Щоденний журнал об'єкта: що записувати щодня і навіщо

У лютому клієнт пише, що об'єкт відстає на три тижні і що він утримає неустойку. Підрядник відповідає, що в листопаді одинадцять днів ішов дощ, що арматура приїхала із запізненням і що тиждень чекали на відповідь проєктувальника. Усе це може бути правдою, але підрядник має мати змогу це показати.

Якщо є щоденний журнал, який за кожен із цих днів фіксує, яка була погода, хто був на об'єкті і чому бригада опалубників простоювала, розмова коротка. Якщо його немає, лишається пам'ять, а пам'ять легко оскаржити.

Тому щоденний журнал ведуть щодня і так, щоб це не обтяжувало того, хто його заповнює.

Що входить у щоденний запис

На малому об'єкті записують те саме, що й на великому, відрізняється лише обсяг.

Погода. Яка була, мінімальна й максимальна температура, опади. Це важливо для бетону, штукатурки, утеплення і для будь-якої суперечки про те, чи можна було працювати. Одного слова «дощ» замало. «Дощ з 9 до 14, 12 мм, заливання плити перенесено» - те, що потрібно.

Люди. Які бригади були на об'єкті, з якої компанії, скільки людей і скільки годин. Так потім видно, чи субпідрядник справді тримав на об'єкті вісьмох мулярів, як стверджує, чи прийшли троє.

Механізація. Які машини були на майданчику і скільки працювали. Кран, який цілий день стоїть, бо нічого піднімати, - теж запис: за простій хтось платить.

Виконані роботи. Що завершили сьогодні і де. Чим точніше місце (секція, поверх, вісь), тим кориснішим буде запис через місяці.

Поставки. Що приїхало, скільки і від кого. Так видно й те, що мало надійти і не надійшло.

Відвідування. Будівельний нагляд, нагляд клієнта, проєктувальник, інспекція праці. Хто приходив, що дивився, що сказав.

Події та зупинки. Простої та їхні причини, інциденти, проведені інструктажі з безпеки, наказ зупинити роботи. Саме цієї частини найчастіше бракує і саме її найчастіше просять.

Фото. Кілька знімків за день, зроблених на місці. Фото армування перед бетонуванням наступного дня вже не зробиш.

Хто веде і хто приймає

Його веде той, хто на об'єкті від ранку до вечора. На більшості об'єктів це керівник об'єкта. Це не робота для офісу: з офісу видно те, що планували, а журнал має казати, що сталося.

Добре, коли запис проходить через другу людину. Керівник проєкту або директор переглядає і затверджує його, після чого його більше не чіпають. Журнал, який можна виправити будь-коли, нічого не доводить, бо ніхто не знає, коли його писали.

На об'єктах з наглядом клієнта допомагає ще одне: журнал регулярно показують другій стороні і, коли вона погоджується, вона теж його підписує. Запис, який клієнт бачив щотижня і не оскаржив, наприкінці важко оскаржити.

Що кажуть болгарські правила

Ця частина не є юридичною консультацією.

Наредба № 3 від 31 липня 2003 року про складання актів і протоколів під час будівництва перелічує в чл. 7, ал. 3 акти і протоколи, які складають на будівельному об'єкті. Форми загального щоденного журналу серед них немає. Обов'язкова книга - книга наказів (чл. 7, ал. 3, т. 4, Додаток 4): прошнурована, з пронумерованими сторінками, засвідчена особою, яка здійснює будівельний нагляд, а для об'єктів п'ятої категорії - керівником об'єкта. У ній записують вказівки та приписи уповноважених осіб і контрольних органів. Для щоденних нотаток вона не призначена.

Проте журнали в наредбі таки з'являються. Форма акта про прийняття конструкції (Додаток 14) перелічує документи, які розглядає комісія, і серед них є «журнали виконаних робіт» поряд із книгою наказів та складеними актами і протоколами. Тобто, коли настає час акта за Додатком 14, від підрядника очікують такі записи.

Крім того, щоденний журнал найчастіше вимагає договір. Перш ніж починати об'єкт, прочитайте, що саме в ньому написано: хто веде, як часто подається клієнтові і в якому вигляді. Якщо договір мовчить, ведіть його все одно: він знадобиться, незалежно від того, чи хтось просив.

Як він допомагає в суперечці

Суперечки на будівельному об'єкті бувають двох видів: про час і про гроші. Щоденний журнал допомагає в обох.

У разі затримки питання в причині і в тому, чия вона. Погана погода, запізніла поставка, відсутність доступу до фронту робіт, зупинка за приписом нагляду, очікування відповіді проєктувальника: кожне з цього - день чи тиждень, і договір зазвичай має процедуру продовження строку через них. Ця процедура майже завжди вимагає доказів із самого дня події. Щоденний журнал і є такими доказами, якщо його вели вчасно.

У разі додаткових робіт питання в тому, що зроблено поза договором, ким і за який час. Запис на кшталт «4 людини, 6 годин, розбирання і повторне бетонування сходового маршу за вказівкою проєктувальника, внесено до книги наказів тієї самої дати» - основа для розмови про додаткову угоду. Без нього лишається лише твердження «ми працювали понад план».

