Закривайте облікові періоди за чітким процесом, денні та місячні баланси, перевірка перед закриттям, журнал аудиту кожної дії. За потреби відкривайте період знову — із записом у журналі аудиту.
Без чіткого життєвого циклу періоду — минулі дані можна змінити, звіти розходяться, аудит — пекло. Workflow закриття/відкриття з аудитом вирішує це.
Працівник редагує стару витрату, але звіт минулого місяця вже надіслано. Слідує плутанина.
Які документи взагалі в періоді березня? Без структурованих періодів — Excel-список.
Без валідації перед закриттям — помилки повторюються місяцями.
Хто закрив період X? Коли? Чому? Без журналу аудиту немає відповіді.
Construction Team організовує облікові періоди за суворим процесом.
Закриття позначає період як закритий. Відкриття — за потреби, з перевіркою прав доступу та записом у журналі аудиту. Хто, коли, чому.
Денні баланси для кожного періоду. Автоматичне зведення з транзакцій. Початкові баланси задаються при налаштуванні.
Місячний баланс дає остаточні числа для звіту. Автоматичний перерахунок при зміні.
Перевірка контролює, чи баланси сходяться і чи всі документи мають відповідність. Запобігає помилковому закриттю.
Журнал аудиту показує всі дії з періодом — закриття, відкриття, оновлення балансів. Із користувачем, часом і причиною.
Система перевіряє, чи належить дата до відкритого чи закритого періоду. Це дозволяє автоматично обмежувати дії.
Чотири кроки для стабільного місячного закриття:
Система автоматично створює періоди для майбутніх місяців — і при першому зверненні.
Документи, транзакції та акти відносяться до поточного періоду. Система стежить за правилами за датою.
В кінці місяця перевірка контролює, чи узгоджено баланси і чи всі документи заповнено.
Закриття завершує період. Формуються остаточні звіти. Минулі документи не можна редагувати без повторного відкриття.
Підходить будь-якій фірмі з місячним обліковим закриттям:
Чисте закриття щомісяця з попередньою перевіркою. Журнал аудиту для внутрішнього та зовнішнього контролю.
Впевненість, що звіти фінальні — ніхто не може змінити минулі дані без затвердження.
Журнал аудиту всіх дій закриття/відкриття. Перегляд балансів за кожен період.
Впевненість, що місячні звіти відображають реальність і не можуть бути ретроспективно змінені.
Чому Excel не може забезпечити дисципліну періодів:
| Функція | Excel | Construction Team |
|---|---|---|
| Закриття періоду | Вручну, дисципліна | Закриття із журналом аудиту |
| Відкрити знову | Без розрізнення | З дозволом + журналом |
| Денні баланси | Вручну | Авто з транзакцій |
| Валідація | Немає | Перевірка перед закриттям |
| Журнал аудиту | Немає | Повний журнал |
| Статус для дати | Пошук | Статус за датою |
| Генерувати відсутні | Вручну | Автоматичне створення періодів |
Закриття вимагає відповідного права доступу. Записуються користувач, час і причина. Після закриття документи в періоді не можна редагувати.
Так, за наявності відповідного права доступу. Повторне відкриття записує причину та слід у журналі аудиту. Після нього редагування знову можливе.
Їх не можна редагувати чи видаляти без повторного відкриття. Перед кожною операцією система перевіряє статус періоду за датою.
Автоматично з транзакцій за відповідний день. Денні баланси — для наочності. Початкові баланси задаються при налаштуванні чи міграції.
Перевіряє, чи сходяться денні баланси, чи правильний місячний баланс, чи всі документи мають свій акт або рахунок-фактуру. Запобігає помилковому закриттю.
Так. Журнал аудиту показує всі дії закриття/відкриття з користувачем, часом, причиною та IP-адресою. Придатний для суду.
Так. Система автоматично створює періоди для поточного та майбутніх місяців. При першій потребі потрібний період створюється автоматично.
Безкоштовний 14-денний пробний період. Без кредитної картки.
Зареєструватися безкоштовно