктувальник працює на кількох об'єктах одночасно. Запит, через який доводиться відкривати чотири креслення і дзвонити, щоб просто зрозуміти, про що питають, чекатиме. Добре питання містить чотири речі.

Де. Проєкт, підоб'єкт, поверх, вісь, номер креслення і його ревізія. «Відмітка плити +9.00, між осями 3-4 і B-C, креслення K-07» заощаджує перший дзвінок.

Що ви бачите. Факт, без інтерпретації: «У кресленні A-12 отвір 60/80 см, у K-07 - 60/60 см». Фото з місця і виріз обох креслень із обведеним розміром дають більше, ніж абзац тексту.

Що ви пропонуєте. Підрядник зазвичай має думку про те, що можна збудувати. «Пропонуємо 60/80 з додатковим армуванням навколо отвору за типовим вузлом» перетворює питання на те, на що можна відповісти «так». Пропозиція не обов'язкова, але майже завжди скорочує очікування.

До коли потрібна відповідь і чому. «Опалубка плити починається 14-го, відповідь потрібна до 12-го» - строк, який проєктувальник може вписати серед усього іншого. «Терміново» пишуть усі.

Добра практика - одне питання на запит. П'ять питань в одному листі отримують три відповіді, і запит лишається відкритим через два інших.

Чому телефону й чату недостатньо

Телефоном відповідь надходить найшвидше, але потім її не довести. У дзвінка немає ні дати, ні тексту, і через місяць дві сторони пам'ятають його по-різному.

Чат виглядає краще, бо лишає слід. Але цей слід лежить між фото з обіду і питаннями про поставку цегли. У повідомлення немає статусу, немає строку, і воно не відповість на питання «які запити до конструктора ще чекають». А коли той, хто вів групу, залишає компанію, історія йде разом із його телефоном.

Це не означає, що слід перестати дзвонити. Подзвоніть, домовтеся, а потім запишіть питання і відповідь у запит, з іменем того, хто відповів. Це займає дві хвилини, а потім замість «він мені сказав» у вас є «ось що він відповів 12-го».

RFI, книга наказів і зміни в проєкті

Ця частина не є юридичною консультацією.

Відповідь на запит може бути трьома різними речами. Іноді це роз'яснення: проєкт був правильний, просто треба було прочитати інше креслення. Іноді це вказівка, як саме щось виконати. А іноді це зміна проєкту.

Для другого і третього випадків у Болгарії є процедура. За ст. 5(7) Наредби № 3 від 31 липня 2003 року про складання актів і протоколів під час будівництва вказівки проєктувальника, пов'язані з його авторськими правами, щодо точного дотримання складеного ним проєкту вносять до книги наказів, і вони обов'язкові для інших учасників будівництва. А за ст. 7(3), п. 4, підпункт «в» тієї самої наредби книга наказів містить усі вказівки та приписи, пов'язані з виконанням робіт, а також несуттєві зміни затверджених проєктів, приписані наказом проєктувальника.

На практиці RFI - робочий документ: у ньому питання, пропозиція, листування і відповідь. Коли відповідь є вказівкою або несуттєвою зміною, проєктувальник вносить її до книги наказів, і лише тоді вона зобов'язує всіх на об'єкті. Хороша звичка - вказати номер RFI у записі книги наказів, а дату запису відзначити в RFI. Так кожен із двох документів веде до іншого.

Яка зміна несуттєва, вирішують проєктувальник і будівельний нагляд, а не підрядник. Якщо ви не певні, до якої групи належить відповідь, запитайте нагляд, перш ніж її виконувати.

Відповідь, що змінює кількості чи матеріали, змінює й ціну. Тоді RFI - перший документ у ланцюжку, який веде до додаткової угоди, тож варто записати очікувану суму і очікувану затримку в день питання. У контрактах FIDIC цей ланцюжок описаний найдетальніше, з чіткою процедурою для змін.

Як відстежують строк відповіді

Запит без строку легко лишається без відповіді. Строк рахують назад: від дня, коли роботи на цьому місці мають початися, відніміть дні на замовлення і підготовку. Якщо договір встановлює час відповіді на запити, вкажіть його.

Строк щось означає, лише коли хтось за ним стежить. Тому в кожного запиту є відповідальна людина у вашій компанії: вона нагадує, дзвонить, закриває питання, коли відповідь виконано. Ця людина не адресат. Адресат винен відповідь, а відповідальний дбає, щоб її отримали.

Раз на тиждень, найкраще на нараді на об'єкті, переглядайте відкриті запити: які прострочені, які стримують роботи, а які вже мають відповідь, але їх ніхто не закрив. Запит із відповіддю, що лишається відкритим, робить список марним, бо він більше не показує, що справді чекає.

Коли відповідь запізнюється і роботи зупиняються, зафіксуйте це й у щоденному журналі об'єкта за відповідний день. Запит показує, коли ви запитали, журнал - у що вам обійшлося очікування.