Є й третя користь. Коли субпідрядник подає відомість виконаних робіт (форма за Додатком 19), щоденний журнал показує, чи були його люди на об'єкті в ті дні, за які він вимагає оплати.

Типові прогалини

Найпоширеніша - заднє число. П'ять журналів, заповнених у п'ятницю по обіді, виглядають як копії один одного, і це зазвичай видно.

Друга - загальні фрази. «Роботи тривають за графіком» нічого не каже. Якщо запис не відповідає на питання «хто, де і скільки», краще бути коротким, але конкретним.

Третя - писати лише про добрі дні. День, коли роботи не велися, теж потребує запису: саме тоді він має пояснити чому.

Часто бракує й відвідувань. Нагляд прийшов, щось сказав усно, і ніхто не записав. Через два місяці одна сторона пам'ятає, що дозволили, інша - що заборонили.

І нарешті, фото без прив'язки до дня. Тисяча знімків у телефоні керівника об'єкта - не архів. Фото має цінність, коли лежить поруч із записом за ту саму дату.

Як виглядає щоденний журнал у Construction Team

У Construction Team журнали робіт розташовані в розділі «Польові роботи». Правило одне: один щоденний журнал на об'єкт на день. Система не дає створити другий на ту саму дату, тож двох версій одного дня ніколи не буває.

Форма складається з кількох розділів:

• Погодні умови - погода (сонячно, дощ, сніг, туман тощо), мінімальна й максимальна температура, опади в міліметрах і примітки. Коли ви обираєте об'єкт і дату, система намагається сама підставити погоду за місцем розташування об'єкта. Те, що ви ввели вручну, не перезаписується.
• Бригади та працівники - для кожної бригади: субпідрядник, професія, кількість працівників і відпрацьовані години. Загальна кількість працівників і годин за день рахується автоматично.
• Доставлені матеріали - матеріал, кількість, одиниця виміру і постачальник.
• Механізація на об'єкті - машина з реєстру механізації або вільний текст для стороннього й разового обладнання. Для машини з реєстру вказують використання в годинах або днях.
• Опис дня - окремі поля для виконаних робіт, затримок і простоїв, безпеки та інцидентів, відвідувачів та інших приміток.
• Фото - завантажуються під час створення або пізніше і зберігаються разом із журналом за ту саму дату.

На більшості об'єктів бригади й машини сьогодні ті самі, що й учора. Кнопка «Копіювати з попереднього дня» переносить їх з останнього журналу, і лишається виправити тільки відмінності. Матеріали та погоду вносять заново, бо вони щодня інші.

Щоденний журнал має три статуси: «Чернетка», «Подано» і «Затверджено». Чернетку редагують вільно. Кнопкою «Подати» її відправляють на перевірку, а затвердження потребує окремого права, тож той, хто пише, і той, хто приймає, можуть бути різними людьми. Затверджений журнал заблокований для редагування, а команда об'єкта отримує сповіщення. Видалити можна лише чернетку.

На сторінці журналу ви завантажуєте PDF формату A4 з фірмовим бланком компанії: погода, бригади із загальною кількістю працівників і годин, доставлені матеріали, механізація, опис дня і фото. Унизу три поля для підписів: «Склав», «Затвердив» і «Технагляд». Третє навмисно лишають порожнім, і його підписують на об'єкті, якщо ви домовилися, що клієнт бачить журнал.

Під записом є «Обговорення», внутрішня гілка для уточнень між колегами. А коли в журналі з'являється щось, що схоже на більшу проблему (третій день простою поспіль, інцидент, що повторюється), кнопка «Завести як ризик» переносить це до реєстру ризиків із заповненими полями про затримки та безпеку.

Докладніше про модуль на сторінці про щоденні журнали об'єкта.

Де це закінчується

Щоденний журнал у системі - не книга наказів і не замінює її. Вона лишається на папері, прошнурована і засвідчена, на об'єкті.

Бригади записують за кількістю людей і годинами, а не поіменно. Години конкретного працівника ведуть в іншому місці, в обліку робочого часу.

Використання механізації в щоденному журналі - це кількість, без грошей. Її оцінюють в аналізі бюджету об'єкта, який захищений окремим правом.

І система не знає, що сталося на об'єкті. Вона зберігає те, що хтось записав. Якщо поле затримок порожнє, через три місяці виявиться, що затримок не було.

З чого почати

Оберіть один об'єкт і одну людину. Домовтеся, що журнал заповнюють щодня перед відходом і затверджують найпізніше до наступного ранку. Перший тиждень забере більше часу, потім бригади й машини копіюються, і лишається вносити тільки відмінності.

Через місяць відкрийте будь-яку дату і спробуйте сказати, що тоді відбувалося. Якщо запис відповідає, щоденний журнал працює.

Пов'язані статті

• Книга наказів будівельного об'єкта - хто в ній пише і що
• Облік робочого часу на будівельному об'єкті - години за об'єктами і видами робіт
• Список дефектів будівельного об'єкта - інший щоденний запис з об'єкта
• Управління ризиками в будівництві - коли записане в журналі стає ризиком
• Управління субпідрядниками - як поданий акт звіряють з людьми на об'єкті