Від потреби об'єкта до доставленого і зафактурованого товару: заявки на матеріали із затвердженням, замовлення постачальникам з автоматичним надсиланням електронною поштою у форматі PDF, приймання товару та потрійна звірка замовленої, доставленої та зафактурованої кількості.
Заявки телефоном, замовлення в Excel, рахунки-фактури без зв'язку з доставкою - ось реальність без спеціалізованого програмного забезпечення для постачання. Ланцюг заявка → замовлення → доставка → рахунок-фактура змінює правила гри.
Об'єкт просить матеріал усно чи телефоном, без жодного запису. Заявка на матеріали фіксує, хто, коли і навіщо просив - ще до того, як ви щось витратите.
Замовлення постачальнику йде електронною поштою без затвердження і без зв'язку з реальною потребою. Заявка з процесом затвердження запобігає закупівлі "на око".
Рахунок-фактура надходить, і ніхто не звіряє його з тим, що було замовлено і доставлено. Потрійна звірка порівнює замовлену, доставлену і зафактуровану кількість за кожним рядком - ще до оплати.
Заявка покривається новим замовленням, хоча матеріал уже є на складі. Автоматичне покриття резервує наявне, перш ніж запропонувати замовлення.
Construction Team об'єднує об'єкт, склад і бухгалтерію в один ланцюг.
Керівник об'єкта заявляє позиції та кількості - без цін. Заявка проходить необов'язковий процес затвердження і показує покриття в реальному часі.
Замовлення містить постачальника, ціни, валюту, склад доставки та строк постачання. Створюйте його із затверджених заявок - зі збереженням зв'язку з потребою - або одразу вручну.
Одне натискання генерує PDF замовлення і надсилає його на зареєстровану адресу постачальника. Статус змінюється на "Надіслано" - повторне відкриття ніколи не надсилає лист вдруге.
Система резервує наявний запас, перш ніж запропонувати замовлення на решту. Покриття перераховується за кожної зміни - резервування, замовлення, доставки.
Доставка створює складський рух, попередньо заповнений залишковими кількостями і цінами із замовлення. Отримані кількості накопичуються за рядком - кілька часткових доставок - це нормально.
Прив'язка вхідного рахунку-фактури до замовлення розподіляє суми за позиціями, збільшує зафактуровану кількість і переводить замовлення в статус "Завершено" після повного фактурування - рівно один запис у журналі, без дублювання.
Чотири кроки від потреби до сплаченого рахунку-фактури:
Об'єкт створює заявку на матеріали з позиціями і кількостями. Відповідальний затверджує її - або затвердження вимкнене в налаштуваннях для менших компаній.
Наявний запас резервується автоматично. На решту ви створюєте замовлення постачальнику - з цінами, валютою і строком постачання - прямо із затвердженої заявки.
Замовлення надсилається електронною поштою з PDF. Коли товар прибуває, ви приймаєте його за замовленням - отримані кількості накопичуються за рядком.
Ви прив'язуєте рахунок-фактуру постачальника до замовлення. Система звіряє замовлену, доставлену і зафактуровану кількість та переводить замовлення в статус "Завершено" при повному збігу.
Підходить для будь-якої будівельної компанії з активними закупівлями:
Заявляє те, що потрібно об'єкту, не маючи справи з цінами чи постачальниками. Бачить статус заявки аж до фактичної доставки.
Працює з фільтром "Очікують замовлення" - затверджені потреби, за якими ще немає замовлення. Обирає постачальника, ціну і строк постачання з номенклатури.
Потрійна звірка виявляє розбіжності в кількості та ціні ще до оплати. Рівно один запис у журналі для доставки і рахунку-фактури - без дублювання.
Повна простежуваність - яка потреба призвела до якого замовлення і якого рахунку-фактури. Контроль над витратами за об'єктом.
Чому спеціалізоване програмне забезпечення замінює ручні заявки та замовлення:
| Функція | Excel + електронна пошта | Construction Team |
|---|---|---|
| Заявка з об'єкта | Дзвінок або повідомлення | Документ із затвердженням та історією |
| Покриття зі складу | Ручна перевірка запасів | Автоматичне резервування перед замовленням |
| Замовлення постачальнику | Шаблон Word/Excel, ручне надсилання листа | PDF генерується і надсилається автоматично |
| Доставка | Запис у зошиті | Приймання товару за замовленням, за рядком |
| Звірка з рахунком-фактурою | Ручне порівняння | Потрійна звірка замовленої, доставленої та зафактурованої кількості |
| Запис у журналі | Ризик подвійного проведення | Рівно один запис, без дублювання |
| Простежуваність | Немає зв'язку заявка-замовлення-рахунок | Повний ланцюг від потреби до оплати |
Так. Замовлення можна створити напряму, без заявки - підходить для дрібних чи термінових закупівель. Зв'язок із заявкою потрібен для простежуваності, а не є обов'язковим.
Заявка проходить шлях Чернетка → Подана → Затверджена. Якщо компанія вимикає обов'язкове затвердження в налаштуваннях, подана заявка затверджується автоматично.
Покриття - це сума зарезервованого зі складу і кількості за активними замовленнями, обмежена запитаною кількістю. Це не означає, що матеріал фізично на об'єкті - фактичне видавання залишається складською операцією.
Для кожного рядка замовлення система порівнює замовлену, доставлену і зафактуровану кількість, а також ціну за замовленням проти ціни за рахунком-фактурою. Розбіжності показуються як попередження - вони нічого не блокують, а лише вказують на рядки, які варто перевірити перед оплатою.
Надлишок приймається і позначається як перевищення доставки. Покриття заявки ніколи не перевищує запитану кількість.
Рівно один раз. Якщо рахунок-фактура надходить першим, рух доставки не створює запису. Якщо доставка була першою, її запис сторнується під час прив'язки рахунку-фактури - без дублювання.
Так, за умови, що вони до одного постачальника. Кожен рядок зберігає зв'язок зі своїм рядком заявки, тож доставка оновлює саме потрібну заявку - навіть якщо дві заявки просять одну й ту саму позицію для різних об'єктів.
Безкоштовний 14-денний пробний період. Без кредитної картки.
Зареєструватися безкоштовно