Облік праці на будівельному об'єкті: від табеля до собівартості

Наприкінці місяця табель каже, що Георгій відпрацював 22 дні по 8 годин. Цього досить, щоб нарахувати йому зарплату. Але з нього не видно, на якому з трьох об'єктів він був і чи клав цеглу, чи розвантажував вантажівки. А саме ці дві відповіді вирішують, заробляє об'єкт на праці чи втрачає.

Нижче: що записувати, хто має це робити і як записи стають цифрою, яку можна порівняти з пропозицією.

Чому години за проєктами - більше, ніж відомість для зарплати

Праця - єдина велика стаття витрат об'єкта, яка приходить без рахунка-фактури. Матеріали надходять із документом, оренда техніки теж. Власним працівникам платять через одну відомість на всю компанію, і якщо ніхто не записав, хто де був, ці витрати лишаються нерозподіленими.

Запис за проєктом і видом робіт робить три речі.

Перша - собівартість. Коли ви знаєте, що на проєкт пішло 640 годин мурування, а не «якісь люди два тижні», можна помножити години на вартість однієї години і отримати витрати на працю за цю роботу. Що входить у повну вартість праці та решту розрахунку описано в статті про собівартість у будівництві.

Друга - порівняння з пропозицією. У кожній одиничній розцінці закладена певна кількість праці. Візьмемо умовні числа: на 400 м2 мурування ви заклали 1.2 години на квадратний метр, разом 480 годин. Якщо на об'єкт пішло 640, різниця становить 160 годин. За €12 на годину це €1,920 лише на цій позиції. Без запису за видами робіт ви бачили б лише, що зарплата за місяць «трохи більша, ніж очікували».

Третя - звітність перед клієнтом. Коли ви працюєте за погодинною ставкою або клієнт оспорює додаткові роботи, запис про те, хто що робив і коли, - ваш доказ. Люди й години, записані по днях, лежать також в основі контролю витрат і розмови, коли розцінюють наступну пропозицію.

Що записувати

Чотири речі. Більше люди заповнювати не стануть.

• Хто. Конкретна людина, а не «бригада Івана». Якщо записуєте по бригадах, то хоча б кількість людей за день має бути точною.
• Де. Проєкт. Коли людина вранці була на одному об'єкті, а після обіду на іншому, це два записи.
• Скільки. Години за день, причому понаднормові окремо від звичайних. Злиті в одне число, вони ховають і вищу вартість праці, і причину цього.
• Яка робота. Саме цього найчастіше бракує. Спускатися до позиції кошторису не треба. Досить розбивки, що збігається з тим, як ви ціните: опалубка, арматура, мурування, штукатурка, загальні роботи.

Останнє потребує невеликої підготовки на початку об'єкта: заздалегідь домовтеся про короткий перелік видів робіт. Дайте людям сорок варіантів, і вони оберуть перший.

Хто заповнює і коли

Є два способи. У першому кожен вносить свої години. Запис точніший, бо людина пам'ятає свій день, але всім потрібен доступ до системи і звичка її відкривати. У другому бригадир чи керівник об'єкта заповнює за всіх. Запис один і охайний, але він залежить від пам'яті й часу однієї людини, якій і так вистачає справ.

Дві умови діють в обох випадках: заповнювати щодня, а не в п'ятницю по обіді за весь тиждень, і щоб затверджував хтось інший, хто знає об'єкт і може сказати «у середу йшов дощ, і опалубки ти не робив».

Що не так з папером

Паперовий бланк сам по собі не поганий. Проблеми виникають через його шлях до офісу.

Він приходить пізно. Аркуш лежить у вагончику на об'єкті до кінця тижня чи місяця і доходить до офісу, коли вже нічого не виправити. Якщо мурування перевищує норму на третину, це треба знати на другому тижні, а не після останньої зарплатної відомості.

Його не прочитати. Хтось в офісі передруковує в Excel почерк, написаний на коліні, і кожне передрукування додає помилок.

Його заповнюють на око. Коли бланк пишуть постфактум, у кожній клітинці стоїть 8. Години виходять однакові, понаднормові зникають, а вид робіт - той, що згадався останнім.

І нарешті, він не підсумовується. Навіть точні аркуші лишаються окремими аркушами. Щоб побачити години за проєктами за місяць, комусь доведеться підбивати їх вручну.

Чого вимагає закон, а чого ні

Запис за проєктами - управлінський інструмент. Він не замінює документів, які роботодавець веде за трудовим законодавством, і краще їх не плутати. Ось що кажуть Кодекс праці (КП) та Наредба про робочий час, перерви і відпустки (НРЧПВ) у Болгарії.

