Список дефектів на будівельному об'єкті: від реєстрації до приймання, щоб не було суперечок

У середу ввечері в груповому чаті хтось пише: «а та тріщина біля колони на четвертому - її полагодили?». Далі троє людей гортають історію вгору, шукають фото, знаходять інше фото іншої тріщини і зрештою хтось каже, що йому здається, ніби маляри були там минулого тижня.

Здача - у четвер зранку.

Дороге в цій історії не тріщина. Це пів дня роботи з матеріалом на тридцять євро. Дорого те, що ніхто не може показати, коли її помітили, кому про неї сказали і чи хтось прийняв роботу після ремонту. Немає такого запису - питання вирішується інакше: у кого краща пам'ять і твердіший голос. Зазвичай платить власник об'єкта.

Чому виникає суперечка

Список дефектів рідко провалюється тому, що хтось не знає, що треба виправити. Це зазвичай знають усі. Проблема в записі.

Найчастіше немає автора і дати. «Я йому на місці сказав» - це не запис, а через два тижні обидві сторони пам'ятають по-різному, і обидві пам'ятають щиро. Немає і терміну, а дефект без дати, до якої має бути готовий, - це просто побажання: нема з чим порівняти, щоб сказати, що він запізнюється.

Нарешті немає і фото. Не якогось, а зробленого телефоном у момент виявлення, перш ніж хтось встиг щось торкнути. Воно показує стан таким, яким він був, і тому важить більше за три сторінки опису. Без нього розмова - це слово проти слова, а в такій суперечці перемагає упертіший.

Далі показую, який вигляд має ведення такого списку в Construction Team. Демо нижче проходить через усе життя одного дефекту.

Один дефект зблизька

Кожен дефект - окремий запис зі своїм номером, а номер складається з коду об'єкта: для об'єкта з кодом LOZ дефекти йдуть DEFLOZ-001, DEFLOZ-002 і далі. Дрібниця на перший погляд, але на майданчику вона працює. Номер пишуть крейдою прямо біля тріщини, а потім за секунди знаходять у списку.

Під час реєстрації обов'язкові лише дві речі: об'єкт і назва. Решта заповнюється, якщо відома в цей момент, а відомо буває чимало: підоб'єкт, поверх і вісь у вільному тексті, внутрішній відповідальний, субпідрядник, термін, категорія, пріоритет. Лише два обов'язкові поля - свідоме рішення. Дефект, заведений нашвидкуруч, поки людина обходить поверх, робить більше користі, ніж дефект, який взагалі не завели, бо форма зажадала дванадцять полів, а обхід мав тривати далі.

Фото завантажуються на сервер уже після того, як запис створено. На об'єкті зі слабким зв'язком це різниця між завершеним обходом і обходом, що застряг на третьому поверсі.

Якщо на об'єкт завантажені креслення, дефект можна закріпити піном прямо на аркуші. Тоді місце не описують словами, а показують, і текст локації заповнюється сам.

Готово не означає прийнято

Статусів п'ять: відкритий, у роботі, на перевірку, закритий і відхилений. Рух між ними не довільний. Зі статусу «На перевірку» є лише два виходи: прийняти або повернути на доопрацювання.

Причина не в любові до процедур. Виконавець позначає дефект як готовий; закриття залишається за тим, хто відповідає за якість, і система записує, хто прийняв і коли саме. Зберуться обидві дії в одних руках - дефект закриває той самий, хто його полагодив, і запис уже нічого не доводить.

Прострочений - це дефект із минулим терміном, який ще не закритий і не відхилений. Прийнятий перестає рахуватися простроченим, хоч дата лишається та сама. Щоранку о сьомій йде нагадування про терміни, які наближаються або вже минули, а на скільки днів наперед дивитися - налаштовується.

Список для субпідрядника

Крім списку на екрані є й експорт для конкретного виконавця: PDF з його дефектами за поточними фільтрами, з фото і з відповідними аркушами креслень. Це той документ, який відправляють фірмі, що кладе плитку, замість чотирнадцяти повідомлень за чотири різні дні. Коментарі до дефектів свідомо туди не потрапляють, бо це внутрішня кухня, а аркуш іде назовні.

Є ще поле «Вплив на вартість», тобто скільки коштуватиме усунення. Воно не обов'язкове, але якщо заповнене, розмова про утримання із наступного акта починається з цифри.

Межі списку

Імпорту з файлу немає. Дефекти заводяться в системі; експорт є - в Excel, CSV або PDF, а от зворотного напрямку немає. Старий список у таблиці переноситься вручну, і якщо об'єкт добігає кінця, а в одному файлі лежить чотириста рядків, це день роботи, і про це краще знати заздалегідь.

Список не замінює протокол приймання. Це робочий інструмент, який веде до протоколу.

І він не вирішує, хто винен. Він фіксує, хто що сказав і коли, більше нічого. Як розподілити відповідальність, залишається розмовою між людьми, тільки розмовою з датами.

Коли це окупається

Ведення такого списку окупається в той момент, коли реєстрація одного дефекту забирає менше часу, ніж суперечка, якій вона запобігає. Тому два обов'язкові поля і номер, який складається сам, роблять більше, ніж детальна форма, яку ніхто не заповнює, коли надворі дощ, а телефон тримають однією рукою.

А на питання із середи ввечері є відповідь за тридцять секунд: дата реєстрації, фото того дня і ім'я людини, яка прийняла ремонт.

Пов'язані статті

• Управління субпідрядниками в будівництві - як зауваження пов'язуються з прийманням та вивільненням утримань
• Управління ризиками в будівництві - коли повторюваний дефект варто внести до реєстру ризиків