Закривайте облікові періоди з workflow, денні та місячні баланси, валідація перед закриттям, audit log кожної дії. Знову відкрийте за потреби з audit trail.
Без чіткого життєвого циклу періоду — минулі дані можна змінити, звіти розходяться, аудит — пекло. Workflow закриття/відкриття з аудитом вирішує це.
Працівник редагує стару витрату, але звіт минулого місяця вже надіслано. Слідує плутанина.
Які документи взагалі в періоді березня? Без структурованих періодів — Excel-список.
Без валідації перед закриттям — помилки повторюються місяцями.
Хто закрив період X? Коли? Чому? Без audit log — немає відповіді.
Construction Team організовує облікові періоди зі суворим workflow.
Endpoint close позначає період як закритий. Reopen — за потреби з перевіркою дозволів та audit record. Хто, коли, чому.
getDailyBalances для кожного періоду. Автоматична агрегація з транзакцій. initializeBalances при початковому налаштуванні.
getMonthlyBalance дає фінальні числа для звіту. Автоматичний перерахунок при зміні.
Endpoint validate перевіряє, чи баланси сходяться, чи всі документи мають відповідність. Запобігає неправильному закриттю.
getAuditLog показує всі дії з періодом — закриття, відкриття, оновлення балансів. З користувачем, позначкою часу, причиною.
getStatusForDate перевіряє, чи дата у відкритому чи закритому періоді. Дозволяє бізнес-логіці обмежувати.
Чотири кроки для стабільного місячного закриття:
generateMissing створює періоди для майбутніх місяців автоматично. getOrCreate при першому використанні.
Документи, транзакції, акти відносяться до поточного періоду. getStatusForDate стежить за правилами.
В кінці місяця — validate перевіряє, чи баланси узгоджено, чи всі документи заповнено.
Close закриває період. Фінальні звіти згенеровано. Минулі документи неможливо редагувати без reopen.
Підходить будь-якій фірмі з місячним обліковим закриттям:
Чисте закриття кожного місяця з valideate заздалегідь. Audit log для внутрішнього та зовнішнього контролю.
Впевненість, що звіти фінальні — ніхто не може змінити минулі дані без затвердження.
Audit log усіх дій закриття/відкриття. Переглянуті баланси для кожного періоду.
Впевненість, що місячні звіти відображають реальність і не можуть бути ретроспективно змінені.
Чому Excel не може забезпечити дисципліну періодів:
| Функція | Excel | Construction Team |
|---|---|---|
| Закриття періоду | Вручну, дисципліна | Endpoint close з аудитом |
| Відкрити знову | Без розрізнення | З дозволом + журналом |
| Денні баланси | Вручну | Авто з транзакцій |
| Валідація | Немає | Validate перед закриттям |
| Журнал аудиту | Немає | Повний журнал |
| Статус для дати | Пошук | getStatusForDate |
| Генерувати відсутні | Вручну | generateMissing авто |
Endpoint close вимагає дозволу accountingProcedure. Записує користувача, позначку часу, причину. Після закриття — документи в періоді неможливо редагувати.
Так, з дозволом accountingProcedure. Endpoint reopen записує причину та audit trail. Після reopen — редагування можливе.
Не можуть бути відредаговані чи видалені без reopen. getStatusForDate використовується для валідації перед кожною операцією.
Автоматично з транзакцій за цей день. getDailyBalances для візуалізації. initializeBalances при початковому налаштуванні чи міграції.
Перевіряє, чи dailyBalances сходяться, чи monthlyBalance правильний, чи всі документи мають свій акт/рахунок-фактуру. Запобігає неправильному закриттю.
Так. getAuditLog показує всі дії закриття/відкриття з користувачем, позначкою часу, причиною, IP. Court-valid.
Так. generateMissing створює періоди для поточного та майбутніх місяців. При першій потребі getOrCreate забезпечує доступність.
Безкоштовний 14-денний пробний період. Без кредитної картки.
Зареєструватися безкоштовно