Управління ризиками в будівництві - як вести реєстр ризиків
Кожен, хто вів об'єкт, знає цю розмову. Щось пішло не так - поставка арматури запізнилася, під час копання котловану з'явилися ґрунтові води, субпідрядник два тижні не виходив на роботу - і хтось каже: «Ми знали, що таке може статися». Часто справді знали. Просто ніхто цього не записав, ніхто не вирішив, що робити, і ніхто не повертався до питання, поки не стало пізно.
Управління ризиками - це спроба провести цю розмову до проблеми, а не після неї.
Що таке ризик у будівництві
Ризик - це те, що ще не сталося, але може статися, і якщо станеться, то чогось вам коштуватиме. Найчастіше грошей або часу, іноді якості, а в найгіршому випадку здоров'я людей на об'єкті.
Корисно розрізняти дві речі, які в розмові змішуються: звідки походить ризик і на що він впливає. Сезон дощів під час покрівельних робіт походить від погоди, але впливає на термін. Нечітке положення договору походить від договору, але впливає на гроші. Якщо впорядкувати ризики за джерелом, видно слабкі місця вашої компанії. Якщо дивитися за наслідками, видно, що саме загрожує об'єкту.
Типові джерела ризику на будівельному об'єкті досить сталі:
- проєкт - помилки, упущення, зміни під час виконання;
- ґрунт - неочікувані геологічні умови, ґрунтові води, наявні підземні комунікації;
- безпека - роботи на висоті, котловани й траншеї, важка техніка;
- виконання - технологічні помилки, неякісні матеріали;
- люди й машини - брак робітників, поломки техніки;
- постачання - запізнілі або подорожчалі матеріали;
- субпідрядники - затримки, брак потужностей, банкрутство;
- гроші - затримані платежі від замовника, стрибки цін;
- договір - спори, штрафи, зміни обсягу робіт;
- погода - дощ, мороз, вітер, спека;
- дозволи - погодження й приєднання до мереж;
- оточення - сусіди, скарги, трафік, шум і пил.
Навіщо взагалі цим займатися
Будівельні компанії рідко банкрутують через одну велику проблему. Частіше причина - накопичення дрібних, передбачуваних речей, кожна з яких з'їла трохи прибутку. Більшість із них хтось на об'єкті відчув заздалегідь.
Реєстр ризиків не передбачає майбутнього. Він робить три скромніші, але корисніші речі. По-перше, перетворює невиразну тривогу на конкретний запис із назвою та відповідальним. По-друге, змушує регулярно повертатися до ризику, а не згадувати про нього лише тоді, коли він уже стався. І по-третє, залишає слід: коли на наступному об'єкті виникне та сама ситуація, буде де подивитися, що спрацювало.
Є й прозаїчніша причина. Дедалі більше замовників, особливо в публічних закупівлях і за договорами FIDIC, очікують, що підрядник покаже, як він управляє своїми ризиками. Реєстр - найпростіший доказ.
Як оцінюють ризик
Найпоширеніший і цілком достатній для практики метод - дві шкали від 1 до 5.
Ймовірність - наскільки ймовірно, що це станеться:
| Оцінка | Опис |
|---|---|
| 1 | Рідко - менше 10% |
| 2 | Малоймовірно - від 10% до 30% |
| 3 | Можливо - від 30% до 50% |
| 4 | Ймовірно - від 50% до 80% |
| 5 | Майже напевно - 80% і більше |
Вплив - наскільки тяжко буде, якщо це станеться. Тут важливо, щоб шкала мала конкретні пороги, інакше кожен оцінює «на око», і оцінки двох людей неможливо порівняти. Для грошей, наприклад, пороги можна прив'язати до договірної вартості об'єкта: менше 1% - незначно, від 5% до 10% - велико, понад 10% - тяжко. Для безпеки шкала йде від «лише перша допомога» до «смертельний випадок».
Коли ризик зачіпає кілька речей одночасно, вплив оцінюють за найтяжчою з них. Якщо затримка крана означає і тиждень відставання, і небезпеку під час ручного перенесення вантажів, визначальною є безпека.
Добуток двох оцінок дає рівень ризику від 1 до 25:
- 1-4 - низький. Його відстежують, але спеціальних дій він не потребує.
- 5-12 - середній. Потребує заходів і відповідального.
- 15-25 - високий. Потребує уваги вже зараз і регулярного перегляду.