• За чл. 142(1) КП робочий час обчислюють у робочих днях, день за днем. Частина 2 дозволяє роботодавцю запровадити підсумований облік у порядку, встановленому наредбою Ради міністрів, а за частиною 3 період для нього - від 1 до 4 місяців.
• Де діє підсумований облік, роботодавець затверджує поіменні графіки роботи на весь період і зберігає їх не менше 3 років після його закінчення (чл. 9a(1) НРЧПВ).
• Для понаднормової роботи ведуть спеціальний реєстр, а відпрацьовані за рік понаднормові години повідомляють інспекції праці до 31 січня наступного року (чл. 149 КП).
• На об'єкті й робочому місці роботодавець тримає доступними для контролюючих органів копію правил внутрішнього трудового розпорядку та документи про розподіл робочого часу, зокрема накази про понаднормову роботу і, за підсумованого обліку, поіменні графіки (чл. 403a(1) КП).

Ця стаття не є юридичною консультацією. Як саме організувати робочий час у вашій компанії, варто вирішити з бухгалтером або юристом з трудового права.

Від годин до витрат на проєкті

Спочатку години підсумовують за проєктами і видами робіт за період. Потім множать на вартість години. Це не брутто-зарплата, поділена на години: сюди входять і внески роботодавця на соціальне страхування, відпустка та час, коли людина в штаті, але не на об'єкті. Нарешті, отримане число зіставляють із працею, закладеною в пропозиції на ті самі роботи.

Порівняння має сенс, лише якщо обидві сторони розбито однаково. Тому види робіт у записі мають повторювати структуру пропозиції, а не навпаки.

Як це виглядає в Construction Team

Модуль «Облік робочого часу» розташований у розділі «Польові роботи» і складається з двох частин: годин і звітів про виконану роботу.

Години вносять у тижневу сітку від понеділка до неділі на сторінці «Мій табель». Кожен рядок - це проєкт і, за бажання, завдання в ньому, з полем опису. Стовпці - дні. Понаднормові йдуть в окрему клітинку під звичайними годинами й підсумовуються окремо. Кожен користувач заповнює свій тиждень. Кнопкою «Подати на затвердження» тиждень для нього блокується, а люди з правом затвердження отримують сповіщення. Той, хто затверджує, бачить тижні за працівниками і може затвердити чи відхилити, причому причина відхилення обов'язкова. Відхилений тиждень розблоковується для виправлення.

Сторінка «Години за проектами» збирає записане: за обраний період вона показує звичайні й понаднормові години за кожним проєктом, з фільтром лише за затвердженими годинами та експортом в Excel. Звіт - у годинах, а не в грошах. Помножити на вартість години і порівняти з пропозицією поки що доводиться самому, зі своєю ставкою.

Звіти про виконану роботу з'явилися у версії 1.15 і призначені для праці, яку оплачують за результат. Керівник об'єкта готує шаблон з переліком видів робіт. Кожен вид має одиницю виміру, розцінку для працівника і продажну ціну для клієнта. Працівник обирає шаблон, проєкт і дату та вносить обсяги, наприклад 18 м2 опалубки. Бригадир може подати звіт за роботу цілої бригади.

Під час затвердження видно, скільки вже затверджено за цим самим видом робіт на проєкті, а обсяги й розцінки можна виправляти рядок за рядком. Продажні ціни бачать лише користувачі з правом керувати звітами про виконану роботу.

Із затверджених звітів виходить дві речі. Звіт про відрядну оплату рахує для кожного працівника обсяг, помножений на розцінку, і попереджає, якщо за ті самі дні є також затверджені години, щоб ту саму роботу не оплатили двічі. А із затверджених звітів по одному проєкту створюється чернетка акта для клієнта (болгарська відомість виконаних робіт): де вид робіт однозначно збігається з позицією договору, застосовується договірна ціна, а види робіт без продажної ціни лишаються внутрішніми і в акт не потрапляють.

Дві частини відповідають на різні питання. Години кажуть, скільки часу пішло, звіти про виконану роботу - що зроблено. Компанія, яка платить за день, користується першими, а для відрядної роботи працює другий. Докладніше про модуль на сторінці про облік робочого часу.

З чого почати

Не починайте з усіх об'єктів одразу. Оберіть один, який тільки заводите. Домовтеся про п'ять-шість видів робіт, що відповідають пропозиції. Вирішіть, хто заповнює і хто затверджує. Через чотири тижні покладіть години за видами робіт поруч із закладеними і подивіться, де вони розходяться. Це перше порівняння зазвичай підказує й те, що виправити в наступній пропозиції.

Пов'язані статті

• Щоденний журнал об'єкта - люди й механізація на об'єкті по днях
• Собівартість у будівництві - що входить у повну вартість праці та собівартість об'єкта
• Контроль витрат у будівництві - як відстежувати витрати об'єкта відносно бюджету
• Нестача робочої сили в будівництві - чому час людей, які в тебе є, цінується дедалі більше
• Construction Team v1.15 - звіти про виконану роботу та інші новини випуску