RFI в Construction Team

У Construction Team запити розташовані в розділі «Польові роботи» під назвою «Запити (RFI)». Кожен отримує номер, що будується з коду проєкту: для проєкту з кодом LOZ вони йдуть RFILOZ-001, RFILOZ-002 і далі.

Що заповнюють. Обов'язкові об'єкт, тема і питання. Решта необов'язкова: підоб'єкт, договір, пріоритет, внутрішній виконавець, зовнішній адресат і строк відповіді. Окремого поля для пропозиції немає, її пишуть у питанні. Фото й файли додають до запиту під час створення або пізніше.

Місце на кресленні. Якщо до об'єкта завантажено креслення, запит можна прикріпити до точного місця на аркуші. Один запит може стояти на кількох кресленнях, що зручно саме тоді, коли питання про невідповідність між двома з них.

Статуси. Їх п'ять: «Чернетка», «Відкрито», «Відповідь надано», «Закрито» і «Анульовано». Кнопкою «Подати» чернетка стає відкритим запитом, і фіксується дата відправлення. Коли надходить відповідь, записується, хто і коли її дав. Редагувати можна лише у статусах «Чернетка» і «Відкрито». Після відповіді запит заблоковано, щоб ніхто не переписав питання під відповідь. Видалити можна лише чернетку, а непотрібний запит анулюють, і він лишається в історії.

Відповідальний і адресат. «Внутрішній відповідальний» - колега, який веде запит. «Зовнішній адресат» - компанія з-поміж ваших партнерів, якій адресоване питання: проєктувальник, клієнт, нагляд.

Відповідь без облікового запису. У проєктувальника зазвичай немає входу в вашу систему. Під час «Подати» ви можете надіслати йому запрошення електронною поштою з посиланням на сторінку, яка не вимагає входу. Там він бачить питання і додані файли, пише відповідь і завантажує власні файли. Надіслана відповідь змінює статус на «Відповідь надано», а внутрішній виконавець отримує сповіщення. Посилання діє 90 днів і його можна відкликати. Запрошення працює, якщо в налаштуваннях компанії ввімкнено «Дозволити публічний доступ для RFI». Можна й не надсилати запрошення, а вести запит лише всередині.

Дві окремі гілки. «Обговорення» - для колег, воно ніколи не виходить назовні. «Кореспонденція» - із зовнішнім адресатом, і він пише в ньому з тієї самої публічної сторінки. Відповідь у кореспонденції не є відповіддю на запит і не змінює статус. Тут також фіксують відповідь, отриману іншим каналом: ви позначаєте опцію запису відповіді, отриманої телефоном чи електронною поштою, і вводите ім'я того, хто її дав. Це місце для телефонного дзвінка з початку цієї статті.

Строк. Запит зі статусом «Відкрито» і минулим строком відповіді вважається простроченим. У списку є лічильник «Прострочено» та фільтр «Лише прострочені», а нагадування надходить і про наближення строку, і про минулий строк.

Вплив. Два перемикачі: «Вплив на вартість» з орієнтовною сумою і «Вплив на графік» з орієнтовною кількістю днів затримки. Коли запит має вплив на вартість і прив'язаний до договору, у ньому з'являється кнопка «Створити додаткову угоду». Вона відкриває нову додаткову угоду із заповненою темою, посиланням на номер запиту і однією позицією на введену суму. Усе можна виправити перед збереженням, а потім запит показує посилання на додаткову угоду.

Ризик. Якщо питання - симптом більшої проблеми в проєкті, «Завести як ризик» переносить його до реєстру ризиків із заповненими темою, описом і впливом.

Список експортується в Excel, CSV і PDF відповідно до поточних фільтрів. У файлі є також дати відправлення і відповіді, тож видно, скільки чекав кожен запит.

Докладніше про модуль на сторінці про RFI.

Де це закінчується

Система нічого не вносить до книги наказів. Книга лежить на папері, на будівельному об'єкті, і запис у ній робить проєктувальник. У запиті можна відзначити, що запис внесено і коли, наприклад в обговоренні або як прикріплене фото сторінки з книги.

Строк відповіді встановлюєте ви. Система не знає, що написано у вашому договорі.

І жодна програма не змусить проєктувальника відповісти. Вона дає вам чіткий перелік того, що ви запитали, коли, в кого і скільки днів чекаєте.

З чого почати

На наступному об'єкті домовтеся лише про одне: кожне питання до проєктувальника, що змінює роботу, отримує номер. Після перших десяти запитів ви матимете список, який швидко переглянути на нараді на об'єкті, і знатимете, на які питання відповідають за день, а на які за три тижні.

Пов'язані статті

• Книга наказів будівельного об'єкта - хто в ній пише і що
• Щоденний журнал об'єкта - де фіксувати простої, поки чекаєте відповіді
• Список дефектів будівельного об'єкта - коли незрозумілий вузол уже збудовано неправильно
• Управління ризиками в будівництві - RFI як рання ознака ризику проєкту
• Контракти FIDIC у будівництві - як зміни доходять до ціни й часу