Якщо розмістити ризики в таблиці п'ять на п'ять, з ймовірністю по одній осі та впливом по іншій, вони утворюють матрицю ризиків. Це найшвидший спосіб одним поглядом побачити стан об'єкта: скільки всього стоїть у червоному куті і чи він заповнюється, чи порожніє.
Що робити з ризиком
Сама оцінка нічого не змінює. Ризик зменшують заходи: конкретні дії з виконавцем і терміном. «Бути обережними з котлованом» - це не захід. «Геодезист знімає наявні комунікації до п'ятниці» - це захід.
Ризик проходить кілька станів. Його заводять, потім оцінюють, потім за ним виконуються заходи. Наприкінці є два виходи. Або небезпека минає і ризик закривають, або вона стається і ризик настав. Другий випадок - не провал реєстру. Саме тоді записане має найбільшу цінність, бо заходи вже узгоджені й люди знають, що робити.
Найважливіше в усьому процесі - регулярний перегляд. Ризик, оцінений один раз на початку об'єкта й забутий, майже такий самий марний, як ризик, якого взагалі не записали. Обставини змінюються: котлован завершено, постачальника змінено, настає зима. Добре, коли що вищий ризик, то частіше до нього повертаються.
Як працює реєстр ризиків у Construction Team
У Construction Team реєстр ризиків розташований у розділі «Будмайданчик» і на вкладці «Ризики» кожного об'єкта. Ось як описане вище виглядає на практиці.
ConstructionTeamШукати документи, контрагентів, контракти...⌘KНовий з файлу18ДАДемо Адміністратор
Реєстр ризиків
Будмайданчик / Ризики
Зведення за об'єктом
Усі ризики за об’єктами в одному місці. Зведення вгорі підказує, куди дивитися насамперед: активні високі, прострочені перегляди та ще неоцінені.
Заведення
Кнопкою «Новий ризик» ви заповнюєте назву («Що може статися?»), об'єкт і категорію. Категорії - це дванадцять джерел зі списку вище плюс «Інша», і біля кожної є коротке пояснення, що вона охоплює. За бажанням додаєте опис, місце на об'єкті (наприклад, «Секція Б, поверх 3») і позначаєте, на що впливає ризик: вартість, графік, якість чи безпеку. Кожен ризик отримує номер виду RSK з кодом об'єкта, тож на нараді можна говорити про конкретний запис.
Ризики рідко народжуються за столом. Зазвичай вони виринають з чогось іншого: запиту до проєктувальника, дефекту, наради чи запису в журналі робіт. Тому в цих чотирьох записах є кнопка «Завести як ризик». Вона відкриває форму з полями, заповненими з джерела, а потім ризик лишається пов'язаним із записом, з якого почався. Відкривши дефект, ви бачите й ризики, заведені з нього.
Оцінка
Кнопка «Оцінити» відкриває ймовірність і вплив. Якщо ви не позначили, на що впливає ризик, система не дасть його оцінити, бо без цього незрозуміло, за якою шкалою вимірювати вплив. Біля полів є «Визначення шкал» з порогами для кожного виміру, щоб усі оцінювали однаково.
Рівень ризику обчислюється автоматично, і ризик отримує колір: зелений, жовтий або червоний, а неоцінені - сірі. До кожної оцінки можна залишити примітку про те, що обговорювали.
Відповідальний і заходи
Кожен ризик може мати відповідального за ризик - людину, яка його відстежує. Вона отримує сповіщення, коли її призначають.
Заходи додають по одному. Кожен має опис, термін і виконавця. Виконавцем може бути ваш колега або просто ім'я, наприклад субпідрядник, який не має облікового запису в системі. Коли заходи реально починаються, ризик позначають як «Заходи в виконанні». Прострочені заходи видно одразу.
Перегляд і нагадування
Кожен ризик має дату наступного перегляду, яку система пропонує сама залежно від рівня: високий через 7 днів, середній через 14, низький через 30. Неоцінені переглядають протягом тижня, щоб вони не лишалися без оцінки безкінечно. Дату можна змінити вручну, якщо ви знаєте краще.
Коли перегляд наближається, відповідальний отримує нагадування. Якщо відповідального немає або він уже не працює в компанії, нагадування не зникає, а йде іншій людині з доступом до ризиків. Те саме стосується термінів заходів.
Якщо ви переглянули ризик і нічого не змінилося, кнопка «Переглянуто без змін» фіксує перегляд і переносить наступну дату. У списку можна вибрати кілька ризиків одразу й підтвердити їх разом, що заощаджує час на щотижневій нараді.
Закриття і настання
Ризик закривають із короткою приміткою чому, наприклад «Земляні роботи завершено без обвалу». Відкриті заходи за ним скасовуються, а нагадування припиняються.
Якщо ризик стався, його позначають як такий, що настав, з датою та описом наслідків. Перегляд припиняється, але заходи лишаються як дії реагування й далі нагадують про себе. Наслідки можна доповнити пізніше, коли стануть зрозумілі реальні витрати й затримка. Якщо ризик закрили поспіхом, його можна відкрити знову.
Кожна оцінка, кожен перегляд і кожна зміна статусу лишаються в історії ризику. Тож через місяці видно не лише, де ризик зараз, а й як він туди дійшов.
Загальна картина
Список ризиків можна фільтрувати за об'єктом, категорією, статусом, рівнем ризику, відповідальним і простроченим переглядом. На об'єкті є матриця ризиків п'ять на п'ять: клацніть клітинку і побачите, які саме ризики в ній стоять. Поруч є зведення з трьома числами, що заслуговують на увагу, - активні високі ризики, прострочені перегляди й неоцінені.
Реєстр можна завантажити як PDF або Excel з фільтрами й сортуванням, які ви вибрали в списку. У PDF біля кожного ризику стоять початкова й поточна оцінки, тож видно, чи спрацювали заходи. Це зручно для звіту або для розмови із замовником.
Що лишається за вами
Система не знає, які ризики є на вашому об'єкті. Вона не може оцінити, чи впорається субпідрядник, чи наскільки ймовірно, що міська рада затягне погодження. Вона зберігає записане, нагадує й показує картину, але думати лишається людям, які знають об'єкт.
Не чекайте й того, що реєстр буде повним з першого дня. Добрий початок - п'ять-шість ризиків, які команда й так обговорює на кожній нараді. Коли перегляд стане звичкою, список росте сам.
З чого почати
- Зберіть за одним столом керівника об'єкта, технічного керівника й людину, яка відповідає за постачання.
- Кожен називає три речі, які найбільше турбують його на цьому об'єкті.
- Запишіть їх як ризики, оцініть і призначте відповідального для кожного.
- Для кожного високого ризику запишіть щонайменше один захід із терміном.
- Зробіть перегляд ризиків постійним пунктом щотижневої наради.
Цього достатньо. Складні методи мають своє місце у великих проєктах, але на більшості об'єктів різницю робить не метод, а те, чи хтось узагалі повертається до списку.
Пов'язані статті
Часті запитання
Що таке реєстр ризиків у будівництві?
Реєстр ризиків - це перелік того, що може статися на об'єкті й коштувати грошей, часу, якості чи безпеки. Для кожного ризику записують, звідки він походить, наскільки він імовірний, наскільки сильно вдарить, хто за нього відповідає і які заходи вживаються. Сенс у тому, щоб ризик був на виду й регулярно переглядався, а не тримався в пам'яті однієї людини.
Як оцінюють ризик?
Найпоширеніший спосіб - дві шкали від 1 до 5: ймовірність і вплив. Їхній добуток дає рівень ризику від 1 до 25. Зазвичай 1-4 - це низький ризик, 5-12 - середній, а 15-25 - високий. Вплив оцінюють за найтяжчим наслідком: якщо ризик зачіпає і термін, і безпеку, визначальним є тяжчий із двох.
Як часто треба переглядати ризики?
Що серйозніший ризик, то частіше. Розумна практика - переглядати високі ризики щотижня, середні раз на два тижні, а низькі раз на місяць. Щойно заведені, ще не оцінені ризики теж варто переглянути протягом тижня.
Яка різниця між закритим ризиком і ризиком, що настав?
Закритий ризик уже не може статися - наприклад, земляні роботи завершено без обвалу. Ризик, що настав, уже стався і став проблемою: записують дату й наслідки, а заходи продовжуються як дії реагування. Обидва лишаються в історії, бо на них вчиться наступний об'єкт.
Чи потрібне спеціальне програмне забезпечення для управління ризиками?
Не обов'язково. Невеликий об'єкт можна вести і в таблиці. Проблема таблиці в тому, що ніхто не нагадує, коли час переглядати, заходи не мають термінів і виконавців, а історія оцінок губиться з кожним редагуванням. Програма допомагає найбільше там, де ризиків багато, а відповідальні - різні люди.